高校學(xué)生檔案管理流程和注意事項高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的真實記錄，是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)學(xué)生的重要依據(jù)，也是學(xué)生畢業(yè)后升學(xué)、就業(yè)、參軍、報考公務(wù)員及日后職業(yè)發(fā)展中不可或缺的核心憑證?？茖W(xué)規(guī)范地管理學(xué)生檔案，不僅是高校教務(wù)與學(xué)生管理工作的重要組成部分，更關(guān)系到學(xué)生的切身利益和社會的人才評價體系。本文將詳細(xì)闡述高校學(xué)生檔案管理的基本流程與關(guān)鍵注意事項，以期為相關(guān)管理工作提供參考。一、檔案的建立與接收學(xué)生檔案的建立與接收是檔案管理工作的起點，其規(guī)范性直接影響后續(xù)管理的質(zhì)量。（一）流程概述1.高中檔案（或前置學(xué)歷檔案）的接收：新生入學(xué)時，由學(xué)生本人或生源地招生部門按規(guī)定將其高中階段（或同等學(xué)力、?？?本科階段）檔案材料轉(zhuǎn)遞至高校檔案管理部門（通常為學(xué)校檔案館或?qū)W生處下設(shè)的檔案管理科室）。2.檔案材料核查與登記：檔案管理人員對接收的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對，包括核對學(xué)生姓名、身份證號、高考（或入學(xué)）信息等關(guān)鍵身份信息，檢查檔案材料是否齊全、密封是否完好、有無涂改或破損等情況。核對無誤后，進(jìn)行登記造冊，建立檔案接收臺賬。3.新生檔案材料的建立：高校為新生建立在校期間的檔案材料，主要包括：新生入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍注冊材料、成績單、獎懲材料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、就業(yè)通知書（或報到證）存根等。這些材料由相關(guān)部門（如招生辦、教務(wù)處、學(xué)生處、團(tuán)委、各院系）按職責(zé)分工收集整理后，定期移交檔案管理部門歸檔。（二）注意事項1.嚴(yán)把入口關(guān)：對于接收的高中檔案，務(wù)必仔細(xì)核對，發(fā)現(xiàn)信息不符、材料不全或密封破損等問題，應(yīng)及時與生源地相關(guān)部門或?qū)W生本人聯(lián)系核實、補(bǔ)辦或說明情況，確保檔案的真實性和完整性。2.規(guī)范建檔材料：新生入學(xué)后，各項建檔材料的收集應(yīng)及時、準(zhǔn)確。例如，《新生入學(xué)登記表》應(yīng)由學(xué)生本人如實填寫并簽字確認(rèn)；體檢表需由指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具；學(xué)籍信息應(yīng)與招生錄取信息一致。3.妥善保管待歸檔材料：對于暫未歸檔的新生材料，應(yīng)妥善保管，防止丟失、污損，并盡快完成整理歸檔工作。二、在校期間檔案材料的收集與歸檔在校期間是學(xué)生檔案材料積累的主要階段，這一階段的管理工作繁瑣且關(guān)鍵，需要各部門密切配合。（一）流程概述1.材料收集：檔案管理部門應(yīng)與教務(wù)處、學(xué)生處、團(tuán)委、各院系等相關(guān)職能部門建立常態(tài)化的材料收集機(jī)制。各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的學(xué)生檔案材料的初步整理和定期（如每學(xué)期末或每學(xué)年末）向檔案管理部門移交。2.材料審核與分類：檔案管理部門對移交來的材料進(jìn)行審核，檢查材料的真實性、規(guī)范性和完整性。審核無誤后，按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》及本校檔案分類細(xì)則進(jìn)行分類、排序。3.歸檔與裝訂：將審核分類后的材料按規(guī)定順序整理、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄，然后裝訂入學(xué)生個人檔案袋（或檔案盒）。電子檔案材料應(yīng)按要求進(jìn)行數(shù)字化處理、著錄、存儲和備份。（二）注意事項1.明確材料收集范圍與責(zé)任：制定清晰的學(xué)生檔案材料收集清單，明確各部門應(yīng)收集的材料種類、時間節(jié)點和責(zé)任人，避免材料遺漏或延誤。常見需歸檔材料包括：*學(xué)籍變動材料：休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、保留入學(xué)資格、退學(xué)、開除學(xué)籍等審批表及相關(guān)證明材料。*成績材料：每學(xué)期（學(xué)年）成績單、重修成績單、績點證明等。*獎懲材料：各類獎學(xué)金審批表、榮譽證書復(fù)印件、處分決定及解除處分決定等。*黨團(tuán)材料：入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表、民主評議材料、不合格黨員處置材料、入團(tuán)志愿書等。