電子郵件安全規(guī)定一、電子郵件安全概述

電子郵件作為現(xiàn)代信息傳遞的重要工具，其安全性直接影響個人和企業(yè)信息資產(chǎn)的保護(hù)。為規(guī)范電子郵件使用行為，保障信息安全，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過明確操作流程和注意事項，降低電子郵件相關(guān)的安全風(fēng)險，確保信息傳遞的可靠性。

二、電子郵件使用規(guī)范

（一）賬戶管理

1.必須使用強(qiáng)密碼保護(hù)電子郵件賬戶，密碼應(yīng)包含大小寫字母、數(shù)字及特殊符號，且長度不低于12位。

2.定期更換密碼，建議每3個月更新一次。

3.禁止在不同設(shè)備或平臺重復(fù)使用相同密碼，建議啟用雙因素認(rèn)證（2FA）增強(qiáng)賬戶安全性。

（二）郵件內(nèi)容安全

1.發(fā)送郵件前需確認(rèn)收件人地址準(zhǔn)確無誤，避免因地址錯誤導(dǎo)致敏感信息泄露。

2.禁止通過電子郵件傳輸高度敏感信息（如個人身份信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等），如確需傳輸，必須加密處理或采用專用安全通道。

3.郵件附件發(fā)送前應(yīng)進(jìn)行病毒掃描，確認(rèn)無惡意軟件后方可發(fā)送。

（三）防范釣魚郵件

1.警惕來源不明的郵件，特別是要求提供賬戶密碼、驗證碼或點(diǎn)擊不明鏈接的內(nèi)容。

2.核實郵件發(fā)件人身份，可通過官方渠道聯(lián)系對方確認(rèn)郵件真實性。

3.注意郵件中的鏈接和附件，避免點(diǎn)擊可疑內(nèi)容，建議直接訪問官方網(wǎng)站而非通過郵件中的鏈接。

三、操作流程與注意事項

（一）日常使用流程

1.登錄電子郵件賬戶時，確保使用官方客戶端或認(rèn)證網(wǎng)頁，避免通過非授權(quán)渠道訪問。

2.定期檢查賬戶安全日志，留意異常登錄行為（如異地登錄、登錄時間異常等）。

3.重要郵件發(fā)送后，應(yīng)通過其他方式（如電話）確認(rèn)收件人已收到。

（二）應(yīng)急處理措施

1.如發(fā)現(xiàn)賬戶被盜用或發(fā)送了錯誤郵件，立即通過賬戶設(shè)置中的安全選項凍結(jié)賬戶，并通知相關(guān)收件人。

2.郵件中誤發(fā)敏感信息，應(yīng)立即聯(lián)系收件人要求刪除，并說明情況。

3.遭遇釣魚郵件攻擊時，及時向企業(yè)安全部門報告，并提醒同事警惕類似郵件。

四、培訓(xùn)與監(jiān)督

（一）定期培訓(xùn)

1.每季度組織一次電子郵件安全培訓(xùn)，內(nèi)容包括賬戶管理、釣魚郵件識別、應(yīng)急處理等。

2.培訓(xùn)后進(jìn)行考核，確保員工掌握基本安全操作規(guī)范。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.安全部門定期抽查郵件使用記錄，對違規(guī)行為進(jìn)行通報批評。

2.建立舉報渠道，鼓勵員工舉報可疑郵件或安全漏洞。

一、電子郵件安全概述

電子郵件作為現(xiàn)代信息傳遞的重要工具，其安全性直接影響個人和企業(yè)信息資產(chǎn)的保護(hù)。為規(guī)范電子郵件使用行為，保障信息安全，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過明確操作流程和注意事項，降低電子郵件相關(guān)的安全風(fēng)險，確保信息傳遞的可靠性。

電子郵件的安全威脅主要包括：惡意軟件（病毒、蠕蟲、木馬）傳播、釣魚攻擊（Phishing）、社會工程學(xué)詐騙、賬戶未授權(quán)訪問、附件損壞或泄露等。這些威脅可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)癱瘓、聲譽(yù)受損甚至財務(wù)損失。因此，嚴(yán)格遵守本規(guī)定對于維護(hù)組織信息安全至關(guān)重要。

