采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)表單一、本表單適用場(chǎng)景說明本標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)表單適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋日常辦公物資、生產(chǎn)原材料、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等場(chǎng)景。無論是行政部門辦公用品補(bǔ)充、生產(chǎn)部門物料緊急采購(gòu)，還是項(xiàng)目部服務(wù)類供應(yīng)商引入，均可通過本表單規(guī)范采購(gòu)全流程，保證采購(gòu)行為合規(guī)、高效、透明。表單尤其適用于需跨部門協(xié)作（如需求部門、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部）的采購(gòu)項(xiàng)目，通過統(tǒng)一流程節(jié)點(diǎn)明確責(zé)任，避免職責(zé)交叉或遺漏。二、采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與部門初審操作主體：需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項(xiàng)目部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要（如辦公用品短缺、生產(chǎn)原料不足、項(xiàng)目服務(wù)需求等），填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途、期望交付日期等關(guān)鍵信息。需求部門負(fù)責(zé)人（如*經(jīng)理）對(duì)需求的合理性、必要性及預(yù)算準(zhǔn)確性進(jìn)行初審，確認(rèn)無誤后在《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》上簽字審批。輸出成果：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（需求部門負(fù)責(zé)人簽字版）（二）采購(gòu)部需求復(fù)核與預(yù)算審核操作主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：采購(gòu)部收到《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成需求復(fù)核，重點(diǎn)核查：需求描述是否清晰（規(guī)格、型號(hào)、參數(shù)是否明確）；預(yù)算金額是否符合公司采購(gòu)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)（參考《公司采購(gòu)預(yù)算管理制度》）；是否存在重復(fù)采購(gòu)或可替代方案（如現(xiàn)有庫存是否充足、是否有更高性價(jià)比的替代品）。復(fù)核通過后，采購(gòu)部將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部進(jìn)行預(yù)算匹配審核，財(cái)務(wù)部確認(rèn)預(yù)算余額充足后，在表單上簽字確認(rèn)。特殊情況處理：若預(yù)算不足或需求不合理，采購(gòu)部需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋需求部門，說明原因并要求補(bǔ)充說明或調(diào)整需求。輸出成果：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》（采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部復(fù)核簽字版）（三）供應(yīng)商尋源與比價(jià)議價(jià)操作主體：采購(gòu)部操作內(nèi)容：根據(jù)采購(gòu)物品/服務(wù)的類型，采購(gòu)部啟動(dòng)供應(yīng)商尋源：常規(guī)物品/服務(wù)（如辦公用品、標(biāo)準(zhǔn)件）：從公司《合格供應(yīng)商名錄》中選擇3家及以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)；非標(biāo)物品/服務(wù)（如定制設(shè)備、專業(yè)服務(wù)）：通過公開招標(biāo)、行業(yè)推薦、市場(chǎng)調(diào)研等方式篩選潛在供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商提供資質(zhì)證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）、產(chǎn)品/服務(wù)方案及報(bào)價(jià)。采購(gòu)部組織比價(jià)議價(jià)，重點(diǎn)對(duì)比供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量保障能力、交付周期、售后服務(wù)、付款條件等，形成《比價(jià)議價(jià)記錄表》，明確擬合作供應(yīng)商及最終成交價(jià)格。特別要求：?jiǎn)喂P采購(gòu)金額超過[具體金額，如5萬元]的，需至少邀請(qǐng)3家供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)；金額超過[具體金額，如20萬元]的，需啟動(dòng)招標(biāo)流程，并保留招標(biāo)過程文件。輸出成果：《比價(jià)議價(jià)記錄表》（采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字版）、供應(yīng)商資質(zhì)文件（復(fù)印件）（四）合同審批與簽訂操作主體：采購(gòu)部、法務(wù)部、總經(jīng)理操作內(nèi)容：采購(gòu)部根據(jù)比價(jià)結(jié)果與擬合作供應(yīng)商草擬《采購(gòu)合同》，合同內(nèi)容需包括：采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收方式、付款條件、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。法務(wù)部對(duì)合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)核查法律風(fēng)險(xiǎn)、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約條款明確性等，審核通過后簽字確認(rèn)；法務(wù)部審核未通過的，采購(gòu)部需根據(jù)意見修改后重新提交。采購(gòu)部將最終版合同附《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《比價(jià)議價(jià)記錄表》等材料，按審批權(quán)限報(bào)批：金額[具體金額，如5萬元以下]：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審批；金額[具體金額，如5萬-20萬元]：分管副總審批；金額[具體金額，如20萬元以上]：總經(jīng)理審批。