應(yīng)收賬款管理操作手冊總則1.1目的與意義本手冊旨在規(guī)范公司應(yīng)收賬款管理流程，明確各部門及相關(guān)人員在應(yīng)收賬款管理中的職責(zé)與權(quán)限，確保應(yīng)收賬款的安全、及時回收，加速資金周轉(zhuǎn)，降低壞賬風(fēng)險，提升公司整體運營效率和經(jīng)濟(jì)效益。有效的應(yīng)收賬款管理是企業(yè)現(xiàn)金流健康運轉(zhuǎn)的核心環(huán)節(jié)，也是維護(hù)良好客戶關(guān)系、保障企業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。1.2適用范圍本手冊適用于公司所有因銷售商品、提供勞務(wù)或其他經(jīng)營活動所產(chǎn)生的應(yīng)收賬款的全過程管理，涵蓋從客戶開發(fā)與信用評估、合同簽訂、發(fā)貨開票、賬款跟蹤、逾期催收直至壞賬處理及后續(xù)改進(jìn)的各個環(huán)節(jié)。公司各相關(guān)部門及全體員工均須嚴(yán)格遵守本手冊規(guī)定。1.3基本原則應(yīng)收賬款管理應(yīng)遵循以下基本原則：*事前預(yù)防為主，事中控制為輔，事后積極追討：將管理重心前移，從源頭控制風(fēng)險。*誰銷售，誰負(fù)責(zé)回款：明確銷售及相關(guān)人員的回款責(zé)任。*客戶信用差異化管理：根據(jù)客戶信用狀況制定不同的銷售政策和信用額度。*規(guī)范操作，有據(jù)可查：所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)均需有規(guī)范的記錄和審批手續(xù)。*及時溝通，動態(tài)監(jiān)控：保持與客戶的良好溝通，密切關(guān)注賬款回收情況。1.4部門職責(zé)分工*銷售部門：負(fù)責(zé)客戶開發(fā)、信用申請初審、合同洽談與簽訂、發(fā)貨協(xié)調(diào)、日常對賬、逾期賬款的初步催收及客戶關(guān)系維護(hù)。*財務(wù)部：負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的核算、臺賬管理、賬齡分析、定期與客戶進(jìn)行賬務(wù)核對、提供應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)支持、參與信用政策制定、協(xié)助催收及壞賬的賬務(wù)處理。*法務(wù)部門/合規(guī)部門：負(fù)責(zé)合同條款的法律審核、提供法律支持、協(xié)助處理嚴(yán)重逾期或涉及訴訟的應(yīng)收賬款。*信用管理部門（如設(shè)有）/指定專人：負(fù)責(zé)客戶信用評估、信用額度和賬期的審批、信用政策的制定與調(diào)整、監(jiān)控客戶信用風(fēng)險。若未設(shè)專門部門，此職責(zé)可由財務(wù)部或銷售管理部門承擔(dān)。*管理層：負(fù)責(zé)審批信用政策、重大客戶信用額度、關(guān)鍵催收策略及壞賬核銷等。第一章客戶信用評估與準(zhǔn)入管理1.1客戶信息收集與核實銷售部門在與新客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系前，須全面收集客戶信息，包括但不限于：*客戶基本信息（公司名稱、注冊地址、法定代表人、聯(lián)系方式、統(tǒng)一社會信用代碼等）；*經(jīng)營狀況（主營業(yè)務(wù)、規(guī)模、市場地位、盈利能力、負(fù)債情況等）；*信用狀況（歷史交易記錄、有無違約記錄、銀行信用評級、行業(yè)口碑等）；*必要的財務(wù)報表（如年度報表、近期財務(wù)報告）。信息收集應(yīng)通過多種渠道進(jìn)行核實，確保真實性與準(zhǔn)確性。1.2客戶信用評估信用管理部門（或指定部門）負(fù)責(zé)對收集到的客戶信息進(jìn)行評估。評估可綜合考慮客戶的規(guī)模、行業(yè)前景、償債能力、營運能力、信用記錄等因素，采用定性與定量相結(jié)合的方法。*定性分析：客戶行業(yè)地位、管理水平、市場競爭力、與本公司合作潛力等。*定量分析：可參考流動比率、速動比率、資產(chǎn)負(fù)債率、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率等財務(wù)指標(biāo)（具體指標(biāo)選取及權(quán)重可根據(jù)行業(yè)特點調(diào)整）。對于重要客戶或大額交易，可考慮獲取第三方信用報告。1.3信用額度與賬期確定根據(jù)信用評估結(jié)果，為客戶設(shè)定合理的信用額度和賬期：*信用額度：指在一定時期內(nèi)允許客戶賒購商品的最高限額。*賬期：指從貨物發(fā)出（或服務(wù)提供）、發(fā)票開具到客戶支付款項的最大允許期限。信用額度和賬期的確定需經(jīng)授權(quán)審批。