職工人事檔案電子管理操作指南一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范我單位職工人事檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“人事檔案”）的電子化管理工作，提高檔案管理效率、利用水平與安全保障能力，確保檔案信息的真實(shí)、完整、可用與安全，根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理及電子文件管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我單位實(shí)際情況，特制定本指南。（二）適用范圍本指南適用于我單位所有在職職工、離退休職工、離職職工（含解除/終止勞動(dòng)合同人員）的人事檔案電子化管理工作。單位各級(jí)管理人員及檔案工作人員在進(jìn)行人事檔案電子化相關(guān)操作時(shí)，均須遵守本指南規(guī)定。（三）基本原則人事檔案電子化管理應(yīng)遵循以下原則：1.真實(shí)性原則：電子檔案的形成、采集、處理必須以紙質(zhì)檔案或原始憑證為依據(jù)，確保信息內(nèi)容真實(shí)無(wú)誤。2.完整性原則：電子檔案應(yīng)完整反映職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲等各方面情況，相關(guān)材料不遺漏、不缺失。3.規(guī)范性原則：從檔案材料的收集、著錄、掃描、存儲(chǔ)到利用、流轉(zhuǎn)、銷(xiāo)毀等各環(huán)節(jié)，均需符合統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。4.安全性原則：建立健全安全保密制度，采取技術(shù)和管理措施，保障電子檔案在生成、傳輸、存儲(chǔ)和使用過(guò)程中的信息安全，防止信息泄露、丟失和篡改。5.可用性原則：電子檔案應(yīng)具備長(zhǎng)期可讀性和可利用性，確保在規(guī)定的保管期限內(nèi)能夠被準(zhǔn)確檢索、查閱和利用。二、前期準(zhǔn)備與系統(tǒng)規(guī)劃（一）組織領(lǐng)導(dǎo)與人員配備1.明確檔案電子化管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)相關(guān)事宜。2.設(shè)立或指定專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)（或崗位），配備政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉檔案業(yè)務(wù)并具備一定計(jì)算機(jī)操作技能的專(zhuān)職（或兼職）檔案管理人員。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，內(nèi)容包括檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、電子檔案管理規(guī)范、相關(guān)系統(tǒng)操作及信息安全保密知識(shí)。（二）軟硬件環(huán)境準(zhǔn)備1.硬件設(shè)備：根據(jù)檔案數(shù)量和工作需求，配置符合要求的計(jì)算機(jī)、掃描儀（推薦使用高速文檔掃描儀，具備自動(dòng)進(jìn)紙、雙面掃描功能）、高拍儀（用于不便拆卷或特殊規(guī)格材料）、存儲(chǔ)設(shè)備（服務(wù)器、大容量硬盤(pán)等）、備份設(shè)備、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)及必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。2.檔案管理系統(tǒng)：選擇或開(kāi)發(fā)功能完善、安全可靠、操作便捷的人事檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“檔案系統(tǒng)”）。該系統(tǒng)應(yīng)至少具備檔案信息著錄、電子材料上傳與管理、檢索查詢(xún)、借閱審批、權(quán)限控制、日志記錄、統(tǒng)計(jì)分析等功能，并能滿(mǎn)足國(guó)家對(duì)電子檔案長(zhǎng)期保存的相關(guān)技術(shù)要求。3.操作系統(tǒng)與軟件：確保計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及相關(guān)應(yīng)用軟件（如掃描軟件、圖像處理軟件、辦公軟件）為正版，且及時(shí)更新補(bǔ)丁，保障運(yùn)行穩(wěn)定與安全。（三）制度建設(shè)在本指南基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化并完善以下配套制度：1.電子檔案著錄細(xì)則及元數(shù)據(jù)規(guī)范。2.檔案材料掃描及圖像處理標(biāo)準(zhǔn)。3.電子檔案存儲(chǔ)、備份與遷移制度。4.電子檔案查閱、借閱、復(fù)制、傳遞管理制度。5.檔案系統(tǒng)操作權(quán)限管理制度。6.檔案信息安全保密制度及應(yīng)急處置預(yù)案。三、檔案信息采集與著錄規(guī)范（一）檔案材料收集1.新入職職工檔案材料應(yīng)在其報(bào)到后一個(gè)月內(nèi)收集齊全，主要包括：履歷材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷學(xué)位與專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格材料、獎(jiǎng)懲材料、黨團(tuán)材料、工資福利與社會(huì)保險(xiǎn)材料、其他有參考價(jià)值的材料等。2.