公文寫作常用格式與范例在機關(guān)、企事業(yè)單位的日常工作中，公文是傳遞信息、部署工作、請示匯報、協(xié)調(diào)事務(wù)的重要載體。掌握公文寫作的規(guī)范格式與要求，不僅能提高工作效率，更能體現(xiàn)工作的專業(yè)性與嚴謹性。本文將結(jié)合實踐經(jīng)驗，梳理幾種常用公文的寫作格式與注意事項，并輔以簡明范例，供各位同仁參考。一、公文寫作的基本原則公文寫作首先要遵循“準確規(guī)范、簡明扼要、莊重得體、實事求是、完整清晰”的原則。這意味著，在動筆之前，需明確行文目的、受眾對象及核心內(nèi)容，確保文題相符、邏輯嚴密、語言精準，避免冗余和歧義。同時，公文的格式、稱謂、用語等均需符合特定規(guī)范，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的權(quán)威性與嚴肅性。二、常用公文格式與范例（一）通知概念與適用范圍：通知是用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，發(fā)布規(guī)章，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員等的常用公文。其特點是應(yīng)用廣泛、時效性強、事項明確?；靖袷剑?.標題：一般由“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”組成，如“XX市人民政府關(guān)于開展春季安全生產(chǎn)大檢查的通知”。有時可省略發(fā)文機關(guān)，如“關(guān)于召開全市教育工作會議的通知”。2.主送機關(guān)：指需要執(zhí)行或知曉通知內(nèi)容的單位或群體，頂格書寫，后加冒號。根據(jù)范圍可使用全稱、規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱。3.正文：通常包括發(fā)文緣由（為何發(fā)此通知）、具體事項（通知的核心內(nèi)容，需條理清晰，分點列出時可用“一、二、三”等序號）、執(zhí)行要求（對貫徹落實通知精神的期望或規(guī)定）。4.附件說明：如有附件，應(yīng)在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號。5.發(fā)文機關(guān)署名：署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。6.成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.印章：公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。寫作要點：*事由要明確，讓讀者一眼便知通知的核心內(nèi)容。*事項要具體，操作要可行，避免含糊不清。*語氣根據(jù)內(nèi)容可適當調(diào)整，發(fā)布規(guī)章、任免人員時應(yīng)莊重；告知一般事項時可平實。范例：>關(guān)于舉辦2024年度公文寫作培訓(xùn)班的通知>>各部門、各單位：>>為進一步提升我單位工作人員的公文寫作能力和規(guī)范化水平，提高辦文效率和質(zhì)量，經(jīng)研究決定，舉辦2024年度公文寫作培訓(xùn)班?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：>>一、培訓(xùn)內(nèi)容>1.最新《黨政機關(guān)公文處理工作條例》解讀；>2.常用公文（通知、報告、請示、函等）的寫作規(guī)范與技巧；>3.公文常見錯誤案例分析與點評。>>二、培訓(xùn)時間>XXXX年XX月XX日（星期X）上午X:XX—XX:XX，下午XX:XX—XX:XX。>>三、培訓(xùn)地點>單位X號會議室。>>四、參加人員>各部門、各單位負責文字工作的同志1-2名。>>五、有關(guān)要求>1.請各部門、各單位于XXXX年XX月XX日前將參訓(xùn)人員名單報至辦公室XXX同志處。>2.請參訓(xùn)人員提前安排好工作，準時參加培訓(xùn)，原則上不得請假。>3.培訓(xùn)期間請將手機調(diào)至靜音或關(guān)閉狀態(tài)，保持良好秩序。>>特此通知。>>（聯(lián)系人：XXX；聯(lián)系電話：XXXXXXXXXXX）>>XX單位辦公室（印章）>XXXX年XX月XX日（二）報告概念與適用范圍：報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告是一種上行文，旨在讓上級了解下情，不要求上級批復(fù)?；靖袷剑?.