合同審核與簽訂流程管理工具一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)（中小微企業(yè)、大型集團、初創(chuàng)公司等）的合同全生命周期管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同、保密協(xié)議等多種合同類型。典型應(yīng)用場景包括：企業(yè)日常業(yè)務(wù)合同標(biāo)準(zhǔn)化管理、跨部門協(xié)作的合同流轉(zhuǎn)審批、法務(wù)部門對合同合規(guī)性把控、合同簽訂后的歸檔與風(fēng)險追溯等。通過系統(tǒng)化流程管理，可減少合同糾紛、提升審批效率、保證企業(yè)合規(guī)經(jīng)營。二、全流程操作步驟詳解（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備發(fā)起申請由業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、人力資源部等）根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同申請，填寫《合同發(fā)起申請表》（詳見模板一），明確合同名稱、簽約主體、合同類型、預(yù)計金額、履行期限等核心信息。附件需包含：合同草案（建議使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板）、對方主體資質(zhì)材料（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等，若為首次合作）、相關(guān)業(yè)務(wù)背景說明（如采購需求函、招投標(biāo)結(jié)果等）。發(fā)起人*某通過企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理模塊提交申請，選擇下一環(huán)節(jié)審核人（一般為部門負責(zé)人）。資質(zhì)初審部門負責(zé)人*某收到申請后，重點審核對方主體資質(zhì)的有效性（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)等）及業(yè)務(wù)需求的合理性。若資質(zhì)材料不全或業(yè)務(wù)需求不明確，需退回發(fā)起人補充，補充完成后重新提交。（二）合同審核階段業(yè)務(wù)部門審核部門負責(zé)人*某對合同的業(yè)務(wù)條款進行審核，包括：標(biāo)的物描述是否清晰、數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確、價款及支付方式是否符合公司財務(wù)制度、履行期限/地點/方式是否合理等。審核通過后，在系統(tǒng)中填寫審核意見并流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；若需修改，標(biāo)注具體修改意見（如“付款節(jié)點需增加到賬條件”），退回發(fā)起人調(diào)整。法務(wù)部門審核法務(wù)專員*某對合同的法律條款進行合規(guī)性審核，重點關(guān)注：主體資格：簽約方是否具備完全民事行為能力，授權(quán)代表是否獲得有效授權(quán)；條款完整性：是否包含標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款；風(fēng)險點：格式條款是否排除對方主要權(quán)利、違約責(zé)任是否對等、爭議解決方式是否明確（如約定管轄法院/仲裁機構(gòu)）。法務(wù)部門出具《合同審核意見表》（詳見模板二），對修改條款需說明法律依據(jù)（如“根據(jù)《民法典》第577條，建議補充違約金計算方式”）。發(fā)起人根據(jù)意見修改后，再次提交法務(wù)復(fù)核，直至通過。重大合同專項評審對于大額合同（如單筆金額超過萬元）、復(fù)雜合同（如涉及知識產(chǎn)權(quán)、跨境業(yè)務(wù)）或高風(fēng)險合同（如對方為首次合作且金額較大），需組織專項評審會。參與人員：業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)專員、財務(wù)負責(zé)人（審核付款條款、稅務(wù)影響）、分管領(lǐng)導(dǎo)*某。評審形成《合同評審會議紀要》（詳見模板三），明確最終修改意見及審批結(jié)論。（三）合同審批與用印最終審批根據(jù)合同金額及重要性，確定最終審批權(quán)限：金額≤5萬元：由部門負責(zé)人+法務(wù)專員審批；5萬元＜金額≤20萬元：由分管領(lǐng)導(dǎo)*某審批；金額＞20萬元：由總經(jīng)理*某審批。審批人在系統(tǒng)中查看全流程審核記錄及評審意見，確認無誤后“審批通過”，若駁回需注明理由。