*畢業(yè)生相關(guān)材料：畢業(yè)生登記表、就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書（副本）、勞動合同復(fù)印件、考研錄取通知書復(fù)印件、出國留學(xué)相關(guān)證明材料等。2.確保材料的真實性與規(guī)范性：所有歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，手續(xù)齊全，印章清晰。復(fù)印件需注明原件保管單位或經(jīng)組織核實并加蓋公章。手寫材料應(yīng)字跡工整、清晰可辨，不得使用圓珠筆、鉛筆書寫。3.及時性與連續(xù)性：檔案材料的收集和歸檔應(yīng)及時進(jìn)行，特別是學(xué)籍變動、獎懲等時效性較強(qiáng)的材料，避免拖延造成材料丟失或信息失真。確保學(xué)生在校期間的成長軌跡在檔案中得到連續(xù)、完整的記錄。4.電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步：在推進(jìn)檔案數(shù)字化的過程中，要確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的內(nèi)容一致、一一對應(yīng)，并符合長期保存的技術(shù)規(guī)范。電子檔案的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)遵循國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。三、檔案的轉(zhuǎn)遞學(xué)生畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)或因其他原因離校時，其檔案需按規(guī)定轉(zhuǎn)遞至新的檔案接收單位。檔案轉(zhuǎn)遞是檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案的安全和學(xué)生的切身利益。（一）流程概述1.確定檔案轉(zhuǎn)遞去向：根據(jù)學(xué)生的畢業(yè)去向（如就業(yè)單位、深造院校、生源地人才服務(wù)中心、戶籍地公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)等）、轉(zhuǎn)學(xué)接收院校、退學(xué)處理決定等，確定檔案的準(zhǔn)確轉(zhuǎn)遞地址和接收單位。2.檔案材料的最終審核與整理：在轉(zhuǎn)遞前，檔案管理人員需對學(xué)生檔案材料進(jìn)行最后一次全面審核，確保材料齊全、準(zhǔn)確，無遺漏。對畢業(yè)生檔案，尤其要檢查畢業(yè)生登記表、成績單、就業(yè)報到證（或派遣證）存根等關(guān)鍵材料是否完備。3.選擇合適的轉(zhuǎn)遞方式：*機(jī)要通信：這是檔案轉(zhuǎn)遞的主要方式，適用于轉(zhuǎn)遞至各級組織人事部門、國有企事業(yè)單位、普通高校等有權(quán)接收檔案的單位。*專人送達(dá)：對于特殊情況或批量檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后可由專人負(fù)責(zé)送達(dá)，并辦理交接手續(xù)。*EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞（高校畢業(yè)生檔案專用）：部分地區(qū)和單位允許使用EMS高校畢業(yè)生檔案專用通道轉(zhuǎn)遞，但需確保其安全性和可追溯性。嚴(yán)禁個人自帶檔案。4.填寫轉(zhuǎn)遞通知單與登記：詳細(xì)填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案份數(shù)、材料頁數(shù)、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等信息，并由經(jīng)辦人簽字蓋章。同時，在檔案管理系統(tǒng)和轉(zhuǎn)遞臺賬中進(jìn)行登記。5.跟蹤與確認(rèn)：檔案寄出后，應(yīng)及時跟蹤檔案到達(dá)情況，可通過機(jī)要號、快遞單號等方式查詢。對于長時間未收到回執(zhí)或確認(rèn)信息的，應(yīng)主動與接收單位聯(lián)系核實。（二）注意事項1.準(zhǔn)確核對轉(zhuǎn)遞信息：轉(zhuǎn)遞地址、接收單位名稱、聯(lián)系人及電話等信息務(wù)必準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致檔案錯投、漏投或無法送達(dá)。畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議上的單位信息、深造院校的研究生院（部）地址等是重要依據(jù)。2.嚴(yán)格遵守轉(zhuǎn)遞規(guī)定：必須按照國家有關(guān)規(guī)定選擇安全可靠的轉(zhuǎn)遞方式，堅決杜絕將檔案交由學(xué)生本人自帶或通過普通快遞郵寄。3.規(guī)范檔案封裝：轉(zhuǎn)遞前，檔案材料應(yīng)裝入符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案袋，封口處加蓋檔案管理部門的騎縫章，并在檔案袋封面清晰填寫接收單位和學(xué)生姓名等信息。4.做好交接記錄與回執(zhí)管理：與機(jī)要部門或快遞公司辦理交接時，要有詳細(xì)記錄。