行政文書文件存檔及分類管理指南一、指南適用范圍與核心場(chǎng)景本指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的行政文書文件存檔及分類管理工作，旨在規(guī)范文件從形成到歸檔的全流程管理，保證文件系統(tǒng)性、安全性及可追溯性。核心應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常行政運(yùn)營(yíng)：如通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告等常規(guī)文件的分類歸檔；項(xiàng)目專項(xiàng)管理：如項(xiàng)目立項(xiàng)、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等過程文件的系統(tǒng)整理；合規(guī)審計(jì)支撐：為財(cái)務(wù)審計(jì)、資質(zhì)審查、法律糾紛等提供文件依據(jù)；歷史資料追溯：保證重要決策、人事變動(dòng)、制度修訂等歷史文件可快速檢索。二、行政文書文件存檔分類全流程操作步驟（一）文件收集：明確范圍與責(zé)任主體收集范圍界定常規(guī)行政文件：包括但不限于公司發(fā)文（紅頭文件、通知、通報(bào)）、收文（上級(jí)單位來文、平單位函件）、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)；專項(xiàng)管理文件：項(xiàng)目合同、招投標(biāo)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)憑證（相關(guān)支撐材料）；人事管理文件：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲文件、離職證明；制度規(guī)范文件：公司章程、管理制度、操作流程、修訂記錄；其他重要文件：資質(zhì)證書、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明、客戶重要往來函件等。責(zé)任分工各部門負(fù)責(zé)人為本科室文件收集第一責(zé)任人，需指定專人（如兼職檔案管理員）負(fù)責(zé)本部門文件日常整理；涉及多部門協(xié)作的文件（如項(xiàng)目文件），由牽頭部門負(fù)責(zé)匯總，協(xié)作部門配合提供相關(guān)材料；公司辦公室（或綜合管理部）定期（每月/每季度）對(duì)各部門文件收集情況進(jìn)行督導(dǎo)。（二）文件分類：建立科學(xué)分類體系一級(jí)分類：按部門/職能劃分根據(jù)文件形成部門或業(yè)務(wù)職能，設(shè)置一級(jí)分類，例如：綜合管理部（含行政、人事、后勤）；財(cái)務(wù)部；市場(chǎng)部；項(xiàng)目部；人力資源部；群工作部（如設(shè)立）。二級(jí)分類：按文件類型/文種劃分在一級(jí)分類下，根據(jù)文件性質(zhì)設(shè)置二級(jí)分類，例如：綜合管理部：發(fā)文類、收文類、會(huì)議紀(jì)要類、制度流程類、后勤保障類（如固定資產(chǎn)登記、采購合同）；項(xiàng)目部：立項(xiàng)文件類、招投標(biāo)文件類、合同協(xié)議類、過程管理類（進(jìn)度、質(zhì)量、安全記錄）、驗(yàn)收文件類；財(cái)務(wù)部：憑證類、賬簿類、報(bào)表類、審計(jì)報(bào)告類、稅務(wù)文件類。三級(jí)分類：按時(shí)間/項(xiàng)目/專題細(xì)化根據(jù)管理需求，可進(jìn)一步設(shè)置三級(jí)分類，例如：按年度：2023年度、2024年度；按項(xiàng)目：項(xiàng)目、合作項(xiàng)目；按專題：安全生產(chǎn)月、年度審計(jì)、體系建設(shè)。（三）文件編號(hào)：統(tǒng)一規(guī)則與唯一標(biāo)識(shí)編號(hào)結(jié)構(gòu)采用“部門代碼-年度-二級(jí)分類代碼-流水號(hào)”格式，例如：ZHB-2024-FW-001：綜合管理部2024年發(fā)文類第1號(hào)文件；XMB-2023-HT-015：項(xiàng)目部2023年合同類第15號(hào)文件；CWB-2024-PZ-088：財(cái)務(wù)部2024年憑證類第88號(hào)文件。代碼規(guī)則說明部門代碼：各部門拼音首字母（如綜合管理部ZHB、項(xiàng)目部XMB、財(cái)務(wù)部CWB），若部門首字母重復(fù)，可增加后綴（如市場(chǎng)部SCB、生產(chǎn)部SCB-SC）；年度：文件形成年份，如2024；二級(jí)分類代碼：文種或類型拼音首字母（如發(fā)文類FW、合同類HT、憑證類PZ、會(huì)議紀(jì)要類HJ）；流水號(hào)：每年從001開始按順序編制，不得跳號(hào)、重號(hào)。