行政采購審批與跟蹤流程表工具指南一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的行政管理部門，用于規(guī)范日常采購活動中的審批流程與全周期跟蹤。具體場景包括但不限于：辦公用品批量采購、辦公設(shè)備新增/更換（如電腦、打印機）、固定資產(chǎn)采購（如辦公家具、服務(wù)器）、服務(wù)類采購（如保潔、維修）等。通過標準化流程，可明確各環(huán)節(jié)職責、提高采購效率、保證采購合規(guī)性，同時避免因流程混亂導(dǎo)致的超預(yù)算、重復(fù)采購或資源浪費問題。尤其適用于行政部、綜合管理部等負責統(tǒng)籌采購事務(wù)的部門，以及需要跨部門協(xié)作（如申請部門、財務(wù)部門、使用部門）的采購場景。二、全流程操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與申請申請人發(fā)起需求：由采購需求部門（如市場部、行政部）的申請人填寫《行政采購申請表》，詳細說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算總價、用途及緊急程度。關(guān)鍵點：需明確物品/服務(wù)的具體參數(shù)（如辦公椅的材質(zhì)、尺寸；維修服務(wù)的范圍），避免模糊描述；預(yù)算金額需符合公司財務(wù)制度，不得虛報或漏報。部門負責人初審：申請人將《行政采購申請表》提交至本部門負責人，負責人審核采購需求的必要性、合理性及部門預(yù)算匹配情況。輸出物：部門負責人簽署“同意”或“不同意”意見，若不同意需注明原因并退回申請人。（二）多級審批流程根據(jù)采購金額及物品類型，觸發(fā)不同層級的審批（以下為通用示例，具體層級需結(jié)合企業(yè)實際制度調(diào)整）：審批層級適用條件審批人審批要點部門負責人審批金額≤2000元需求部門負責人需求必要性、部門預(yù)算匹配財務(wù)部門審核所有采購申請財務(wù)專員/財務(wù)經(jīng)理預(yù)算是否充足、是否符合成本控制要求、付款方式是否合規(guī)行政管理部門審核所有采購申請行政經(jīng)理/采購主管采購物品是否符合公司標準、是否為常用型號、是否有更優(yōu)替代方案分管領(lǐng)導(dǎo)審批金額＞5000元或固定資產(chǎn)采購分管行政/財務(wù)的副總經(jīng)理采購的戰(zhàn)略匹配度、大額支出的必要性、是否符合公司年度采購計劃總經(jīng)理審批金額＞20000元或特殊采購總經(jīng)理超預(yù)算采購的合理性、重大資產(chǎn)投資的必要性注意事項：審批需在1-3個工作日內(nèi)完成（緊急采購可加速，但需注明“緊急”并同步抄送相關(guān)審批人）；若某一環(huán)節(jié)審批不通過，需及時反饋至申請人，說明原因并要求補充材料或調(diào)整需求。（三）采購執(zhí)行與供應(yīng)商選擇采購方式確定：根據(jù)審批通過的采購申請，行政管理部門選擇合適的采購方式：詢價采購：金額較小（如≤5000元）、標準化物品（如辦公用品），至少向3家供應(yīng)商詢價，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。招標采購：金額較大（如＞20000元）或復(fù)雜項目，需通過公開招標或邀請招標方式，保證公平公正。單一來源采購：僅有一家供應(yīng)商能滿足需求（如定制化設(shè)備），需提供獨家授權(quán)證明并經(jīng)總經(jīng)理審批。供應(yīng)商對接與合同簽訂：確定供應(yīng)商后，行政管理部門與供應(yīng)商確認交貨期、付款方式、售后服務(wù)等細節(jié)，簽訂采購合同（金額＞5000元需簽訂正式合同）。關(guān)鍵點：合同需明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責任、驗收標準等條款，避免口頭約定。（四）到貨驗收與登記貨物/服務(wù)驗收：供應(yīng)商送貨后，由申請人、行政管理部門、財務(wù)部門共同驗收（服務(wù)類需由使用部門確認完成情況）：實物驗收：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與采購申請一致，檢查外觀是否完好、配件是否齊全。服務(wù)驗收：確認服務(wù)是否達到合同約定的標準（如維修后的設(shè)備是否能正常使用、保潔服務(wù)是否達標）。