合同審核流程及審批模板工具指南一、引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權(quán)利義務(wù)、控制法律風(fēng)險的核心文件。為規(guī)范合同審核全流程，提高審批效率，防范履約風(fēng)險，特制定本合同審核流程及審批模板工具指南。本指南適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等）的審核與管理，旨在為各部門提供標(biāo)準(zhǔn)化操作依據(jù)，保證合同簽訂的合規(guī)性、嚴(yán)謹(jǐn)性與可執(zhí)行性。二、適用場景與業(yè)務(wù)范圍本工具指南適用于以下場景：日常業(yè)務(wù)合同：企業(yè)對外采購商品、接受服務(wù)或銷售商品、提供服務(wù)時簽訂的各類商業(yè)合同；合作項目合同：與合作伙伴共同開展項目時，明確各方權(quán)責(zé)的合作協(xié)議、框架協(xié)議；內(nèi)部協(xié)議：涉及跨部門資源協(xié)調(diào)、責(zé)任劃分的內(nèi)部協(xié)議（如委托研發(fā)協(xié)議、服務(wù)外包協(xié)議）；其他需審核的合同：如租賃合同、保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)合同等。特別說明：涉及上市公司、國有資產(chǎn)、外商投資等特殊主體的合同，需同時遵守相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求。三、合同審核全流程操作指引合同審核流程需遵循“發(fā)起-初審-法務(wù)審核-財務(wù)審核-管理層審批-用印執(zhí)行-歸檔”的閉環(huán)管理，各環(huán)節(jié)責(zé)任人與操作要求（一）合同發(fā)起：業(yè)務(wù)部門提交申請責(zé)任人：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人操作步驟：準(zhǔn)備資料：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*根據(jù)合作需求，收集對方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、合同草案（需明確合作內(nèi)容、金額、履行期限、違約責(zé)任等核心條款）、相關(guān)附件（如技術(shù)協(xié)議、驗收標(biāo)準(zhǔn)等）。填寫申請：登錄企業(yè)合同管理系統(tǒng)（或線下填寫《合同審核審批表》），填寫合同基本信息（名稱、編號、對方方、簽訂背景、合同金額等），并合同草案及附件。部門初審：部門負(fù)責(zé)人*對合同的業(yè)務(wù)必要性、條款合理性、成本效益進行初步審核，重點確認(rèn)合作內(nèi)容是否符合部門年度計劃、預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)，審核通過后提交至法務(wù)部。輸出成果：《合同審核審批表》（部門初審意見）、合同草案及附件。（二）法務(wù)審核：合法性合規(guī)性審查責(zé)任人：法務(wù)專員、法務(wù)部負(fù)責(zé)人操作步驟：形式審查：檢查合同資料完整性（主體資格證明、合同草案、附件等是否齊全）、合同文本格式是否規(guī)范（如標(biāo)題、編號、頁碼是否連續(xù)，無涂改）。實質(zhì)審查：主體資格：核實對方方是否為合法存續(xù)的企業(yè)，經(jīng)營范圍是否涵蓋合同內(nèi)容，授權(quán)委托人是否具有簽約權(quán)限（需核對授權(quán)委托書原件及身份證復(fù)印件）；條款合法性：檢查合同條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”、無效或可撤銷情形；權(quán)利義務(wù)對等性：確認(rèn)雙方權(quán)利義務(wù)是否明確、對等，違約責(zé)任是否合理（如違約金是否過高，損失賠償范圍是否清晰）；風(fēng)險提示：識別合同履約風(fēng)險（如不可抗力條款、爭議解決方式約定是否明確），并提出修改建議。出具意見：法務(wù)專員*在《合同審核審批表》中填寫法務(wù)審核意見，對存在問題的條款需標(biāo)注修改說明并退回業(yè)務(wù)部門；無問題的，提交至財務(wù)部。輸出成果：《合同審核審批表》（法務(wù)審核意見）、法務(wù)審核修改說明（如有）。（三）財務(wù)審核：財務(wù)條款與資金風(fēng)險審查責(zé)任人：財務(wù)經(jīng)理、財務(wù)專員操作步驟：財務(wù)條款審查：重點審核合同金額、付款方式、收款賬戶、稅費承擔(dān)等條款是否符合企業(yè)財務(wù)制度，是否存在資金支付風(fēng)險（如預(yù)付款比例過高、質(zhì)保金約定是否合理）。預(yù)算與成本匹配：確認(rèn)合同金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，超出預(yù)算的需說明原因并附審批文件；涉及采購的，需核對市場價格，保證成本合理。稅務(wù)風(fēng)險：檢查合同中涉稅條款（如稅率、發(fā)票類型）是否符合稅法規(guī)定，避免稅務(wù)爭議。出具意見：財務(wù)專員*在《合同審核審批表》中填寫財務(wù)審核意見，對資金風(fēng)險較大的條款提出調(diào)整建議，審核通過后提交至管理層。