行政日常流程規(guī)范化操作手冊：高效行政工作基礎(chǔ)一、引言為規(guī)范公司行政日常運作，統(tǒng)一工作標準，提升行政服務(wù)效率與質(zhì)量，減少溝通成本，保證各項工作有序推進，特制定本手冊。本手冊適用于公司全體行政人員及各部門員工，涵蓋辦公用品管理、會議組織、訪客接待、文件流轉(zhuǎn)等核心行政流程，旨在為行政工作提供標準化操作指引，助力打造高效、規(guī)范的行政管理體系。二、辦公用品申領(lǐng)與配發(fā)規(guī)范（一）適用場景部門日常辦公所需文具、設(shè)備耗材（如筆、本、打印紙、墨盒、辦公設(shè)備配件等）的申領(lǐng)與發(fā)放，保證辦公物資及時供應(yīng)，避免資源浪費或短缺影響工作。（二）操作步驟需求提出員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、單位、申領(lǐng)數(shù)量、用途等信息，提交至部門負責人*審核。部門審核部門負責人*核對申領(lǐng)物品的必要性及合理性（如是否為常規(guī)消耗品、申領(lǐng)數(shù)量是否符合崗位需求），確認后在申領(lǐng)表“部門審批”欄簽字批準。行政匯總行政專員每周三、周五收集各部門已審批的申領(lǐng)表，匯總形成《辦公用品采購需求清單》，按月度（每月25日前）提交至行政采購專員。采購執(zhí)行行政采購專員*根據(jù)清單進行采購，優(yōu)先選擇定點供應(yīng)商（保證價格合理、質(zhì)量可靠），采購后登記入庫，更新《庫存物資臺賬》。領(lǐng)用登記員工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)表》至行政庫房領(lǐng)取物資，庫管員*核對申領(lǐng)信息與庫存情況，發(fā)放后雙方在申領(lǐng)表“領(lǐng)用確認”欄簽字，庫管員同步更新庫存數(shù)量。庫存核對庫管員*每月末對庫存進行全面盤點，編制《月度庫存盤點表》，保證賬實相符；對于低值易耗品，當庫存低于安全庫存量（如打印紙≤2包）時，及時啟動采購流程。（三）模板表格《辦公用品申領(lǐng)表》申領(lǐng)部門物品名稱規(guī)格型號單位申領(lǐng)數(shù)量庫存數(shù)量用途申領(lǐng)人日期部門負責人審批庫管員發(fā)放發(fā)放數(shù)量領(lǐng)用日期（四）注意事項申領(lǐng)需提前1-3個工作日提交，緊急需求（如會議臨時需打印材料）需在申領(lǐng)表“備注”欄標注“緊急”，由行政專員*協(xié)調(diào)優(yōu)先處理。嚴禁超量申領(lǐng)或虛假申領(lǐng)，一經(jīng)發(fā)覺將按公司《員工獎懲管理制度》追究相關(guān)人員責任。辦公物資按“按需分配、杜絕浪費”原則使用，個人不得私自占用、轉(zhuǎn)借或帶離公司。辦公設(shè)備（如打印機、掃描儀）申領(lǐng)需附《設(shè)備使用申請說明》，明確設(shè)備維護責任人及日常保養(yǎng)要求。三、會議組織與紀要管理規(guī)范（一）適用場景公司各類會議（如周例會、月度總結(jié)會、項目評審會、外部洽談會等）的籌備、召開、決議跟進及資料歸檔，保證會議高效有序，決議事項有效落實。（二）操作步驟會議發(fā)起需求部門填寫《會議申請單》，注明會議名稱、目的、時間（起止時間）、地點（會議室名稱/線上會議）、參會人員（含職務(wù)）、議程、所需物料（如投影儀、白板、麥克風(fēng)、會議資料）等，提交至部門負責人*審批。會議安排審批通過后，行政專員*根據(jù)申請單協(xié)調(diào)會議室（確認場地可用、設(shè)備調(diào)試正常），發(fā)送會議通知（通過OA系統(tǒng)/郵件，含會議、二維碼、注意事項），提前1天通知參會人員；如需外部人員參會，需提前發(fā)送邀請函。會議召開參會人員提前10分鐘到場，簽到（電子簽到/紙質(zhì)簽到表）；主持人按議程主持會議，控制各環(huán)節(jié)時間（如例會每項議題不超過15分鐘）；行政專員*負責設(shè)備保障、記錄會議要點（可輔以錄音/拍照，重要決議需逐條確認），發(fā)放會議資料（如有）。紀要整理會后2小時內(nèi)，行政專員根據(jù)會議記錄整理《會議紀要》，內(nèi)容包括：會議基本信息（名稱、時間、地點、主持人、記錄人、參會/缺席人員及原因）、議程要點、討論內(nèi)容摘要、決議事項（明確“負責人”“完成時限”“驗收標準”）、待辦事項。