行政公文撰寫與存檔標(biāo)準(zhǔn)流程模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本流程模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及機關(guān)的行政公文處理工作，涵蓋內(nèi)部管理、跨部門協(xié)作、外部單位往來、制度發(fā)布等場景。具體包括但不限于：內(nèi)部管理類：通知、通報、報告、請示、批復(fù)等，如《關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》《關(guān)于*部門辦公設(shè)備采購的請示》；跨部門協(xié)作類：會議紀(jì)要、工作方案、協(xié)作函等，如《項目跨部門協(xié)調(diào)會議紀(jì)要》《與公司技術(shù)合作方案》；外部單位往來類：公函、邀請函、復(fù)函等，如《關(guān)于邀請單位參加行業(yè)峰會的函》《關(guān)于合作事項的復(fù)函》；制度規(guī)范類：管理制度、實施細(xì)則、規(guī)定等，如《公司檔案管理辦法（2024版）》《員工考勤管理實施細(xì)則》。二、行政公文全流程操作細(xì)則（一）前期準(zhǔn)備：明確發(fā)文需求與基礎(chǔ)信息確定發(fā)文目的與核心內(nèi)容明確公文需解決的核心問題（如告知事項、請求批準(zhǔn)、規(guī)范行為等），梳理關(guān)鍵信息（如時間、地點、人物、事件、要求等）；確定公文文種（根據(jù)《政機關(guān)公文處理工作條例》，常用文種有決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等），避免文種誤用（如“請示”與“函”的區(qū)分：“請示”用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，“函”用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題）。收集基礎(chǔ)資料與背景信息收集與公文相關(guān)的政策依據(jù)、數(shù)據(jù)支撐、歷史文件（如過往同類公文處理記錄、相關(guān)制度條款）；涉及跨部門事項的，提前與相關(guān)部門溝通確認(rèn)內(nèi)容一致性（如部門需確認(rèn)設(shè)備采購型號與預(yù)算，部門需確認(rèn)會議時間與參會人員）。明確主送、抄送機關(guān)與發(fā)文范圍主送機關(guān)：指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱（如“公司各部門”“各子公司”）；抄送機關(guān)：指除主送機關(guān)外需要知曉公文內(nèi)容的上級、下級或不相隸屬機關(guān)，根據(jù)需要確定范圍；發(fā)文范圍：明確公文是內(nèi)部傳達(dá)還是對外發(fā)布，涉及外部單位的需確認(rèn)是否加蓋公章。（二）起草擬稿：規(guī)范格式與內(nèi)容邏輯遵循公文格式規(guī)范（以GB/T9704-2012《政機關(guān)公文格式》為例）頁面設(shè)置：A4紙張，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，行距28磅（一級標(biāo)題用二號小標(biāo)宋體字，二級標(biāo)題用三號黑體字，三級標(biāo)題用三號楷體字，用三號仿宋體字）；一般由“發(fā)文機關(guān)+事由+文種”組成（如“公司辦公室關(guān)于2024年辦公用品統(tǒng)一采購的通知”），標(biāo)題居中編排，長度一般不超過50字，避免使用標(biāo)點符號（除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外）；主送機關(guān)：在標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格編排，后加冒號（如“各部門：”）；每段首行縮進(jìn)2字符，數(shù)字、年份不能回行（如“2024年”不得拆分為“2024/年”），結(jié)構(gòu)清晰（通常包括“背景/依據(jù)+事項內(nèi)容+要求/說明”三部分）；附件說明：如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱（如“附件：1.*項目預(yù)算表”），附件名稱后不加標(biāo)點符號；發(fā)文機關(guān)署名：一般用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，多個機關(guān)聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關(guān)名稱按順序排列并保持對齊；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全（如“2024年3月15日”），右空四字編排，印章用紅色，加蓋在成文日期上，做到“下壓成文日期，中套發(fā)文機關(guān)名稱”；頁碼：頁碼用4號半角阿拉伯?dāng)?shù)字，單頁右空一字，雙頁左空一字，頁碼底部居中編排。內(nèi)容撰寫要求準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、事實、政策依據(jù)需核對無誤（如“2023年公司營收數(shù)據(jù)”需與財務(wù)報表一致，“《勞動合同法》第三條”需核對條款原文）；簡潔性：避免空話、套話，語言簡明扼要（如通知類公文需明確“誰、在什么時間、做什么、怎么做”，避免模糊表述）；邏輯性：結(jié)構(gòu)層次分明，按“總-分”“背景-措施-要求”等邏輯展開，條款之間用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序號區(qū)分（序號層次不超過四級）；規(guī)范性：使用公文常用語（如“為特此通知”“請批示”“妥否，請函復(fù)”），避免口語化、網(wǎng)絡(luò)用語（如“搞定”“OK”等）。