行政文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化流程與表格模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景年度文件歸檔：每年12月至次年3月，對上一年度形成的各類行政文件進(jìn)行集中歸檔；項(xiàng)目文件歸檔：重大項(xiàng)目（如基建、研發(fā)、采購等）完成后，對項(xiàng)目全周期形成的行政文件進(jìn)行專項(xiàng)歸檔；日常文件歸檔：對日常工作中形成的即時性行政文件（如通知、函件、會議紀(jì)要等）進(jìn)行動態(tài)歸檔；專項(xiàng)工作文件歸檔：針對審計(jì)、檢查、制度改革等專項(xiàng)工作形成的文件，在專項(xiàng)結(jié)束后及時歸檔。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解行政文件歸檔管理遵循“前端控制、全程規(guī)范、便于利用”原則，具體操作流程分為以下9個步驟：（一）文件收集：保證“應(yīng)歸盡歸”操作要點(diǎn)：明確收集范圍：凡反映本單位行政活動、具有查考利用價值的各種形式文件材料（含紙質(zhì)、電子文件），均需納入歸檔范圍，包括但不限于：上級單位來文（通知、批復(fù)、函等）；本單位發(fā)文（請示、報告、通知、制度等）；會議材料（會議通知、議程、紀(jì)要、簽到表等）；協(xié)議合同（各類合作協(xié)議、服務(wù)合同等）；人事材料（員工花名冊、任免文件、獎懲記錄等）；財務(wù)材料（預(yù)算報告、報銷憑證、審計(jì)報告等）；其他具有保存價值的行政文件（如調(diào)研報告、工作總結(jié)、大事記等）。責(zé)任分工：各部門指定專人（如兼職檔案員*）負(fù)責(zé)本部門文件收集；檔案管理員*負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，對各部門收集情況進(jìn)行督導(dǎo)。收集方式：定期移交：每年12月底前，各部門將本年度文件向檔案室移交；即時移交：專項(xiàng)工作或項(xiàng)目完成后5個工作日內(nèi)，相關(guān)責(zé)任人將文件移交檔案室；主動催收：檔案管理員*每月對未按時移交的部門進(jìn)行提醒。輸出成果：《文件移交清單》（見模板1）。（二）文件分類：實(shí)現(xiàn)“科學(xué)有序”操作要點(diǎn)：分類原則：采用“年度-問題-機(jī)構(gòu)”三級分類法，保證分類邏輯清晰、層級分明。分類標(biāo)準(zhǔn)：一級分類（年度）：按文件形成年度劃分，如“2024年”；二級分類（問題）：按文件內(nèi)容性質(zhì)劃分，共設(shè)6類：XZ：行政綜合類（含通知、制度、總結(jié)等）；RS：人事管理類（含任免、招聘、考勤等）；CW：財務(wù)管理類（含預(yù)算、報銷、審計(jì)等）；HT：合同協(xié)議類（含各類合同、協(xié)議書等）；HY：會議活動類（含會議紀(jì)要、活動方案等）；QT：其他類（未納入上述類別的文件）。三級分類（機(jī)構(gòu)）：按文件形成部門或問題細(xì)分，如“XZ-辦公室”“RS-人力資源部”。分類操作：檔案管理員對收集的文件進(jìn)行初步分類，與部門兼職檔案員共同確認(rèn)，保證分類準(zhǔn)確。輸出成果：《文件分類結(jié)果表》（見模板2）。（三）文件整理：保障“規(guī)范完整”操作要點(diǎn)：檢查文件完整性：核對文件是否齊全，正件、附件、簽批頁、原件復(fù)印件等是否完整，如有缺失及時補(bǔ)充。去除金屬物：去除文件中的訂書釘、回形針、夾子等金屬物，避免銹蝕文件。頁碼編寫：采用鉛筆在文件右上角編寫頁碼（單頁文件編在右上角，雙頁文件編在右上角，正面編“1”，背面編“2”）；文件內(nèi)有文字的頁面均需編寫，空白頁不編。修復(fù)破損文件：對破損、字跡模糊的文件進(jìn)行裱糊或復(fù)印，保證字跡清晰、內(nèi)容可讀。排序裝訂：按文件形成時間或邏輯順序排序，左側(cè)裝訂（超過2頁的需裝訂），采用棉線裝訂或不銹鋼夾夾牢，保證平整不松散。輸出成果：整理完成的文件（紙質(zhì)文件需裝訂成冊，電子文件需命名規(guī)范）。（四）文件編號：做到“唯一可溯”操作要點(diǎn)：編號規(guī)則：采用“部門代號-年度-分類代號-流水號”格式，示例：辦公室2024年行政綜合類第1份文件：XZB-2024-XZ-001；人力資源部2024年人事管理類第5份文件：RLB-2024-RS-005。說明：部門代號為部門名稱首字拼音首字母（如“辦公室”為“XZB”），分類代號按二級分類代碼（如“XZ”“RS”），流水號按年度從001開始連續(xù)編制。編號操作：檔案管理員*按規(guī)則對文件進(jìn)行編號，使用鉛筆在文件首頁右上角標(biāo)注，電子文件編號需體現(xiàn)在文件名和屬性中。