合同管理標(biāo)準(zhǔn)化審查與執(zhí)行模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)公司）在合同全生命周期管理中的標(biāo)準(zhǔn)化操作，覆蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、勞動(dòng)合同等常見合同類型。尤其適用于需要規(guī)范合同審查流程、降低履約風(fēng)險(xiǎn)、提升合同管理效率的場(chǎng)景，例如：企業(yè)法務(wù)部門對(duì)批量合同的標(biāo)準(zhǔn)化審查、業(yè)務(wù)部門發(fā)起合同前的自查、跨部門協(xié)作的合同審批流程管控等。通過使用本模板，可實(shí)現(xiàn)合同從需求發(fā)起、文本審查、審批簽署到履行跟蹤、歸檔管理的全流程標(biāo)準(zhǔn)化，減少因流程不規(guī)范導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)和執(zhí)行偏差。二、標(biāo)準(zhǔn)化審查與執(zhí)行全流程操作指南（一）第一步：合同需求發(fā)起與初步審核操作主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人/合同需求發(fā)起人明確合同需求：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作事項(xiàng)（如采購物資、提供服務(wù)、項(xiàng)目合作等），梳理合同核心要素，包括合作雙方基本信息、標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量質(zhì)量、價(jià)款及支付方式、履行期限、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，填寫《合同需求審批表》（見模板一）。內(nèi)部初步審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)合同需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查需求是否符合公司業(yè)務(wù)規(guī)劃、預(yù)算是否在授權(quán)范圍內(nèi)、資源是否可配置，保證無遺漏或矛盾內(nèi)容。提交審批：將《合同需求審批表》及相關(guān)附件（如合作方案、報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)等）提交至法務(wù)部門及上級(jí)審批人（如部門總監(jiān)、分管副總）。輸出文件：《合同需求審批表》（含部門負(fù)責(zé)人簽字、需求說明、附件清單）時(shí)間要求：需求發(fā)起后1個(gè)工作日內(nèi)完成初步審核并提交。（二）第二步：合同文本專業(yè)審查操作主體：法務(wù)專員*（或外部法律顧問）、業(yè)務(wù)部門對(duì)接人文本接收與登記：法務(wù)部門收到《合同需求審批表》后，對(duì)合同文本進(jìn)行分類登記（編號(hào)規(guī)則：HT-年份-部門-序號(hào)，如HT-2024-采購-001），并同步審查合同文本與需求審批內(nèi)容的一致性。合規(guī)性審查：法務(wù)專員重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：主體資格：合作方是否為合法存續(xù)的企業(yè)/組織，營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、建筑）是否具備相應(yīng)資質(zhì)；條款完整性：是否包含《民法典》規(guī)定的合同必備條款（當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等）；法律風(fēng)險(xiǎn)：格式條款是否排除對(duì)方主要權(quán)利、違約責(zé)任是否對(duì)等、爭(zhēng)議解決方式是否明確（優(yōu)先約定公司所在地法院/仲裁機(jī)構(gòu)）；業(yè)務(wù)合規(guī)：是否符合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如數(shù)據(jù)安全、反壟斷等）及公司內(nèi)部制度（如采購流程、審批權(quán)限）。反饋與修訂：法務(wù)專員將審查意見填寫至《合同審查意見表》（見模板二），與業(yè)務(wù)部門及對(duì)方溝通修訂，重大爭(zhēng)議需上報(bào)分管法務(wù)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。修訂完成后，法務(wù)專員確認(rèn)無法律風(fēng)險(xiǎn)后通過審查。輸出文件：《合同審查意見表》（含法務(wù)專員簽字、審查結(jié)論、修訂建議）時(shí)間要求：收到文本后2-3個(gè)工作日內(nèi)完成審查（復(fù)雜合同可延長(zhǎng)至5個(gè)工作日）。（三）第三步：合同審批與簽署操作主體：審批負(fù)責(zé)人（按權(quán)限分級(jí)）、授權(quán)簽署人分級(jí)審批：根據(jù)合同金額、類型及公司《合同管理辦法》規(guī)定的審批權(quán)限，逐級(jí)提交審批：金額≤10萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→分管副總；10萬元＜金額≤50萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→分管副總→總經(jīng)理；金額＞50萬元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→分管副總→總經(jīng)理→董事長(zhǎng)。審批人需在《合同審批單》上簽署意見，對(duì)合同內(nèi)容、金額、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)等明確表態(tài)。