企業(yè)行政管理流程規(guī)范匯編工具一、適用范圍與核心目標(biāo)本工具適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)型企業(yè)）的行政管理部門，旨在系統(tǒng)梳理、規(guī)范企業(yè)日常行政管理中的核心流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作模板和指引，提升行政工作效率、降低管理風(fēng)險、保證行政事務(wù)合規(guī)有序運(yùn)行。核心目標(biāo)包括：統(tǒng)一操作標(biāo)準(zhǔn)、明確責(zé)任分工、優(yōu)化資源配置、形成可追溯的管理閉環(huán)。二、核心流程規(guī)范及操作指引（一）辦公用品管理流程操作步驟需求提報與審批各部門根據(jù)實際需求，由部門*負(fù)責(zé)人填寫《辦公用品采購申請表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額、用途說明，經(jīng)部門經(jīng)理審核后提交至行政部。行政部匯總各部門需求，對照月度預(yù)算進(jìn)行初審；單次采購金額超過[具體金額，如2000元]的，需報請分管總經(jīng)理*審批。采購執(zhí)行與入庫行政部根據(jù)審批通過的申請表，通過指定供應(yīng)商采購（優(yōu)先選擇協(xié)議供應(yīng)商），保證物品質(zhì)量與價格合規(guī)。物品送達(dá)后，由行政部*倉管員與采購人共同核對數(shù)量、規(guī)格，確認(rèn)無誤后填寫《辦公用品入庫登記表》，一式兩聯(lián)（行政部留存、財務(wù)部備案）。領(lǐng)用與發(fā)放員工領(lǐng)用辦公用品時，填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用人、部門、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期，部門*負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后領(lǐng)取。耐用辦公用品（如辦公設(shè)備）需額外填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用責(zé)任書》，明保證管責(zé)任。定期盤點(diǎn)與補(bǔ)充行政部每季度末組織一次辦公用品盤點(diǎn)，核對臺賬與實際庫存，編制《辦公用品盤點(diǎn)報告》，對盤盈、盤虧情況說明原因并報財務(wù)部處理。根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果及消耗情況，制定下月采購計劃，保證常用物品庫存充足（如紙張、筆等保持1-2個月用量）。對應(yīng)模板表1：辦公用品采購申請表申請部門申請人申請日期物品名稱規(guī)格型號單位用途說明部門經(jīng)理審批：行政部審批：總經(jīng)理審批（如需）：簽字：______日期：______簽字：______日期：______簽字：______日期：______備注：（二）會議組織與管理流程操作步驟會議計劃與審批各部門需提前3個工作日提交《會議審批單》，注明會議名稱、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程、所需物料（如投影儀、麥克風(fēng)）及預(yù)算?？绮块T會議由發(fā)起部門牽頭，經(jīng)行政部協(xié)調(diào)資源后報請分管總經(jīng)理*審批；公司級會議由總經(jīng)理辦公室直接統(tǒng)籌。會議準(zhǔn)備與通知行政部根據(jù)審批結(jié)果，提前1天發(fā)布會議通知（通過OA系統(tǒng)或郵件），明確會議時間、地點(diǎn)、議程及參會要求；同時布置會場，調(diào)試設(shè)備，擺放席卡、資料等。會議召開與記錄參會人員提前10分鐘簽到，由行政部*記錄員核對參會情況；會議過程中，記錄員需同步記錄會議要點(diǎn)、決議事項及責(zé)任分工。涉密會議需提前告知參會人員保密要求，會議資料由行政部統(tǒng)一回收并標(biāo)注“密級”。會議紀(jì)要分發(fā)與歸檔會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，由記錄員整理《會議紀(jì)要》，經(jīng)會議主持人*審核無誤后，發(fā)送至參會人員及相關(guān)部門抄送。行政部將會議審批單、通知、簽到表、紀(jì)要等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。對應(yīng)模板表2：會議審批單會議名稱會議時間會議地點(diǎn)參會人數(shù)發(fā)起部門聯(lián)系人會議議程：1.2.3.所需物料：□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他：______預(yù)估費(fèi)用：______元部門負(fù)責(zé)人審批：行政部審批：分管總經(jīng)理審批：簽字：______日期：______簽字：______日期：______簽字：______日期：______（三）固定資產(chǎn)管理流程操作步驟資產(chǎn)申購與驗收部門因工作需要新增固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)），填寫《固定資產(chǎn)申購表》，說明用途、規(guī)格參數(shù)、預(yù)算，經(jīng)部門經(jīng)理、行政部、財務(wù)部、分管總經(jīng)理*審批后采購。