在職職工應(yīng)及時(shí)收集其在工作期間形成的各類(lèi)應(yīng)歸檔材料，如年度考核表、獎(jiǎng)懲決定、職務(wù)任免通知、工資調(diào)整審批表等。3.檔案材料收集應(yīng)確保真實(shí)、完整、手續(xù)齊全。對(duì)于不符合要求的材料，應(yīng)退回形成部門(mén)或個(gè)人補(bǔ)充完善。（二）檔案信息著錄1.著錄項(xiàng)設(shè)置：按照國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合單位管理需求，在檔案系統(tǒng)中設(shè)置規(guī)范的檔案著錄項(xiàng)，包括必選項(xiàng)目和可選項(xiàng)目。必選項(xiàng)目通常有：檔案編號(hào)、姓名、性別、出生日期、籍貫、政治面貌、參加工作時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、現(xiàn)任職務(wù)/職稱(chēng)、主要家庭成員及社會(huì)關(guān)系等。2.著錄要求：*準(zhǔn)確性：著錄信息必須與原始材料內(nèi)容一致，不得有誤。*規(guī)范性：字跡清晰，用詞規(guī)范，采用國(guó)家法定計(jì)量單位和通用符號(hào)。*完整性：在確保準(zhǔn)確性的前提下，盡可能完整填寫(xiě)各項(xiàng)著錄信息。*及時(shí)性：新接收或形成的檔案材料，應(yīng)在材料歸檔后及時(shí)完成著錄。3.元數(shù)據(jù)著錄：對(duì)每一份電子化的檔案材料，還應(yīng)著錄其元數(shù)據(jù)信息，如材料題名、形成日期、頁(yè)數(shù)、責(zé)任人、文件格式、存儲(chǔ)路徑、掃描日期、掃描人等，以保證電子檔案的可追溯性。四、檔案材料的電子化處理（一）掃描前準(zhǔn)備與整理1.材料審核：對(duì)擬掃描的紙質(zhì)材料進(jìn)行再次審核，確認(rèn)材料是否完整、清晰，有無(wú)破損、污漬、褶皺等影響掃描質(zhì)量的情況。2.材料整理：*拆除金屬裝訂物（如訂書(shū)釘、回形針），對(duì)已破損的材料應(yīng)先進(jìn)行修復(fù)。*對(duì)頁(yè)面小于A4規(guī)格的材料，可采用A4規(guī)格白紙托裱；對(duì)大幅面材料，可進(jìn)行分區(qū)掃描或縮印后掃描。*對(duì)正反兩面都有內(nèi)容的材料，應(yīng)注明并分別掃描。*按材料形成的時(shí)間順序或邏輯關(guān)系，對(duì)材料進(jìn)行排序、編寫(xiě)頁(yè)碼。（二）掃描參數(shù)設(shè)置與執(zhí)行1.掃描分辨率：一般情況下，文檔類(lèi)材料掃描分辨率設(shè)置為300dpi；照片、圖片類(lèi)材料可適當(dāng)提高分辨率。分辨率的選擇以保證掃描圖像清晰、文字可辨、存儲(chǔ)合理為原則。2.掃描色彩模式：通常采用黑白模式掃描；對(duì)于有彩色印章、圖片或多色文字的材料，可采用灰度模式或彩色模式掃描。3.文件格式：推薦使用符合長(zhǎng)期保存要求的格式，如PDF/A格式作為歸檔格式。對(duì)于需要進(jìn)行文字識(shí)別（OCR）的，可同時(shí)保存為可檢索的PDF格式或TXT格式。4.掃描操作：嚴(yán)格按照掃描儀操作規(guī)程進(jìn)行，確保掃描圖像端正、清晰、無(wú)缺頁(yè)、無(wú)重影、無(wú)顛倒。掃描過(guò)程中應(yīng)仔細(xì)核對(duì)掃描頁(yè)數(shù)與實(shí)際頁(yè)數(shù)是否一致。（三）圖像處理與質(zhì)量檢查1.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行必要處理，包括但不限于：歪斜校正、去污、去黑邊、對(duì)比度調(diào)整、圖像拼接（針對(duì)大幅面材料分掃）等，以提升圖像質(zhì)量。2.質(zhì)量檢查：*自檢：掃描人員對(duì)所掃描圖像進(jìn)行逐頁(yè)檢查，確保符合質(zhì)量要求。*抽檢/全檢：檔案管理員對(duì)已掃描圖像進(jìn)行抽檢或全檢，發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時(shí)退回重新處理。*檢查內(nèi)容包括：圖像清晰度、完整性、色彩準(zhǔn)確性、方向正確性、文件命名規(guī)范性等。（四）圖像命名與關(guān)聯(lián)1.掃描圖像文件的命名應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)則，可包含檔案編號(hào)、材料類(lèi)別代碼、頁(yè)碼等信息，確保唯一性和可讀性。2.將處理合格的電子圖像文件按照檔案材料的邏輯關(guān)系，準(zhǔn)確關(guān)聯(lián)至檔案系統(tǒng)中相應(yīng)職工檔案的對(duì)應(yīng)條目下。五、電子檔案的存儲(chǔ)、備份與保管（一）存儲(chǔ)要求1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合國(guó)家信息安全標(biāo)準(zhǔn)的專(zhuān)用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，確保存儲(chǔ)環(huán)境穩(wěn)定、安全。2.檔案系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限控制機(jī)制，不同用戶(hù)根據(jù)其職責(zé)分配相應(yīng)的存儲(chǔ)區(qū)域訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。3.定期對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在故障。（二）備份策略1.定期備份：建立電子檔案定期備份制度，每日對(duì)新增或修改的電子檔案進(jìn)行增量備份，每周進(jìn)行一次全量備份。