合同審查及執(zhí)行記錄模板合規(guī)化指南引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確權利義務、防范法律風險的核心工具。規(guī)范的合同審查流程與完整的執(zhí)行記錄，不僅能保障合同條款的合規(guī)性，還能為企業(yè)履約管理、糾紛處理提供重要依據(jù)。本指南旨在通過標準化操作流程、模板設計及風險提示，幫助企業(yè)建立合規(guī)化的合同審查及執(zhí)行記錄管理體系，提升合同管理效率，降低潛在風險。一、適用場景與價值（一）適用對象本指南適用于企業(yè)法務部門、合同管理人員、業(yè)務部門負責人及相關項目負責人，涵蓋合同從審查簽訂到履行完畢的全流程管理場景。（二）核心價值合規(guī)保障：保證合同條款符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，避免因條款漏洞導致的法律糾紛；風險防控：通過前置審查與動態(tài)執(zhí)行記錄，及時識別并規(guī)避履約風險（如主體資質(zhì)不足、付款條件不明確等）；管理效率提升：標準化流程減少重復勞動，模板化操作降低人為失誤，實現(xiàn)合同管理規(guī)范化、可視化；證據(jù)留存：完整的執(zhí)行記錄為合同變更、違約處理、爭議解決提供書面證據(jù)，維護企業(yè)合法權益。二、標準化操作流程（一）合同審查前置準備資料收集業(yè)務部門需提供合同背景資料（如合作意向書、招投標文件、技術規(guī)格書等）、對方當事人主體資質(zhì)材料（營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權委托書等）；法務部門收集與合同相關的法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部管理制度（如《合同管理辦法》《采購審批流程》等）。審查要點明確根據(jù)合同類型（如買賣合同、服務合同、租賃合同等），確定核心審查維度：主體資格：對方當事人是否為合法存續(xù)的企業(yè)，是否具備相應的經(jīng)營范圍、資質(zhì)許可（如安全生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）；權利義務對等：條款是否明確雙方權利義務，是否存在單方面加重己方責任、排除己方主要權利的格式條款；標的與履行：合同標的（貨物、服務、工程等）描述是否清晰，數(shù)量、質(zhì)量、履行期限、地點、方式等是否具體可執(zhí)行；價款與支付：金額、計價方式、支付條件（如驗收合格后付款）、發(fā)票開具等是否明確，避免模糊表述（如“合理價格”“盡快支付”）；違約責任：違約情形是否具體，違約金計算方式是否合理，爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄法院是否明確；保密與知識產(chǎn)權：涉密信息范圍、保密期限、知識產(chǎn)權歸屬等條款是否完整。（二）合同條款合規(guī)性審查合法性審查對照《民法典》《公司法》《反不正當競爭法》等法律法規(guī)，核查條款是否違反法律強制性規(guī)定（如“合同約定一方不得主張權利”等無效條款）；涉及特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療、建筑等）的合同，需符合行業(yè)監(jiān)管專項規(guī)定（如《商業(yè)銀行法》《建筑法》等）。邏輯性審查檢查條款之間是否存在矛盾（如履行期限與付款條件沖突、違約責任與權利義務不匹配等）；關鍵條款（如驗收標準、違約金計算方式）需具備可操作性，避免“按實際情況處理”“雙方友好協(xié)商”等模糊表述。風險點標注對審查中發(fā)覺的潛在風險（如對方逾期付款違約金過低、質(zhì)保期過短等），在合同文本中標注“風險提示”，并提出修改建議（如“建議將違約金從日萬分之五提高至日萬分之八”）。