行政公文寫作格式與范文一、引言行政公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在行政管理過程中形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。規(guī)范公文寫作，不僅能確保信息傳遞的準(zhǔn)確、高效，更能體現(xiàn)發(fā)文單位的專業(yè)素養(yǎng)和工作作風(fēng)。本文旨在系統(tǒng)梳理行政公文的寫作格式要求，并結(jié)合常用文種提供范文示例，以期為公文寫作實(shí)踐提供有益參考。二、行政公文的基本格式規(guī)范行政公文的格式是公文嚴(yán)肅性、規(guī)范性的具體體現(xiàn)，各類公文雖因文種不同略有差異，但基本構(gòu)成要素和排版要求是一致的。（一）版頭部分1.份號(hào)：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第一行。2.密級(jí)和保密期限：涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限，頂格編排在版心左上角第二行。3.緊急程度：緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。5.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。6.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。（二）主體部分1.標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字。2.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：公文附件的順序號(hào)和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名。6.成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。8.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。9.附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。（三）版記部分1.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行，左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門；印發(fā)日期是指公文的印制日期。編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。3.頁碼：公文頁數(shù)順序號(hào)。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。三、常用文種及范文示例（一）通知通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。是行政公文中使用最為頻繁的文種之一。范文示例：關(guān)于召開XX工作會(huì)議的通知各相關(guān)單位：為總結(jié)上一階段XX工作開展情況，分析當(dāng)前面臨的形勢與任務(wù)，部署下一階段重點(diǎn)工作，經(jīng)研究決定，召開XX工作會(huì)議。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：一、會(huì)議時(shí)間X年X月X日（星期X）上午X時(shí)，會(huì)期X天。二、會(huì)議地點(diǎn)XX會(huì)議室（XX樓X層）。三、參會(huì)人員各單位主要負(fù)責(zé)人、分管負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干（名額分配見附件）。四、會(huì)議內(nèi)容1.傳達(dá)上級(jí)有關(guān)XX工作的最新指示精神；2.總結(jié)上一階段XX工作成績與不足；3.研究部署下一階段XX工作重點(diǎn)任務(wù)；4.交流XX工作經(jīng)驗(yàn)做法。五、有關(guān)要求1.請(qǐng)各單位高度重視，認(rèn)真組織相關(guān)人員參會(huì)，并于X年X月X日前將參會(huì)回執(zhí)（見附件）報(bào)送至XX辦公室。2.參會(huì)人員請(qǐng)?zhí)崆?5分鐘入場，會(huì)議期間請(qǐng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，保持會(huì)場秩序。3.如無特殊情況，不得請(qǐng)假。確需請(qǐng)假的，須書面報(bào)請(qǐng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)會(huì)議組織方備案。附件：1.參會(huì)名額分配表2.參會(huì)回執(zhí)（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXX）XX辦公室（印章）X年X月X日說明：此為事項(xiàng)性通知，用于告知會(huì)議等具體事項(xiàng)。標(biāo)題清晰點(diǎn)出“召開XX工作會(huì)議”這一核心事由。正文分條列項(xiàng)，條理清晰，要素齊全。（二）報(bào)告報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。報(bào)告具有單向性，不需要上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)。范文示例：關(guān)于XX項(xiàng)目進(jìn)展情況的報(bào)告XX上級(jí)單位：根據(jù)您單位X年X月X日《關(guān)于XX項(xiàng)目立項(xiàng)的批復(fù)》（X文號(hào)）要求，我單位負(fù)責(zé)組織實(shí)施的XX項(xiàng)目目前進(jìn)展順利，現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：一、項(xiàng)目總體進(jìn)展情況XX項(xiàng)目自X年X月啟動(dòng)以來，在您單位的正確領(lǐng)導(dǎo)和大力支持下，各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。截至X年X月X日，項(xiàng)目已完成總工程量的X%，主要包括：[簡述已完成的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工作，如：前期調(diào)研、方案設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、場地平整等]。項(xiàng)目整體進(jìn)度符合預(yù)期計(jì)劃。二、主要工作成效1.組織架構(gòu)健全。成立了由單位主要領(lǐng)導(dǎo)任組長的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了各部門職責(zé)分工，為項(xiàng)目順利實(shí)施提供了組織保障。2.方案論證充分。邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覍?duì)項(xiàng)目實(shí)施方案進(jìn)行了多次論證和優(yōu)化，確保了方案的科學(xué)性和可行性。3.過程管理規(guī)范。嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理要求，加強(qiáng)質(zhì)量控制、進(jìn)度控制和成本控制，定期開展項(xiàng)目督查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。三、存在的主要問題與困難1.部分關(guān)鍵設(shè)備供貨周期較原計(jì)劃有所延遲，對(duì)后續(xù)安裝調(diào)試工作帶來一定影響。目前已與供應(yīng)商積極溝通，督促其加快生產(chǎn)進(jìn)度。2.項(xiàng)目建設(shè)資金尚有X萬元缺口，懇請(qǐng)上級(jí)單位給予支持協(xié)調(diào)。四、下一步工作計(jì)劃1.加大與設(shè)備供應(yīng)商的協(xié)調(diào)力度，力爭X月底前完成全部設(shè)備到貨。2.加快施工進(jìn)度，優(yōu)化施工流程，確保X年X月底前完成項(xiàng)目主體工程。3.積極籌措項(xiàng)目資金，多渠道解決資金缺口問題，保障項(xiàng)目順利竣工。特此報(bào)告。XX單位（印章）X年X月X日說明：此報(bào)告用于向上級(jí)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，內(nèi)容客觀真實(shí)，既報(bào)喜也報(bào)憂，對(duì)存在的問題不回避，并提出了下一步計(jì)劃，體現(xiàn)了工作的主動(dòng)性和責(zé)任感。（三）請(qǐng)示請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示必須一文一事，且需要上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)。范文示例：關(guān)于審批XX專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示XX上級(jí)單位：為有效推進(jìn)我單位XX工作的深入開展，解決當(dāng)前面臨的[具體困難或問題，如：設(shè)備老化、技術(shù)落后、場地不足等]問題，確保[預(yù)期目標(biāo)，如：年度工作任務(wù)圓滿完成、某項(xiàng)重點(diǎn)工作順利實(shí)施]，擬開展[具體工作或項(xiàng)目名稱]。該[工作/項(xiàng)目]主要內(nèi)容包括：[簡要說明工作內(nèi)容、范圍、預(yù)期效益等]。經(jīng)初步測算，實(shí)施該[工作/項(xiàng)目]共需經(jīng)費(fèi)X萬元，主要用于[經(jīng)費(fèi)支出明細(xì)，如：設(shè)備購置、材料采購、技術(shù)服務(wù)、人員培訓(xùn)等]。鑒于我單位現(xiàn)有經(jīng)費(fèi)緊張，難以獨(dú)立承擔(dān)上述費(fèi)用。為確保[工作/項(xiàng)目]順利實(shí)施，特向您單位請(qǐng)示審批XX專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)X萬元。妥否，請(qǐng)批示。（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXX）XX單位（印章）X年X月X日說明：此請(qǐng)示目的明確，即為“審批XX專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)”。正文首先闡述了請(qǐng)示的緣由和必要性，然后說明了經(jīng)費(fèi)的用途和數(shù)額，最后提出明確的請(qǐng)求。一文一事，語言簡潔，態(tài)度謙遜。（四）函函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函的使用范圍廣泛，行文靈活。范文示例：關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助解決XX問題的函XX單位：近期，我單位在開展XX工作中，遇到了[具體問題，如：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑不統(tǒng)一、部分歷史資料缺失、專業(yè)技術(shù)力量不足等]問題，對(duì)工作的順利推進(jìn)造成了一定影響。據(jù)悉，貴單位在[相關(guān)領(lǐng)域，如：該類數(shù)據(jù)管理、歷史檔案保存、該專業(yè)技術(shù)應(yīng)用]方面具有豐富經(jīng)驗(yàn)和資源優(yōu)勢。為盡快解決上述問題，確保我單位XX工作按時(shí)完成，特商請(qǐng)貴單位協(xié)助以下事項(xiàng)：1.提供XX方面的[具體協(xié)助內(nèi)容，如：數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)說明、相關(guān)歷史檔案查閱便利、派遣專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行指導(dǎo)等]；2.就XX問題給予貴單位專業(yè)的意見和建議。以上事項(xiàng)，如蒙應(yīng)允，將對(duì)我單位工作提供極大幫助。我們將積極配合貴單位的工作安排，并對(duì)貴單位的大力支持表示衷心感謝。妥否，請(qǐng)予函復(fù)。（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXX）XX單位（印章）X年X月X日說明：此函為商洽函，用于向不相隸屬的單位請(qǐng)求協(xié)助。語氣尊重、平和，事項(xiàng)明確具體，便于對(duì)方考慮和回復(fù)。三、寫作注意事項(xiàng)1.內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確：公文內(nèi)容必須符合客觀實(shí)際，數(shù)據(jù)可靠，觀點(diǎn)正確，不得虛構(gòu)、夸大或縮小。2.主題鮮明突出：一篇公文應(yīng)圍繞一個(gè)主題展開，中心思想明確，重點(diǎn)突出，避免內(nèi)容繁雜、主題分散。3.邏輯嚴(yán)密清晰：公文的結(jié)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，層次應(yīng)分明，論點(diǎn)、論據(jù)、論證之間要有內(nèi)在聯(lián)系，做到言之有序。4.語言規(guī)范簡潔：使用規(guī)范的書面語，力求準(zhǔn)確、簡潔、莊重、平實(shí)。避免使用口語、方言、網(wǎng)絡(luò)流行語，慎用修飾和形容詞。多用陳述句、祈使句，少用疑問句、感嘆句。5.格式嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范：嚴(yán)格按照國家規(guī)定的公文格式進(jìn)行排版和印制，確保各要素齊全、位置正確、字體字號(hào)規(guī)范。6.程序合規(guī)合法：公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定和程序，確保公文的法定效力