高校檔案管理規(guī)范操作手冊前言高校檔案是高等學(xué)校各項活動的真實記錄，是學(xué)校歷史發(fā)展的重要憑證，也是教學(xué)、科研、管理工作不可或缺的基礎(chǔ)性信息資源?？茖W(xué)規(guī)范地管理高校檔案，對于維護學(xué)校歷史真實面貌、保障學(xué)校各項工作順利開展、促進教育事業(yè)發(fā)展具有重要意義。本手冊旨在為我校檔案管理工作提供統(tǒng)一、規(guī)范的操作指引，明確各環(huán)節(jié)的工作要求與標準，提升檔案管理整體水平，確保檔案的完整、安全與有效利用。本手冊適用于學(xué)校各單位、各部門的檔案形成、收集、整理、保管、利用等各項工作。第一章總則1.1定義與范疇高校檔案是指學(xué)校在招生錄取、教學(xué)科研、行政管理、社會服務(wù)、基本建設(shè)、后勤保障等各項活動中直接形成的，對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。1.2管理原則檔案管理工作遵循以下原則：*真實性原則：確保檔案材料的原始性、準確性和客觀性，嚴禁偽造、篡改。*完整性原則：保證檔案材料的齊全完整，反映各項活動的全過程。*系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的自然規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進行科學(xué)分類、有序排列。*安全性原則：建立健全安全保密制度，采取有效措施，防止檔案損毀、丟失和泄密。*可利用性原則：在確保安全的前提下，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理及社會合理需求提供便捷的利用服務(wù)。1.3管理體制與職責(zé)學(xué)校檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的體制。*學(xué)校設(shè)立檔案管理部門（如檔案館或綜合檔案室），負責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，并集中保管學(xué)校各類檔案。*各院（系）、部門應(yīng)明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，指定專人（檔案員）負責(zé)本單位形成的檔案材料的收集、整理、預(yù)歸檔和向?qū)W校檔案管理部門移交工作。*檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，忠于職守，廉潔奉公，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，并保持相對穩(wěn)定。第二章檔案的收集與歸檔2.1歸檔范圍各單位、各部門在工作中形成的具有保存價值的各種載體文件材料，均屬歸檔范圍。主要包括：*教學(xué)類：招生計劃、錄取名冊、學(xué)籍管理、課程設(shè)置、教學(xué)大綱、教材、教學(xué)研究、學(xué)生成績、畢業(yè)生名冊、學(xué)位授予等材料。*科研類：科研項目立項、研究過程、成果報告、鑒定驗收、專利、獲獎等材料。*行政管理類：學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結(jié)、會議紀要、請示批復(fù)、規(guī)章制度、機構(gòu)設(shè)置、人事任免、印信管理等材料。*學(xué)生類：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、獎懲材料、黨團組織材料、畢業(yè)生登記表、體檢表等材料。*人事類：教職工履歷、考核、獎懲、職稱評聘、工資福利、任免、離退休等材料。*財務(wù)類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等材料（按會計檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。*基本建設(shè)類：校園規(guī)劃、工程立項、勘察設(shè)計、施工監(jiān)理、竣工驗收、工程圖紙等材料。*儀器設(shè)備類：大型精密儀器設(shè)備的申購、開箱驗收、安裝調(diào)試、使用維修、技術(shù)改造、報廢等材料。*外事類：國際交流合作、留學(xué)生管理、出國（境）審批等材料。*聲像載體類：反映學(xué)校重要活動、人物、事件的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等材料。*電子檔案類：在計算機等電子設(shè)備上形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有保存價值的文件。2.2歸檔時間*教學(xué)類檔案：一般在每學(xué)期或每學(xué)年結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。*科研類檔案：科研項目完成或鑒定驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。*行政管理類檔案：辦理完畢后及時整理，次年第一季度內(nèi)完成歸檔。*學(xué)生類檔案：學(xué)生畢業(yè)或離校后一個月內(nèi)完成歸檔。*人事類檔案：按人事管理規(guī)定及時歸檔。*財務(wù)類檔案：年度終了后，由財務(wù)部門整理立卷，保管一年后向檔案管理部門移交。*基本建設(shè)類檔案：工程項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔。*其他類檔案：根據(jù)實際情況，在相關(guān)活動結(jié)束后及時歸檔或按規(guī)定周期歸檔。2.3歸檔要求*歸檔的文件材料必須是辦理完畢的正式材料，手續(xù)齊全，符合形成規(guī)律。*歸檔文件材料應(yīng)保證其真實性、完整性、準確性和系統(tǒng)性。*手寫材料應(yīng)使用藍黑墨水、碳素墨水或墨汁書寫，字跡工整、清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅墨水及易褪色的書寫材料。*復(fù)印件作為歸檔材料時，須注明原件保管單位或經(jīng)組織核實并加蓋公章。*聲像材料應(yīng)注明事由、時間、地點、人物、背景、作者等要素，并配以相應(yīng)的文字說明。*電子文件的歸檔應(yīng)符合國家及行業(yè)關(guān)于電子文件歸檔與管理的相關(guān)標準，確保其真實性、完整性、可用性和安全性，并與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或其他載體文件建立關(guān)聯(lián)。