文本最終確認(rèn)：審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對(duì)方確認(rèn)最終合同文本，保證雙方版本一致（如為多頁合同，需加蓋騎縫章）。授權(quán)簽署：由公司法定代表人或其書面授權(quán)的簽署人（需附《授權(quán)委托書》，見模板三）在合同上簽字并加蓋公司公章/合同專用章，禁止空白合同蓋章或超越權(quán)限簽署。輸出文件：《合同審批單》（含各級(jí)審批人簽字）、最終版合同文本（雙方簽字蓋章頁）時(shí)間要求：審批環(huán)節(jié)不超過3個(gè)工作日（緊急合同可啟動(dòng)“綠色通道”，但需事后補(bǔ)簽審批手續(xù)）。（四）第四步：合同履行與執(zhí)行跟蹤操作主體：業(yè)務(wù)部門執(zhí)行人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)部門履行計(jì)劃制定：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，制定《合同執(zhí)行計(jì)劃》（含履行節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人、交付標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式等），同步法務(wù)部門備案。過程跟蹤：執(zhí)行人按節(jié)點(diǎn)跟蹤合同履行情況，重點(diǎn)監(jiān)控：交付物/服務(wù)質(zhì)量是否符合合同約定（如需驗(yàn)收，按《驗(yàn)收流程》執(zhí)行）；價(jià)款支付進(jìn)度是否與合同一致（財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同條款及審批單付款，禁止超付或提前支付）；對(duì)方是否出現(xiàn)違約行為（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等），發(fā)覺異常及時(shí)上報(bào)并留存證據(jù)（如溝通記錄、照片、檢測(cè)報(bào)告）。履約記錄更新：業(yè)務(wù)部門每月更新《合同執(zhí)行跟蹤表》（見模板四），記錄履行進(jìn)度、存在問題及處理措施，法務(wù)部門定期抽查履約情況，防范履約風(fēng)險(xiǎn)。輸出文件：《合同執(zhí)行計(jì)劃》、《合同執(zhí)行跟蹤表》（含執(zhí)行人簽字、法務(wù)抽查記錄）時(shí)間要求：履行期間按月更新跟蹤表，重大節(jié)點(diǎn)需24小時(shí)內(nèi)上報(bào)異常情況。（五）第五步：合同變更、終止與歸檔操作主體：業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、檔案管理部門合同變更：如需變更合同內(nèi)容（如金額、履行期限、標(biāo)的物等），由業(yè)務(wù)部門發(fā)起《合同變更申請(qǐng)表》（見模板五），經(jīng)原審批流程審批通過后，雙方簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，明確變更條款及生效條件。合同終止：到期終止：合同履行完畢，業(yè)務(wù)部門確認(rèn)無未結(jié)款項(xiàng)/爭(zhēng)議后，通知法務(wù)部門及檔案管理部門；提前終止：因一方違約或不可抗力導(dǎo)致終止的，需收集證據(jù)（如對(duì)方違約函、不可抗力證明），簽訂《終止協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)（如已收款/付款的處理、違約賠償?shù)龋?。合同歸檔：合同履行/終止后30日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同文本（含審批單、審查意見、補(bǔ)充協(xié)議、終止協(xié)議等全套材料）移交檔案管理部門，按“一合同一檔”原則編號(hào)歸檔，電子版同步至合同管理系統(tǒng)，保證可追溯。輸出文件：《合同變更申請(qǐng)表》（含審批記錄）、《終止協(xié)議》、歸檔檔案目錄（含檔案管理員簽字）時(shí)間要求：變更/終止后5個(gè)工作日內(nèi)完成協(xié)議簽署，30日內(nèi)完成歸檔。三、核心工具模板清單（一）《合同需求審批表》模板項(xiàng)目?jī)?nèi)容合同名稱如“公司采購辦公設(shè)備合同”需求部門采購部需求發(fā)起人*合作方信息名稱：科技有限公司；統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：；聯(lián)系人：*合同標(biāo)的辦公電腦（型號(hào)：X）、打印機(jī)（型號(hào)：X）數(shù)量/質(zhì)量要求電腦20臺(tái)（含3年質(zhì)保）；打印機(jī)5臺(tái)（月打印量≥1萬頁）價(jià)款及支付方式總價(jià)15萬元，分三期支付：簽約付30%，到貨付60%，質(zhì)保期滿付10%履行期限簽約后15日內(nèi)到貨，質(zhì)保期3年需求說明因部門擴(kuò)招，需新增辦公設(shè)備，保證下月辦公需求附件清單合作報(bào)價(jià)單、設(shè)備技術(shù)參數(shù)表業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：____年__月__日法務(wù)部門初審意見簽字：__________日期：____年__月__日審批意見（分管領(lǐng)導(dǎo)）簽字：__________日期：____年__月__日（二）《合同審查意見表》模板審查項(xiàng)目審查內(nèi)容存在問題修訂建議審查結(jié)論主體資格合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否有效，經(jīng)營(yíng)范圍是否包含合同標(biāo)的未提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件要求對(duì)方提