輸出成果：帶編號的文件清單（紙質(zhì)文件編號與電子文件編號一致）。（五）歸檔登記：形成“管理臺賬”操作要點(diǎn)：填寫登記表：依據(jù)編號后的文件，逐項(xiàng)填寫《年度行政文件歸檔登記表》（見模板3），字段包括：文件編號、文件名稱、文號（如有）、形成日期、頁數(shù)、分類、責(zé)任部門、歸檔人、歸檔日期、備注等。核對信息：檔案管理員與部門兼職檔案員共同核對登記表信息，保證文件編號、名稱、頁數(shù)等與實(shí)物一致。簽字確認(rèn)：登記完成后，由部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員簽字確認(rèn)，一式兩份（部門留存1份，檔案室留存1份）。輸出成果：《年度行政文件歸檔登記表》（紙質(zhì)+電子版）。（六）文件裝訂與盒裝：實(shí)現(xiàn)“物理歸檔”操作要點(diǎn)：制作檔案盒：采用統(tǒng)一規(guī)格的無酸紙檔案盒（長×寬×高：30cm×21cm×3cm），盒面標(biāo)注信息包括：部門名稱、年度、分類名稱、盒號（如“1/3”表示共3盒，此為第1盒）、檔案起止號（如“XZB-2024-XZ-001～020”）。裝盒要求：按編號順序?qū)⑽募b入檔案盒，每盒厚度不超過3cm，超過3盒的需分盒存放；文件之間用無酸紙隔開，避免粘連；盒內(nèi)放置《檔案文件目錄》（見模板4），注明盒內(nèi)文件編號、名稱、頁數(shù)。封盒處理：檔案盒閉合后，使用膠帶封口，標(biāo)注“歸檔文件”字樣及歸檔日期。輸出成果：裝訂成冊、標(biāo)注清晰的檔案盒。（七）檔案入庫：保證“安全存放”操作要點(diǎn)：入庫檢查：檔案管理員*對檔案盒進(jìn)行最終檢查，確認(rèn)盒面信息完整、文件無遺漏、編號無誤。上架存放：按“年度-分類-機(jī)構(gòu)”順序?qū)n案盒存入檔案柜，檔案柜標(biāo)注“年度+分類”標(biāo)識（如“2024年-行政綜合類”）；檔案柜從上到下、從左到右依次編號，建立《檔案存放位置索引表》（見模板5）。環(huán)境管理：檔案室需保持通風(fēng)、干燥（溫度14℃-24℃，濕度45%-60%），配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，定期檢查環(huán)境參數(shù)并記錄。輸出成果：入庫歸檔的檔案、檔案存放位置索引表。（八）借閱管理：規(guī)范“利用流程”操作要點(diǎn)：借閱申請：因工作需要借閱檔案的，需填寫《行政檔案借閱申請審批表》（見模板6），注明借閱人、部門、借閱檔案名稱及編號、借閱用途、借閱期限（一般不超過7個工作日），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報檔案管理員備案。借閱登記：借閱人持審批表到檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理員*核對無誤后，將借閱信息登記至《檔案借閱登記簿》（見模板7），借閱人簽字確認(rèn)。借閱歸還：借閱到期后，借閱人需按時歸還檔案，檔案管理員*檢查文件是否完好、有無缺失，確認(rèn)無誤后登記歸還信息；如需續(xù)借，需提前1天重新辦理審批手續(xù)。保密管理：涉密檔案需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，借閱時需在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶出；嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、撤換檔案文件，違者將按單位規(guī)定處理。輸出成果：《檔案借閱登記簿》《檔案歸還記錄》。（九）到期鑒定與銷毀：實(shí)現(xiàn)“動態(tài)管理”操作要點(diǎn)鑒定周期：每3年對檔案進(jìn)行一次價值鑒定，對超過保管期限的檔案（見下表）進(jìn)行處置。檔案分類保管期限行政綜合類10-30年人事管理類永久財務(wù)管理類10-30年合同協(xié)議類10-30年會議活動類5-10年其他類5-10年鑒定流程：成立鑒定小組：由檔案管理員、法務(wù)專員、部門負(fù)責(zé)人*組成；審查檔案價值：對到期檔案進(jìn)行審查，區(qū)分“繼續(xù)保存”“銷毀”兩類；編制銷毀清冊：對擬銷毀檔案，填寫《行政檔案銷毀審批表》（見模板8），注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀理由等，經(jīng)鑒定小組簽字確認(rèn)后，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。銷毀執(zhí)行：銷毀時需由2人以上（含2人）共同監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)；監(jiān)銷人需在《行政檔案銷毀審批表》上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期、地點(diǎn)；涉密檔案銷毀需符合保密規(guī)定，使用專用銷毀設(shè)備（如碎紙機(jī)）。