催收進(jìn)度款函模板及寫作技巧在商業(yè)合作中，及時(shí)回收項(xiàng)目進(jìn)度款是保障企業(yè)現(xiàn)金流健康、維持項(xiàng)目順利推進(jìn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而，撰寫催收函往往是一件令人頭疼的事情，既要達(dá)到催收目的，又要盡量維護(hù)良好的合作關(guān)系。本文將結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提供實(shí)用的催收進(jìn)度款函寫作技巧與模板，助力您更高效地處理此類事務(wù)。一、催收進(jìn)度款函的寫作技巧在動(dòng)筆之前，清晰的思路和恰當(dāng)?shù)牟呗灾陵P(guān)重要。一封措辭得當(dāng)、邏輯清晰的催收函，能顯著提高款項(xiàng)回收的成功率。1.**前期準(zhǔn)備：知己知彼，百戰(zhàn)不殆***核實(shí)信息：在發(fā)函前，務(wù)必再次核對(duì)合同條款、項(xiàng)目進(jìn)度確認(rèn)文件、已付款項(xiàng)、未付款項(xiàng)、付款節(jié)點(diǎn)約定等核心信息，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。任何數(shù)據(jù)上的偏差都可能成為對(duì)方拖延的借口，或使自身陷入被動(dòng)。*了解對(duì)方狀況：如果可能，通過(guò)側(cè)面了解或過(guò)往溝通，初步判斷對(duì)方延遲付款的原因（如內(nèi)部流程繁瑣、資金暫時(shí)周轉(zhuǎn)困難、對(duì)已完成工作有異議等）。這有助于調(diào)整函件的語(yǔ)氣和側(cè)重點(diǎn)。*內(nèi)部審批流程：確認(rèn)催收函的簽發(fā)是否需要經(jīng)過(guò)公司內(nèi)部審批，以及由誰(shuí)簽發(fā)更為合適（項(xiàng)目經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)），以體現(xiàn)函件的正式性和嚴(yán)肅性。2.**函件核心要素：清晰、準(zhǔn)確、完整**一封有效的催收函應(yīng)包含以下關(guān)鍵信息，確保對(duì)方能夠快速理解并采取行動(dòng)：*明確的主題：主題應(yīng)直截了當(dāng)，包含項(xiàng)目名稱、合同號(hào)及“關(guān)于XX進(jìn)度款支付事宜的函”等字樣，方便對(duì)方快速識(shí)別和歸檔。*禮貌的稱謂與開(kāi)場(chǎng)白：使用正式的稱謂，并在開(kāi)頭簡(jiǎn)要提及雙方合作背景及項(xiàng)目進(jìn)展情況，營(yíng)造專業(yè)、尊重的溝通氛圍。*項(xiàng)目進(jìn)度與合同依據(jù)：清晰陳述已完成的項(xiàng)目工作內(nèi)容、進(jìn)度節(jié)點(diǎn)，并引用合同中關(guān)于該節(jié)點(diǎn)付款的具體條款（如合同編號(hào)、條款號(hào)），作為催收的直接依據(jù)。如有必要，可提及雙方確認(rèn)的進(jìn)度報(bào)告或驗(yàn)收單據(jù)編號(hào)。*欠款明細(xì)：詳細(xì)列出本次應(yīng)付款項(xiàng)的金額、計(jì)算依據(jù)（如約定的單價(jià)、完成的工程量/工作量）、應(yīng)付日期、逾期天數(shù)（如已逾期）等。確保數(shù)字準(zhǔn)確無(wú)誤。*明確的訴求：清晰、直接地表達(dá)希望對(duì)方盡快支付款項(xiàng)的訴求，并可提出一個(gè)合理的付款期限。*后續(xù)措施（可選，視情況而定）：在多次催收無(wú)果或情況較為嚴(yán)重時(shí)，可以提及若未能按時(shí)付款，己方可能采取的措施，如暫停后續(xù)工作、追究違約責(zé)任等。但需注意措辭的嚴(yán)謹(jǐn)性和法律風(fēng)險(xiǎn)，避免使用威脅性語(yǔ)言。*聯(lián)系方式：提供己方聯(lián)系人及聯(lián)系方式，方便對(duì)方溝通咨詢。*附件：如有必要，可附上相關(guān)的合同復(fù)印件、進(jìn)度確認(rèn)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票復(fù)印件等作為佐證材料。3.