醫(yī)療機構(gòu)檔案管理崗位責(zé)任制度一、總則第一條為規(guī)范醫(yī)療機構(gòu)檔案管理工作，明確檔案管理崗位的職責(zé)與要求，確保醫(yī)療機構(gòu)各類檔案的真實、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)檔案法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本機構(gòu)實際，制定本制度。第二條本制度所稱檔案，是指醫(yī)療機構(gòu)在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。第三條檔案管理崗位是醫(yī)療機構(gòu)管理工作的重要組成部分，檔案管理人員應(yīng)恪盡職守，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，保障檔案工作的順利開展。第四條本制度適用于本醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)所有檔案管理相關(guān)崗位人員。二、崗位職責(zé)（一）檔案的形成與收集第五條負(fù)責(zé)指導(dǎo)和督促醫(yī)療機構(gòu)各部門、科室按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時、準(zhǔn)確、完整地收集各類應(yīng)歸檔材料。第六條協(xié)助各部門、科室規(guī)范文件材料的形成、積累和預(yù)立卷工作，確保歸檔材料的質(zhì)量。第七條定期檢查各部門、科室檔案收集、整理情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出改進(jìn)意見。（二）檔案的整理與分類第八條按照國家及行業(yè)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和本機構(gòu)檔案分類方案、保管期限表，對收集到的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)整理、科學(xué)分類、準(zhǔn)確編目和規(guī)范裝訂。第九條負(fù)責(zé)檔案著錄工作，確保著錄條目信息準(zhǔn)確、完整，符合檢索要求。第十條對整理完畢的檔案，及時編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具，方便檔案查閱利用。（三）檔案的保管與保護(hù)第十一條負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房“九防”（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵、防有害氣體）措施，確保檔案實體安全。第十二條定期對檔案進(jìn)行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取補救措施。第十三條負(fù)責(zé)檔案裝具、設(shè)備的維護(hù)和管理，確保其正常運行。第十四條嚴(yán)格遵守檔案保密制度，嚴(yán)防檔案失泄密事件發(fā)生。第十五條負(fù)責(zé)對破損、褪色的檔案進(jìn)行修補、復(fù)制等搶救性保護(hù)工作。（四）檔案的利用服務(wù)第十六條嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，為機構(gòu)內(nèi)部及外部合法查閱者提供檔案查閱服務(wù)。辦理借閱手續(xù)，指導(dǎo)查閱者正確使用檢索工具。第十七條耐心解答查閱者的咨詢，積極提供檔案復(fù)制、摘錄、證明等服務(wù)。第十八條對檔案利用情況進(jìn)行及時、準(zhǔn)確記錄和統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案利用效果。第十九條嚴(yán)格控制檔案帶出閱檔室，確需帶出的，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。第二十條負(fù)責(zé)對歸還檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。（五）檔案的鑒定與銷毀第二十一條按照檔案保管期限表，定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行價值鑒定工作。第二十二條參與檔案鑒定小組工作，提出檔案存毀意見，報上級主管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行。第二十三條對經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，確保銷毀過程安全、保密，并做好銷毀記錄。（六）檔案信息化建設(shè)與管理第二十四條負(fù)責(zé)本機構(gòu)檔案信息化建設(shè)的具體實施工作，參與制定檔案管理系統(tǒng)相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。第二十五條負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、著錄、標(biāo)引等加工處理，確保數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。第二十六條負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)備份工作，保障系統(tǒng)正常運行和數(shù)據(jù)安全。第二十七條協(xié)助開展電子文件的歸檔管理工作，確保電子檔案規(guī)范有序管理。第二十八條學(xué)習(xí)和掌握檔案信息化相關(guān)技術(shù)，不斷提高檔案管理現(xiàn)代化水平。三、崗位人員基本要求第二十九條熱愛檔案事業(yè)，具有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，恪守職業(yè)道德，廉潔奉公，嚴(yán)守紀(jì)律。第三十條具備檔案學(xué)、醫(yī)學(xué)或相關(guān)專業(yè)知識，熟悉檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。第三十一條具備一定的計算機操作技能，能夠熟練運用檔案管理軟件和辦公自動化設(shè)備。第三十二條具有良好的溝通協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力和學(xué)習(xí)能力。第三十三條定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。四、監(jiān)督與考核第三十四條檔案管理崗位人員的工作業(yè)績納入本機構(gòu)績效考核體系。第三十五條本機構(gòu)檔案工作主管部門及上級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。第三十六條對在檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎勵；對違反本制度規(guī)定，造成檔案損壞、丟失或失泄密的，將視情節(jié)輕重給予批評教育、行政處分直至追究法律