通用技術(shù)文檔編寫及版本控制規(guī)范一、規(guī)范應(yīng)用場(chǎng)景說(shuō)明本規(guī)范適用于各類技術(shù)相關(guān)文檔的標(biāo)準(zhǔn)化編寫與全生命周期版本管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：新產(chǎn)品研發(fā)：從需求分析、方案設(shè)計(jì)到測(cè)試驗(yàn)收的全流程文檔管控；技術(shù)系統(tǒng)升級(jí)：現(xiàn)有系統(tǒng)迭代改造、功能優(yōu)化或架構(gòu)調(diào)整的技術(shù)文檔編制；跨部門協(xié)作：研發(fā)、測(cè)試、運(yùn)維等多團(tuán)隊(duì)協(xié)同項(xiàng)目中，文檔的統(tǒng)一規(guī)范與版本同步；知識(shí)沉淀：技術(shù)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、操作手冊(cè)、培訓(xùn)材料等知識(shí)的標(biāo)準(zhǔn)化留存與復(fù)用；合規(guī)與審計(jì)：滿足行業(yè)監(jiān)管、項(xiàng)目審計(jì)等對(duì)文檔完整性與版本可追溯性的要求。二、技術(shù)文檔編寫與版本控制標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）編寫準(zhǔn)備階段明確文檔類型與目標(biāo)根據(jù)項(xiàng)目階段確定文檔類型（如需求規(guī)格說(shuō)明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、測(cè)試報(bào)告、用戶手冊(cè)等）；定義文檔目標(biāo)讀者（如研發(fā)團(tuán)隊(duì)、產(chǎn)品經(jīng)理、終端用戶、審計(jì)人員等），保證內(nèi)容與讀者需求匹配。收集基礎(chǔ)信息與資料調(diào)研項(xiàng)目背景、技術(shù)需求、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（如公司內(nèi)部技術(shù)規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）；整理現(xiàn)有技術(shù)資料、歷史文檔、會(huì)議紀(jì)要等，保證內(nèi)容一致性。制定文檔大綱按照文檔類型標(biāo)準(zhǔn)模板搭建框架（如“目錄-引言–附錄”結(jié)構(gòu)）；明確各章節(jié)核心內(nèi)容，保證邏輯連貫、覆蓋全面（如需求文檔需包含功能需求、非功能需求、約束條件等）。（二）內(nèi)容撰寫階段內(nèi)容規(guī)范性要求準(zhǔn)確性：技術(shù)參數(shù)、流程步驟、數(shù)據(jù)指標(biāo)等需經(jīng)核實(shí)，避免模糊表述（如“大概”“可能”）；完整性：覆蓋文檔目標(biāo)范圍內(nèi)的所有關(guān)鍵信息，無(wú)遺漏環(huán)節(jié)；簡(jiǎn)潔性：語(yǔ)言精煉，避免冗余，圖表與文字配合使用（如流程圖用Visio繪制，表格需有明確標(biāo)題和單位）；一致性：術(shù)語(yǔ)、符號(hào)、格式（如字體、字號(hào)、頁(yè)邊距）全文統(tǒng)一。模板化撰寫依據(jù)本規(guī)范“三、標(biāo)準(zhǔn)化示例”填寫內(nèi)容，保證基礎(chǔ)信息完整（如文檔編號(hào)、版本號(hào)、編制人等）；章節(jié)需按大綱展開，重點(diǎn)內(nèi)容（如核心功能、關(guān)鍵技術(shù)點(diǎn)）可加粗或標(biāo)注提示。（三）評(píng)審修訂階段組織評(píng)審根據(jù)文檔類型確定評(píng)審人（如技術(shù)文檔需由研發(fā)負(fù)責(zé)人、技術(shù)專家、相關(guān)領(lǐng)域工程師*聯(lián)合評(píng)審）；提前3個(gè)工作日將文檔初稿發(fā)送評(píng)審人，明確評(píng)審重點(diǎn)（如技術(shù)可行性、邏輯完整性、表述清晰度）。收集反饋與修訂評(píng)審人需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋評(píng)審意見，填寫《文檔評(píng)審記錄表》（見模板示例）；編制人匯總意見，逐條修訂文檔并標(biāo)注修訂內(nèi)容（如通過(guò)“修訂線”或“修訂說(shuō)明”標(biāo)注）；重大修訂需組織二次評(píng)審，直至所有評(píng)審人確認(rèn)通過(guò)。（四）版本發(fā)布與歸檔階段版本號(hào)規(guī)范版本號(hào)格式：主版本號(hào).次版本號(hào).修訂號(hào)（如V1.0.0），規(guī)則主版本號(hào)：架構(gòu)重大調(diào)整或核心功能變更時(shí)遞增（如V1.0.0→V2.0.0）；次版本號(hào)：功能新增或局部?jī)?yōu)化時(shí)遞增（如V1.0.0→V1.1.0）；修訂號(hào)：錯(cuò)誤修正或內(nèi)容完善時(shí)遞增（如V1.0.0→V1.0.1）。