對于新客戶，原則上應(yīng)采用預(yù)付款或貨到付款方式，待建立穩(wěn)定合作關(guān)系并評估信用后，方可授予信用額度和賬期。1.4客戶信用檔案建立與更新為每一位客戶建立獨立的信用檔案，記錄客戶基本信息、信用評估結(jié)果、信用額度、賬期、交易歷史、付款記錄、往來函電等。信用檔案應(yīng)動態(tài)維護(hù)，定期（如每季度或每半年）對客戶信用狀況進(jìn)行重新評估和調(diào)整，尤其關(guān)注大額客戶或信用等級較低客戶的信用變化。第二章合同管理與條款規(guī)范2.1合同評審與簽訂所有銷售業(yè)務(wù)均須簽訂書面合同（除小額零售或特殊約定外）。合同簽訂前須經(jīng)過銷售、財務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門的評審。合同評審重點包括：*合同主體的合法性與真實性；*商品（或服務(wù)）名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付方式等是否明確；*付款方式、付款期限、信用額度是否符合公司信用政策；*違約責(zé)任（尤其是逾期付款的違約責(zé)任）是否清晰；*爭議解決方式。合同文本應(yīng)采用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，特殊情況需使用客戶提供的合同文本時，須經(jīng)法務(wù)部門嚴(yán)格審核。2.2關(guān)鍵條款明確合同中與應(yīng)收賬款相關(guān)的核心條款必須清晰、無歧義：*價格條款：明確單價、總價、是否含稅及稅率。*付款方式：明確是電匯、承兌匯票還是其他方式，以及收款賬戶信息。*付款期限：明確具體的付款日期或賬期計算起點（如“發(fā)票日期后XX天”、“貨到驗收合格后XX天”）。*逾期付款責(zé)任：明確逾期付款的違約金計算方式（如按日萬分之幾）及追索費用的承擔(dān)方。*所有權(quán)保留條款（如適用）：約定在客戶未付清全部款項前，貨物所有權(quán)歸公司所有。2.3合同履行跟蹤銷售部門負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行與跟蹤，確保按照合同約定發(fā)貨、提供服務(wù)，并及時協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題，避免因合同履行瑕疵導(dǎo)致客戶拒付或延付。第三章發(fā)貨與開票管理3.1發(fā)貨控制嚴(yán)格按照合同約定和審批流程發(fā)貨。倉庫部門憑經(jīng)審批的發(fā)貨通知單（該通知單應(yīng)與銷售合同、客戶訂單核對一致）安排發(fā)貨。對于超出信用額度或賬期未回款的客戶，除非有特殊審批，否則不得繼續(xù)發(fā)貨。3.2發(fā)票開具與交付財務(wù)部應(yīng)在貨物發(fā)出（或服務(wù)提供完畢）并符合收入確認(rèn)條件后，及時、準(zhǔn)確地開具增值稅發(fā)票。*發(fā)票信息必須與合同、發(fā)貨單一致；*發(fā)票應(yīng)按合同約定的地址或聯(lián)系人及時送達(dá)客戶，并取得客戶簽收憑證或發(fā)送記錄。對于重要客戶或大額發(fā)票，建議采用掛號信、快遞簽收或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)方式，確?？蛻羰盏?。3.3對賬管理財務(wù)部應(yīng)定期（如每月末）與客戶進(jìn)行賬務(wù)核對，確保雙方賬目一致。對賬工作可由財務(wù)部門主導(dǎo)，銷售部門配合。對于對賬差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。對賬結(jié)果應(yīng)有書面確認(rèn)（如客戶簽字蓋章的對賬單）。第四章應(yīng)收賬款日常監(jiān)控4.1應(yīng)收賬款臺賬建立財務(wù)部應(yīng)建立詳細(xì)的應(yīng)收賬款臺賬，逐筆記錄每筆業(yè)務(wù)的客戶名稱、合同號、發(fā)票號、開票日期、金額、賬期、約定付款日、實際付款日、已收款金額、未收款金額、逾期天數(shù)等信息，并每日更新。4.2賬齡分析與風(fēng)險預(yù)警財務(wù)部定期（如每周或每月）對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，將應(yīng)收賬款按賬齡（如0-30天、31-60天、61-90天、____天、180天以上）進(jìn)行分類統(tǒng)計，識別逾期賬款和潛在風(fēng)險。對逾期賬款，應(yīng)立即啟動預(yù)警機制，通知銷售部門進(jìn)行催收。4.3定期報告與通報財務(wù)部每月編制《應(yīng)收賬款明細(xì)表》、《應(yīng)收賬款賬齡分析表》、《逾期應(yīng)收賬款催收進(jìn)展表》等報告，提交管理層及相關(guān)部門。報告應(yīng)清晰反映應(yīng)收賬款總體情況、大額欠款客戶、逾期情況、風(fēng)險等級等，為決策提供依據(jù)。