紀要需經(jīng)主持人審核確認，保證內(nèi)容準確、無遺漏。決議跟進行政專員*將確認后的會議紀要分發(fā)至參會人員及相關(guān)負責人（通過OA系統(tǒng)/郵件），同步在《會議決議跟蹤表》中登記決議事項、負責人、計劃完成時間；每周五更新決議進度，對逾期未完成的，提醒負責人說明原因并協(xié)調(diào)解決。歸檔管理會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，行政專員*將《會議申請單》、簽到表、《會議紀要》、會議資料（PPT、演示文稿等）整理成冊，按“年度-會議類型-日期”分類歸檔，保存期限不少于2年。（三）模板表格《會議申請單》會議名稱申請人部門會議時間預(yù)計時長會議地點參會人員會議議程所需物料審批人《會議紀要》會議名稱時間地點主持人記錄人參會人員缺席人員及原因議程一：討論內(nèi)容決議事項（負責人/完成時限）《會議決議跟蹤表》決議事項負責人計劃完成時間實際完成時間備注跟進人（四）注意事項會議需提前明確目標，避免無主題、無議程的“空談會議”，重要會議需提前3天確定議程并通知參會人員。線上會議需提前測試軟件（如騰訊會議、Zoom）功能，保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，分享屏幕、麥克風(fēng)等設(shè)備正常使用。會議紀要需客觀記錄，突出“決議”和“待辦”，避免流水賬式記錄；如遇爭議事項，需注明各方觀點及最終結(jié)論。參會人員需按時出席，遲到15分鐘以上需提前向主持人請假，無故缺席將納入部門考勤考核（累計3次以上通報批評）。四、訪客接待與引導(dǎo)流程（一）適用場景外部訪客（如客戶、供應(yīng)商、部門、合作伙伴、面試候選人等）來訪時的接待、引導(dǎo)及服務(wù)，展現(xiàn)公司專業(yè)形象，保障訪客體驗與辦公秩序。（二）操作步驟接待預(yù)約對接部門填寫《訪客接待申請表》，注明訪客單位、姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式、來訪事由、人數(shù)、到訪時間、預(yù)計停留時長，提交部門負責人審批，同步抄送行政專員。信息確認行政專員*收到申請后，與訪客聯(lián)系確認到訪信息（如交通方式、是否需要接站/接機），根據(jù)訪客級別（如普通客戶、重要客戶、領(lǐng)導(dǎo)）安排接待標準（如茶水種類、餐食標準、是否贈送禮品），準備訪客證、名片、公司宣傳冊等物料。接待準備到訪當日，行政專員*提前10分鐘至公司前臺/指定等候區(qū)布置：調(diào)試會議室設(shè)備（投影儀、空調(diào)、燈光），準備茶水（礦泉水、茶包、咖啡）、紙巾、座椅，擺放訪客簽到表及公司簡介；通知對接部門人員“訪客即將到達”。接待執(zhí)行訪客到達后，行政專員主動上前問候（“您好，歡迎來到公司！我是行政專員，請問是單位的先生/女士嗎？”），核對身份信息（如身份證/預(yù)約記錄），發(fā)放訪客證（佩戴于胸前），引導(dǎo)至接待區(qū)/會議室；對接部門人員及時到場，雙方握手寒暄后進入正題，行政專員*退出會議室（如需旁聽需提前申請）。服務(wù)保障接待過程中，行政專員*每隔30分鐘觀察會議室情況（如茶水是否需要添加、溫度是否適宜），保證環(huán)境整潔安靜；如遇訪客臨時停留（如午餐時間），提前對接部門確認是否安排餐食（需提前申請餐標），引導(dǎo)至公司餐廳或附近協(xié)議餐廳。送別與反饋訪客離開時，行政專員引導(dǎo)至公司門口，禮貌送別（“感謝您的到訪，期待下次合作！”），收回訪客證并記錄離開時間；次日，對接部門填寫《訪客接待反饋表》，評價接待服務(wù)（如“優(yōu)/良/中/差”），提出改進建議，行政專員匯總反饋，每季度優(yōu)化接待流程。（三）模板表格《訪客接待申請表》申請部門申請人訪客單位訪客姓名職務(wù)聯(lián)系方式來訪事由人數(shù)到訪時間預(yù)計停留時長接待標準需求審批人審批意見《訪客接待反饋表》訪客單位接待日期接待服務(wù)評價（優(yōu)/良/中/差）評價內(nèi)容（如引導(dǎo)及時性、服務(wù)態(tài)度、環(huán)境整潔度）改進建議（四）注意事項涉密或敏感接待（如項目談判、檢查）需提前報備公司領(lǐng)導(dǎo)，遵守保密規(guī)定，無關(guān)人員不得進入接待區(qū)域。