倉庫采購入庫管理流程標準化手冊前言本手冊旨在規(guī)范公司倉庫采購入庫的各項操作，明確各相關部門及人員的職責，確保物料入庫過程的高效、準確與合規(guī)，保障公司資產安全，為后續(xù)生產、銷售等環(huán)節(jié)提供堅實的物料保障。本手冊適用于公司所有通過采購渠道進入倉庫的物料、設備及辦公用品等的入庫管理。全體相關人員須認真學習并嚴格遵照執(zhí)行。第一章總則1.1目的規(guī)范采購入庫流程，提高入庫作業(yè)效率，確保入庫物料數量準確、質量合格、信息完整，實現賬實相符，降低庫存成本，防范管理風險。1.2適用范圍本手冊適用于公司所有采購物料（包括原材料、零部件、輔料、包裝材料、設備、工具、辦公用品等）的入庫驗收、信息錄入、存儲上架等管理活動。涉及部門包括采購部、倉庫部、質量檢驗部（IQC）及各需求部門。1.3基本原則1.合規(guī)性原則：入庫操作必須符合公司相關管理制度及國家法律法規(guī)要求。2.準確性原則：確保入庫物料的品名、規(guī)格、型號、數量、質量等信息與采購訂單及實際到貨一致。3.及時性原則：物料到庫后，應盡快完成驗收、入庫等手續(xù)，避免物料積壓在待檢區(qū)。4.安全性原則：確保物料在搬運、存儲過程中的安全，防止損壞、丟失或變質。5.權責清晰原則：明確各環(huán)節(jié)責任人，確保責任落實到人。第二章職責分工2.1倉庫部負責采購物料到貨后的接收、數量清點、初步外觀檢查。負責協(xié)調和通知質量檢驗部門進行物料檢驗。負責合格物料的入庫上架、庫位分配及標識。負責入庫信息的準確錄入，更新庫存臺賬。負責入庫單據的整理、歸檔。協(xié)助處理入庫過程中出現的異常情況。2.2采購部負責下達采購訂單，并確保訂單信息的準確性與完整性。負責提前將采購訂單信息傳遞給倉庫部和質量檢驗部。負責與供應商溝通，確保物料按約定時間、地點送達。負責處理到貨差異、短裝、破損、質量不合格等異常情況的協(xié)調與解決（如退貨、補貨、索賠等）。負責提供必要的供應商信息及物料技術資料。2.3質量檢驗部（IQC）負責按照相關標準和檢驗規(guī)范，對到貨物料進行質量檢驗或驗證。負責出具檢驗報告，明確物料合格與否的判定結果。負責對不合格物料進行標識、隔離，并通知相關部門進行處理。參與入庫過程中質量爭議的處理。2.4需求部門（可選）對于有特殊要求的定制化物料或關鍵物料，需求部門可參與到貨的初步確認或協(xié)助檢驗。第三章采購入庫管理流程3.1采購訂單的接收與確認1.訂單接收：倉庫部接收采購部傳遞的正式采購訂單（或其復印件/系統(tǒng)信息），訂單應包含物料名稱、規(guī)格型號、數量、單價、交貨日期、供應商信息、訂單編號等關鍵信息。2.訂單核對：倉庫管理員核對訂單信息的完整性和清晰度，如有疑問，及時與采購部溝通確認。3.信息錄入/備案：倉庫管理員將采購訂單關鍵信息錄入倉庫管理系統(tǒng)（WMS）或進行備案，以便后續(xù)到貨跟蹤。3.2到貨通知與準備1.到貨通知：供應商發(fā)貨后，采購部應及時將預計到貨日期、物料名稱、數量等信息通知倉庫部。倉庫部也可通過與供應商直接聯(lián)系或物流信息查詢等方式獲取到貨信息。2.入庫準備：倉庫管理員根據到貨信息，提前規(guī)劃好卸貨區(qū)域、待檢區(qū)域，并準備好必要的裝卸工具、計量器具（如地磅、臺秤、卷尺等，確保在檢定有效期內）、物料標識卡等。3.3到貨接收與初步核驗1.車輛引導與卸貨：供應商送貨車輛到達后，倉庫管理員引導車輛至指定卸貨區(qū)域。2.外包裝檢查：倉庫管理員首先檢查物料外包裝是否完好無損，有無破損、潮濕、油污、擠壓變形等情況。如有明顯異常，應拍照留存，并立即通知采購部及IQC。3.送貨單核對：倉庫管理員核對供應商提供的送貨單與采購訂單信息是否一致，重點核對物料名稱、規(guī)格型號、數量、訂單編號等。如發(fā)現送貨單與訂單信息不符，暫不接收，并立即通知采購部處理。4.初步數量核驗：在卸貨過程中或卸貨后，倉庫管理員會同送貨人員（或在其見證下）對物料進行初步數量清點（大件物料可清點件數，小件散裝物料可抽盤或按包裝規(guī)格估算）。3.4數量清點1.清點方式：根據物料特性和包裝情況，采用合適的清點方式，如逐件點數、稱重、按標準包裝計數等。對于貴重物料、精密儀器等，必須進行全數清點。2.數量確認：清點完成后，倉庫管理員在送貨單上簽字確認實收數量（或在待檢狀態(tài)下的數量）。如發(fā)現實際數量與送貨單或訂單數量不符，應在送貨單上注明，并立即通知采購部。3.5質量檢驗（IQC）1.待檢區(qū)存放：數量清點完成且外包裝無明顯異常的物料，倉庫管理員將其移至指定的待檢區(qū)域，并懸掛或粘貼“待檢”標識。2.檢驗申請：倉庫管理員通過系統(tǒng)或書面形式向質量檢驗部（IQC）提交檢驗申請，注明物料名稱、規(guī)格型號、批次、數量、供應商、訂單號、待檢庫位等信息。3.