（三）審核校對：多環(huán)節(jié)把控內(nèi)容質(zhì)量部門初審（擬稿人自審+部門負(fù)責(zé)人審核）擬稿人自審：檢查格式是否符合規(guī)范、內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、有無錯別字（重點檢查“的/得/地”“再/在”“即/既”等易錯字）；部門負(fù)責(zé)人審核：重點審核公文內(nèi)容與本部門業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性、事項可行性、與其他部門的協(xié)調(diào)性（如*部門負(fù)責(zé)人審核《設(shè)備采購請示》時，需確認(rèn)采購必要性、預(yù)算合理性）。會簽審核（涉及多部門或?qū)I(yè)內(nèi)容時）涉及財務(wù)事項的，需財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核（如采購預(yù)算是否符合公司年度預(yù)算規(guī)定）；涉及法務(wù)事項的，需法務(wù)部負(fù)責(zé)人審核（如合同條款是否合規(guī)、法律風(fēng)險是否可控）；涉及人事事項的，需人力資源部負(fù)責(zé)人審核（如考勤制度是否符合勞動法規(guī)）。會簽需在《公文審核意見表》（見表3-2）中明確意見，未通過會簽的需修改后重新提交。綜合管理部復(fù)核（格式與合規(guī)性最終審核）綜合管理部作為公文歸口管理部門，負(fù)責(zé)審核公文格式規(guī)范性（如字體、字號、頁碼、印章位置等）、文種使用準(zhǔn)確性、發(fā)文權(quán)限合規(guī)性（如需公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的“請示”“報告”是否按權(quán)限提交）；復(fù)核通過后，在《公文審核意見表》中簽署“同意印發(fā)”意見；不通過的，退回擬稿部門修改并說明修改要求。（四）簽發(fā)審批：按權(quán)限履行簽發(fā)程序明確簽發(fā)權(quán)限一般事務(wù)性公文（如部門內(nèi)部通知、會議安排）：由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；涉及公司全局性事項的公文（如年度工作計劃、重要管理制度）：由分管副總經(jīng)理簽發(fā)；涉及重大事項、對外正式函件、需董事會審批的事項：由總經(jīng)理/董事長簽發(fā)。簽發(fā)流程簽發(fā)人需在《公文擬稿單》（見表3-1）“簽發(fā)意見”欄簽署明確意見（如“同意印發(fā)”“請*部門補充預(yù)算后報批”），并簽署姓名及日期（手寫簽名）；簽發(fā)完成后，綜合管理部根據(jù)簽發(fā)意見確定是否印發(fā)，對需印發(fā)的公文進(jìn)行編號（如“公司辦發(fā)〔2024〕5號”，其中“公司辦”為發(fā)文機關(guān)代字，“2024”為年份，“5號”為發(fā)文順序號）。（五）分發(fā)執(zhí)行：規(guī)范公文傳遞與落實確定分發(fā)范圍與方式內(nèi)部公文：通過辦公自動化（OA）系統(tǒng)、部門會議、公告欄等方式分發(fā)，涉及機密內(nèi)容的需標(biāo)注“秘密”“機密”“絕密”字樣，并按保密規(guī)定傳遞；外部公文：通過快遞（EMS、順豐等）、專人送達(dá)、傳真（需確認(rèn)對方接收）等方式分發(fā)，對外函件需加蓋公章（騎縫章、公章清晰）。登記分發(fā)信息綜合管理部在《發(fā)文登記表》（見表3-3）中登記公文文號、標(biāo)題、密級、主送/抄送機關(guān)、分發(fā)部門/單位、分發(fā)日期、領(lǐng)取人/簽收人等信息，保證可追溯；涉急公文（如“特急”“加急”）需標(biāo)注緊急程度，并優(yōu)先處理（如當(dāng)天內(nèi)完成分發(fā)）。跟蹤執(zhí)行情況主送機關(guān)/部門需在收到公文后1個工作日內(nèi)確認(rèn)接收情況（如通過OA系統(tǒng)“已讀”回復(fù)或郵件回復(fù)）；對要求執(zhí)行的事項（如《關(guān)于開展2024年安全隱患排查的通知》），主送部門需在規(guī)定時限內(nèi)反饋執(zhí)行結(jié)果，綜合管理部負(fù)責(zé)跟蹤督辦。（六）歸檔保存：保證公文完整與可查歸檔材料收集公文正式印發(fā)稿（含簽發(fā)人簽名、蓋章的原件）；公文審核過程中的修改稿（如初審稿、會簽稿）；附件材料（如會議紀(jì)要附件、預(yù)算表、合同復(fù)印件等）；分發(fā)登記表、執(zhí)行反饋記錄（如隱患排查結(jié)果報告）。整理與分類按年度-文種-分類號（如“2024-通知-公司辦”）整理公文材料，每份公文單獨裝訂（使用不銹鋼夾或膠裝，避免使用訂書釘）；電子公文同步歸檔：通過OA系統(tǒng)掃描件（PDF格式，分辨率不低于300DPI），與紙質(zhì)公文建立關(guān)聯(lián)索引（如文號一致）。保管與利用紙質(zhì)公文存入專用檔案柜，標(biāo)注“檔案編號”“密級”“保管期限”（如“2024-公司辦-001保管期限：10年”），防火、防潮、防蟲、防盜；電子公文存儲于公司服務(wù)器或指定云盤，設(shè)置訪問權(quán)限（如僅綜合管理部、法務(wù)部可查閱涉密公文），定期備份（每月1次）；公文借閱需填寫《檔案借閱登記表》（見表3-4），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部審批后借閱，涉密公文需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限不超過5個工作日。