2.4歸檔程序*各單位檔案員負責(zé)本單位應(yīng)歸檔文件材料的收集、初步整理、審查。*對審查合格的檔案材料，填寫《檔案移交清單》，經(jīng)單位負責(zé)人審核簽字后，向?qū)W校檔案管理部門移交。*檔案管理部門對接收的檔案材料進行驗收，核對無誤后，雙方在《檔案移交清單》上簽字，各執(zhí)一份備查。第三章檔案的整理3.1整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.2分類*高校檔案一般采用年度、機構(gòu)（部門）、問題相結(jié)合的方法進行分類。具體分類方案由學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一制定并頒布執(zhí)行。*年度：指文件材料形成的年度?？缒甓鹊奈募?，一般歸入辦結(jié)年度。*機構(gòu)（部門）：指文件材料形成的承辦單位。*問題：指文件材料內(nèi)容所反映的主題。3.3組卷（件）與排列*卷內(nèi)文件的排列：同一事由的文件，按形成時間順序或重要程度排列。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。*案卷（件）的排列：在同一類目下，按案卷（件）形成的時間順序或重要程度排列。3.4編號與編目*檔號編制：檔號是檔案的唯一標識，應(yīng)反映檔案的分類體系和排列順序。檔號結(jié)構(gòu)一般為：全宗號-年度-機構(gòu)（部門）代號-案卷（件）號。具體編制規(guī)則由檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)定。*卷內(nèi)目錄編制：卷內(nèi)目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。*備考表編制：備考表置于案卷（件）末，注明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)，以及在形成、收集、整理、鑒定、保管過程中需要說明的問題。*案卷封面填寫：案卷封面應(yīng)逐項填寫全宗名稱、類目名稱、案卷題名、年度、保管期限、件（頁）數(shù)、檔號等。3.5裝訂*案卷裝訂前應(yīng)去除金屬物，對破損文件進行修補。*裝訂應(yīng)結(jié)實、整齊、美觀，便于翻閱。采用左側(cè)裝訂或左上角裝訂。*不同幅面的文件材料應(yīng)折疊整齊，統(tǒng)一成A4幅面。第四章檔案的鑒定4.1鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義觀點，從學(xué)校歷史發(fā)展和現(xiàn)實工作的需要出發(fā)，全面分析檔案的現(xiàn)實價值和歷史價值，準確劃定檔案的保管期限。4.2保管期限劃分高校檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種。定期一般分為長期和短期。*永久保管：凡是反映學(xué)校主要歷史面貌、具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。*長期保管：凡是反映學(xué)校一般工作活動、在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。*短期保管：凡是在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為短期保管。具體的保管期限表由檔案管理部門根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實際情況制定。4.3鑒定組織與程序*學(xué)校檔案管理部門負責(zé)組織全校檔案的鑒定工作。各單位應(yīng)配合檔案管理部門做好本單位形成檔案的初步鑒定。*鑒定工作一般定期進行，可結(jié)合檔案整理工作進行，也可對已到保管期限的檔案進行復(fù)核鑒定。*鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組共同進行。*鑒定結(jié)束后，應(yīng)形成鑒定報告，對鑒定結(jié)果進行記錄，并對需要銷毀的檔案編制銷毀清冊。4.4檔案銷毀*對已超過保管期限且經(jīng)鑒定確認無保存價值的檔案，應(yīng)按規(guī)定程序銷毀。*銷毀檔案須經(jīng)學(xué)校分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準后，由兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。嚴禁個人私自銷毀檔案。*銷毀清冊應(yīng)永久保存。第五章檔案的保管5.1庫房管理*檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵、防有害氣體等“九防”措施。*庫房內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫度（14-24℃）和相對濕度（45-60%），并配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備和監(jiān)測儀器。*庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品。*建立庫房管理制度，實行專人負責(zé)，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。*檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和防盜報警裝置，并定期檢查維護，確保有效。5.2檔案裝具*檔案裝具（檔案柜、檔案盒、卷皮等）應(yīng)符合國家標準，做到堅固、耐用、防潮、防蟲。*檔案應(yīng)按檔號順序排放，便于存取。5.3特殊載體檔案保管*聲像檔案：應(yīng)存放在專用的盒（冊）內(nèi)，避免擠壓、摩擦、高溫、潮濕和強光直射。照片檔案應(yīng)注明文字說明。*電子檔案：應(yīng)采用質(zhì)量可靠的存儲介質(zhì)，定期進行復(fù)制備份，防止數(shù)據(jù)丟失。重要電子檔案應(yīng)實行雙套制保管，一套封存，一套提供利用。存儲介質(zhì)應(yīng)遠離磁場，并定期檢查其有效性。5.4檔案庫房的“九防”措施*防火：嚴禁煙火，配備消防器材，定期檢查線路。*防盜：安裝防盜門窗和報警裝置。*防潮：使用除濕機或空調(diào)調(diào)節(jié)濕度，地面鋪設(shè)防潮材料。*防蟲：定期投放防蟲藥劑，保持庫房清潔。*防鼠：堵塞鼠洞，設(shè)置捕鼠裝置。*防高溫：使用空調(diào)降溫，避免陽光直射。*防光：庫房窗戶安裝遮光窗簾或毛玻璃，檔案柜避免靠近窗戶。