訪客證需全程佩戴，未經(jīng)允許不得進入非辦公區(qū)域（如生產(chǎn)車間、財務(wù)室）；如需參觀公司，需由對接部門人員全程陪同。接待過程中注意言行舉止，保持專業(yè)、熱情、禮貌，避免談?wù)撆c工作無關(guān)的敏感話題（如薪資、公司內(nèi)部矛盾）。如遇突發(fā)情況（如訪客臨時取消、增加人數(shù)、身體不適），需及時調(diào)整接待方案并通知相關(guān)部門（如取消會議室需重新協(xié)調(diào)、訪客不適需聯(lián)系公司醫(yī)務(wù)室或送醫(yī)）。五、文件審批與歸檔管理規(guī)范（一）適用場景公司內(nèi)部各類文件（如請示、報告、通知、制度、合同、會議紀要等）的起草、審核、簽發(fā)、流轉(zhuǎn)及歸檔，保證文件規(guī)范、流程清晰、可追溯。（二）操作步驟文件起草根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門人員按《公司文件模板》起草文件，內(nèi)容需明確：事由、依據(jù)、具體事項、執(zhí)行要求、責任部門/人、時間節(jié)點等；語言簡潔、邏輯清晰，附件（如數(shù)據(jù)、圖表）齊全；文件標題格式統(tǒng)一為“公司關(guān)于的（文種，如通知/請示/制度）”。部門審核起草人將文件提交至部門負責人審核，負責人核對內(nèi)容準確性、合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)、公司制度）、與部門工作的一致性，修改后簽字確認；如需跨部門會簽（如涉及多部門協(xié)作的文件），送至相關(guān)部門負責人*會簽，各部門需在1個工作日內(nèi)反饋意見。行政復(fù)核文件經(jīng)部門審核/會簽后，提交至行政專員*復(fù)核，重點檢查：格式規(guī)范性（字體、字號、頁邊距、標題層級、附件完整性）、文號準確性（按“年份-部門簡稱-序號”編號，如“2024-行-001”）、審批流程完整性（是否所有必經(jīng)環(huán)節(jié)已審批），如有問題退回起草人修改。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)復(fù)核通過后，按文件重要性提交至對應(yīng)級別領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：部門級文件（如部門通知）由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；公司級文件（如制度、請示）由總經(jīng)理簽發(fā)；簽發(fā)人在文件指定位置（如落款處）簽字并注明簽發(fā)日期。文件流轉(zhuǎn)簽發(fā)后的文件由行政專員*編號、登記（錄入《文件登記臺賬》），通過OA系統(tǒng)/紙質(zhì)形式分發(fā)至執(zhí)行部門，接收部門需在《文件分發(fā)簽收表》上簽字確認；電子文件需在OA系統(tǒng)中設(shè)置“查閱權(quán)限”，紙質(zhì)文件需加蓋“公司公章”后方可生效。歸檔管理文件執(zhí)行完畢或到期后，行政專員*收集文件正本（含電子版、紙質(zhì)版），按“年度-類別-文號”規(guī)則分類歸檔（如“2024-綜合管理-001”），存入專用文件柜（防火、防潮、防蟲），標注歸檔日期、保管期限（如制度類文件長期保存，通知類保存1年）；每年年末對檔案進行全面清點，編制《年度檔案清單》，保證無遺漏、無損壞。（三）模板表格《文件登記臺賬》文件名稱文號起草部門起草人審核人簽發(fā)人簽發(fā)日期分發(fā)部門接收人歸檔日期保管期限備注《公司文件模板》（通用）公司關(guān)于的（文種）主送機關(guān)：部門/人員一、事由：……二、依據(jù)：……三、具體事項：……四、執(zhí)行要求：……附件：1.X2.X發(fā)文機關(guān)：部門成文日期：年月日文號：–X（四）注意事項文件起草需使用公司統(tǒng)一模板（可在OA系統(tǒng)），避免格式混亂（如標題字體為宋體二號加粗，為宋體小四，行距1.5倍）。涉及重大決策、財務(wù)預(yù)算、人事任免等敏感文件，需嚴格按審批流程執(zhí)行，保證合規(guī)性（如合同需經(jīng)法務(wù)部*審核）。電子文件需定期備份（每月備份至公司服務(wù)器），紙質(zhì)文件需存放在干