三、核心流程配套表格模板表3-1：公文擬稿單擬稿部門擬稿人聯(lián)系方式發(fā)文事由主送機關(guān)抄送機關(guān)附件說明文件密級□普通□秘密□機密□絕密緊急程度□平件□急件□特急發(fā)文日期內(nèi)容摘要（200字內(nèi)，簡述公文核心事項與要求）審核意見部門負(fù)責(zé)人：_________日期：_________會簽部門（財務(wù)/法務(wù)/人力）：_________日期：_________綜合管理部：_________日期：_________簽發(fā)意見簽發(fā)人：_________日期：_________備注表3-2：公文審核意見表公文文號公文標(biāo)題審核環(huán)節(jié)□部門初審□會簽審核□綜合管理部復(fù)核審核人審核日期審核意見（可勾選或填寫：□內(nèi)容準(zhǔn)確，同意印發(fā)□格式需修改（具體：_________）□內(nèi)容需補充（具體：_________）□會簽未通過（需_________部門重新審核））修改說明（擬稿人根據(jù)審核意見填寫修改內(nèi)容）復(fù)核確認(rèn)□修改后符合要求，同意印發(fā)□仍需修改，退回重審復(fù)核人：_________日期：_________表3-3：發(fā)文登記表發(fā)文日期文號標(biāo)題密級緊急程度主送機關(guān)抄送機關(guān)分發(fā)范圍領(lǐng)取人/簽收人備注2024-03-15公司辦發(fā)〔2024〕5號關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知普通平件公司各部門各子公司OA系統(tǒng)+公告欄部門2024-03-16財字〔2024〕12號關(guān)于2024年第一季度預(yù)算執(zhí)行情況報告秘密急件總經(jīng)理、副總經(jīng)理董事會專人送達(dá)+OA系統(tǒng)秘書附預(yù)算表表3-4：檔案借閱登記表檔案編號公文標(biāo)題密級借閱部門借閱人聯(lián)系方式借閱事由借閱日期預(yù)計歸還日期審批意見部門負(fù)責(zé)人：_________綜合管理部：_________（涉密公文需分管領(lǐng)導(dǎo)：_________）歸還記錄歸還日期：_________經(jīng)手人：_________檔案狀態(tài)：□完好□損壞（說明：_________）備注四、執(zhí)行關(guān)鍵點與風(fēng)險規(guī)避（一）格式規(guī)范：避免“格式錯誤”導(dǎo)致公文無效嚴(yán)格遵循《政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)，重點檢查標(biāo)題層級、字體字號、頁碼、印章位置等細(xì)節(jié)（如“附件”后需加全角冒號，附件名稱不加標(biāo)點；成文日期需用阿拉伯?dāng)?shù)字，不得用“二〇二四年”等中文數(shù)字）；聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)名稱排列順序需協(xié)商一致，印章加蓋做到“每章居中、互不相交”；電子公文需與紙質(zhì)公文格式一致，避免因電子版格式問題影響打印或查閱。（二）內(nèi)容準(zhǔn)確性：杜絕“事實錯誤”引發(fā)爭議數(shù)據(jù)類內(nèi)容（如預(yù)算、營收、時間節(jié)點）需經(jīng)多部門核對（如財務(wù)數(shù)據(jù)由財務(wù)部確認(rèn)，時間安排由綜合管理部確認(rèn)）；政策依據(jù)類內(nèi)容（如法律法規(guī)、公司制度）需標(biāo)注具體條款（如“依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第十二條”），避免模糊表述（如“按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行”）；涉及人員、部門名稱的，需使用全稱或規(guī)范化簡稱（如“人力資源部”不得簡寫為“人資部”，除非公司已明確簡稱）。（三）流程合規(guī)性：防止“跳環(huán)節(jié)”導(dǎo)致審批失效嚴(yán)格執(zhí)行“擬稿-初審-會簽-復(fù)核-簽發(fā)”流程，不得因“緊急”或“簡單”跳過審核環(huán)節(jié)（如部門負(fù)責(zé)人未審核的公文不得提交綜合管理部）；簽發(fā)權(quán)限必須符合公司規(guī)定，不得越級簽發(fā)（如分管副總經(jīng)理無權(quán)簽發(fā)需總經(jīng)理審批的重大事項）；涉密公文的起草、審核、分發(fā)、歸檔需遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁通過普通郵箱、等非加密渠道傳輸。（四）存檔完整性：保證“可追溯、可查證”歸檔材料需包含公文全流程文件（如擬稿單、審核意見表、正式印發(fā)稿、附件等），避免遺漏修改稿或簽發(fā)記錄；電子公文需定期備份（建議每月1次），并存儲于公司指定服務(wù)器，避免因設(shè)備故障、人員離職導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；保管期限需根據(jù)公文類型明確（如年度工作計劃保管10年，涉密公文保管期限按保密規(guī)定執(zhí)行），到期銷毀需履行審批手續(xù)（如由綜合管理部列出銷毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后監(jiān)銷）。（五）特殊情況處理