編號(hào)操作要求文件形成時(shí)，由經(jīng)辦人擬稿，部門負(fù)責(zé)人審核后交辦公室統(tǒng)一編號(hào)；電子文件需在文件名中體現(xiàn)編號(hào)（如“ZHB-2024-FW-001_關(guān)于工作的通知”）；紙質(zhì)文件需在首頁右上角加蓋“文件編號(hào)章”，標(biāo)注編號(hào)及歸檔日期。（四）文件歸檔：規(guī)范整理與移交存儲(chǔ)文件整理要求紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，按編號(hào)順序排序，左側(cè)裝訂（無法裝訂的采用夾裝方式），每份文件逐頁編寫頁碼（正面編號(hào)右下角，背面左下角），編制目錄（含文件編號(hào)、標(biāo)題、頁碼、形成日期）；電子文件：采用PDF格式（避免格式兼容問題），文件名包含編號(hào)及標(biāo)題，存儲(chǔ)于指定服務(wù)器文件夾（按“部門-年度-二級(jí)分類”層級(jí)設(shè)置），每份電子文件附“文件屬性信息表”（含形成人、審核人、存儲(chǔ)路徑、密級(jí)等）。歸檔時(shí)間常規(guī)文件：次年3月底前完成上一年度文件歸檔；項(xiàng)目文件：項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔；專項(xiàng)文件：審計(jì)、檢查等活動(dòng)結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。移交與接收移交部門填寫《文件歸檔移交清單》（見模板1），由雙方簽字確認(rèn)；紙質(zhì)文件交至檔案室（或指定存儲(chǔ)場(chǎng)所），按編號(hào)順序放入檔案盒，檔案盒標(biāo)注“一級(jí)分類-二級(jí)分類-年度-起止流水號(hào)”（如“綜合管理部-發(fā)文類-2024-001-100”）；電子文件交至信息管理部門，備份至服務(wù)器及移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)（如加密U盤、光盤），備份介質(zhì)需標(biāo)注與紙質(zhì)文件一致的編號(hào)及日期。（五）文件保管：安全存儲(chǔ)與定期維護(hù)存儲(chǔ)環(huán)境要求紙質(zhì)檔案室：配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；電子檔案存儲(chǔ)：服務(wù)器定期（每周）進(jìn)行增量備份，每月進(jìn)行全量備份，備份數(shù)據(jù)異地存儲(chǔ)（如分公司服務(wù)器、云存儲(chǔ)），并定期（每季度）檢查備份數(shù)據(jù)完整性。保管期限劃分根據(jù)文件價(jià)值及法規(guī)要求，確定保管期限，常見類型永久：公司章程、股東會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、重要項(xiàng)目合同、資質(zhì)證書正本；長(zhǎng)期（10-30年）：年度工作計(jì)劃與總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案（員工入職至離職期間文件）、審計(jì)報(bào)告；短期（10年以下）：日常通知、請(qǐng)示報(bào)告、一般往來函件、臨時(shí)性活動(dòng)文件。清點(diǎn)與檢查檔案管理員每半年對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案盒標(biāo)簽與存放位置是否一致，檢查文件有無損壞、霉變；信息管理部門每季度對(duì)電子檔案?jìng)浞轄顟B(tài)進(jìn)行檢測(cè)，保證數(shù)據(jù)可讀、無損壞；對(duì)到期檔案，由檔案室會(huì)同業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門鑒定，確認(rèn)銷毀后履行審批手續(xù)。（六）文件利用：規(guī)范借閱與權(quán)限管理借閱流程借閱人填寫《文件借閱申請(qǐng)表》（見模板2），說明借閱文件編號(hào)、標(biāo)題、用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交檔案室審批；涉密或重要文件（如合同、審計(jì)報(bào)告）需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；檔案管理員核對(duì)借閱權(quán)限后，提供文件復(fù)印件（原則上不借閱原件），電子文件需通過OA系統(tǒng)或指定加密渠道。借閱權(quán)限與期限普通文件：公司員工可憑工號(hào)申請(qǐng)借閱，借閱期限不超過7個(gè)工作日；專項(xiàng)文件：僅相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人可借閱，期限不超過15個(gè)工作日；涉密文件：僅限授權(quán)人員借閱，期限不超過3個(gè)工作日，且需在指定場(chǎng)所查閱。