企業(yè)會(huì)議管理制度執(zhí)行跟蹤檢查清單一、適用情境與應(yīng)用范圍本清單適用于企業(yè)內(nèi)部各類會(huì)議管理制度執(zhí)行情況的常態(tài)化跟蹤與專項(xiàng)檢查，旨在通過系統(tǒng)化檢查及時(shí)發(fā)覺會(huì)議管理流程中的薄弱環(huán)節(jié)，推動(dòng)會(huì)議管理規(guī)范化、高效化。具體應(yīng)用場景包括：定期檢查：行政部/綜合管理部每季度/半年對各部門會(huì)議制度執(zhí)行情況進(jìn)行全面梳理；專項(xiàng)檢查：針對重大會(huì)議（如年度總結(jié)會(huì)、戰(zhàn)略研討會(huì)）或會(huì)議管理問題頻發(fā)部門開展的針對性核查；新制度推行驗(yàn)證：企業(yè)修訂《會(huì)議管理制度》后，通過檢查評估各部門對新制度的落實(shí)效果；審計(jì)監(jiān)督：內(nèi)部審計(jì)部門在對部門履職情況進(jìn)行審計(jì)時(shí)，將會(huì)議管理執(zhí)行情況納入審計(jì)范圍。檢查對象涵蓋企業(yè)各部門、各層級會(huì)議（包括但不限于例會(huì)、專題會(huì)、審批會(huì)、視頻會(huì)等），檢查內(nèi)容包括會(huì)議計(jì)劃、籌備、召開、記錄、決議跟蹤、資料歸檔等全流程管理環(huán)節(jié)。二、檢查流程與操作步驟（一）檢查準(zhǔn)備階段明確檢查目標(biāo)與范圍根據(jù)檢查類型（定期/專項(xiàng)/審計(jì)），確定本次檢查的核心目標(biāo)（如驗(yàn)證決議落實(shí)率、規(guī)范會(huì)議審批流程等）；劃定檢查的時(shí)間范圍（如“2024年第三季度”或“年度戰(zhàn)略研討會(huì)全程”）和部門范圍（如“銷售部、研發(fā)部”或“全公司”）。組建檢查團(tuán)隊(duì)與分工由行政部/審計(jì)部負(fù)責(zé)人牽頭，抽調(diào)熟悉會(huì)議管理制度的人員（如行政專員、審計(jì)專員、各部門內(nèi)審對接人*）組成檢查小組；明確分工：1人負(fù)責(zé)資料查閱，1人負(fù)責(zé)現(xiàn)場訪談，1人負(fù)責(zé)問題記錄與匯總，保證檢查過程高效有序。準(zhǔn)備檢查依據(jù)與工具收集并熟悉檢查依據(jù)：《企業(yè)會(huì)議管理制度》《會(huì)議管理規(guī)范》《會(huì)議決議跟蹤辦法》等制度文件；準(zhǔn)備檢查工具：《會(huì)議管理制度執(zhí)行檢查表》（見模板）、會(huì)議記錄模板、簽到表、決議跟蹤表、訪談提綱等。（二）現(xiàn)場檢查階段資料查閱（核心環(huán)節(jié)）會(huì)議計(jì)劃類資料：檢查各部門月度/季度會(huì)議計(jì)劃是否按要求審批（如“部門例會(huì)需提前3個(gè)工作日報(bào)行政部備案”），計(jì)劃外會(huì)議是否履行“臨時(shí)會(huì)議審批流程”；會(huì)議籌備類資料：核對會(huì)議通知是否包含“會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、所需材料”等要素，重要會(huì)議是否提前發(fā)放會(huì)議材料；會(huì)議召開類資料：抽查會(huì)議簽到表（實(shí)到/請假/缺席人員是否符合要求）、會(huì)議記錄（是否完整記錄討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限）、會(huì)議紀(jì)要（是否經(jīng)主持人簽字確認(rèn)，分發(fā)范圍是否合規(guī)）；決議跟蹤類資料：檢查會(huì)議決議是否錄入“決議跟蹤系統(tǒng)”，責(zé)任部門是否按節(jié)點(diǎn)反饋進(jìn)展，逾期未完成事項(xiàng)是否有說明及補(bǔ)救措施；會(huì)議歸檔類資料：核查會(huì)議資料（通知、簽到表、紀(jì)要、決議表等）是否按“每次會(huì)議一檔”規(guī)范整理，歸檔時(shí)間是否符合“會(huì)后3個(gè)工作日內(nèi)”要求。