會議紀要標準化模板（含行動項及責(zé)任人分配）一、適用場景與價值本模板適用于各類需要明確結(jié)論、分配任務(wù)的會議場景，包括但不限于：項目推進會：跟蹤項目進度、解決跨部門協(xié)作問題、明確下一階段任務(wù)；部門周/月例會：總結(jié)工作進展、部署重點任務(wù)、協(xié)調(diào)資源分配；跨部門協(xié)調(diào)會：對接業(yè)務(wù)需求、明確職責(zé)邊界、推動問題落地；決策評審會：對方案、預(yù)算、資源等事項進行決策并形成執(zhí)行計劃。標準化紀要的核心價值在于：避免信息遺漏、明確責(zé)任主體、保證行動可追溯，通過結(jié)構(gòu)化記錄讓會議成果從“口頭共識”轉(zhuǎn)化為“書面指令”，提升團隊執(zhí)行效率。二、標準化操作流程（一）會前準備：明確框架，減少記錄干擾確認會議核心目標：提前與主持人溝通，明確本次會議需達成的核心結(jié)論（如“確定Q3產(chǎn)品上線時間”“解決項目資源瓶頸”），避免討論發(fā)散。梳理會議議程：列出會議議題、每個議題的預(yù)計時長、負責(zé)人，提前發(fā)給參會人，保證大家有備而來。準備記錄工具：根據(jù)會議復(fù)雜程度選擇記錄方式（如Word文檔、Excel表格、在線協(xié)作工具），提前創(chuàng)建模板框架，預(yù)留“議題討論”“決策結(jié)論”“行動項”等模塊。（二）會中記錄：抓關(guān)鍵信息，區(qū)分“結(jié)論”與“行動”記錄基礎(chǔ)信息：準確填寫會議時間、地點、參會人（含缺席人員及原因）、主持人、記錄人，避免后續(xù)追溯時信息模糊。按議題分層記錄：討論過程：簡要記錄各方觀點（不必逐字逐句，重點標注分歧點與共識傾向），例如“研發(fā)部*經(jīng)理提出：當(dāng)前技術(shù)架構(gòu)無法支持功能，需額外2周開發(fā)時間”；決策結(jié)論：用“會議明確”“一致同意”等表述，清晰記錄最終結(jié)果，避免模糊表述（如“盡量加快”改為“確定8月15日前完成開發(fā)”）；行動項：單獨列出，需包含“任務(wù)描述、責(zé)任人、完成時限、關(guān)聯(lián)議題”四要素（示例：“完成用戶反饋數(shù)據(jù)整理，輸出分析報告——責(zé)任人：市場部*專員，完成時限：8月10日前，關(guān)聯(lián)議題：Q4產(chǎn)品優(yōu)化方向”）。實時標注優(yōu)先級：對行動項按“緊急/重要”標注優(yōu)先級（如P0最高，P2次之），便于后續(xù)跟進。（三）會后整理：核對信息，保證準確無誤24小時內(nèi)完成初稿：趁記憶清晰時整理會議記錄，補充會中遺漏的關(guān)鍵信息（如數(shù)據(jù)、具體時間節(jié)點）。與參會人核對結(jié)論：將涉及本部門職責(zé)的結(jié)論（尤其是行動項）發(fā)給相關(guān)負責(zé)人確認，避免“理解偏差”（如“研發(fā)部確認：8月15日前完成功能開發(fā)，包含A、B兩個模塊”）。優(yōu)化表述邏輯：刪除冗余口語化內(nèi)容，用簡潔書面語梳理結(jié)構(gòu)，保證紀要“易讀、易查、易執(zhí)行”。（四）分發(fā)與跟進：閉環(huán)管理，避免“議而不決”明確分發(fā)范圍：會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，將最終版紀要發(fā)給所有參會人、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及需配合的部門，抄送記錄人存檔。建立行動項跟蹤機制：在項目管理工具（如飛書、釘釘）或Excel表格中單獨創(chuàng)建“行動項跟蹤表”，標注“責(zé)任人、完成時限、當(dāng)前狀態(tài)（待開始/進行中/已完成/延期）”，每周更新進度。