資產(chǎn)到貨后，由行政部、使用部門、財務(wù)部共同驗收，核對資產(chǎn)型號、數(shù)量、質(zhì)量，填寫《固定資產(chǎn)驗收單》，一式三聯(lián)（行政部、使用部門、財務(wù)部各執(zhí)一聯(lián)）。資產(chǎn)登記與貼標(biāo)行政部根據(jù)驗收單，在《固定資產(chǎn)臺賬》中登記資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、購置日期、使用部門、保管人等信息，并粘貼“資產(chǎn)標(biāo)簽”（標(biāo)簽包含編號、名稱、購置日期）。資產(chǎn)領(lǐng)用與調(diào)撥員工領(lǐng)用固定資產(chǎn)時，簽訂《資產(chǎn)領(lǐng)用責(zé)任書》，明保證管責(zé)任；部門間調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部審批后，更新臺賬信息。資產(chǎn)維護(hù)與報廢固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用部門及時報修，行政部聯(lián)系維修并記錄維修情況；資產(chǎn)達(dá)到使用年限或無法修復(fù)時，由使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)行政部鑒定、財務(wù)部審核、總經(jīng)理*批準(zhǔn)后，按公司規(guī)定處置殘值。對應(yīng)模板表3：固定資產(chǎn)臺賬（節(jié)選）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購置日期使用部門保管人原值（元）折舊年限當(dāng)前狀態(tài)ZC-2024-001筆記本電腦ThinkPadX12024-01-15市場部*小紅80005在用ZC-2024-002打印機(jī)HPLaserJet2024-02-20行政部*小李35005在用（四）印章管理流程操作步驟印章刻制與備案公司因業(yè)務(wù)需要刻制印章（公章、合同章、財務(wù)章等），由行政部填寫《印章刻制申請表》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后，到公安機(jī)關(guān)指定機(jī)構(gòu)刻制，刻制完成后在行政部留樣備案并啟用。印章保管與交接印章實行“專人保管”原則，行政部*印章保管員負(fù)責(zé)保管公章、合同章；財務(wù)部保管員負(fù)責(zé)保管財務(wù)章、發(fā)票專用章。印章保管員離職或調(diào)崗時，需辦理《印章交接記錄表》，由行政部經(jīng)理監(jiān)交，交接雙方簽字確認(rèn)。印章使用與登記使用印章需填寫《印章使用申請表》，注明用印單位、事由、文件名稱、份數(shù)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理*審批后，由保管員核對用印內(nèi)容與審批事項一致后方可蓋章。每次用印后，保管員在《印章使用登記表》中記錄用印日期、申請人、審批人、文件名稱及份數(shù)，留存用印文件復(fù)印件。印章停用與銷毀公司名稱變更或機(jī)構(gòu)撤銷需停用印章時，由行政部發(fā)布公告，收回印章并填寫《印章停用/銷毀申請表》，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由公安機(jī)關(guān)監(jiān)督銷毀，銷毀過程需全程記錄并留存影像資料。對應(yīng)模板表4：印章使用登記表用印日期用印部門申請人審批人文件名稱份數(shù)用印事由保管員簽字2024-03-01銷售部*小張*王經(jīng)理產(chǎn)品購銷合同2簽訂客戶訂單*趙2024-03-02行政部*小劉*李總關(guān)于2024年放假的通知1公司內(nèi)部發(fā)文*趙（五）差旅管理流程操作步驟差旅申請與審批員工因公出差需提前2個工作日填寫《差旅審批單》，注明出差事由、時間、地點(diǎn)、交通工具（需符合公司標(biāo)準(zhǔn)，如高鐵二等座、飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙）、預(yù)計費(fèi)用，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，按權(quán)限報請分管總經(jīng)理*審批（出差超過3天或跨省需總經(jīng)理審批）。差旅預(yù)訂與結(jié)算員工憑審批后的差旅審批單，由行政部統(tǒng)一預(yù)訂機(jī)票、車票及住宿酒店（優(yōu)先選擇協(xié)議酒店，標(biāo)準(zhǔn)不超過[具體金額，如500元/晚]）。出差結(jié)束后，員工在5個工作日內(nèi)整理差旅發(fā)票（發(fā)票抬頭需為公司全稱），填寫《差旅費(fèi)用報銷單》，附審批單、行程單、發(fā)票等憑證，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部審核后報銷。