現(xiàn)場觀察與訪談現(xiàn)場觀察：隨機(jī)列席1-2場部門例會(huì)，觀察會(huì)議是否按議程進(jìn)行、參會(huì)人員是否遵守會(huì)議紀(jì)律（如手機(jī)靜音、無關(guān)人員離場）、主持人是否有效控制會(huì)議時(shí)間；人員訪談：與部門負(fù)責(zé)人、會(huì)議組織者、參會(huì)員工*進(jìn)行訪談，知曉對會(huì)議制度的認(rèn)知程度、執(zhí)行中遇到的困難（如“臨時(shí)會(huì)議過多影響工作”“決議跟蹤流程繁瑣”），以及對會(huì)議管理改進(jìn)的建議。（三）問題記錄與初步判定詳細(xì)記錄問題對檢查中發(fā)覺的不符合項(xiàng)，需明確記錄“問題描述、發(fā)生環(huán)節(jié)、涉及部門/人員、制度依據(jù)、嚴(yán)重程度（一般/嚴(yán)重/重大）”；示例：“研發(fā)部2024年9月15日‘產(chǎn)品進(jìn)度專題會(huì)’未提前3天提交會(huì)議計(jì)劃，違反《會(huì)議管理制度》第5條‘會(huì)議計(jì)劃需提前5個(gè)工作日報(bào)備’的規(guī)定，判定為‘一般不符合項(xiàng)’”。初步判定與溝通檢查小組內(nèi)部對問題進(jìn)行合議，依據(jù)制度條款判定問題等級；與被檢查部門負(fù)責(zé)人溝通問題細(xì)節(jié)，確認(rèn)事實(shí)無誤，聽取部門說明（如“臨時(shí)會(huì)議因客戶需求突發(fā)導(dǎo)致未及時(shí)報(bào)備”），避免誤判。（四）整改跟蹤與驗(yàn)證下發(fā)整改通知向被檢查部門出具《會(huì)議管理問題整改通知書》，明確“問題描述、整改要求、整改期限（一般問題不超過7個(gè)工作日，嚴(yán)重問題不超過15個(gè)工作日）”。跟蹤整改進(jìn)度整改期限內(nèi)，檢查小組通過查閱整改報(bào)告、現(xiàn)場復(fù)核等方式驗(yàn)證整改措施是否落實(shí)；對整改不到位的問題，要求部門重新制定整改方案，必要時(shí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*協(xié)調(diào)解決。閉環(huán)管理整改完成后，檢查小組對整改結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，并在《檢查問題跟蹤表》中標(biāo)注“已閉環(huán)”；將整改結(jié)果納入部門績效考核（如“未按期整改每項(xiàng)扣X分”）。（五）結(jié)果匯總與報(bào)告輸出匯總檢查數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)本次檢查的覆蓋部門數(shù)、會(huì)議場次、問題總數(shù)（按等級分類）、整改完成率等數(shù)據(jù)；分析高頻問題（如“會(huì)議紀(jì)要要素缺失”“決議跟蹤不及時(shí)”），形成問題清單。編制檢查報(bào)告檢查報(bào)告應(yīng)包括“檢查概況、主要成效、存在問題、整改建議、后續(xù)計(jì)劃”五部分；提出針對性改進(jìn)建議（如“優(yōu)化會(huì)議審批系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)線上報(bào)備”“增加會(huì)議紀(jì)律檢查頻次”），報(bào)企業(yè)管理層*審閱。