填寫驗收單：驗收合格后，三方共同簽署《行政采購驗收單》，注明驗收結(jié)果、到貨日期、供應(yīng)商信息等；若不合格，需當場拒收并聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，同時記錄問題原因。輸出物：《行政采購驗收單》是后續(xù)付款和入賬的重要依據(jù)，需歸檔留存。（五）付款與對賬付款申請：行政管理部門憑《采購申請表》《采購合同》《驗收單》等資料，填寫《付款申請單》，提交財務(wù)部門審核。財務(wù)付款：財務(wù)部門核對單據(jù)無誤后，按照合同約定的付款方式（如預(yù)付、貨到付款、分期付款）辦理付款手續(xù)，保留付款憑證（如銀行回單、發(fā)票）。對賬管理：行政管理部門定期與財務(wù)部門、供應(yīng)商對賬，保證采購記錄、付款記錄與合同一致，避免漏付或重復(fù)付款。（六）資料歸檔與動態(tài)跟蹤資料歸檔：采購?fù)瓿珊?，將《采購申請表》《審批單》《采購合同》《驗收單》《付款憑證》等資料整理成冊，按采購編號分類歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)采購需永久保存）。動態(tài)跟蹤：建立《采購臺賬》，實時記錄采購編號、物品名稱、供應(yīng)商、采購日期、到貨日期、驗收狀態(tài)、付款狀態(tài)等信息，便于后續(xù)查詢、統(tǒng)計及審計。三、行政采購審批與跟蹤流程表模板行政采購審批與跟蹤流程表采購編號申請部門申請人聯(lián)系方式采購日期物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)算單價預(yù)算總價用途說明審批流程審批人部門審批意見審批日期部門負責人初審財務(wù)審核行政審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批（如需）采購執(zhí)行采購方式供應(yīng)商名稱合同編號實際采購單價實際采購總價到貨日期驗收情況驗收人驗收結(jié)果（□合格□不合格）不合格原因說明驗收日期付款信息付款狀態(tài)□未付款□部分付款□已付款付款日期付款金額付款方式備注填寫說明：采購編號：規(guī)則為“年份（4位）+月份（2位）+部門代碼（2位）+流水號（3位）”，如“202405-XY-001”（XY為行政部代碼）。審批意見：需明確簽署“同意”“不同意”或“補充說明”，不得留空或涂改。采購方式：勾選“詢價采購/招標采購/單一來源采購/其他”。驗收結(jié)果：不合格需詳細說明原因，并附供應(yīng)商整改承諾或退換貨記錄。備注：可填寫特殊需求、緊急情況說明或其他需備注的事項。四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項（一）預(yù)算控制與合規(guī)性采購前需確認部門預(yù)算余額，超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起。嚴禁拆分采購金額規(guī)避審批（如將5000元采購拆分為3筆2000元采購），一經(jīng)發(fā)覺將追究相關(guān)人員責任。（二）審批時限與責任追溯各審批環(huán)節(jié)需在1-3個工作日內(nèi)完成，緊急采購（如突發(fā)維修）需在24小時內(nèi)完成審批，事后需補簽說明。審批人對審批意見負責，若因?qū)徟韬鰧?dǎo)致采購損失（如超預(yù)算、質(zhì)量不合格），將承擔相應(yīng)管理責任。（三）資料完整性與可追溯性采購全流程資料（申請表、審批單、合同、驗收單、付款憑證）需同步歸檔，保證“一事一檔”，資料缺失將影響付款進度及審計合規(guī)性。電子資料需定期備份，紙質(zhì)資料需存入檔案盒并標注“行政采購-年份-采購編號”，便于快速檢索。（四）供應(yīng)商管理與風(fēng)險防范優(yōu)先選擇合作過且信譽良好的供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證明（如3C認證、環(huán)保認證），并由行政部門建立《合格供應(yīng)商名錄》。大額采購需通過法務(wù)部門審核合同條款，明確售后服務(wù)期限（如辦公設(shè)備質(zhì)?！?年）、違約責任（如延遲交貨每日扣除合同總額的0.5%）。（五）特殊情況處理緊急采購：因突發(fā)情況（如辦公設(shè)備故障影響業(yè)務(wù)開展）需緊急采購，可先電話請示分管領(lǐng)導(dǎo)同意后啟動采購，但需在24小時內(nèi)補全審