采購物品分類及標準化管理手冊一、手冊編制目的與適用范圍（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)采購物品的分類標準與管理流程，明確各部門職責，提高采購效率、降低采購成本、保證采購質(zhì)量，實現(xiàn)采購活動的標準化、透明化與可追溯性，特編制本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)所有采購物品的分類管理、需求提報、采購執(zhí)行、入庫驗收及檔案管理等全流程工作，涵蓋采購部、需求部門、倉儲部、財務(wù)部等相關(guān)部門及人員。二、采購物品分類標準（一）分類維度與定義根據(jù)物品用途、屬性及管理要求，采購物品分為以下五大類，每類下設(shè)二級分類（可根據(jù)企業(yè)實際調(diào)整）：一級分類二級分類定義與說明一、生產(chǎn)物料類1.1原材料用于產(chǎn)品生產(chǎn)的核心原材料（如鋼材、塑料顆粒、電子元器件等）1.2輔助材料生產(chǎn)過程中起輔助作用但不構(gòu)成產(chǎn)品實體的材料（如潤滑油、包裝膜、膠水等）1.3備品備件設(shè)備維修、保養(yǎng)所需的易損件及配件（如軸承、濾芯、傳感器等）二、辦公用品類2.1文具耗材日常辦公消耗品（如紙張、筆、文件夾、墨盒等）2.2辦公設(shè)備辦公所需耐用品（電腦、打印機、復印機、辦公家具等）2.3辦公軟件用于辦公的授權(quán)軟件（操作系統(tǒng)、辦公套件、專業(yè)設(shè)計軟件等）三、固定資產(chǎn)類3.1生產(chǎn)設(shè)備用于產(chǎn)品制造的機器設(shè)備（注塑機、數(shù)控機床、焊接設(shè)備等）3.2辦公設(shè)備單位價值較高、使用期限長的辦公資產(chǎn)（服務(wù)器、投影儀、會議系統(tǒng)等）3.3運輸工具企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需的車輛（貨車、商務(wù)車、叉車等）四、服務(wù)類4.1技術(shù)服務(wù)外部技術(shù)支持服務(wù)（設(shè)備維修、系統(tǒng)運維、技術(shù)咨詢等）4.2物流服務(wù)運輸、倉儲、配送等服務(wù)（原材料運輸、成品配送、倉儲管理等）4.3咨詢服務(wù)專業(yè)咨詢服務(wù)（法律咨詢、財務(wù)審計、管理咨詢等）五、其他類5.1勞保用品員工勞動保護用品（安全帽、防護服、手套、口罩等）5.2宣傳物料企業(yè)品牌宣傳相關(guān)物料（宣傳冊、展會物料、廣告牌等）5.3應(yīng)急物資用于突發(fā)事件的應(yīng)急物品（急救包、防汛物資、備用電源等）（二）分類代碼規(guī)則采用“一級分類代碼+二級分類代碼”組合方式，一級分類代碼為1位數(shù)字（1-5），二級分類代碼為2位數(shù)字（01-99），示例：原材料代碼：101辦公耗材代碼：201生產(chǎn)設(shè)備代碼：301三、標準化管理操作流程（一）需求提報與分類審核需求發(fā)起需求部門根據(jù)實際需求，填寫《采購需求申請表》（模板見第四章），明確物品名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、預計用途、預算金額等信息。需求部門負責人對需求的合理性（如必要性、數(shù)量準確性）進行審核簽字。分類確認采購部收到需求表后，依據(jù)本手冊“采購物品分類標準”對物品進行分類，確認分類代碼及所屬類別。若物品分類存在爭議（如跨類別物品），由采購部牽頭組織需求部門、技術(shù)部（如涉及）召開分類評審會，最終確定分類結(jié)果。（二）采購方式選擇與執(zhí)行采購方式匹配根據(jù)物品類別、金額及采購政策，選擇合適的采購方式：招標采購：固定資產(chǎn)類（單次采購金額≥10萬元）、生產(chǎn)物料類（單次采購金額≥20萬元），需嚴格按照企業(yè)招標管理辦法執(zhí)行。詢比價采購：辦公用品類、備品備件類（單次采購金額＜5萬元），需向至少3家合格供應(yīng)商詢價，比價后選擇性價比最優(yōu)方案。直接采購：低值易耗品（如單次采購金額＜1000元的文具耗材）、應(yīng)急物資（如需緊急采購），經(jīng)采購部負責人審批后可直接從合格供應(yīng)商處采購。