歸還與登記借閱期滿后，借閱人需及時(shí)歸還檔案室，管理員檢查文件是否完好、有無缺失；若需續(xù)借，需提前1天提交續(xù)借申請(qǐng)，續(xù)借期限不超過原期限；檔案室建立《文件借閱登記臺(tái)賬》，記錄借閱人、借閱時(shí)間、文件信息、歸還時(shí)間等信息。（七）文件銷毀：合規(guī)處置與責(zé)任追溯銷毀條件保管期限屆滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的文件；失去保存意義或重復(fù)多余的文件（如草稿、臨時(shí)通知）；經(jīng)鑒定確認(rèn)無留存必要的文件（如錯(cuò)誤的、廢止的文件）。銷毀流程檔案室編制《文件銷毀清單》（見模板3），列出文件編號(hào)、標(biāo)題、保管期限、數(shù)量、銷毀原因，由部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)；涉密文件銷毀需邀請(qǐng)2名以上監(jiān)銷人（由紀(jì)檢部門或法務(wù)部門人員擔(dān)任），現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷毀過程（如粉碎、焚燒）；非涉密文件可由檔案室集中送至指定造紙廠或銷毀機(jī)構(gòu)，獲取銷毀證明并留存。三、實(shí)用工具模板：標(biāo)準(zhǔn)化表格參考模板1：文件歸檔移交清單序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題形成日期頁數(shù)密級(jí)移交人接收人移交日期備注1ZHB-2024-FW-001關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知2024-01-153普通2024-03-202XMB-2023-HT-015項(xiàng)目采購合同2023-08-1015機(jī)密2024-03-20附技術(shù)協(xié)議…………備注：本單一式兩份，移交部門與檔案室各留存一份，電子版同步存檔。模板2：文件借閱申請(qǐng)表借閱人部門工號(hào)聯(lián)系方式趙六市場(chǎng)部M0101138借閱文件信息文件編號(hào)文件標(biāo)題借閱用途希望歸還日期ZHB-2024-FW-001關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知制定部門值班計(jì)劃2024-06-15審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：_________日期：_______分管領(lǐng)導(dǎo)簽字（涉密文件）：_________日期：_______檔案管理員簽字：_________日期：_______模板3：文件銷毀清單序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題保管期限數(shù)量銷毀原因監(jiān)銷人銷毀日期備注1ZHB-2022-TZ-0052022年度行政工作總結(jié)10年1份保管期限屆滿劉七、陳八2024-04-102SCB-2021-CG-032辦公設(shè)備采購（草稿）3年2份失去保存價(jià)值劉七、陳八2024-04-10………備注：本單需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，銷毀證明附后，檔案室留存10年。四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與執(zhí)行要點(diǎn)（一）分類體系需動(dòng)態(tài)調(diào)整公司業(yè)務(wù)發(fā)展，若新增部門或職能，需及時(shí)修訂一級(jí)分類；若出現(xiàn)新文件類型（如ESG報(bào)告），需補(bǔ)充二級(jí)分類代碼，保證分類無遺漏、無冗余。（二）電子文件管理需重點(diǎn)防范風(fēng)險(xiǎn)電子文件需采用“一式三份”存儲(chǔ)（服務(wù)器本地備份+異地備份+介質(zhì)備份），避免因硬件故障、病毒攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；涉密電子文件需加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限（如僅特定IP可訪問）。（三）涉密文件嚴(yán)禁違規(guī)操作涉密文件（如未公開合同、戰(zhàn)略規(guī)劃）需單獨(dú)存放，紙質(zhì)文件鎖入密碼柜，電子文件存儲(chǔ)于涉密服務(wù)器；借閱需經(jīng)總經(jīng)理審批，嚴(yán)禁復(fù)印、拍照、外傳。（四）定期培訓(xùn)提升管理意識(shí)每年組織1-2次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括分類規(guī)則、編號(hào)方法、