合同管理部門職能職責(zé)說(shuō)明一、部門定位合同管理部門作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的核心支持部門之一，肩負(fù)著規(guī)范企業(yè)合同行為、防控經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、保障合法權(quán)益、提升運(yùn)營(yíng)效率的重要使命。通過(guò)建立健全合同管理體系，對(duì)企業(yè)各類合同的起草、審查、簽署、履行、變更、終止、歸檔及糾紛處理等全過(guò)程進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化管理，為企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的法律與制度保障。二、核心職能與主要職責(zé)（一）制度建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)管理1.體系搭建與維護(hù)：負(fù)責(zé)組織制定、修訂和完善企業(yè)合同管理相關(guān)的規(guī)章制度、管理流程及操作規(guī)范，確保合同管理工作有章可循、有規(guī)可依，形成統(tǒng)一、規(guī)范、高效的合同管理體系。2.標(biāo)準(zhǔn)文本管理：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)控制要求，組織擬定、評(píng)審和發(fā)布企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同文本，并根據(jù)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)發(fā)展情況定期進(jìn)行修訂與更新，推廣使用標(biāo)準(zhǔn)文本，提升合同質(zhì)量與效率。3.流程優(yōu)化：持續(xù)評(píng)估合同管理流程的合理性與有效性，提出優(yōu)化建議，推動(dòng)合同管理數(shù)字化、信息化建設(shè)，提升合同管理的便捷性與智能化水平。（二）合同全流程管理1.合同發(fā)起與審查：接收并審核各業(yè)務(wù)部門提交的合同需求，對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行專業(yè)審查，包括主體資格、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等關(guān)鍵條款，提出明確的審查意見(jiàn)和修改建議。2.談判支持與策略建議：根據(jù)需要參與或指導(dǎo)重要合同的談判工作，提供法律支持和策略建議，協(xié)助業(yè)務(wù)部門在談判中維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，平衡商業(yè)利益與法律風(fēng)險(xiǎn)。3.合同簽署管理：負(fù)責(zé)合同簽署的規(guī)范管理，包括對(duì)簽署權(quán)限的審核、簽署流程的把控、以及合同用印的管理，確保合同簽署的真實(shí)、有效、合規(guī)。4.履行跟蹤與監(jiān)控：建立合同履行跟蹤機(jī)制，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)掌握合同進(jìn)度、履約質(zhì)量、款項(xiàng)支付等信息，預(yù)警潛在的履約風(fēng)險(xiǎn)，確保合同目的的實(shí)現(xiàn)。5.變更與解除管理：審查合同變更、解除的必要性與合規(guī)性，評(píng)估其對(duì)企業(yè)權(quán)利義務(wù)的影響，指導(dǎo)辦理相關(guān)手續(xù)，防范因變更或解除不當(dāng)引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。6.結(jié)算與付款審核：參與合同款項(xiàng)結(jié)算的審核工作，確保付款條件、金額符合合同約定，防范超付、錯(cuò)付風(fēng)險(xiǎn)。7.合同歸檔管理：負(fù)責(zé)合同及相關(guān)文件（包括但不限于談判記錄、補(bǔ)充協(xié)議、履約憑證等）的規(guī)范整理、編號(hào)、登記和歸檔，確保合同檔案的完整、安全和可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)控制與糾紛處理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與預(yù)警：系統(tǒng)梳理合同管理各環(huán)節(jié)的潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)合同或履約異常情況及時(shí)上報(bào)并提出應(yīng)對(duì)建議。2.糾紛處理：在發(fā)生合同糾紛時(shí)，協(xié)助收集證據(jù)、分析案情，提出處理方案（如協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等），參與糾紛的處理過(guò)程，最大限度維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。3.履約擔(dān)保管理：對(duì)合同履行過(guò)程中的保函、保證金等擔(dān)保措施進(jìn)行審核和跟蹤管理，確保擔(dān)保的有效性。（四）監(jiān)督檢查與數(shù)據(jù)分析1.合規(guī)監(jiān)督：對(duì)企業(yè)各部門合同管理制度的執(zhí)行情況、合同流程的遵守情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理規(guī)范落到實(shí)處。2.合同審計(jì)配合：配合內(nèi)部審計(jì)及其他監(jiān)督部門開展與合同管理相關(guān)的審計(jì)工作，提供必要的合同資料和信息。3.數(shù)據(jù)分析與報(bào)告：定期對(duì)合同數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，包括合同數(shù)量、類型、金額、履約率、糾紛率等，形成分析報(bào)告，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供數(shù)據(jù)支持，并揭示合同管理中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)建議。（五）培訓(xùn)賦能與協(xié)作支持1.培訓(xùn)與咨詢：組織開展合同法律知識(shí)、管理制度、操作技能等方面的培訓(xùn)，提升企業(yè)全員的合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和管理水平；為各業(yè)務(wù)部門提供合同管理相關(guān)的咨詢服務(wù)，解答日常工作中遇到的合同問(wèn)題。2.跨部門協(xié)作：加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)部法務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、業(yè)務(wù)等部門的溝通與協(xié)作，共同推進(jìn)合同管理工作，形成管理合力。三、附則本職責(zé)說(shuō)明旨在明確合同管理