合格供應商檔案管理制度范本第一章總則為規(guī)范公司合格供應商的管理，確保采購物資及服務的質量，降低供應鏈風險，提高采購效率，特制定本制度。本制度旨在通過建立和維護完善的供應商檔案，對供應商進行科學、系統的評估與管理，確保供應鏈的穩(wěn)定與高效。本制度適用于公司所有合格供應商的準入、評估、檔案建立、信息更新、查閱及保密等相關管理工作。公司各部門在與供應商合作過程中，均需遵守本制度的規(guī)定。合格供應商檔案管理遵循以下原則：真實準確、完整規(guī)范、動態(tài)更新、安全保密、便捷高效。第二章管理職責采購部門是合格供應商檔案管理的歸口管理部門，主要職責包括：*負責本制度的制定、修訂、解釋與監(jiān)督執(zhí)行；*牽頭組織供應商的準入審核、評估與建檔工作；*負責供應商檔案的收集、整理、歸檔、更新與保管；*協調相關部門提供供應商評估所需的信息與數據；*負責供應商檔案的查閱、借閱審批與管理。質量管理部門負責對供應商提供產品或服務的質量進行評估與監(jiān)控，并將相關質量數據、檢驗報告、客戶投訴及處理結果等信息反饋至采購部門，作為檔案更新的依據。技術部門參與供應商的技術能力評估，提供技術標準支持，并對供應商的技術方案、研發(fā)能力等進行審核，相關結果納入供應商檔案。財務部門負責核實供應商的財務狀況、信用等級，提供付款記錄、發(fā)票信息等財務數據，協助進行供應商的信用評估。使用部門作為供應商產品或服務的直接使用者，應及時反饋使用過程中的問題與滿意度，參與供應商的績效評估，并提供相關信息。第三章供應商檔案的建立與準入供應商檔案的建立始于供應商準入流程。潛在供應商需向采購部門提交完整的準入申請材料，包括但不限于：*供應商基本信息：企業(yè)概況、聯系方式、組織架構、股權結構等；*資質證明文件：營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、生產許可證、質量體系認證證書（如ISO系列）、產品認證證書等；*生產能力與技術實力證明：生產設備清單、工藝流程、研發(fā)團隊、專利證書等；*財務狀況與信用證明：近期財務報表、銀行資信證明、稅務登記證等；*產品或服務信息：產品目錄、技術參數、服務范圍、質量標準、價格體系等；*業(yè)績與口碑證明：主要客戶清單、過往項目案例、用戶評價、獲獎榮譽等；*社會責任與合規(guī)性文件：環(huán)保達標證明、勞動用工合規(guī)證明、反商業(yè)賄賂承諾書等。采購部門收到申請材料后，會同技術、質量、財務等相關部門進行聯合審核與實地考察（必要時）。審核內容包括材料的真實性、完整性，供應商的生產能力、技術水平、質量保證能力、財務狀況、商業(yè)信譽及合規(guī)情況。審核通過的供應商，由采購部門負責建立《合格供應商檔案》，分配唯一的供應商編碼，并將其納入公司合格供應商名錄。檔案應包含紙質版與電子版兩種形式，確保信息的一致性與可追溯性。第四章供應商檔案的內容構成合格供應商檔案應全面、系統地反映供應商的綜合情況，主要內容包括：一、供應商基本信息檔案*供應商編碼、名稱、簡稱；*注冊地址、經營地址、聯系方式（電話、郵箱、網址）；*法定代表人、主要負責人、授權代表信息；*企業(yè)性質、注冊資本、成立時間、經營范圍；*組織架構圖、主要管理人員簡歷。二、資質與認證檔案*各類有效的營業(yè)執(zhí)照、許可證、認證證書復印件（加蓋公章），并標注有效期；*資質證書的年檢記錄、變更記錄。三、產品/服務信息檔案*供應產品或服務的詳細清單、規(guī)格型號、技術參數；*產品圖紙、技術文件、作業(yè)指導書；*產品執(zhí)行標準（國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準）；*報價單、價格協議、付款條件。四、合作與交易檔案*采購合同、框架協議、補充協議等；*訂單記錄、交貨記錄、入庫驗收單；*發(fā)票復印件、付款憑證；*退換貨記錄、索賠記錄及處理結果。