輸出成果：《行政檔案銷毀審批表》《檔案銷毀監(jiān)銷記錄》。三、配套工具表單模板模板1：文件移交清單序號文件編號文件名稱文號形成日期頁數(shù)移交部門移交人接收人接收日期備注1XZB-2024-XZ-001關(guān)于2024年節(jié)假日安排的通知XZ〔2024〕5號2024-01-153辦公室張*李*2024-12-202RLB-2024-RS-0032024年員工招聘計(jì)劃RZ〔2024〕12號2024-02-208人力資源部王*李*2024-12-22……………備注：一式兩份，移交部門與檔案室各留存一份。模板2：文件分類結(jié)果表年度一級分類二級分類三級分類文件數(shù)量（份）責(zé)任部門備注2024年行政綜合XZ辦公室25辦公室2024年人事管理RS人力資源部18人力資源部2024年財務(wù)管理CW財務(wù)部32財務(wù)部…模板3：年度行政文件歸檔登記表文件編號文件名稱文號形成日期頁數(shù)分類責(zé)任部門歸檔人歸檔日期備注XZB-2024-XZ-001關(guān)于2024年節(jié)假日安排的通知XZ〔2024〕5號2024-01-153XZ辦公室張*2024-12-20XZB-2024-HT-005辦公設(shè)備采購合同HT〔2024〕8號2024-03-1012HT行政部劉*2024-12-25…………部門負(fù)責(zé)人簽字：__________檔案管理員簽字：__________日期：____年__月__日模板4：檔案文件目錄（盒內(nèi)）序號文件編號文件名稱頁數(shù)備注1XZB-2024-XZ-001關(guān)于2024年節(jié)假日安排的通知32XZB-2024-XZ-0022024年工作總結(jié)153XZB-2024-HY-003年度總結(jié)大會紀(jì)要6……………檔案盒信息：部門-辦公室，年度-2024年，分類-行政綜合類，盒號-1/3，檔案起止號-XZB-2024-XZ-001～020模板5：檔案存放位置索引表年度分類部門檔案盒號存放位置（柜-層-格）備注2024年行政綜合辦公室1/301柜-1層-01格2024年行政綜合辦公室2/301柜-1層-02格2024年人事管理人力資源部1/201柜-2層-01格………………模板6：行政檔案借閱申請審批表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期趙*市場10-15借閱檔案信息文件編號文件名稱借閱用途借閱期限XZB-2024-HT-005辦公設(shè)備采購合同項(xiàng)目審計(jì)2024-10-22部門負(fù)責(zé)人審批意見同意借閱，注意保密。簽字：__________日期：____年__月__日檔案管理員審批意見已核對檔案信息，可借閱。簽字：__________日期：____年__月__日模板7：檔案借閱登記簿借閱日期借閱人部門文件編號文件名稱借閱用途歸還日期經(jīng)辦人備注2024-10-15趙*市場部XZB-2024-HT-005辦公設(shè)備采購合同項(xiàng)目審計(jì)2024-10-20李*………模板8：行政檔案銷毀審批表年度分類文件編號文件名稱數(shù)量（份）保管期限銷毀理由2020年會議活動HYB-2020-HY-012季度工作例會紀(jì)要105年保管期限已滿，無繼續(xù)保存價值鑒定小組意見經(jīng)審查，上述檔案確無繼續(xù)保存價值，同意銷毀。簽字：__________（檔案管理員）__________（法務(wù)專員）__________（部門負(fù)責(zé)人*）日期：____年__月__日單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見同意銷毀。簽字：__________日期：____年__月__日四、執(zhí)行要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）明確時間節(jié)點(diǎn)，避免歸檔滯后年度文件歸檔工作需在次年3月31日前完成，逾期未歸檔的部門需向單位分管領(lǐng)導(dǎo)*提交書面說明；專項(xiàng)工作文件需在專項(xiàng)結(jié)束后5個工作日內(nèi)移交，保證文件“隨辦隨歸”。（二）強(qiáng)化保密管理，防范信息泄露涉密文件需單獨(dú)存放，加密管理，借閱需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；檔案管理員*需定期簽訂《保密承諾書》，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律。（三）規(guī)范電子文件歸檔，實(shí)現(xiàn)“雙套制”管理電子文件需與紙質(zhì)文件同步歸檔，格式采