外貿(mào)公司出口流程管理標準一、引言為規(guī)范本公司出口業(yè)務(wù)操作，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，降低運營風(fēng)險，提高工作效率與經(jīng)濟效益，確保出口業(yè)務(wù)順暢、合規(guī)運行，特制定本標準。本標準適用于公司所有出口業(yè)務(wù)的全過程管理，全體相關(guān)業(yè)務(wù)人員均須嚴格遵照執(zhí)行。二、職責(zé)分工出口流程管理涉及多個部門協(xié)同作業(yè)，各部門及相關(guān)崗位人員應(yīng)明確自身職責(zé)，密切配合。1.業(yè)務(wù)部門：負責(zé)市場開拓、客戶接洽、合同談判與簽訂、訂單接收與評審、客戶關(guān)系維護及售后跟進。2.單證部門：負責(zé)信用證審核與操作、各類出口單據(jù)（如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、原產(chǎn)地證等）的繕制、審核與提交，確保單證一致、單單相符。3.儲運部門：負責(zé)出口貨物的訂艙、報關(guān)、報檢協(xié)調(diào)、貨物內(nèi)陸運輸安排、倉儲管理及裝船監(jiān)裝等事宜。4.財務(wù)部門：負責(zé)出口收匯跟蹤、外匯核銷、出口退稅辦理、成本核算及相關(guān)費用的支付與管理。5.生產(chǎn)/采購部門：根據(jù)訂單要求，負責(zé)組織生產(chǎn)或采購，確保貨物按時、按質(zhì)、按量交付。三、出口業(yè)務(wù)流程3.1市場開發(fā)與客戶接洽業(yè)務(wù)部門通過多種渠道進行市場調(diào)研與客戶開發(fā)，與潛在客戶建立聯(lián)系。在初次接洽中，應(yīng)充分了解客戶的基本情況、需求、信譽及所在國市場特點。對重要客戶或大額訂單，建議進行必要的客戶背景調(diào)查與信用評估。溝通內(nèi)容應(yīng)形成記錄，包括郵件往來、會議紀要等，并存檔備查。3.2合同簽訂與評審3.2.1報價：業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶需求（產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、付款方式等），結(jié)合成本、市場行情及公司政策，向客戶提供正式報價。報價單應(yīng)清晰、準確，包含必要的貿(mào)易術(shù)語（如FOB,CIF,CFR等）。3.2.2合同談判：雙方就產(chǎn)品細節(jié)、價格、數(shù)量、交貨期、包裝、運輸方式、付款條件、違約責(zé)任等核心條款進行談判。3.2.3合同評審：收到客戶訂單或意向后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門（如生產(chǎn)/采購、財務(wù)、單證等）進行合同評審，評估公司履約能力、風(fēng)險點及盈利預(yù)期。評審?fù)ㄟ^后方可正式簽訂合同。3.2.4合同簽訂：合同條款經(jīng)雙方確認無誤后，由授權(quán)代表簽署正式購銷合同。合同文本應(yīng)規(guī)范，條款完整、明確，規(guī)避模糊不清或易產(chǎn)生歧義的表述。若采用信用證方式結(jié)算，需明確信用證開立的時間及具體要求。3.3生產(chǎn)/采購與備貨3.3.1生產(chǎn)/采購指令：業(yè)務(wù)部門根據(jù)已簽訂的有效合同，向生產(chǎn)部門下達生產(chǎn)計劃或向采購部門下達采購訂單，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準及交貨日期。3.3.2質(zhì)量控制：生產(chǎn)/采購部門應(yīng)嚴格按照合同及相關(guān)質(zhì)量標準組織生產(chǎn)或采購，并協(xié)同質(zhì)檢部門對貨物進行檢驗，確保貨物符合出口要求及客戶標準。檢驗合格后方可入庫或安排出運。3.3.3包裝與標識：貨物包裝應(yīng)符合合同約定及運輸要求，具有良好的防護性。外包裝上的嘜頭（運輸標志）應(yīng)清晰、準確，與合同及信用證要求一致。3.4單證準備與審核3.4.1信用證處理（如適用）：若為信用證支付方式，單證部門在收到客戶開來的信用證后，須立即依據(jù)合同進行嚴格審核。重點審核信用證條款與合同是否一致，包括品名、規(guī)格、數(shù)量、金額、價格術(shù)語、交貨期、有效期、交單期、議付行、單據(jù)要求等。發(fā)現(xiàn)不符點應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門與客戶溝通修改。3.4.2制單：根據(jù)合同、信用證（若有）及實際貨物情況，由單證部門或業(yè)務(wù)部門負責(zé)繕制商業(yè)發(fā)票、裝箱單、出口收匯核銷單（如政策要求）、報關(guān)單等基本單據(jù)。