五、質量與服務保障檔案*質量保證協議；*產品檢驗報告（出廠檢驗、第三方檢驗）；*過程質量控制文件；*售后服務承諾、服務方案、服務記錄；*質量問題反饋、投訴及處理報告；*年度質量回顧報告。六、評估與績效檔案*供應商準入評估報告、實地考察報告；*定期（如季度、年度）績效評估表及評估結果，評估指標可包括質量、成本、交付、服務、技術、合規(guī)等維度；*供應商的改進計劃及落實情況；*獎懲記錄（如優(yōu)秀供應商表彰、警告、暫停合作等）。七、財務與信用檔案*年度財務報表（資產負債表、利潤表、現金流量表）；*銀行資信證明、信用評級報告；*稅務登記證、納稅證明；*有無不良信用記錄、訴訟記錄。八、風險與合規(guī)檔案*環(huán)保、安全、職業(yè)健康管理體系運行情況；*社會責任報告、員工權益保障情況；*反商業(yè)賄賂協議、廉潔承諾書；*涉及的法律法規(guī)遵循情況；*潛在風險分析與應對預案。第五章檔案的日常管理與維護供應商檔案實行動態(tài)管理機制。采購部門應指定專人負責檔案的日常維護，確保信息的及時性、準確性和完整性。信息更新：當供應商的基本信息、資質證書、產品信息、聯系方式、財務狀況等發(fā)生變更時，供應商應主動及時向采購部門提交更新材料。采購部門也應通過日常溝通、市場調研、定期審核等方式，主動收集供應商的動態(tài)信息，并對檔案進行相應更新，注明更新日期和經辦人。定期審核：采購部門應每年至少組織一次對合格供應商檔案的全面審核，重點核查資質證書的有效性、合作協議的執(zhí)行情況、績效評估結果等。對于關鍵供應商，可適當增加審核頻次。審核過程中發(fā)現信息缺失或不符的，應及時通知供應商補充或更正。檔案保管：紙質檔案應存放在專用檔案柜中，保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲。電子版檔案應存儲在公司指定的服務器或云盤中，進行加密備份，防止數據丟失或損壞。檔案管理人員應建立《檔案借閱登記表》，詳細記錄檔案的借閱、歸還情況。檔案期限：合格供應商檔案的保存期限為自雙方合作終止之日起至少三年。對于有重要歷史價值或可能涉及法律糾紛的檔案，應適當延長保存期限。第六章檔案的查詢與保密公司內部因工作需要查閱供應商檔案時，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人及采購部門負責人批準后，方可查閱。查閱紙質檔案應在指定地點進行，不得帶出檔案管理室，如需復印，需經采購部門負責人批準。電子版檔案的查閱應通過權限控制實現，不同級別人員擁有不同的查閱權限。嚴禁未經授權私自復制、傳播、泄露供應商檔案信息。供應商檔案信息屬于公司商業(yè)秘密，所有接觸檔案的人員均負有保密義務。嚴禁向無關第三方泄露供應商的商業(yè)信息、技術資料、合作細節(jié)等敏感內容。違反保密規(guī)定者，將按照公司相關規(guī)定追究責任。因法律訴訟、政府監(jiān)管等特殊原因需要提供供應商檔案信息時，須經公司管理層批準，并由法務部門協助處理。第七章供應商的動態(tài)評估與檔案應用公司應建立科學的供應商績效評估體系，定期對合格供應商進行綜合評估。評估結果應及時記入供應商檔案，并作為后續(xù)合作、訂單分配、供應商等級調整（如戰(zhàn)略供應商、優(yōu)先供應商、備選供應商）、淘汰不合格供應商的重要依據。對于評估優(yōu)秀的供應商，可在訂單份額、付款條件、合作深度等方面給予激勵；對于評估不合格或存在嚴重問題（如質量事故、違約、失信等）的供應商，采購部門應及時提出處理意見（如警告、暫停合作、降級、淘汰），并將處理決定及原因記入檔案。被淘汰的供應商，其檔案應單獨標識、歸檔管理。供應商檔案是公司進行采購決策、供應商選擇、風險控制、供應鏈優(yōu)化的重要數據支持