三、檢查清單模板（示例）企業(yè)會(huì)議管理制度執(zhí)行檢查表檢查項(xiàng)目檢查內(nèi)容檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查方式檢查結(jié)果（合格/不合格）問題描述責(zé)任部門/人整改期限整改結(jié)果（已完成/進(jìn)行中/未完成）會(huì)議計(jì)劃審批部門月度會(huì)議計(jì)劃是否按時(shí)報(bào)備每月25日前下月計(jì)劃報(bào)行政部，計(jì)劃外會(huì)議提前2天提交《臨時(shí)會(huì)議申請表》查閱OA審批記錄銷售部10月會(huì)議計(jì)劃未提交銷售部*經(jīng)理2024-10-30會(huì)議通知完整性會(huì)議通知是否包含“主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、議程、材料”六要素100%包含六要素，重要會(huì)議需提前1天發(fā)放材料抽查3份通知研發(fā)部“技術(shù)評審會(huì)”通知未明確議程研發(fā)部*助理2024-11-05會(huì)議記錄規(guī)范性紀(jì)要是否記錄決議事項(xiàng)、責(zé)任人、時(shí)限，是否經(jīng)主持人簽字決議要素完整，簽字頁歸檔抽查5份會(huì)議紀(jì)要行政部“季度工作會(huì)”紀(jì)要未明確“辦公設(shè)備采購”的責(zé)任人行政部*主任2024-11-10決議跟蹤落實(shí)決議是否錄入跟蹤系統(tǒng)，逾期未完成是否有說明決議錄入率100%，逾期事項(xiàng)需提交《延期說明》查看系統(tǒng)記錄市場部“新品推廣方案”決議逾期10天未反饋，無延期說明市場部*總監(jiān)2024-11-15會(huì)議資料歸檔會(huì)議資料是否按“一檔一盒”整理，歸檔時(shí)間是否合規(guī)會(huì)后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，資料按“通知-簽到表-紀(jì)要-決議”順序排列抽查2個(gè)會(huì)議檔案財(cái)務(wù)部“8月預(yù)算會(huì)”資料未歸檔，僅電子版存檔財(cái)務(wù)部*經(jīng)理2024-11-20會(huì)議紀(jì)律執(zhí)行參會(huì)人員是否按時(shí)到會(huì)，手機(jī)是否靜音，無關(guān)人員是否離場遲到率≤5%，會(huì)議期間玩手機(jī)人數(shù)≤2人/場現(xiàn)場觀察+簽到表人力資源部“招聘專題會(huì)”遲到3人，會(huì)議期間2人玩手機(jī)人力資源部*2024-11-08四、使用要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）檢查標(biāo)準(zhǔn)需統(tǒng)一明確檢查前必須組織檢查小組學(xué)習(xí)《會(huì)議管理制度》，統(tǒng)一對“合格/不合格”的判定標(biāo)準(zhǔn)，避免因理解差異導(dǎo)致結(jié)果偏差；對制度中未明確規(guī)定的細(xì)節(jié)（如“會(huì)議紀(jì)要要素”），需提前補(bǔ)充《會(huì)議管理實(shí)施細(xì)則》作為檢查依據(jù)，保證檢查有據(jù)可依。（二）注重客觀性與可追溯性檢查過程需留存證據(jù)（如會(huì)議照片、審批截圖、訪談?dòng)涗洠瑔栴}描述需具體（避免“會(huì)議記錄不規(guī)范”等模糊表述，應(yīng)明確“會(huì)議紀(jì)要未記錄決議第3項(xiàng)責(zé)任人”）；被檢查部門對問題有異議的，需提供書面說明及佐證材料，檢查小組復(fù)核后調(diào)整結(jié)果，保證公平公正。（三）強(qiáng)化整改閉環(huán)管理整改通知需明確“整改措施+責(zé)任人+期限”，避免“只提問題不跟蹤”；對反復(fù)出現(xiàn)的問題（如“會(huì)議計(jì)劃漏報(bào)”），需深入分析原因（如“部門未指定專人對接”），推動(dòng)流程優(yōu)化或制度修訂，從源頭杜絕問題。（四）平衡檢查與效率避免過度檢查增加部門負(fù)擔(dān)，定期檢查每季度不超過1次，專項(xiàng)檢查聚焦關(guān)鍵環(huán)節(jié)；檢查結(jié)果與部門績效考核適度掛鉤（如“檢查結(jié)果占績效考核權(quán)重的5%-10%”，避免因權(quán)重過高導(dǎo)致形式主義整改）。（五）注意保密與溝通檢