（三）風險評估與控制風險等級劃分根據(jù)合同金額、履行復雜度、對方資信狀況等，將風險分為高、中、低三級：高風險：標的額超過1000萬元、涉及重大資產(chǎn)/知識產(chǎn)權轉(zhuǎn)讓、對方為首次合作企業(yè)；中風險：標的額500萬-1000萬元、合作期限超過1年、對方存在過往履約瑕疵；低風險：標的額500萬元以下、標準化服務合同、長期合作方且履約記錄良好。風險應對措施高風險合同：需提交企業(yè)法務負責人及總經(jīng)理辦公會審批，要求對方提供履約擔保（如銀行保函、抵押擔保等）；中風險合同：由法務部門負責人審批，業(yè)務部門需對方提供近三年履約證明；低風險合同：由業(yè)務部門負責人審批，法務部門備案抽查。（四）合同審批與簽訂審批流程業(yè)務部門發(fā)起審批，附合同草案、審查意見及風險評估報告；法務部門出具《合同審查意見表》，明確“通過”“修改后通過”“不通過”的結(jié)論；按企業(yè)權限分級審批（如高風險合同需總經(jīng)理最終審批），審批通過后形成《合同審批臺賬》。簽訂規(guī)范合同文本需加蓋企業(yè)公章及合同專用章，法定代表人或授權代理人簽字（需附授權委托書）；合同簽訂份數(shù)：正本2份（雙方各執(zhí)1份），副本按需分發(fā)（如財務、業(yè)務、法務部門各1份），所有文本需統(tǒng)一編號管理。（五）執(zhí)行記錄動態(tài)跟蹤建立執(zhí)行臺賬合同簽訂后，業(yè)務部門需在3個工作日內(nèi)錄入《合同執(zhí)行跟蹤記錄表》，明確關鍵節(jié)點（如交付時間、驗收日期、付款節(jié)點等）及責任人；執(zhí)行記錄需實時更新，包括“已完成”“進行中”“逾期未完成”等狀態(tài)，并附相關證明材料（如交付簽收單、驗收報告、付款憑證等）。關鍵節(jié)點監(jiān)控交付/履行階段：監(jiān)控標的物是否符合合同約定的數(shù)量、質(zhì)量標準，留存簽收記錄（如《送貨單》《服務確認單》）；驗收階段：嚴格按照合同約定的驗收標準（如“按GB/T19001-2016標準驗收”）組織驗收，出具書面《驗收報告》，雙方簽字蓋章確認；付款階段：財務部門核對付款條件（如驗收合格后30日內(nèi)付款），保證付款憑證與合同約定一致，避免超付或逾期支付。（六）異常情況處理合同變更履行過程中需變更合同內(nèi)容（如標的、履行期限、金額等）時，雙方需簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更原因、內(nèi)容及生效條件；變更協(xié)議需經(jīng)原審批流程審批，重大變更（如金額增加30%以上）需重新履行風險評估。違約處理一方違約時，守約方需在3個工作日內(nèi)發(fā)出《違約告知函》，說明違約事實、依據(jù)及要求（如“逾期付款超過15日，需支付違約金元”）；雙方協(xié)商不成的，可通過仲裁、訴訟等方式解決，法務部門負責收集證據(jù)（包括合同文本、執(zhí)行記錄、溝通函件等）。合同解除符合法定或約定解除條件的，需書面通知對方，并說明解除理由；合同解除后，業(yè)務部門需清理未履行義務（如收回已交付貨物、結(jié)清未付款項），形成《合同解除結(jié)算報告》。（七）歸檔與復盤合同歸檔合同履行完畢或解除后，業(yè)務部門需在15個工作日內(nèi)將合同正本、審批文件、執(zhí)行記錄、驗收報告、往來函件等整理成冊，移交檔案管理部門；電子檔案需加密存儲，備份期限不少于合同履行期滿后5年。復盤分析每季度組織合同管理復盤會，分析典型合同案例（如違約糾紛、執(zhí)行記錄缺失等），總結(jié)經(jīng)驗教訓；根據(jù)復盤結(jié)果，優(yōu)化合同審查模板、執(zhí)行流程及風險防控措施，形成《合同管理改進報告》。