二、電子郵件使用規(guī)范

（一）賬戶管理

1.強(qiáng)密碼策略實施

必須使用強(qiáng)密碼保護(hù)電子郵件賬戶。強(qiáng)密碼應(yīng)滿足以下至少三條標(biāo)準(zhǔn)：

(1)長度不低于12位字符。

(2)包含大小寫字母（至少各一種）。

(3)包含數(shù)字（0-9）。

(4)包含特殊符號（如!@$%^&()_+-=[]{}|;':",./<>?）。

避免使用容易被猜到的密碼，如生日、姓名拼音、常見單詞（password,admin）等。

建議使用密碼管理工具生成和存儲復(fù)雜密碼，避免在不同平臺重復(fù)使用密碼。

2.定期密碼更新

建議設(shè)置密碼定期更換機(jī)制，例如每3個月更新一次。

更改密碼時，應(yīng)確保新密碼同樣符合強(qiáng)密碼標(biāo)準(zhǔn)，并不同于以往使用過的密碼。

3.多因素認(rèn)證（MFA/2FA）啟用

強(qiáng)烈建議為電子郵件賬戶啟用雙因素認(rèn)證（或稱多因素認(rèn)證）。

啟用流程通常包括：在主賬戶設(shè)置中找到“安全設(shè)置”或“兩步驗證”選項，按照指引綁定手機(jī)短信驗證碼、認(rèn)證器App（如GoogleAuthenticator）或硬件安全密鑰。

啟用后，每次登錄郵箱時，除了輸入密碼外，還需提供第二步驗證信息，大幅提升賬戶安全性。

4.設(shè)備與登錄管理

首次在新設(shè)備或瀏覽器上登錄電子郵件時，系統(tǒng)通常會要求進(jìn)行二次驗證。

記錄并定期檢查賬戶的“已知設(shè)備”或“登錄活動”列表，及時移除異?；虿辉偈褂玫牡卿浽O(shè)備/IP地址。

禁止在公共計算機(jī)或未加密的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄敏感電子郵件賬戶。

（二）郵件內(nèi)容安全

1.收件人地址核對

發(fā)送郵件前，務(wù)必仔細(xì)核對收件人電子郵件地址的準(zhǔn)確性，避免因拼寫錯誤或復(fù)制粘貼失誤導(dǎo)致敏感信息發(fā)送給錯誤的人。

對于重要或高度敏感郵件，建議通過抄送（CC）或密送（BCC）添加一個復(fù)核人，由其確認(rèn)收件人無誤后再發(fā)送。

2.敏感信息處理

禁止直接發(fā)送：原則上禁止通過普通電子郵件直接傳輸高度敏感信息，例如：

(1)個人身份信息（PII）：身份證號、護(hù)照號、銀行賬號、社保號等。

(2)信用卡或支付信息。

(3)詳細(xì)的個人健康信息。

(4)未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部商業(yè)文件、客戶數(shù)據(jù)、財務(wù)報告等。

推薦替代方案：

(1)使用加密郵件服務(wù)或客戶端。

(2)通過安全的文件傳輸服務(wù)（如WeTransfer、DropboxBusiness-注意權(quán)限設(shè)置）上傳文件，并生成分享鏈接，同時通知收件人通過特定方式（如電話）獲取。

(3)采用安全的即時通訊工具進(jìn)行傳輸。

(4)對于極其重要的信息，考慮使用物理介質(zhì)（如加密U盤）或面對面交接。

3.附件安全

發(fā)送前掃描：發(fā)送任何附件前，必須使用可靠的殺毒軟件或郵件安全網(wǎng)關(guān)進(jìn)行掃描，確認(rèn)附件無病毒或惡意代碼。

文件命名規(guī)范：為附件設(shè)置清晰、無敏感信息的命名，例如使用項目代碼、日期等，避免使用包含個人姓名或內(nèi)部敏感項目名稱的命名。

文件類型限制：根據(jù)內(nèi)部安全策略，可能限制或禁止發(fā)送特定類型的附件，如.exe、.scr、.zip（若未確認(rèn)內(nèi)容）、.vbs等，以降低風(fēng)險。