2.多介質(zhì)備份：備份介質(zhì)應(yīng)至少包括兩種不同類(lèi)型（如硬盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等），并確保備份介質(zhì)的質(zhì)量可靠。3.異地存放：重要的備份數(shù)據(jù)應(yīng)實(shí)行異地存放，存放地點(diǎn)應(yīng)符合安全保密要求，距離主存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)有一定安全距離。4.備份驗(yàn)證：每次備份完成后，應(yīng)進(jìn)行必要的驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。5.備份管理：對(duì)備份介質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)、登記、標(biāo)識(shí)，妥善保管，并定期檢查備份介質(zhì)的有效性。（三）數(shù)據(jù)遷移隨著技術(shù)發(fā)展和存儲(chǔ)介質(zhì)老化，應(yīng)適時(shí)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移。遷移前需制定詳細(xì)方案，遷移過(guò)程中嚴(yán)格監(jiān)控，遷移后進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)遷移的準(zhǔn)確性和完整性，并做好遷移記錄。六、電子檔案的日常管理與利用（一）檔案查詢(xún)與檢索1.檔案管理員及經(jīng)授權(quán)的人員可通過(guò)檔案系統(tǒng)，按照姓名、檔案編號(hào)、身份證號(hào)或其他組合條件對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢(xún)檢索。2.查詢(xún)操作應(yīng)在檔案系統(tǒng)中留有痕跡，包括查詢(xún)?nèi)?、查?xún)時(shí)間、查詢(xún)內(nèi)容等。（二）檔案借閱與利用1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱電子檔案時(shí)，借閱人須在檔案系統(tǒng)中提交借閱申請(qǐng)，注明借閱事由、借閱檔案范圍、借閱期限等。2.審批流程：借閱申請(qǐng)需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。不同級(jí)別、不同范圍的檔案借閱，其審批權(quán)限和流程應(yīng)有所區(qū)別。5.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱權(quán)限。檔案管理員負(fù)責(zé)檢查借閱期間是否發(fā)生違規(guī)操作。（三）檔案材料的補(bǔ)充與更新當(dāng)職工個(gè)人信息發(fā)生變動(dòng)或形成新的應(yīng)歸檔材料時(shí)，檔案管理員應(yīng)及時(shí)收集、審核、掃描（如需）并將新材料著錄、關(guān)聯(lián)至相應(yīng)的電子檔案中，確保檔案信息的時(shí)效性和完整性。（四）檔案轉(zhuǎn)遞職工因調(diào)動(dòng)、辭職、辭退、解除勞動(dòng)合同等原因離開(kāi)本單位，需轉(zhuǎn)出人事檔案時(shí)：1.若接收單位可接收電子檔案，應(yīng)在檔案系統(tǒng)內(nèi)按規(guī)定流程辦理電子檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，并確保傳輸安全。2.若接收單位仍需紙質(zhì)檔案，應(yīng)將電子檔案打印輸出，與原紙質(zhì)檔案（如有）一并整理、密封后，通過(guò)機(jī)要或?qū)Ｈ朔绞睫D(zhuǎn)遞，并做好交接記錄。（五）檔案保密與安全1.所有接觸電子檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)及單位保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.嚴(yán)禁利用非涉密計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)處理、存儲(chǔ)、傳輸涉密檔案信息。3.檔案系統(tǒng)應(yīng)具備防病毒、防黑客攻擊能力，定期進(jìn)行安全漏洞掃描和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。4.檔案管理人員應(yīng)定期更換系統(tǒng)登錄密碼，并妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人使用。七、安全管理與風(fēng)險(xiǎn)防范（一）身份認(rèn)證與權(quán)限控制檔案系統(tǒng)應(yīng)采用嚴(yán)格的身份認(rèn)證機(jī)制，如用戶(hù)名密碼、USBKey、生物識(shí)別等。根據(jù)“最小權(quán)限”原則，為不同用戶(hù)分配相應(yīng)的操作權(quán)限，并定期進(jìn)行權(quán)限審查和調(diào)整。（二）操作日志與審計(jì)檔案系統(tǒng)應(yīng)對(duì)所有用戶(hù)的操作行為進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成操作日志。日志內(nèi)容應(yīng)包括操作人、操作時(shí)間、操作類(lèi)型、操作對(duì)象、操作結(jié)果等。檔案管理員應(yīng)定期對(duì)操作日志進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常操作。（三）應(yīng)