差旅報銷與核銷財務(wù)部核對報銷憑證與審批單是否一致，費(fèi)用是否符合標(biāo)準(zhǔn)，對超支部分需說明原因并經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)后方可報銷。報銷款項通過銀行轉(zhuǎn)賬支付至員工工資卡，行政部更新《差旅臺賬》，記錄員工出差情況。對應(yīng)模板表5：差旅審批單出差人部門職務(wù)出差事由出差地點(diǎn)出發(fā)日期返回日期共計天數(shù)交通工具：□飛機(jī)□高鐵□汽車□其他：______預(yù)估交通費(fèi)用：______元住宿標(biāo)準(zhǔn)：______元/晚預(yù)估住宿費(fèi)用：______元預(yù)估其他費(fèi)用：______元部門負(fù)責(zé)人審批：分管總經(jīng)理審批：總經(jīng)理審批（如需）：簽字：______日期：______簽字：______日期：______簽字：______日期：______（六）接待管理流程操作步驟接待申請與審批接待外部單位（客戶、部門、合作伙伴等）時，由經(jīng)辦人填寫《接待審批單》，注明接待單位名稱、人數(shù)、級別、接待事由、時間、地點(diǎn)、預(yù)估費(fèi)用（含餐飲、禮品等標(biāo)準(zhǔn)），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報請分管總經(jīng)理*審批（重要接待需總經(jīng)理審批）。接待方案制定與執(zhí)行行政部根據(jù)審批結(jié)果，制定接待方案，明確陪同人員、行程安排、物料準(zhǔn)備（如宣傳資料、簽到表）。接待當(dāng)天，行政部提前1小時布置會場，檢查設(shè)備，準(zhǔn)備茶水、餐食（餐飲標(biāo)準(zhǔn)不超過[具體金額，如300元/人]）；接待過程中，由經(jīng)辦人全程陪同，保證接待流程順暢。接待費(fèi)用結(jié)算與歸檔接待結(jié)束后，經(jīng)辦人整理費(fèi)用發(fā)票（餐飲發(fā)票需注明接待單位、人數(shù)），填寫《接待費(fèi)用明細(xì)表》，附審批單、發(fā)票，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部審核后報銷。行政部將接待審批單、方案、費(fèi)用明細(xì)等資料整理歸檔，作為接待工作復(fù)盤依據(jù)。對應(yīng)模板表6：接待審批單接待單位名稱接待人數(shù)接待級別（□重要客戶□普通客戶□部門□其他）接待事由接待時間接待地點(diǎn)陪同人員餐飲安排：□公司食堂□協(xié)議酒店□其他：______餐飲標(biāo)準(zhǔn)：______元/人禮品安排：□無□有（名稱：______金額：______元）預(yù)估總費(fèi)用：______元部門負(fù)責(zé)人審批：分管總經(jīng)理審批：總經(jīng)理審批（如需）：簽字：______日期：______簽字：______日期：______簽字：______日期：______（七）檔案管理流程操作步驟檔案收集與分類各部門在每月末將本部門形成的檔案（如合同、文件、會議紀(jì)要、審批單等）整理齊全，按“年度-類別-問題”分類（類別分為行政類、財務(wù)類、人事類、業(yè)務(wù)類等），移交至行政部。行政部對移交檔案進(jìn)行審核，保證檔案完整、準(zhǔn)確，對不符合要求的退回部門重新整理。檔案歸檔與編目檔案管理員對審核通過的檔案進(jìn)行編號、登記，填寫《檔案歸檔目錄》，一式兩聯(lián)（行政部留存、移交部門備案），并將檔案存入專用檔案柜，標(biāo)注“檔案類別”“年度”“起止卷號”。檔案保管與保護(hù)檔案庫房需保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；定期檢查檔案保管情況，對破損檔案及時修復(fù)。涉密檔案單獨(dú)存放，由專人管理，查閱需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)。檔案借閱與銷毀員工查閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱事由、檔案名稱、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員審批后查閱，查閱后及時歸還。超過保管期限的檔案，由行政部編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)財務(wù)部、法務(wù)部審核、總經(jīng)理*批準(zhǔn)后，由2人以上監(jiān)督銷毀，銷毀過程記錄并簽字確認(rèn)。對應(yīng)模板表7：檔案歸檔目錄（節(jié)選）檔案編號檔案名稱形成部門年度保管期限起止頁碼存放位置XZ-2024-001辦公用品采購申請表行政部20243年1-10A-01-01XZ-2024-002會議紀(jì)要（第1季度）總經(jīng)理辦公室202410年1-50A-01-02三、關(guān)鍵操作要點(diǎn)與風(fēng)險提示審批權(quán)限明確化各類流程需嚴(yán)格按照審批權(quán)限執(zhí)行，不得越級審批；涉及費(fèi)用支出的流程，需提前確認(rèn)預(yù)算，避免超支。記錄完整性各環(huán)節(jié)需