第五章逾期應(yīng)收賬款催收5.1催收原則與職責(zé)逾期應(yīng)收賬款催收應(yīng)遵循“及時、適度、有效、合法”的原則。銷售部門是逾期應(yīng)收賬款催收的第一責(zé)任人，銷售人員對其負(fù)責(zé)的客戶賬款催收工作負(fù)直接責(zé)任。財務(wù)部負(fù)責(zé)提供賬務(wù)支持和監(jiān)督催收進(jìn)展。5.2催收流程與策略根據(jù)逾期天數(shù)和金額大小，采取分級遞進(jìn)的催收策略：*逾期初期（如逾期1-30天）：由銷售人員通過電話、郵件、微信等方式友好提醒客戶，了解逾期原因，確認(rèn)付款計劃。*逾期中期（如逾期31-90天）：銷售部門負(fù)責(zé)人介入，與客戶財務(wù)或采購部門負(fù)責(zé)人溝通，發(fā)送正式的《催款函》，明確還款期限和后果。*逾期后期（如逾期90天以上）：由公司高層（如銷售總監(jiān)、總經(jīng)理）出面協(xié)調(diào)，或移交法務(wù)部門處理。法務(wù)部門可根據(jù)情況發(fā)送《律師函》，啟動法律程序（如申請支付令、提起訴訟、申請財產(chǎn)保全等）。5.3催收記錄與證據(jù)保存所有催收行動均需詳細(xì)記錄，包括催收時間、方式、對象、溝通內(nèi)容、客戶反饋、承諾付款日期等。重要的催收函件、郵件、通話錄音（需征得對方同意）、會議紀(jì)要等應(yīng)作為證據(jù)妥善保存。5.4特殊情況處理對于客戶提出的異議（如質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等）導(dǎo)致的逾期付款，銷售部門應(yīng)第一時間核實情況，與相關(guān)部門（如生產(chǎn)、質(zhì)檢）協(xié)同解決，避免因爭議久拖不決影響回款。第六章壞賬的確認(rèn)與處理6.1壞賬認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)符合下列條件之一的應(yīng)收賬款，可認(rèn)定為壞賬：*債務(wù)人破產(chǎn)或死亡，以其破產(chǎn)財產(chǎn)或遺產(chǎn)清償后仍無法收回；*債務(wù)人逾期未履行償債義務(wù)，且有充分證據(jù)表明其已喪失償債能力，經(jīng)多次催收仍無法收回；*因債務(wù)人逾期未付款，公司已通過法律途徑（如訴訟、仲裁）仍無法收回，或雖勝訴但無法執(zhí)行。6.2壞賬審批流程壞賬的確認(rèn)需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序：*由銷售部門或財務(wù)部提出壞賬核銷申請，詳細(xì)說明壞賬形成原因、催收過程、無法收回的證據(jù)；*財務(wù)部審核；*法務(wù)部門出具法律意見（如涉及訴訟）；*管理層（如總經(jīng)理辦公會、董事會）按權(quán)限審批。6.3壞賬賬務(wù)處理經(jīng)批準(zhǔn)核銷的壞賬，財務(wù)部應(yīng)按照企業(yè)會計準(zhǔn)則的規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，沖減應(yīng)收賬款和已計提的壞賬準(zhǔn)備。已核銷的壞賬并不意味著放棄追索權(quán)，如日后有機會收回，應(yīng)及時入賬。6.4已核銷壞賬的后續(xù)追索對于已核銷的壞賬，若發(fā)現(xiàn)債務(wù)人恢復(fù)償債能力或有可供執(zhí)行的財產(chǎn)，銷售部門和法務(wù)部門仍應(yīng)積極進(jìn)行追索。第七章監(jiān)督與改進(jìn)7.1內(nèi)部審計與監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門（或指定監(jiān)督部門）應(yīng)定期對應(yīng)收賬款管理流程的執(zhí)行情況進(jìn)行審計和監(jiān)督，檢查信用政策執(zhí)行、合同管理、發(fā)貨控制、開票流程、催收效果等環(huán)節(jié)是否合規(guī)有效，發(fā)現(xiàn)問題及時提出改進(jìn)建議。7.2績效考核與激勵將應(yīng)收賬款管理納入相關(guān)部門和人員的績效考核體系。例如，對銷售人員的考核不僅包括銷售額，還應(yīng)包括回款率、逾期賬款金額和賬齡等指標(biāo)。設(shè)立回款激勵機制，鼓勵及時回款。7.3管理體系的持續(xù)優(yōu)化定期（如每年）對應(yīng)收賬款管理工作進(jìn)行總結(jié)評估，分析管理中存在的問題和不足，結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境變化，對信用政策、管理制度、操作流程等進(jìn)行修訂和完善，不斷提升應(yīng)收賬款管理水平。第八章附則8.1手冊解釋權(quán)本手冊由公司財務(wù)部（或指定的信用管理部門）負(fù)責(zé)解