三、模板表格與填寫說明（一）《合同審查意見表》合同基本信息合同編號CF-2024-X合同名稱設備采購合同甲方（我方）有限公司乙方（對方）科技有限公司合同金額人民幣50萬元審查人*（法務專員）審查日期2024年X月X日審查維度審查內(nèi)容風險等級修改建議主體資格乙方營業(yè)執(zhí)照復印件顯示經(jīng)營范圍含“機械設備銷售”，資質(zhì)齊全低無標的與履行設備型號、技術參數(shù)詳見附件一，約定“2024年X月X日前交付甲方指定地點”中建議補充“逾期交付每日按合同總額0.5%支付違約金”價款與支付約定“驗收合格后30日內(nèi)支付全款”，未明確發(fā)票開具時間高建議修改為“驗收合格后乙方開具13%增值稅專用發(fā)票，甲方收到發(fā)票后15日內(nèi)支付全款”違約責任乙方逾期交付違約金為日萬分之五，甲方逾期付款違約金為日萬分之三中建議統(tǒng)一違約金標準為日萬分之五審查結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（勾選）—修改后通過填寫說明：“審查內(nèi)容”需結(jié)合合同條款逐項填寫，重點標注風險點；“風險等級”按“高/中/低”劃分，高風險項需單獨說明；“修改建議”需具體可操作，避免模糊表述。（二）《合同執(zhí)行跟蹤記錄表》合同編號CF-2024-X合同名稱設備采購合同執(zhí)行階段關鍵節(jié)點計劃完成時間實際完成時間合同簽訂合同文本確認并簽署2024年X月X日2024年X月X日交付履行設備交付至甲方指定倉庫2024年X月X日2024年X月X日驗收甲方組織設備驗收（含外觀、功能測試）2024年X月X日2024年X月X+5日付款甲方支付合同全款2024年X月X+35日待完成填寫說明：“執(zhí)行階段”按“簽訂-交付-驗收-付款-售后”等流程劃分；“完成狀態(tài)”標注“已完成/進行中/逾期未完成/異常”，逾期需在“備注”說明原因（如“乙方生產(chǎn)延遲，已協(xié)商順延5天”）；附件材料（如簽收單、驗收報告）需掃描存檔，與表格關聯(lián)管理。（三）《合同變更審批表》原合同信息合同編號CF-2024-X合同名稱設備采購合同變更內(nèi)容原交付時間“2024年X月X日”變更為“2024年X月X+10日”，合同金額不變變更原因乙方生產(chǎn)設備原材料延期到貨，經(jīng)雙方協(xié)商一致延期交付申請部門采購部申請人*（采購經(jīng)理）申請日期2024年X月X日審批意見業(yè)務部門負責人同意變更，延期交付不影響項目整體進度。法務部門變更內(nèi)容合法，建議補充“因延期交付導致的甲方損失，乙方不承擔責任”?？偨?jīng)理同意。填寫說明：“變更內(nèi)容”需明確修改前后的條款對比，避免歧義；“變更原因”需真實、合理，附雙方溝通記錄（如郵件、函件）；重大變更（如金額、主體變更）需重新履行合同審查流程。四、合規(guī)風險提示與關鍵注意事項（一）主體資格審查風險風險點：對方為“三無企業(yè)”（無營業(yè)執(zhí)照、無資質(zhì)、無實際經(jīng)營能力），或超越經(jīng)營范圍簽訂合同，可能導致合同無效；防控措施：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核查對方工商信息，要求對方提供加蓋公章的資質(zhì)復印件，必要時實地考察經(jīng)營場所。（二）條款表述模糊風險風險點：使用“合理期限”“優(yōu)質(zhì)服務”等模糊表述，導致履約標準不明確，易引發(fā)爭議；防控措施：將抽象條款具體化（如“優(yōu)質(zhì)服務”定義為“響應時間不超過2小時，24小時內(nèi)解決問題”），關鍵數(shù)據(jù)（金額、時間、數(shù)量）需明確數(shù)值。（三）執(zhí)行記錄缺失風險風險點：未及時記錄合同履行情況，發(fā)生糾紛時缺乏證據(jù)支持（如未保留驗收報告，無法證明貨物質(zhì)量合格）；防控措施：指定專人負責執(zhí)行記錄，要求關鍵節(jié)點必須留存書面憑證，電子檔案定期備份，避免數(shù)據(jù)丟失。（四）保密與知識產(chǎn)權風險風險點：合同中未明保證密范圍及期限，或知識產(chǎn)權歸屬約定不清，導致技術秘密、商業(yè)秘密泄露；防控措施：保密條款需明確“保密信息”的范圍（如技術資料、客戶信息）、保密期限（如合同履行后3年），知識產(chǎn)權歸屬需區(qū)分職務成果與委托成果。（五）法律更新滯后風險風險點：