發(fā)布與分發(fā)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，編制人更新《版本變更記錄表》（見模板示例），提交文檔管理員*；文檔管理員統(tǒng)一發(fā)布文檔至指定存儲(chǔ)路徑（如公司文檔管理系統(tǒng)），明確訪問(wèn)權(quán)限（如公開、內(nèi)部?jī)H限、保密）；涉及多團(tuán)隊(duì)協(xié)作的文檔，需同步分發(fā)至相關(guān)責(zé)任人，保證信息一致。歸檔與維護(hù)歷史版本需完整保留，禁止覆蓋或刪除，保證版本可追溯；文檔內(nèi)容失效后（如項(xiàng)目終止、技術(shù)廢棄），由編制人提出歸檔申請(qǐng)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后轉(zhuǎn)為“歷史歸檔”狀態(tài)。三、標(biāo)準(zhǔn)化示例（一）技術(shù)文檔基本信息表字段名稱填寫說(shuō)明示例文檔編號(hào)按項(xiàng)目-類型-年份流水號(hào)規(guī)則編制（如“PRJ-REQ-2023-001”）PRJ-DES-2023-015文檔名稱需體現(xiàn)核心內(nèi)容（如“系統(tǒng)V2.0需求規(guī)格說(shuō)明書”）系統(tǒng)V2.0需求規(guī)格說(shuō)明書版本號(hào)遵循“主版本號(hào).次版本號(hào).修訂號(hào)”規(guī)則V1.2.0編制人填寫實(shí)際編制人姓名，用代替（如）*審核人填寫主要評(píng)審人姓名，用代替（如）*趙六批準(zhǔn)人填寫審批負(fù)責(zé)人姓名，用代替（如陳七）*周八創(chuàng)建日期文檔初稿完成日期（格式：YYYY-MM-DD）2023-10-01生效日期評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)并正式發(fā)布的日期2023-10-15所屬項(xiàng)目/模塊文檔對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目名稱或功能模塊電商平臺(tái)-用戶中心模塊文檔類型需求/設(shè)計(jì)/測(cè)試/運(yùn)維/手冊(cè)等需求文檔保密級(jí)別公開/內(nèi)部?jī)H限/保密（根據(jù)信息敏感度選擇）內(nèi)部?jī)H限存儲(chǔ)路徑公司文檔系統(tǒng)中的具體路徑（如“//proj/xx系統(tǒng)/v2.0/需求文檔”）//proj/xx系統(tǒng)/v2.0/需求文檔（二）版本變更記錄表版本號(hào)變更日期變更人變更描述變更原因影響范圍審批人V1.0.02023-09-20*初稿創(chuàng)建項(xiàng)目啟動(dòng)全模塊*周八V1.1.02023-10-05*新增“第三方登錄”功能需求產(chǎn)品需求變更用戶中心模塊*周八V1.0.12023-10-10*修正“密碼復(fù)雜度”參數(shù)描述錯(cuò)誤評(píng)審反饋修訂安全功能模塊*周八（三）文檔評(píng)審記錄表評(píng)審環(huán)節(jié)評(píng)審時(shí)間評(píng)審地點(diǎn)評(píng)審人評(píng)審意見處理結(jié)果確認(rèn)人初稿評(píng)審2023-10-12會(huì)議室A、趙六1.第3章“非功能需求”中“響應(yīng)時(shí)間”指標(biāo)未明確單位；2.附錄A“用例圖”需補(bǔ)充異常場(chǎng)景。已修訂*最終評(píng)審2023-10-14線上會(huì)議陳七、周八整體內(nèi)容完整，邏輯清晰，符合發(fā)布要求通過(guò)*四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）版本唯一性與連續(xù)性嚴(yán)禁同一文檔存在多個(gè)最新版本（如同時(shí)有V1.2.0和V1.3.0未明確狀態(tài)），所有變更必須通過(guò)版本號(hào)遞增體現(xiàn)；舊版本發(fā)布后需在文檔中標(biāo)注“歷史版本”及替代關(guān)系（如“V1.0.0已由V1.1.0替代”），避免誤用。（二）及時(shí)性與準(zhǔn)確性文檔需隨項(xiàng)目進(jìn)展同步更新，禁止“事后補(bǔ)文檔”（如測(cè)試階段完成后補(bǔ)寫設(shè)計(jì)文檔）；技術(shù)參數(shù)、數(shù)據(jù)指標(biāo)等需經(jīng)實(shí)測(cè)或權(quán)威來(lái)源確認(rèn)，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致研發(fā)或運(yùn)維風(fēng)險(xiǎn)。（三）保密與權(quán)限控制涉及核心技術(shù)的文檔（如架構(gòu)設(shè)計(jì)、源碼說(shuō)明）需設(shè)置為“保密”級(jí)別，僅限授權(quán)人員訪問(wèn)；嚴(yán)禁通過(guò)非指定渠道（如個(gè)人私人郵箱）傳輸保密文檔，防止信息泄露。（四）格式統(tǒng)一性全文字體（如標(biāo)題黑體、宋體）、字號(hào)（如標(biāo)題三號(hào)、小四）、行