輸出成果：《合同審核審批表》（財務(wù)審核意見）、財務(wù)風(fēng)險評估報告（如有）。（四）管理層審批：最終決策與授權(quán)責(zé)任人：分管副總、總經(jīng)理（或根據(jù)合同金額劃分審批權(quán)限）操作步驟：權(quán)限劃分：金額≤10萬元：由分管副總*審批；10萬元＜金額≤50萬元：由分管副總審核后，報總經(jīng)理審批；金額＞50萬元：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。綜合決策：管理層結(jié)合業(yè)務(wù)需求、法務(wù)風(fēng)險、財務(wù)狀況，對合同整體可行性進行評估，重點關(guān)注合作戰(zhàn)略價值、履約能力及對企業(yè)經(jīng)營的影響。出具意見：審批人在《合同審核審批表》中簽署審批意見（同意/不同意/修改后同意），不同意的需說明理由。輸出成果：《合同審核審批表》（管理層審批意見）、審批會議紀(jì)要（如需集體審議）。（五）用印執(zhí)行：合同簽訂與生效責(zé)任人：行政專員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人操作步驟：用印申請：審批通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*憑《合同審核審批表》原件及最終版合同文本，向行政部申請加蓋合同專用章或公章。用印管理：行政專員*核對審批手續(xù)是否齊全、合同文本是否與審批版本一致，無誤后加蓋印章，并登記《用印登記表》（記錄用印日期、合同編號、用印份數(shù)、經(jīng)辦人等）。合同生效：合同雙方簽字蓋章后，合同正式生效；業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*需在3個工作日內(nèi)將合同原件分送至法務(wù)部（存檔）、財務(wù)部（付款依據(jù)）、業(yè)務(wù)部門（履約依據(jù)）各1份。輸出成果：已蓋章的合同原件、《用印登記表》。（六）歸檔管理：合同全生命周期留痕責(zé)任人：檔案管理員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人操作步驟：資料整理：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*將合同正本、審批表、附件、對方主體資格證明等資料整理成冊，標(biāo)注合同編號。電子歸檔：將合同掃描件至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，錄入合同基本信息（名稱、編號、簽訂日期、金額、對方方等），便于檢索。紙質(zhì)歸檔：檔案管理員*按合同編號順序，將紙質(zhì)資料存入檔案柜，保存期限一般為合同終止后5年（涉及訴訟、仲裁的，保存至案件終結(jié)）。輸出成果：合同檔案（紙質(zhì)+電子）、《合同歸檔清單》。四、核心模板工具清單模板一：合同審核審批表合同基本信息合同名稱合同編號對方方名稱簽訂地點合同金額（大寫）合同金額（小寫）履行期限業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)經(jīng)辦人附件清單□合同草案□對方主體資格證明□技術(shù)協(xié)議□其他：________審核流程審核意見簽字/日期部門初審法務(wù)審核財務(wù)審核分管副總審批總經(jīng)理審批備注：1.審核意見需明確“同意”“不同意”或“修改后同意”，并注明修改條款；2.審批完成后，原件由法務(wù)部存檔。模板二：合同風(fēng)險評估表風(fēng)險點具體描述風(fēng)險等級（高/中/低）應(yīng)對措施主體資格風(fēng)險對方方營業(yè)執(zhí)照是否過期、是否超范圍經(jīng)營法律條款風(fēng)險是否存在無效條款、違約責(zé)任是否明確財務(wù)風(fēng)險付款方式是否合理、預(yù)付款比例是否過高履約能力風(fēng)險對方方是否具備履約資質(zhì)、過往履約記錄爭議解決風(fēng)險爭議解決方式（訴訟/仲裁）是否明確、管轄地是否約定評估人：__________日期：__________審核人：__________日期：__________五、關(guān)鍵風(fēng)險控制與操作提示主體資格審核：簽約前務(wù)必核實對方方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等證明文件，避免與無簽約主體資格的單位或個人簽訂合同，防止“假章”“假人”風(fēng)險。條款完整性：合同需包含必備條款（如當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等），避免條款模糊導(dǎo)致履約爭議。審核時效管理：各部門需在收到合同后2個工作日內(nèi)完成審核（特殊情況除外），避免因?qū)徍送涎佑绊憳I(yè)務(wù)進度；緊急合同可啟動“綠色通道”，但需同步補齊手續(xù)。保密要求：合同文本及審核過程中涉及的商業(yè)信息，僅限相關(guān)人員知悉，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)第三方；涉密合同需標(biāo)注“保密”字樣，并簽訂保密協(xié)議。合同變更管理：合同履行過程中如需變更，需重新履行審核審批流程，簽訂補充協(xié)議；禁止口頭變更，避免“先變更后審批”的風(fēng)險。履約跟蹤：業(yè)務(wù)