**語(yǔ)氣與措辭：專業(yè)、禮貌、堅(jiān)定***專業(yè)禮貌是基調(diào)：無(wú)論對(duì)方是否逾期或態(tài)度如何，函件的整體語(yǔ)氣應(yīng)保持專業(yè)和禮貌。避免使用情緒化、指責(zé)性或攻擊性的語(yǔ)言，這只會(huì)激化矛盾，不利于問(wèn)題解決。*事實(shí)為據(jù)，邏輯清晰：用客觀事實(shí)和合同條款說(shuō)話，條理清晰地陳述事由和訴求，讓對(duì)方無(wú)可辯駁。*態(tài)度堅(jiān)定，留有余地：在表達(dá)催收意圖時(shí)要明確、堅(jiān)定，讓對(duì)方認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)肅性。同時(shí)，也要表達(dá)愿意溝通協(xié)商的意愿，為對(duì)方留出解釋和履行義務(wù)的空間。例如，可以說(shuō)“若貴司在付款方面存在任何困難或需進(jìn)一步協(xié)商，請(qǐng)及時(shí)與我方聯(lián)系”。*區(qū)分階段，靈活調(diào)整：*提醒函（逾期初期或臨近付款日）：語(yǔ)氣可以相對(duì)委婉，側(cè)重于提醒和確認(rèn)。*催收函（已逾期一段時(shí)間）：語(yǔ)氣應(yīng)更為直接、嚴(yán)肅，強(qiáng)調(diào)逾期的事實(shí)和可能帶來(lái)的影響。*最后通牒（多次催收無(wú)效）：語(yǔ)氣最為強(qiáng)硬，明確指出不付款的嚴(yán)重后果，并可能提及將采取法律手段。（此階段建議在法務(wù)指導(dǎo)下進(jìn)行）二、催收進(jìn)度款函模板示例以下提供一個(gè)通用的催收進(jìn)度款函模板，您可根據(jù)具體情況進(jìn)行修改和調(diào)整。---關(guān)于【項(xiàng)目名稱】第【X】期進(jìn)度款支付事宜的函【對(duì)方公司全稱】：貴司與我司于【XXXX年XX月XX日】簽訂的《【合同全稱】》（合同編號(hào)：【XXXXXX】，以下簡(jiǎn)稱“合同”），就【項(xiàng)目名稱】的合作事宜達(dá)成一致。根據(jù)合同第【X】條第【X】款關(guān)于付款進(jìn)度的約定，我司已于【XXXX年XX月XX日】完成了【簡(jiǎn)述已完成的工作內(nèi)容/達(dá)到的進(jìn)度節(jié)點(diǎn)，例如：項(xiàng)目XX階段的全部工作，并經(jīng)貴司驗(yàn)收合格/雙方已共同簽署XX進(jìn)度確認(rèn)單】。按照合同約定，該階段對(duì)應(yīng)的進(jìn)度款金額為人民幣【XXXXX】元（大寫：人民幣【XXXXX】元整），付款期限為【XXXX年XX月XX日】前（或：進(jìn)度確認(rèn)后XX個(gè)工作日內(nèi)）。截至本函發(fā)出之日，我司尚未收到貴司支付的上述進(jìn)度款項(xiàng)。此筆款項(xiàng)的及時(shí)支付，對(duì)于我司持續(xù)投入資源確保項(xiàng)目后續(xù)順利推進(jìn)至關(guān)重要。為保障項(xiàng)目的順利進(jìn)行，維護(hù)雙方良好的合作關(guān)系，懇請(qǐng)貴司盡快安排款項(xiàng)支付事宜，并于【XXXX年XX月XX日】前將上述款項(xiàng)支付至我司以下賬戶：開(kāi)戶名：【你方公司全稱】開(kāi)戶行：【你方開(kāi)戶銀行】賬號(hào)：【你方銀行賬號(hào)】如貴司對(duì)上述事宜有任何疑問(wèn)，或在付款安排上存在困難需溝通協(xié)調(diào)，請(qǐng)及時(shí)與我司【聯(lián)系人姓名】聯(lián)系（電話：【聯(lián)系電話】，郵箱：【聯(lián)系郵箱】）。感謝貴司的理解與配合。順祝商祺！【你方公司全稱】（蓋章）【XXXX年XX月XX日】---使用說(shuō)明：1.【】中的內(nèi)容：請(qǐng)根據(jù)您的實(shí)際情況替換。2.語(yǔ)氣調(diào)整：若為首次提醒且尚未逾期，可將“截至本函發(fā)出之日，我司尚未收到貴司支付的上述進(jìn)度款項(xiàng)”調(diào)整為“根據(jù)合同約定，該筆進(jìn)度款的支付日期【XXXX年XX月XX日】將至，特此提醒貴司安排后續(xù)付款事宜?！?.附件：如有附件，可在正文末尾、落款之前添加“附件：1.《【合同名稱】》（復(fù)印件，關(guān)鍵頁(yè)）；2.【項(xiàng)目XX階段進(jìn)度確認(rèn)單】（編號(hào)：XXXX）”等。4.蓋章：正式函件務(wù)必加蓋公司公章。三、結(jié)語(yǔ)催收進(jìn)度款是一