檢驗執(zhí)行：IQC接到檢驗申請后，按照既定的檢驗標準和抽樣方案對物料進行檢驗。4.檢驗結果反饋：IQC完成檢驗后，出具檢驗報告，明確判定結果（合格、不合格、特采等），并將結果及時反饋給倉庫部和采購部。同時，在物料或其包裝上粘貼相應的檢驗狀態(tài)標識（如“合格”、“不合格”、“特采”）。3.6入庫上架1.合格物料處理：庫位分配：倉庫管理員根據物料的特性（如尺寸、重量、存儲條件要求、周轉率等），結合倉庫布局和“先進先出”（FIFO）原則，為合格物料分配合適的庫位。物料上架：倉庫管理員或叉車工將合格物料按照指定庫位進行上架存放，確保堆放穩(wěn)固、安全，符合“五距”要求（頂距、燈距、墻距、柱距、垛距）。庫位記錄：物料上架后，倉庫管理員及時在倉庫管理系統(tǒng)（WMS）中更新物料的庫位信息，并確保與實物存放位置一致。2.不合格物料處理：隔離存放：對于檢驗不合格的物料，倉庫管理員立即將其移至指定的不合格品隔離區(qū)，并有清晰的“不合格”標識，防止與合格品混淆。信息記錄：記錄不合格物料的名稱、規(guī)格、數量、批次、不合格原因、供應商等信息，并等待采購部的進一步處理指令（如退貨、返工、報廢等）。3.特采物料處理（如公司流程允許）：經相關授權人員批準的特采物料，參照合格物料流程辦理入庫，但需在系統(tǒng)和標識上注明“特采”及相關審批信息，并通知相關使用部門。3.7入庫信息錄入與單據處理1.系統(tǒng)錄入：倉庫管理員根據檢驗合格報告（或特采審批單）、實際清點數量及庫位信息，及時、準確地在倉庫管理系統(tǒng)（WMS）中進行入庫操作，生成入庫單。入庫單應包含：入庫單號、訂單號、物料編碼、物料名稱、規(guī)格型號、數量、單位、供應商、批次號、生產日期（如有）、入庫日期、庫位、經辦人等信息。2.單據流轉與歸檔：入庫單一式多聯(lián)（根據公司實際需求設定），倉庫管理員、采購部、財務部等相關部門各執(zhí)一聯(lián)。倉庫管理員將采購訂單、送貨單、檢驗報告、入庫單等相關單據進行整理、核對，確保信息一致后，按規(guī)定進行歸檔保存，以備查驗。3.8入庫異常情況處理1.數量不符：實際到貨數量與訂單或送貨單數量不符時，倉庫管理員應立即通知采購部，由采購部與供應商溝通確認。處理方式可能包括：按實際數量簽收、供應商補貨、差額退款、整單拒收等。2.規(guī)格型號不符/錯發(fā)：物料規(guī)格型號與訂單不符或錯發(fā)時，倉庫管理員應拒絕接收，并立即通知采購部，由采購部協(xié)調供應商處理（如換貨、退貨等）。3.外包裝破損/物料損壞：到貨時發(fā)現外包裝嚴重破損或內裝物料明顯損壞，倉庫管理員應拍照留存證據，通知采購部和IQC。IQC需對破損物料進行檢驗，確認是否影響使用。根據檢驗結果和采購部意見進行處理（如拒收、讓步接收、換貨等）。4.質量不合格：經IQC檢驗判定為不合格的物料，按3.6.2條款處理。5.無訂單到貨：對于未收到采購訂單的到貨，倉庫管理員原則上應拒收，并立即通知采購部核實。如確屬緊急或計劃外采購，需補辦相關審批手續(xù)后方可按流程處理。第四章倉儲管理要求4.1物料標識所有入庫物料必須有清晰、規(guī)范的標識，標明物料名稱、規(guī)格型號、批次、數量、入庫日期、狀態(tài)（合格、待檢、不合格、特采）、庫位等關鍵信息。4.2分區(qū)存放倉庫內應劃分不同功能區(qū)域，如待檢區(qū)、合格區(qū)、不合格區(qū)、退貨區(qū)、呆滯料區(qū)等，并設置明顯標識。不同狀態(tài)、不同種類的物料應分區(qū)存放，防止混淆。4.3堆放要求物料堆放應遵循“安全、方便、節(jié)約空間、先進先出”的原則。做到：堆放穩(wěn)固，防止倒塌。物料不直接接觸地面（可用托盤、貨架等）。符合消防和安全規(guī)定，保持通道暢通。易于存取和盤點。4.4庫存盤點倉庫管理員應按照公司規(guī)定的盤點周期（日盤、周盤、月盤、季盤、年盤）對庫存物料進行盤點，確保賬實相符。盤點差異應及時查明原因并按規(guī)定處理。4.5倉庫安全與衛(wèi)生嚴格執(zhí)行倉庫安全管理規(guī)定，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防爆等工作。保持倉庫內外環(huán)境整潔，物料堆放有序，通道暢通。定期檢查消防設施、安全設備的完好性。第五章相關文件與記錄1.《采購訂單》2.《送貨單》3.《檢驗報告》（IQC）4.《入庫單》5.《不合格品處理單》6.《特采申請與審批單》7.《倉庫物料臺賬》或倉庫管理系統(tǒng)（WMS）記錄8.《入庫異常情況處理記錄表》第六章監(jiān)督與改進1.公司相關管理部門（如財務部、運營部或內審部）有權對本手冊規(guī)定的采購入庫流程執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.各相關部門在執(zhí)行過程中如發(fā)現問題