采購管理流程及合同審批工具指南一、適用場景：哪些情況需要用到采購管理流程及合同審批工具本工具適用于企業(yè)各類采購活動的全流程管理，尤其適用于以下場景：常規(guī)物資采購：如辦公用品、生產原材料、設備耗材等標準化物資的采購需求發(fā)起、審批及合同簽訂；服務類采購：如咨詢、外包服務、維修保養(yǎng)等非實物采購的流程規(guī)范；項目采購：如工程建設、研發(fā)項目等涉及金額較大、周期較長的專項采購；跨部門協作采購：需多個部門（如需求部門、采購部、財務部、法務部）協同參與的采購活動；合規(guī)性要求高的采購：涉及招標、國企采購等需嚴格遵循法律法規(guī)及內部制度的采購場景。通過標準化流程工具，可保證采購活動“需求合理、審批合規(guī)、執(zhí)行透明、風險可控”，同時提升跨部門協作效率。二、操作流程：從需求提出到合同歸檔的全步驟詳解步驟1：采購需求發(fā)起——明確“買什么、為什么買、預算多少”執(zhí)行部門/崗位：需求部門（如行政部、生產部、項目部）操作說明：需求部門根據業(yè)務需求，填寫《采購申請單》，詳細說明：物資/服務名稱、規(guī)格型號、數量、質量標準、用途；預估單價、總價及預算來源（如“年度辦公預算”“項目專項預算”）；期望交付時間、供應商偏好（如有）；附件：需求說明、技術參數、比價依據（如歷史采購價格、市場調研截圖）。需求部門負責人審核簽字，確認需求合理性與預算準確性。輸出成果：《采購申請單》（含部門負責人審批意見）步驟2：采購需求審核——確認“是否需要買、預算是否夠”執(zhí)行部門/崗位：采購部、財務部操作說明：采購部審核：重點核查需求是否符合采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否達到招標金額標準）、規(guī)格描述是否清晰、數量是否合理，必要時與技術部門溝通確認參數可行性。財務部審核：重點核查預算是否充足、資金來源是否合規(guī)，對超預算需求需需求部門補充說明并報分管領導審批。審核通過后，采購部啟動供應商尋源流程；駁回時需明確原因，需求部門修改后重新提交。輸出成果：審核通過的《采購申請單》、供應商尋源方案步驟3：供應商選擇與評估——保證“選對人、價優(yōu)物美”執(zhí)行部門/崗位：采購部、需求部門、評審小組（含技術、財務、法務代表）操作說明：供應商尋源：根據采購類型選擇方式：標準化物資：通過合格供應商庫、電商平臺比價；非標/服務類：采用邀請招標、競爭性談判或單一來源采購（需說明理由）；金額較大（如超10萬元）：必須組織3家及以上供應商參與比價/招標。供應商評估：評審小組從以下維度打分（總分100分）：價格（30分）：報價合理性、性價比；資質（25分）：營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質（如ISO認證、3C認證）、過往業(yè)績；服務（25分）：交付周期、售后保障、履約能力；信譽（20分）：信用記錄、有無訴訟或不良輿情。按得分排序推薦候選供應商，報分管領導審批。輸出成果：《供應商評估表》、比價/招標記錄、候選供應商推薦審批表步驟4：合同擬定與條款審核——規(guī)避“法律風險、條款漏洞”執(zhí)行部門/崗位：采購部、法務部、財務部操作說明：合同擬定：采購部根據選定供應商信息，使用《標準采購合同模板》擬定合同，核心條款包括：雙方主體信息（供應商名稱、地址、聯系人、聯系方式）；采購標的（名稱、規(guī)格、數量、單價、總價）；質量標準（驗收標準、檢驗方法、異議期）；交付條款（時間、地點、運輸方式、風險轉移）；付款方式（預付款比例、進度款節(jié)點、質保金、發(fā)票要求）；違約責任（逾期交付、質量不達標、違約金計算方式）；爭議解決方式（協商、仲裁/訴訟管轄地）。法務部審核：重點審查合同條款合法性（如是否符合《民法典》《招標投標法》）、權責對等性（如違約責任是否雙向）、知識產權歸屬（涉及技術采購時）、保密條款等，出具《法律審核意見書》。財務部審核：重點審查付款方式與預算匹配度、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、質保金比例（通常5%-10%）等，出具《財務審核意見書》。采購部根據審核意見修改合同，直至通過。輸出成果：《標準采購合同》（含法務、財務審核意見）、合同修訂記錄步驟5：合同審批與簽訂——完成“最終授權、正式生效”執(zhí)行部門/崗位：分管采購副總、總經理、授權簽訂人操作說明：分級審批：根據合同金額確定審批權限（示例）：金額≤5萬元：采購部經理審批→分管采購副總審批；5萬元＜金額≤20萬元：采購部經理→分管采購副總→財務總監(jiān)→總經理；金額＞20萬元：需提交總經理辦公會集體審議。合同簽訂：審批通過后，由授權簽訂人（如采購部負責人、總經理）加蓋公司公章，供應商加蓋公章（需核對公章與營業(yè)執(zhí)照一致），合同一式多份（采購部、財務部、需求部門、供應商、檔案室各執(zhí)一份）。