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件通過價(jià)款條款支付方式與公司財(cái)務(wù)制度沖突（預(yù)付款比例超30%）違反《公司資金支付管理辦法》第5條調(diào)整為簽約付20%，到貨付70%修訂后通過違約責(zé)任乙方逾期交貨每日按0.5‰支付違約金，甲方逾期付款無違約責(zé)任顯失公平，加重乙方責(zé)任增加甲方逾期付款按同等比例支付違約金條款修訂后通過爭(zhēng)議解決約定由乙方所在地法院管轄增加公司訴訟成本修改為“由甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院管轄”修訂后通過綜合意見同意簽署審查人*日期：____年__月__日（三）《授權(quán)委托書》模板（示例）授權(quán)委托書致：公司本人（本公司）__________（姓名/名稱：__________，身份證號(hào)/統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：__________）因業(yè)務(wù)需要，特委托__________（姓名：__________，身份證號(hào)：__________）作為我方授權(quán)代表，負(fù)責(zé)處理與貴方簽訂《__________合同》（合同編號(hào)：__________）相關(guān)事宜，包括但不限于：合同洽談、文本修訂、簽署蓋章、履行跟蹤、變更協(xié)商、爭(zhēng)議處理等。授權(quán)期限：自_年_月_日至_年__月__日止。授權(quán)代表在授權(quán)范圍內(nèi)簽署的文件，我方均予以承認(rèn)，由此產(chǎn)生的法律責(zé)任由我方承擔(dān)。特此委托！授權(quán)人（簽字/蓋章）：__________日期：____年__月__日（四）《合同執(zhí)行跟蹤表》模板合同名稱《公司軟件開發(fā)服務(wù)合同》合同編號(hào)HT-2024-技術(shù)-002履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間責(zé)任人需求調(diào)研確認(rèn)2024-03-152024-03-16*開發(fā)階段一完成2024-05-302024-06-02*中期驗(yàn)收2024-06-15—*備注目前處于開發(fā)階段二，需重點(diǎn)關(guān)注進(jìn)度，法務(wù)部門每周抽查一次更新人*更新日期2024-06-10（五）《合同變更申請(qǐng)表》模板原合同信息合同名稱：《公司采購原材料合同》；編號(hào)：HT-2024-采購-003變更事由因原材料價(jià)格上漲，雙方協(xié)商調(diào)整合同價(jià)款變更內(nèi)容原合同總價(jià)50萬元，變更為55萬元；付款節(jié)點(diǎn)調(diào)整為：簽約付30%，到貨付50%，質(zhì)保期滿付20%附件《補(bǔ)充協(xié)議》草案、對(duì)方調(diào)價(jià)函業(yè)務(wù)部門意見簽字：__________日期：____年__月__日（同意變更，保證供貨穩(wěn)定性）法務(wù)部門意見簽字：__________日期：____年__月__日（條款合法，符合公司成本管控要求）最終審批簽字：__________日期：____年__月__日（總經(jīng)理批準(zhǔn)）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)（一）審查環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)主體資格審查“三查”：查營(yíng)業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營(yíng)范圍）、查資質(zhì)許可（特殊行業(yè)需提供對(duì)應(yīng)資質(zhì)，如食品生產(chǎn)許可證）、查授權(quán)委托（非法定代表人簽署需提供《授權(quán)委托書》，并核實(shí)授權(quán)范圍是否清晰）。條款審查“四避免”：避免使用“大約”“左右”等模糊表述；避免違約責(zé)任不對(duì)等（如只約束對(duì)方不約束己方）；避免爭(zhēng)議解決方式不明確（優(yōu)先選擇訴訟或仲裁，避免“由雙方協(xié)商解決”的無效條款）；避免免責(zé)條款無效（如格式條款中免除己方主要責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利的條款無效）。業(yè)務(wù)合規(guī)審查“兩結(jié)合”：結(jié)合行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如數(shù)據(jù)安全合同需符合《數(shù)據(jù)安全法》）、結(jié)合公司內(nèi)部制度（如采購合同需符合《招投標(biāo)管理辦法》，超一定金額需履行招投標(biāo)程序）。（二）執(zhí)行環(huán)節(jié)注意事項(xiàng)履行證據(jù)留存“三原則”：所有溝通盡量采用書面形式（郵件、函件），重要溝通后發(fā)送《會(huì)議紀(jì)要》或《確認(rèn)函》；交付物需有驗(yàn)收記錄（如《驗(yàn)收合格單》，需雙方簽字蓋章）；付款憑證需注明“合同編號(hào)”，保證資金流向與合同對(duì)應(yīng)。變更管理“兩必須”：必須簽訂書面《補(bǔ)充協(xié)議》，禁止口頭約定變更；變更后的合同需重新履行審批流程（如原合同需總經(jīng)理審批，補(bǔ)充協(xié)議同樣需總經(jīng)理審批）。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警“一及時(shí)”：發(fā)覺對(duì)方可能違約（如延遲交貨、質(zhì)量異常），需在24小時(shí)內(nèi)書面通知對(duì)方，并要求其限期整改，同時(shí)收集證據(jù)（如催告函、對(duì)方回復(fù)函），避免因未及時(shí)通知導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大。（三）歸檔管理