文件加密：如需發(fā)送包含敏感信息的文件，應(yīng)使用強(qiáng)加密工具（如PGP、S/MIME）對文件進(jìn)行加密，并確保收件人擁有相應(yīng)的解密密鑰或證書。

（三）防范釣魚郵件與社交工程

1.識別釣魚郵件特征

發(fā)件人地址可疑：檢查發(fā)件人郵箱地址是否與官方地址一致，注意拼寫錯誤或域名變異（如使用相似但不完全相同的域名）。例如，警惕類似`support@`的地址。

緊急或威脅性語言：郵件內(nèi)容常制造緊迫感，要求立即采取行動，如“賬戶即將被凍結(jié)”、“立即驗證您的信息”等。

不尋常的請求：要求提供密碼、驗證碼、個人敏感信息、銀行信息或點(diǎn)擊可疑鏈接。

語法和拼寫錯誤：專業(yè)機(jī)構(gòu)發(fā)送的郵件通常質(zhì)量較高，大量語法或拼寫錯誤可能是偽造跡象。

鏈接與附件：

(1)仔細(xì)檢查郵件中的鏈接：將鼠標(biāo)懸停在鏈接上（不要點(diǎn)擊），查看瀏覽器狀態(tài)欄顯示的真實URL是否與顯示的文本一致。警惕指向非官方域名的鏈接。

(2)對要求點(diǎn)擊鏈接的郵件保持高度警惕，尤其是來自未知發(fā)件人或內(nèi)容可疑的郵件。

2.核實郵件來源

對于要求提供信息或點(diǎn)擊鏈接的重要郵件，通過官方渠道（如公司官網(wǎng)、官方客服電話、已知的內(nèi)部聯(lián)系人）獨(dú)立核實郵件的真實性。

避免直接回復(fù)郵件或通過郵件中的聯(lián)系方式進(jìn)行確認(rèn)。

3.警惕社會工程學(xué)