輸出成果：已生效的采購合同、合同簽訂記錄表步驟6：采購執(zhí)行與交付驗收——保證“按約交付、質量達標”執(zhí)行部門/崗位：采購部、需求部門、倉儲部（如需）操作說明：訂單下達：采購部根據合同向供應商下達《采購訂單》，明確交付時間、地點、聯系人。交付跟蹤：供應商交付前，采購部提前與需求部門確認接收準備；交付時，需求部門、采購部共同現場核對：數量是否與合同一致；規(guī)格型號、外觀是否合格；附件（如說明書、合格證、保修卡）是否齊全。驗收確認：需求部門根據合同約定的質量標準進行檢驗，出具《采購驗收單》，需參與驗收人員（需求部門代表、采購部代表、技術專員）簽字確認；不合格品需填寫《不合格品處理單》，要求供應商退換貨或賠償。輸出成果：《采購訂單》、《采購驗收單》、《不合格品處理單》（如有）步驟7：付款結算與檔案歸檔——完成“資金閉環(huán)、資料留存”執(zhí)行部門/崗位：財務部、采購部、檔案室操作說明：付款申請：采購部根據合同約定付款節(jié)點，收集《采購驗收單》《發(fā)票》《合同》等資料，填寫《付款申請單》，附供應商收款賬戶信息。財務審核與付款：財務部審核資料完整性、付款條件是否達成（如驗收合格、發(fā)票合規(guī)），通過后安排付款，并保留付款憑證（如銀行回單）。檔案歸檔：采購部在付款后1周內，將采購全流程資料（采購申請單、供應商評估表、合同、驗收單、付款憑證等）整理成冊，移交檔案室歸檔，保存期限不少于合同履行期結束后5年。輸出成果：《付款申請單》、付款憑證、采購檔案歸檔清單三、實用模板：采購管理各環(huán)節(jié)標準化表格表1：采購申請單申請部門申請日期申請編號物資/服務名稱規(guī)格型號數量需求用途□生產□辦公□項目□其他：_________預估單價（元）預估總價（元）預算來源期望交付時間供應商偏好（如有）需求說明及技術附件部門負責人審批采購部審核意見：_________簽字：_________意見：_________簽字：_________備注：如涉及緊急采購，需注明“緊急”及原因表2：供應商評估表采購項目名稱評估日期評估編號供應商名稱聯系人聯系電話資質文件（可附頁）□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質證書□業(yè)績合同□其他：_________評估維度評分標準得分備注價格（30分）報價最低者得30分，每高1%扣2分，最低0分資質（25分）資質齊全且符合行業(yè)要求得25分，缺一項扣5分服務（25分）交付周期≤約定時間得15分，售后方案完善得10分信譽（20分）無不良記錄得20分，有訴訟/不良記錄每項扣10分總分評審小組意見參與人員：_________（采購部）、_________（需求部門）、_________（財務部*）推薦意見：□推薦為候選供應商□不推薦理由：_________表3：合同審批表合同名稱合同編號供應商名稱合同金額（元）合同主要內容摘要（標的、交付時間、付款方式等）擬稿部門采購部擬稿人審核環(huán)節(jié)審核部門/崗位審核意見審核人業(yè)務審核需求部門法務審核法務部財務審核財務部采購部審核采購部負責人分管領導審批分管采購副總總經理審批備注：審批通過后，由采購部負責簽訂并歸檔表4：采購驗收單驗收單編號驗收日期驗收地點采購合同編號供應商名稱物資/服務名稱規(guī)格型號數量交付批次驗收標準（依據合同條款：如GB/TX標準、技術參數等）驗收項目驗收結果（合格/不合格）備注數量核對質量檢驗技術參數附件完整性驗收結論□合格□不合格（需說明原因：_________）參與驗收人員需求部門：_________（簽字）采購部：_________（簽字）技術：_________（簽字）備注：不合格品需同步填寫《不合格品處理單》四、關鍵提醒：使用過程中需重點關注的要點1.審批權限必須“權責對等”，避免越級審批嚴格按照合同金額分級審批，不得因“緊急”或“熟人關系”簡化流程；超預算采購需額外提交《預算調整申請表》，經財務總監(jiān)及總經理審批后方可推進。2.合同條款需“合法合規(guī)”，防范法律風險法務審核為必經環(huán)節(jié)，禁止“先簽后審”；質量標準、違約責任、爭議解決條款需明確，避免模糊表述（如“質量良好”“盡快交付”）。3.供應商資質審核要“嚴格把關”，杜絕“帶病合作”供應商必須提供有效的營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)資質（如食品采購需《食品經營許可證》），關鍵供應商需現場考察；建立合格供應商庫，定期更新（如每季度復核資質，每年評估履約情況）。4.預算控制需“全程跟蹤”，防止“超支采購”采購申請階段需鎖定預算，執(zhí)行過程中如遇價格波動（如原材料上漲），需重新走預算審批流程；財務部按合同節(jié)點付款，嚴禁提前支付或超額支付。5.檔案管理需“規(guī)范