如需辦理原產(chǎn)地證、品質(zhì)證書、熏蒸證書等官方或第三方檢驗檢疫證書，應(yīng)提前向相關(guān)機構(gòu)申請。3.4.3單證審核：所有出口單據(jù)繕制完成后，須經(jīng)過嚴格審核。做到“單單一致、單證一致、單貨一致”，確保單據(jù)的準確性、完整性和合規(guī)性，避免因單據(jù)不符而導(dǎo)致銀行拒付或客戶拒收。3.5出口報檢與報關(guān)3.5.1報檢：對于國家規(guī)定必須檢驗檢疫的出口商品，由報檢員或委托的代理報檢公司向出入境檢驗檢疫機構(gòu)申請報檢，提供商業(yè)發(fā)票、裝箱單、廠檢單、合同等相關(guān)資料。檢驗檢疫合格后取得《出境貨物通關(guān)單》或電子通關(guān)信息。3.5.2訂艙：儲運部門或委托的貨代公司根據(jù)合同約定的運輸方式和交貨期，提前向船公司或航空公司預(yù)訂艙位，確定船名/航次、提單號等信息。3.5.3報關(guān)：在貨物運抵海關(guān)監(jiān)管區(qū)前，由報關(guān)員或委托的代理報關(guān)公司向海關(guān)申報。提交出口貨物報關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單（運單）、通關(guān)單（如需要）、合同等報關(guān)資料。確保報關(guān)數(shù)據(jù)與實際貨物及單據(jù)一致。3.5.4查驗與放行：海關(guān)對報關(guān)資料進行審核，必要時會對貨物進行查驗。查驗合格且無違規(guī)情況的，海關(guān)予以放行。3.6國際運輸安排3.6.1貨物出運：貨物放行后，按預(yù)定計劃將貨物運至指定港口或機場，裝上運輸工具。3.6.2提單管理：貨物裝船/裝機后，由船公司或航空公司簽發(fā)提單（海運提單、空運運單等）。單證部門需仔細核對提單內(nèi)容，確保與信用證及其他單據(jù)一致。正本提單通常交由銀行托收或直接寄交客戶（根據(jù)付款方式而定）。3.6.3投保（如適用）：若合同約定由我方投保（如CIF條款），應(yīng)在貨物出運前向保險公司辦理貨物運輸保險，險種、保額等需符合合同規(guī)定。3.7收匯與結(jié)匯3.7.1交單議付：信用證方式下，單證部門在信用證規(guī)定的交單期內(nèi)，將全套合格單據(jù)提交給議付行或指定銀行進行議付。托收方式下，將單據(jù)提交給托收行委托收款。3.7.2收匯跟蹤：財務(wù)部門負責(zé)跟蹤貨款到賬情況，及時與銀行溝通，確保外匯順利收回。對于T/T等其他付款方式，業(yè)務(wù)部門也需積極跟進客戶付款進度。3.7.3外匯核銷與結(jié)匯：收到外匯后，財務(wù)部門按照國家外匯管理規(guī)定辦理外匯核銷手續(xù)（如政策要求），并根據(jù)公司財務(wù)安排到銀行辦理結(jié)匯。3.8出口退稅3.8.1退稅資料收集：財務(wù)部門在貨物出口后，及時收集出口退稅所需的各類憑證，如出口報關(guān)單退稅聯(lián)、出口發(fā)票、增值稅專用發(fā)票、提單等。3.8.2退稅申報：在規(guī)定時限內(nèi)，財務(wù)部門整理好退稅資料，通過出口退稅申報系統(tǒng)向主管稅務(wù)機關(guān)進行退稅申報。確保申報數(shù)據(jù)準確無誤。3.9后續(xù)服務(wù)與檔案管理3.9.1客戶反饋與售后：貨物出運后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知客戶，并跟蹤貨物運輸情況。對于客戶提出的問題或投訴，應(yīng)積極協(xié)調(diào)處理，提供必要的售后服務(wù)。3.9.2檔案歸檔：所有與出口業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，包括合同、訂單、信用證、各類單據(jù)、報關(guān)報檢資料、往來函電、付款憑證等，均需按照公司檔案管理規(guī)定進行整理、歸檔，確保完整、有序，便于查閱。檔案保存期限應(yīng)符合相關(guān)法規(guī)要求。四、標準的執(zhí)行與優(yōu)化1.培訓(xùn)宣貫：公司應(yīng)定期組織相關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)本標準，確保各崗位人員理解并掌握流程要求。2.監(jiān)督檢查：管理層及相關(guān)職能部門應(yīng)定期對出口流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。3.持續(xù)改進：根據(jù)國家政策法規(guī)變化、市場環(huán)境調(diào)整及公司內(nèi)部運營實際情況，定期對本標準進行評審和修訂，不斷優(yōu)化出口流程，提升管理水平和運營效率。五、附則1.本標準未盡事宜，參照國家有關(guān)法律法規(guī)及公司其他相關(guān)管理