偽裝身份：攻擊者可能偽裝成同事、上級、技術(shù)支持或合作伙伴，通過郵件或即時消息請求敏感信息或執(zhí)行操作。

信息誘導(dǎo)：通過看似無害的對話套取敏感信息或誘導(dǎo)點(diǎn)擊惡意鏈接。

保持警惕：不輕信郵件中的信息，尤其是涉及金錢交易、權(quán)限變更等敏感操作時，務(wù)必通過可靠渠道確認(rèn)。

三、操作流程與注意事項

（一）日常使用流程

1.安全登錄

使用官方認(rèn)證的郵箱客戶端（如Outlook、Thunderbird）或網(wǎng)頁版郵箱（通過公司VPN訪問，如適用）。

避免使用非官方提供的登錄入口或瀏覽器插件。

2.郵件檢查與處理

收件箱瀏覽：定期檢查收件箱，留意任何可疑郵件。

可疑郵件處理：

(1)如判定為垃圾郵件或釣魚郵件，應(yīng)直接標(biāo)記為“垃圾郵件”或“釣魚郵件”，并退出郵件客戶端，重新登錄以確認(rèn)賬戶安全。

(2)如不確定，不要隨意刪除，可移動到“待定”文件夾，并聯(lián)系安全部門或郵件管理員協(xié)助判斷。

(3)絕對不要點(diǎn)擊可疑郵件中的鏈接、下載附件或回復(fù)發(fā)件人。

3.郵件歸檔與備份

根據(jù)公司規(guī)定，對重要郵件進(jìn)行分類歸檔，并定期備份到可靠位置（如公司指定的網(wǎng)絡(luò)驅(qū)動器或加密云存儲）。

遵循最小權(quán)限原則，僅備份工作所需的信息，不備份個人敏感數(shù)據(jù)。

（二）應(yīng)急處理措施

1.賬戶疑似被盜用

立即操作：

(1)嘗試通過“忘記密碼”流程重置密碼，如果無法訪問，立即聯(lián)系郵件服務(wù)提供商或IT支持部門協(xié)助凍結(jié)/重置賬戶。

(2)檢查賬戶的“登錄活動”或“安全設(shè)置”，查看最近的登錄記錄，確認(rèn)是否有未授權(quán)登錄。

(3)通知所有可能收到過來自該賬戶郵件的人，提醒他們警惕并檢查是否需要刪除誤發(fā)信息。

后續(xù)措施：

(1)更改所有相關(guān)聯(lián)的密碼（包括其他可能使用相同或類似密碼的服務(wù)）。

(2)啟用或加強(qiáng)雙因素認(rèn)證。

(3)對賬戶進(jìn)行全面的安全審計。

2.誤發(fā)敏感信息

立即補(bǔ)救：

(1)嘗試聯(lián)系收件人，告知情況，請求立即刪除郵件及附件。如果收件人是外部人員且無法聯(lián)系，應(yīng)考慮通過公開渠道（如社交媒體）發(fā)布聲明（需謹(jǐn)慎評估風(fēng)險和效果），或在安全前提下聯(lián)系收件人所在組織的IT部門協(xié)助處理。

(2)如果郵件包含加密附件，嘗試通知收件人使用正確的密鑰解密，并要求刪除。

內(nèi)部報告：立即向直接上級和/或公司安全部門報告事件，以便采取進(jìn)一步措施（如通知監(jiān)管機(jī)構(gòu)、評估潛在影響）并更新安全策略。

3.遭遇釣魚攻擊

個人處理：

(1)立即停止與該釣魚郵件的任何交互（不點(diǎn)擊、不回復(fù)、不下載）。

(2)將郵件標(biāo)記為“釣魚郵件”，并移至垃圾箱。

(3)如已點(diǎn)擊鏈接或下載附件，立即斷開網(wǎng)絡(luò)連接，運(yùn)行殺毒軟件進(jìn)行全盤掃描。

組織報告：

(1)立即向公司安全部門或IT團(tuán)隊報告，提供完整的釣魚郵件副本（包括發(fā)件人、主題、正文、鏈接、附件等）。

(2)通知同事警惕該釣魚郵件，可通過內(nèi)部郵件或即時通訊群組分享警示信息（附上郵件樣本）。

(3)安全部門評估攻擊范圍，通知受影響的用戶修改密碼，并加強(qiáng)內(nèi)部防范措施。

四、培訓(xùn)與監(jiān)督

（一）定期培訓(xùn)

1.培訓(xùn)內(nèi)容

基礎(chǔ)知識：電子郵件安全的重要性、常見威脅類型（釣魚、病毒等）及其特征。

操作技能：強(qiáng)密碼設(shè)置與管理、雙因素認(rèn)證啟用、敏感信息處理方法、附件安全操作、釣魚郵件識別技巧（鏈接檢查、發(fā)件人核對等）。

應(yīng)急流程：賬戶被盜用、誤發(fā)敏感信息、遭遇釣魚攻擊時的正確處理步驟。

案例分享：結(jié)合實際或模擬案例，講解安全事件的影響及防范要點(diǎn)。

2.培訓(xùn)形式與頻率

形式：可采用線上講座、線下工作坊、互動問答、模擬攻擊演練等多種形式。

頻率：新員工入職時必須接受培訓(xùn)，每年至少進(jìn)行一次全面復(fù)訓(xùn)，并在安全意識事件（如發(fā)生釣魚攻擊）后進(jìn)行追加培訓(xùn)。

3.培訓(xùn)效果評估

通過培訓(xùn)后考核（如選擇題、判斷題、情景模擬回答）檢驗員工對安全規(guī)定的掌握程度。

收集員工反饋，持續(xù)改進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容和方式。

（二）監(jiān)督機(jī)制

1.日常監(jiān)控

安全部門或IT團(tuán)隊通過郵件系統(tǒng)日志、安全監(jiān)控工