對于采用機(jī)要轉(zhuǎn)遞的，應(yīng)及時催收回執(zhí)，并將回執(zhí)粘貼歸檔，作為檔案已安全轉(zhuǎn)遞的憑證。5.重視畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞前的咨詢與指導(dǎo)：在畢業(yè)季，應(yīng)通過多種渠道向?qū)W生宣傳檔案轉(zhuǎn)遞的重要性、流程和注意事項，解答學(xué)生疑問，引導(dǎo)學(xué)生配合做好檔案轉(zhuǎn)遞工作。四、檔案的查詢與利用檔案的查詢與利用是檔案價值實現(xiàn)的重要途徑，必須嚴(yán)格遵守保密制度和審批程序。（一）流程概述1.提出查詢申請：因工作需要（如政審、考察、核實信息等）或?qū)W生本人因特殊情況（需提供有效身份證明和相關(guān)證明材料）確需查詢檔案時，應(yīng)向檔案管理部門提出書面申請，說明查詢事由、查詢內(nèi)容和范圍。2.履行審批手續(xù)：檔案管理部門根據(jù)查詢主體和查詢事由，按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。原則上，公檢法等機(jī)關(guān)因辦案需要查詢，須持單位介紹信和辦案人員有效證件；其他單位查詢須持單位介紹信和有效身份證明；學(xué)生本人一般不得查詢本人檔案中的敏感信息，確有必要的，須經(jīng)嚴(yán)格審批。3.提供查詢服務(wù)：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員在指定地點和范圍內(nèi)為查詢?nèi)颂峁n案查閱服務(wù)。可查閱原件的，應(yīng)在指定場所進(jìn)行，不得帶出閱檔室；如需復(fù)制材料，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，并加蓋檔案證明章。4.登記與記錄：對每次檔案查詢情況（查詢?nèi)?、單位、事由、查詢?nèi)容、查閱時間、復(fù)制材料份數(shù)等）進(jìn)行詳細(xì)登記。（二）注意事項1.嚴(yán)格執(zhí)行保密制度：檔案管理人員必須增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱檔案時，無關(guān)人員不得在場。2.依法依規(guī)提供利用：嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，對不符合規(guī)定的查詢申請，應(yīng)予以拒絕并做好解釋工作。3.保護(hù)檔案原件：查閱時，嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。檔案原件一般不得外借，確因特殊情況需外借的，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并限期歸還。4.規(guī)范出具證明材料：根據(jù)檔案內(nèi)容出具的證明材料，必須客觀、準(zhǔn)確，并由檔案管理部門加蓋公章方能生效。五、檔案的保密與安全檔案安全是檔案管理的生命線，包括實體安全和信息安全。（一）實體檔案安全1.檔案庫房管理：檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等“七防”措施。配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材和監(jiān)控設(shè)備。2.出入庫管理：嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案的入庫、出庫、借閱、歸還均需履行登記手續(xù)。3.定期清點核對：對庫存檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保賬物相符。（二）電子檔案安全1.數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)：對電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，并采用異地備份、離線備份等多種方式，建立數(shù)據(jù)容災(zāi)恢復(fù)機(jī)制。2.系統(tǒng)安全防護(hù)：檔案管理系統(tǒng)應(yīng)安裝必要的防火墻、殺毒軟件，及時更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止病毒感染和黑客攻擊。3.權(quán)限控制與日志管理：對電子檔案系統(tǒng)的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，不同用戶賦予不同操作權(quán)限。系統(tǒng)應(yīng)具備完善的操作日志功能，記錄所有用戶的操作行為，以便追溯。（三）人員管理與制度建設(shè)1.檔案管理人員職責(zé)：明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，加強(qiáng)職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)素養(yǎng)和安全保密意識。2.健全安全保密制度：制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度、檔案借閱制度、檔案庫房管理制度等，將安全責(zé)任落實到人。結(jié)語高校學(xué)生檔