標題：一般為“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”，如“XX局關(guān)于2023年度工作情況的報告”；或“事由+文種”，如“關(guān)于XX項目進展情況的報告”。2.主送機關(guān)：即直屬上級機關(guān)，頂格書寫。3.正文：通常包含開頭（簡要說明報告的目的、依據(jù)或緣由）、主體（詳細闡述工作進展、取得成效、存在問題、經(jīng)驗教訓(xùn)等，內(nèi)容要具體、充實，條理清晰）、結(jié)尾（常用“以上報告，請審閱”、“特此報告”等結(jié)束語）。4.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章：同通知。寫作要點：*內(nèi)容要真實客觀，實事求是地反映情況，不夸大、不縮小。*重點突出，條理清晰，避免面面俱到、主次不分。*報告中不得夾帶請示事項。*語言應(yīng)謙遜、得體。范例：>關(guān)于XX市2023年城市綠化工作進展情況的報告>>XX省人民政府：>>根據(jù)省政府《關(guān)于進一步加強城市綠化工作的意見》（X政發(fā)〔2023〕X號）精神，我市高度重視，精心組織，扎實推進城市綠化各項工作，取得階段性成效。現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：>>一、工作開展情況>（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，明確工作責任。成立了由市長任組長的城市綠化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定印發(fā)了《XX市2023年城市綠化工作實施方案》，將綠化任務(wù)分解到各區(qū)及相關(guān)部門，層層壓實責任。>（二）加大投入力度，提升綠化品質(zhì)。全年共投入綠化資金XX萬元，重點實施了XX公園擴建、XX路行道樹更新、街頭游園建設(shè)等XX項綠化工程。新增綠化面積XX公頃，改造提升綠化面積XX公頃。>（三）強化日常管護，鞏固綠化成果。建立健全綠化管護長效機制，加強對現(xiàn)有綠地、樹木的澆水、施肥、修剪、病蟲害防治等日常管理，確保成活率和保存率。>>二、取得的主要成效>（一）城市綠化覆蓋率進一步提高。截至目前，我市城市綠化覆蓋率達到XX%，較上年提高X個百分點。>（二）城市生態(tài)環(huán)境持續(xù)改善。通過大規(guī)模綠化建設(shè)，城市空氣質(zhì)量得到優(yōu)化，市民休閑游憩空間顯著增加。>（三）市民綠化意識普遍增強。通過多種形式的宣傳教育活動，市民愛綠、護綠的自覺性明顯提高。>>三、存在的主要問題>（一）部分新建綠地管護水平有待提升，精細化管理程度不夠。>（二）綠化資金投入與實際需求仍有差距，制約了部分重點項目的推進速度。>（三）綠化樹種選擇上，鄉(xiāng)土樹種和彩葉樹種應(yīng)用比例有待進一步提高。>>四、下一步工作計劃>（一）持續(xù)抓好綠化工程建設(shè)，確保完成年度目標任務(wù)。>（二）加強綠化精細化管護，全面提升綠化管理水平。>（三）積極爭取資金支持，拓寬融資渠道，保障綠化資金需求。>（四）加強科研攻關(guān)，推廣應(yīng)用新品種、新技術(shù)，豐富綠化景觀。>>以上報告，請審閱。>>XX市人民政府（印章）>XXXX年XX月XX日（三）請示概念與適用范圍：請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。請示也是上行文，與報告的主要區(qū)別在于請示需要上級機關(guān)明確批復(fù)。基本格式：1.標題：一般為“事由+文種”，如“關(guān)于審批XX項目可行性研究報告的請示”；或“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”。2.主送機關(guān)：一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應(yīng)當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。3.正文：通常包括請示緣由（為什么請示，闡述背景、依據(jù)、必要性等，這是能否獲得批準的關(guān)鍵）、請示事項（具體請求上級指示或批準的內(nèi)容，要明確、具體，一事一請示）、請示結(jié)語（常用“妥否，請批示”、“以上請示，請予批準”、“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門執(zhí)行”等）。4.