*防塵：庫房應(yīng)密閉，定期打掃衛(wèi)生，檔案柜保持關(guān)閉。*防有害氣體：遠離污染源，必要時安裝空氣凈化設(shè)備。第六章檔案的利用6.1利用原則檔案利用工作應(yīng)堅持為學(xué)校教學(xué)、科研、管理服務(wù)，為社會發(fā)展服務(wù)的宗旨，在遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度的前提下，保障檔案的合理利用。6.2利用范圍與方式*利用范圍：學(xué)校檔案分為開放檔案和未開放檔案。開放檔案可按規(guī)定向社會提供利用；未開放檔案僅限于學(xué)校內(nèi)部因工作需要查閱，或經(jīng)批準的外部單位及個人查閱。*利用方式：包括查閱、復(fù)制、摘錄、借閱等。6.3利用手續(xù)*學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，須持所在單位（部門）介紹信或本人有效證件，經(jīng)檔案管理部門同意后，方可查閱。查閱涉密檔案或重要檔案，須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準。*校外單位或個人查閱開放檔案，須持單位介紹信和本人有效證件；查閱未開放檔案，須持縣級以上單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責(zé)人批準。*查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行。如需復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理部門同意，并由檔案管理人員負責(zé)復(fù)制、摘錄，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。*檔案一般不得帶出檔案庫房。確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，嚴格履行借閱登記手續(xù)，限期歸還。檔案借出期間，借閱人應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制、勾畫、涂改、抽換、增刪檔案內(nèi)容。6.4利用要求*查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案材料上勾畫、涂改、抽取、撤換、增刪頁張。*嚴禁擅自復(fù)制、拍攝、公布涉密檔案內(nèi)容。*查閱者應(yīng)遵守檔案管理部門的各項規(guī)定，服從檔案管理人員的指導(dǎo)。*利用檔案所獲得的信息，不得用于危害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益的活動。6.5檔案保密*嚴格執(zhí)行國家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度。*檔案管理人員應(yīng)增強保密意識，嚴守保密紀律，不得泄露檔案秘密。*對涉密檔案的管理和利用，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。第七章檔案的統(tǒng)計與移交7.1檔案統(tǒng)計*檔案統(tǒng)計是檔案管理的一項基礎(chǔ)工作，應(yīng)做到準確、及時、系統(tǒng)。*統(tǒng)計內(nèi)容主要包括：檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等情況。*檔案管理部門應(yīng)建立健全統(tǒng)計臺賬，定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，并按規(guī)定向上級主管部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。7.2檔案移交*學(xué)校內(nèi)部各單位形成的檔案，按規(guī)定期限向?qū)W校檔案管理部門移交。*學(xué)校因故撤銷或合并，其檔案應(yīng)按規(guī)定向接收單位或上級檔案管理部門移交。*檔案移交時，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，雙方簽字蓋章，一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。第八章檔案的信息化建設(shè)8.1電子文件的歸檔與管理*積極推進電子文件的全程管理，確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性。*電子文件的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)符合國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求。*歸檔的電子文件應(yīng)采用符合長期保存要求的格式，并連同其元數(shù)據(jù)一并歸檔。8.2檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用*學(xué)校應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的投入，建立或引進符合學(xué)校實際的檔案管理系統(tǒng)。*檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案著錄、檢索、管理、利用、統(tǒng)計、備份等功能，并能與學(xué)校其他信息系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。*積極推進檔案數(shù)字化加工工作，對重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描、著錄、存儲，建立數(shù)字檔案資源庫。8.3檔案信息安全保障*建立健全檔案信息安全管理制度，采取身份認證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計、容災(zāi)備份等技術(shù)措施，保障檔案信息系統(tǒng)和數(shù)字檔案資源的安全。*定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，對數(shù)字檔案進行備份，并對備份介質(zhì)進行妥善保管。第九章檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)9.1監(jiān)督檢查學(xué)校檔案管理部門負責(zé)對全校各單位、各部門的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期對檔案工