定期回顧：在下次會議中優(yōu)先回顧上期行動項完成情況，對未完成的項說明原因（如“因客戶需求變更導(dǎo)致延期，預(yù)計8月20日前完成”），形成“會議-執(zhí)行-反饋”閉環(huán)。三、會議紀要模板結(jié)構(gòu)（一）會議基本信息項目內(nèi)容示例會議名稱項目Q3進度推進會會議時間2024年8月5日14:00-16:00會議地點公司3樓會議室A參會人員產(chǎn)品部經(jīng)理、研發(fā)部主管、市場部專員、運營部助理缺席人員財務(wù)部*總監(jiān)（出差，已同步會議材料）主持人產(chǎn)品部*經(jīng)理記錄人運營部*助理（二）會議議程與討論記錄序號議題討論內(nèi)容摘要決策結(jié)論1Q3產(chǎn)品上線時間確認研發(fā)部經(jīng)理：當(dāng)前開發(fā)進度滯后，需增加1周；市場部專員：9月開學(xué)季是推廣關(guān)鍵期，建議不延期。會議明確：Q3產(chǎn)品上線時間定為9月5日，研發(fā)部需在8月20日前完成所有功能開發(fā)并提交測試。2跨部門協(xié)作資源分配運營部助理：需市場部配合提供3份用戶調(diào)研報告；市場部專員：人手不足，需協(xié)調(diào)1名專員支持。會議明確：市場部*專員負責(zé)協(xié)調(diào)（市場部專員）于8月15日前完成用戶調(diào)研報告，運營部提供調(diào)研問卷模板。（三）行動項跟蹤表（核心模塊）編號行動項描述責(zé)任人完成時限關(guān)聯(lián)議題優(yōu)先級當(dāng)前狀態(tài)備注（如延期原因）A01完成產(chǎn)品需求文檔V2.0版初稿產(chǎn)品部*經(jīng)理2024-08-10議題1P0進行中已完成核心功能梳理A02完成功能開發(fā)并提交測試研發(fā)部*主管2024-08-20議題1P0待開始等待產(chǎn)品需求文檔確認B01提供3份用戶調(diào)研報告市場部*專員2024-08-15議題2P1進行中已完成2份，剩余1份待跟進B02配合運營部提供調(diào)研問卷模板市場部*專員2024-08-08議題2P1已完成模板已同步至運營部群（四）其他事項（可選）會議決議：本次會議形成的所有行動項納入周報跟蹤，每周五17:00前更新進度至項目管理平臺。下次會議時間：2024年8月12日14:00-15:30（同步議題：Q3產(chǎn)品測試進度匯報）。四、使用要點與常見問題規(guī)避（一）記錄原則：客觀簡潔，突出“干貨”避免記錄個人觀點或情緒化表述（如“研發(fā)部不配合”改為“研發(fā)部提出需額外2周開發(fā)時間”）；多用數(shù)據(jù)、時間節(jié)點等具體信息（如“用戶量增長10%”而非“用戶量有明顯增長”）。（二）行動項：明確“誰、做什么、何時做完”責(zé)任人：必須為具體個人（避免“相關(guān)部門”“團隊”等模糊表述，若需多人協(xié)作，明確第一責(zé)任人）；任務(wù)描述：可執(zhí)行、可檢查（如“調(diào)研用戶反饋”改為“完成100份用戶反饋問卷收集與初步分析”）；完成時限：避免“盡快”“盡快完成”，明確具體日期（如“8月10日前”）。（三）責(zé)任分配：避免“責(zé)任真空”若行動項涉及多個部門，需明確“牽頭人”（負責(zé)協(xié)調(diào)資源）和“配合人”（提供支持），例如：“牽頭人：產(chǎn)品部經(jīng)理；配合人：研發(fā)部主管、市場部*專員”。（四）歸檔與追溯：保證“有據(jù)可查”會議紀要按“年份-月份-會議名稱”命名（如“2024-08-項目Q3進度推進會紀要”），存儲在共享文件夾中，保存期限不少于1年；行動項完