企業(yè)宣傳資料審批及歸檔管理制度一、適用范圍與場景本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類宣傳資料的規(guī)范化管理，包括但不限于：產(chǎn)品宣傳冊、企業(yè)海報(bào)、新聞稿、社交媒體推文、活動(dòng)策劃案、宣傳片腳本、展會(huì)物料等需對外發(fā)布或內(nèi)部使用的宣傳性內(nèi)容。管理場景涵蓋資料從策劃、制作、審批到最終歸檔的全流程，保證宣傳內(nèi)容符合企業(yè)價(jià)值觀、法律法規(guī)及品牌規(guī)范，同時(shí)保障資料的可追溯性與安全性。二、審批及歸檔操作流程（一）資料提報(bào)提報(bào)主體：各部門（如市場部、銷售部、品牌部）需發(fā)布宣傳資料時(shí)，由資料負(fù)責(zé)人發(fā)起提報(bào)。提報(bào)材料：《企業(yè)宣傳資料審批及歸檔管理表單》（見附件模板）；宣傳資料初稿（含文字、圖片、視頻等完整內(nèi)容）；背景說明（如宣傳目的、目標(biāo)受眾、使用場景等）；涉及重大信息（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃）的，需附相關(guān)部門出具的合規(guī)證明。提報(bào)方式：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或指定郵箱提交至市場部（或品牌管理部）進(jìn)行初審，同步抄送部門負(fù)責(zé)人。（二）部門初審審核內(nèi)容：資料是否符合部門業(yè)務(wù)需求及宣傳目標(biāo)；內(nèi)容是否存在事實(shí)性錯(cuò)誤（如產(chǎn)品功能、活動(dòng)時(shí)間等）；是否與部門其他宣傳口徑一致。審核時(shí)限：1個(gè)工作日內(nèi)完成。結(jié)果處理：審核通過：流轉(zhuǎn)至法務(wù)部進(jìn)行合規(guī)審核；審核不通過：退回資料負(fù)責(zé)人修改，注明修改意見后重新提報(bào)。（三）合規(guī)審核（法務(wù)部）審核內(nèi)容：是否違反國家法律法規(guī)（如廣告法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、數(shù)據(jù)安全法等）；是否涉及企業(yè)敏感信息（未公開的商業(yè)數(shù)據(jù)、內(nèi)部管理流程等）；文案表述是否準(zhǔn)確、無歧義，避免法律風(fēng)險(xiǎn)（如“最”“第一”等絕對化用語）。審核時(shí)限：2個(gè)工作日內(nèi)完成（復(fù)雜資料可延長至3個(gè)工作日）。結(jié)果處理：合規(guī)通過：流轉(zhuǎn)至企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)（如市場總監(jiān)/品牌總監(jiān)）進(jìn)行終審；合規(guī)不通過：出具《合規(guī)修改意見單》，資料負(fù)責(zé)人根據(jù)意見修改后重新提報(bào)初審。（四）終審批準(zhǔn)審核主體：企業(yè)分管宣傳工作的領(lǐng)導(dǎo)（或總經(jīng)理授權(quán)人）。審核內(nèi)容：資料是否符合企業(yè)整體品牌戰(zhàn)略及核心價(jià)值觀；宣傳調(diào)性與企業(yè)形象是否一致；重大宣傳資料（如年度品牌宣傳片、全國性活動(dòng)物料）需評估投入產(chǎn)出比及傳播風(fēng)險(xiǎn)。審核時(shí)限：2個(gè)工作日內(nèi)完成。結(jié)果處理：終審?fù)ㄟ^：簽署《審批通過意見》，資料進(jìn)入制作/發(fā)布階段；終審不通過：出具《終審修改意見》，資料負(fù)責(zé)人修改后重新啟動(dòng)合規(guī)審核及終審流程。（五）制作與修改制作要求：終審?fù)ㄟ^后，由市場部（或指定部門）根據(jù)批準(zhǔn)稿制作正式物料，保證內(nèi)容、設(shè)計(jì)、排版與終審版本一致。版本管理：若需對已通過資料進(jìn)行修改，需重新走“修改提報(bào)→部門初審→合規(guī)審核（如涉及合規(guī)變更）→終審”流程，禁止直接發(fā)布未審批的修改版本。（六）歸檔管理歸檔主體：資料發(fā)布/使用后，由市場部（或品牌管理部）負(fù)責(zé)歸檔。歸檔內(nèi)容：審批全流程材料（含各環(huán)節(jié)表單、修改意見、審批記錄）；最終發(fā)布的正式資料（電子版及紙質(zhì)版，如需）；資料使用反饋（如傳播數(shù)據(jù)、用戶評價(jià)，如有）。歸檔時(shí)限：資料發(fā)布/使用后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。歸檔方式：電子資料：存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器（如“宣傳資料管理庫”），按“年份-部門-資料類型”分類命名（如“2024-市場部-產(chǎn)品宣傳冊-春季版”）；紙質(zhì)資料：裝入檔案盒，標(biāo)注“資料名稱、歸檔日期、保管部門”，存放至企業(yè)檔案室。三、企業(yè)宣傳資料審批及歸檔管理表單基本信息資料名稱資料類型（可多選）□海報(bào)□宣傳冊□新聞稿□社交媒體推文□活動(dòng)策劃案□其他_________提報(bào)部門提報(bào)人聯(lián)系方式提報(bào)日期宣傳目的與目標(biāo)受眾資料內(nèi)容概述（附初稿或附件）審批流程環(huán)節(jié)審核人部門初審合規(guī)審核（法務(wù)部）終審批準(zhǔn)歸檔信息歸檔編號(hào)（由歸檔部門填寫）歸檔日期存放位置（電子路徑/紙質(zhì)柜號(hào)）歸檔人備注四、管理要點(diǎn)與注意事項(xiàng)內(nèi)容合規(guī)性：所有宣傳資料必須遵守《中華人民共和國廣告法》《互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》等法律法規(guī)，嚴(yán)禁出現(xiàn)虛假宣傳、侵權(quán)內(nèi)容（如盜用圖片、商標(biāo)）及敏感政治表述。審批時(shí)限：各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，無特殊原因不得拖延；若需延長審核時(shí)間，需提前通知提報(bào)人并說明理由。歸檔完整性：歸檔資料需包含審批全流程記錄及最終版本，保證“一事一檔”，杜絕資料遺漏或版本混亂。保密管理：涉及企業(yè)商業(yè)秘密的宣傳資料（如未發(fā)布產(chǎn)品信息、戰(zhàn)略規(guī)劃），需在提報(bào)時(shí)標(biāo)注“保密”字樣，歸檔后限制查閱權(quán)限（僅相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)可調(diào)閱）。版本追溯：資料修改后需明確標(biāo)注版本號(hào)（如V1.0→V2.0），歸檔時(shí)需保留最新版本及歷史修改記錄（如需追溯舊版本，可從服務(wù)器備份中調(diào)?。Ｘ?zé)任劃分：提報(bào)部門對資料內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)首要責(zé)任；法務(wù)部對合規(guī)性負(fù)審核責(zé)任；終審領(lǐng)導(dǎo)對品牌戰(zhàn)略一致性負(fù)決策責(zé)任；歸檔部