用印申請與執(zhí)行審批通過后，由發(fā)起人*某提交《合同用印審批表》（詳見模板四），注明合同名稱、編號、用印份數(shù)（通常為正本1份+副本X份）、用印位置（如合同首頁、騎縫章等）。用印管理員*某核對審批手續(xù)是否齊全、合同內(nèi)容是否與審批版本一致，確認無誤后加蓋公司公章（或合同專用章），并在《用印登記簿》記錄用印日期、用印人、合同編號等信息。嚴禁在空白合同、未審批合同或與審批內(nèi)容不一致的合同上用印。（四）合同簽訂與歸檔合同簽訂發(fā)起人*某負責(zé)與對方對接，雙方在合同文本上簽字蓋章（若為對方先蓋章，需收到對方蓋章件后再加蓋公司公章）。保證合同簽訂日期與生效日期一致（若附生效條件，如“本合同自雙方簽字蓋章且收到預(yù)付款之日起生效”，需記錄條件達成時間）。分發(fā)與歸檔合同簽訂后，正本由行政部/檔案室統(tǒng)一歸檔（留存1份），副本按需分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門（如財務(wù)部需留存付款依據(jù)，業(yè)務(wù)部需留存履約依據(jù)）。歸檔材料包括：合同正本、審批流程記錄、對方資質(zhì)材料、評審會議紀要、用印審批表等，需在簽訂后3個工作日內(nèi)完成歸檔，并在《合同臺賬》（詳見模板五）中登記相關(guān)信息。三、核心工具模板清單模板一：合同發(fā)起申請表合同名稱合同編號（系統(tǒng)自動）合同類型□采購□銷售□服務(wù)□勞動合同□其他甲方（我方）信息公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話乙方（對方）信息公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話合同金額大寫：小寫：￥履行期限自_年_月_日至_年__月__日主要條款摘要（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款支付、履行方式等）附件清單□合同草案□對方營業(yè)執(zhí)照□授權(quán)委托書□業(yè)務(wù)背景說明□其他：發(fā)起部門發(fā)起人*某申請日期____年__月__日模板二：合同審核意見表合同名稱合同編號審核環(huán)節(jié)□業(yè)務(wù)初審□法務(wù)審核□專項評審審核人*某審核日期審核意見□通過□修改后通過□不通過（請注明理由）修改說明（如需修改）1.2.修改后復(fù)核意見審核人*某：日期：模板三：合同評審會議紀要合同名稱合同編號評審時間____年__月日:__評審地點主持人*某記錄人*某參與人員業(yè)務(wù)部門某、法務(wù)某、財務(wù)某、分管領(lǐng)導(dǎo)某評審內(nèi)容1.業(yè)務(wù)條款合理性討論2.法律風(fēng)險點分析3.修改意見匯總最終結(jié)論□通過□修改后通過（修改意見見下表）□不通過修改意見清單序號12主持人簽字模板四：合同用印審批表合同名稱合同編號用印份數(shù)正本__份副本__份用印位置□首頁□騎縫章□尾頁□其他：申請人*某申請日期審核意見法務(wù)審核*某：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)審批*某：日期：用印記錄用印日期：____年__月__日用印人*某：《用印登記簿》編號：模板五：合同臺賬合同編號合同名稱簽約方簽訂日期生效日期到期日期合同金額（元）履行狀態(tài)歸檔編號備注□履行中□已完成□終止四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點（一）主體資格審查風(fēng)險控制要求：簽約前必須核實對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明、授權(quán)委托書（若為代理人簽約），保證授權(quán)范圍涵蓋合同內(nèi)容，避免“無權(quán)代理”“超越代理權(quán)”等風(fēng)險。（二）條款完整性風(fēng)險控制要求：合同核心條款（標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行、違約責(zé)任、爭議解決）不得缺失，對“其他約定”“未盡事宜”等兜底條款需明確補充方式（如“雙方另行簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力”）。（三）審批流程合規(guī)風(fēng)險控制要求：嚴格按照權(quán)限審批，不得跳審或越權(quán)審批，審批記錄需完整留存（系統(tǒng)留痕或紙質(zhì)簽字），保證“誰審批、誰負責(zé)”。（四）用印管理風(fēng)險控制要求：用印前核對合同文本與審批版本一致性，嚴禁在空白合同、修改未確認的合同上用印，用印后及時登記《用印登記簿》，追溯用印行為。（五）歸檔管理風(fēng)險控制要求：合同正本及附件由檔案室統(tǒng)一管理，電子版與紙質(zhì)版同步歸檔，歸檔材料需齊全（含審批流程、審核意見等），保證合同可追溯