供應(yīng)商選擇優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、質(zhì)量體系認證等）。采購部與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確物品規(guī)格、質(zhì)量標準、交付時間、付款方式、違約責任等條款。（三）入庫驗收與分類歸檔入庫驗收物品送達后，由倉儲部、需求部門共同驗收：核對物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與采購合同一致；檢查物品質(zhì)量（如合格證、檢測報告、外觀完好性等）；固定資產(chǎn)類物品需驗收并貼附“資產(chǎn)標簽”，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》。驗收合格后，填寫《入庫驗收單》，三方（采購員、倉管員、需求部門驗收人）簽字確認；驗收不合格的，填寫《拒收單》，及時與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。分類登記與檔案管理倉儲部根據(jù)驗收合格的物品，按分類代碼錄入庫存管理系統(tǒng)，保證賬實相符。采購部將采購需求表、采購合同、入庫驗收單、發(fā)票等資料整理歸檔，檔案保存期限不少于5年（固定資產(chǎn)類檔案保存期限不少于10年）。四、模板表格表4-1采購需求申請表申請部門申請日期需求編號申請人聯(lián)系電話預算金額物品信息物品名稱規(guī)格型號計量單位需求說明（用途、質(zhì)量要求、交付時間等）部門審核需求部門負責人：簽字：日期：采購部審核分類代碼：采購方式建議：□招標□詢比價□直接采購審核人：表4-2入庫驗收單驗收單編號驗收日期采購合同號供應(yīng)商名稱送貨單號物品信息物品名稱規(guī)格型號計量單位驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因說明：）驗收人員倉管員：簽字：需求部門驗收人：表4-3采購物品分類清單（示例）一級分類二級分類分類代碼常見物品舉例管理部門生產(chǎn)物料類原材料101鋼材、塑料顆粒、芯片生產(chǎn)部辦公用品類文具耗材201A4紙、簽字筆、U盤行政部固定資產(chǎn)類生產(chǎn)設(shè)備301注塑機、數(shù)控機床、焊接設(shè)備設(shè)備部五、關(guān)鍵管理要點與風險防范（一）分類準確性管理動態(tài)維護分類標準：每年由采購部組織各部門對分類標準進行評審，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展（如新產(chǎn)品、新物料）及時更新分類目錄，保證分類與實際需求匹配。分類培訓：新員工入職時，采購部需開展分類標準培訓；定期（每季度）組織各部門采購接口人進行分類知識復訓，避免分類錯誤。（二）采購流程合規(guī)性審批權(quán)限控制：嚴格執(zhí)行采購金額對應(yīng)的審批權(quán)限（如單次采購金額≥5萬元需分管副總審批），嚴禁越權(quán)審批?！叭匾淮蟆笔马椆芾恚褐卮蟛少忢椖浚ㄈ鐔未尾少徑痤~≥50萬元），需提交總經(jīng)理辦公會審議，保證決策合規(guī)。（三）供應(yīng)商與質(zhì)量管控供應(yīng)商準入與評價：建立供應(yīng)商準入機制，定期（每半年）對供應(yīng)商履約情況（質(zhì)量、交期、服務(wù)）進行評價，淘汰不合格供應(yīng)商。質(zhì)量追溯：對關(guān)鍵物料（如原材料、核心備件）要求供應(yīng)商提供質(zhì)量證明文件，建立“一物一檔”質(zhì)量追溯記錄，保證問題可查。（四）風險防范措施風險類型風險描述防范措施分類錯誤風險物品分類不當導致采購方式偏差采購部分類后需與需求部門確認，跨類別物品組織評審會確定驗收疏漏風險未發(fā)覺物品質(zhì)量問題入庫驗收時需核對質(zhì)量證明文件，關(guān)鍵物品委托第三方檢測機構(gòu)進行檢驗供應(yīng)商違約風險供應(yīng)商延遲交貨或質(zhì)量不達標合同中明確違約責任條款，要求供應(yīng)商繳納履約保證金，定期跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)進度檔案丟失風險采購資料缺失影響追溯建立電子檔案與紙質(zhì)檔案雙備份，指定專人負責檔案管理，定期（每季度）