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章：同通知。寫作要點：*一文一事：一份請示只能請求解決一個問題或批準一件事項，便于上級及時批復(fù)。*理由充分：要闡明請示的必要性和可行性，讓上級機關(guān)理解并支持。*態(tài)度誠懇：用語謙遜，體現(xiàn)對上級機關(guān)的尊重。*逐級請示：一般不得越級請示，如遇特殊情況，必須越級時，應(yīng)同時抄送被越過的上級機關(guān)。范例：>關(guān)于申請追加XX活動專項經(jīng)費的請示>>市財政局：>>為深入貫徹落實市委、市政府關(guān)于加強XX工作的部署要求，我單位擬于XXXX年XX月上旬舉辦“XX市第X屆XX活動”。該活動旨在通過XX形式，進一步XX（闡述活動目的和意義）。>>根據(jù)活動方案，本次活動預(yù)計需經(jīng)費XX萬元，主要用于場地租賃、嘉賓邀請、物料制作、宣傳推廣等方面。前期，我單位已通過自有資金安排XX萬元，但由于活動規(guī)模擴大、邀請嘉賓規(guī)格提高等原因，現(xiàn)有經(jīng)費缺口XX萬元。>>為確保本次活動順利舉辦并達到預(yù)期效果，特向貴局申請追加專項經(jīng)費XX萬元。>>以上請示妥否，請批示。>>XX市XX局（印章）>XXXX年XX月XX日（四）函概念與適用范圍：函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。函的使用范圍極廣，平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間均可使用?；靖袷剑?.標題：一般為“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”，如“XX公司關(guān)于商請參加XX展會的函”；或“事由+文種”，如“關(guān)于詢問XX政策執(zhí)行標準的函”。若是答復(fù)函，通常為“關(guān)于XX（對方來函標題或事由）的復(fù)函”。2.主送機關(guān)：即受理函件的機關(guān)單位，頂格書寫。3.正文：*商洽函/詢問函：開頭說明發(fā)函目的和依據(jù)，主體闡述具體事項或問題，結(jié)尾常用“請予支持為盼”、“請予函復(fù)”、“盼復(fù)”等。*請求批準函：類似請示，但行文對象是不相隸屬的主管部門，結(jié)尾常用“妥否，請函復(fù)”、“請予批準”等。*答復(fù)函：開頭引述來函的文號和標題（如“貴單位《關(guān)于XX的函》（X函〔XXXX〕X號）收悉”），然后針對來函事項逐一明確答復(fù)，結(jié)尾常用“此復(fù)”、“特此函復(fù)”。4.發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章：同通知。寫作要點：*內(nèi)容單一，針對性強。*語言簡潔明了，語氣得體，既要尊重對方，也要堅持原則。*格式規(guī)范，特別是答復(fù)函要準確引用來函信息。范例（商洽函）：>關(guān)于商請協(xié)助提供XX數(shù)據(jù)的函>>XX市統(tǒng)計局：>>為做好我市“十四五”規(guī)劃中期評估工作，客觀分析當前經(jīng)濟社會發(fā)展形勢，我委需貴局協(xié)助提供2023年度及2024年一季度以下統(tǒng)計數(shù)據(jù)：>1.全市地區(qū)生產(chǎn)總值及分產(chǎn)業(yè)增加值；>2.規(guī)模以上工業(yè)增加值增速；>3.固定資產(chǎn)投資完成額及同比增速；>4.社會消費品零售總額及同比增速；>5.城鎮(zhèn)居民人均可支配收入和農(nóng)村居民人均可支配收入。>>以上數(shù)據(jù)對我委規(guī)劃評估工作至關(guān)重要，懇請貴局予以大力支持，盡快提供相關(guān)數(shù)據(jù)（電子版及加蓋公章的紙質(zhì)版各一份）。>>聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXXXXXXXXXX>>盼復(fù)。>>XX市發(fā)展和改革委員會（印章）>XXXX年XX月XX日范例（復(fù)函）：>關(guān)于XX公司商請參加XX展會函的復(fù)函>>XX公司：>>貴公司《關(guān)于商請參加XX展會的函》（X司函〔XXXX〕X號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)就有關(guān)事項函復(fù)如下：>>一、我單位同意貴公司邀請，將委派市場部XXX經(jīng)理等X名同志參加于XXXX年XX月XX日在XX舉辦的“XX展會”。>二、關(guān)于展位安排，懇請貴公司協(xié)助預(yù)