審批通過后，采購(gòu)部與供應(yīng)商正式簽訂合同，合同文本原件至少一式兩份（采購(gòu)部、供應(yīng)商各執(zhí)一份），復(fù)印件抄送財(cái)務(wù)部、需求部門存檔。輸出成果：《采購(gòu)合同》（審批簽字版原件）、合同分發(fā)記錄（五）訂單下達(dá)與交付跟進(jìn)操作主體：采購(gòu)部、需求部門操作內(nèi)容：采購(gòu)部根據(jù)簽訂的《采購(gòu)合同》，在1個(gè)工作日內(nèi)向供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確交付時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人及要求，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單回執(zhí)。供應(yīng)商交付前，需提前[具體時(shí)間，如24小時(shí)]通知采購(gòu)部及需求部門，需求部門安排人員準(zhǔn)備接收（如清點(diǎn)場(chǎng)地、卸貨設(shè)備等）。采購(gòu)部全程跟進(jìn)交付進(jìn)度，若供應(yīng)商可能延遲交付，需第一時(shí)間通知需求部門，協(xié)商調(diào)整交付時(shí)間或制定應(yīng)急方案。輸出成果：《采購(gòu)訂單》（供應(yīng)商確認(rèn)回執(zhí)）、交付進(jìn)度跟蹤記錄（六）驗(yàn)收與入庫操作主體：需求部門、采購(gòu)部、質(zhì)檢部（如涉及）操作內(nèi)容：物品/服務(wù)送達(dá)后，需求部門聯(lián)合采購(gòu)部（必要時(shí)邀請(qǐng)質(zhì)檢部）按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收：實(shí)物驗(yàn)收：核對(duì)物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、外觀、包裝等是否符合合同要求；對(duì)有質(zhì)量檢測(cè)要求的物品（如生產(chǎn)原料、設(shè)備），需由質(zhì)檢部出具《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》。服務(wù)驗(yàn)收：對(duì)照服務(wù)方案（如項(xiàng)目交付物、服務(wù)成果）驗(yàn)收服務(wù)質(zhì)量，確認(rèn)是否達(dá)到合同約定的標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收合格后，需求部門、采購(gòu)部、質(zhì)檢部（如參與）在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上共同簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需在《驗(yàn)收問題記錄表》中注明問題詳情，要求供應(yīng)商在[具體時(shí)間，如3個(gè)工作日]內(nèi)整改或退換，整改后重新驗(yàn)收。輸出成果：《采購(gòu)驗(yàn)收單》（驗(yàn)收人員簽字版）、《質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告》（如涉及）、《驗(yàn)收問題記錄表》（如不合格）（七）付款申請(qǐng)與結(jié)算操作主體：采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：采購(gòu)部收集齊全付款材料，包括：《采購(gòu)合同》復(fù)印件；《采購(gòu)驗(yàn)收單》；供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（抬頭、稅號(hào)等信息需與公司一致）；《比價(jià)議價(jià)記錄表》（如涉及）。采購(gòu)部填寫《付款申請(qǐng)單》，注明合同號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款事由（如“預(yù)付款”“到貨款”“尾款”），附上述材料報(bào)財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部核對(duì)材料完整性、金額準(zhǔn)確性及付款條件是否滿足（如是否達(dá)到付款節(jié)點(diǎn)、是否有未結(jié)清款項(xiàng)），審核通過后按公司財(cái)務(wù)制度安排付款。特別要求：預(yù)付款比例原則上不超過合同總金額的30%，尾款需在驗(yàn)收合格且質(zhì)保期滿后支付（質(zhì)保期按合同約定，一般為[具體時(shí)間，如6個(gè)月]）。輸出成果：《付款申請(qǐng)單》（采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部審批簽字版）、付款憑證（八）采購(gòu)資料歸檔操作主體：采購(gòu)部、行政部（檔案管理）操作內(nèi)容：采購(gòu)部在采購(gòu)?fù)瓿珊?個(gè)工作日內(nèi)，將本次采購(gòu)全流程資料整理歸檔，包括：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《比價(jià)議價(jià)記錄表》《采購(gòu)合同》《采購(gòu)訂單》《采購(gòu)驗(yàn)收單》《付款申請(qǐng)單》、發(fā)票復(fù)印件、供應(yīng)商資質(zhì)文件等。歸檔資料按“單筆采購(gòu)項(xiàng)目”獨(dú)立裝訂，標(biāo)注“采購(gòu)編號(hào)”（格式：年份-部門代碼-序號(hào)，如2024-CG-001），交行政部統(tǒng)一存檔，保存期限不少于[具體時(shí)間，如3年]。輸出成果：采購(gòu)項(xiàng)目檔案（含全套資料）三、采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)表單模板（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表采購(gòu)編號(hào)需求部門需求日期申請(qǐng)人聯(lián)系電話采購(gòu)物品/服務(wù)信息名稱（規(guī)格型號(hào)）單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）審批意見需求部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：采購(gòu)部復(fù)核意見：經(jīng)辦人：日期：財(cái)務(wù)部預(yù)算審核意見：經(jīng)辦人：日期：（二）比價(jià)議價(jià)記錄表采購(gòu)編號(hào)采購(gòu)物品/服務(wù)名稱需求部門預(yù)算金額（元）比價(jià)日期供應(yīng)商報(bào)價(jià)信息供應(yīng)商名稱報(bào)價(jià)（元）質(zhì)量承諾交付周期（天）售后服務(wù)比價(jià)結(jié)論擬合作供應(yīng)商：成交價(jià)格（元）：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人簽字：日期：（三）采購(gòu)驗(yàn)收單采購(gòu)編號(hào)合同號(hào)供應(yīng)商名稱交付日期驗(yàn)收日期驗(yàn)收信息物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）不合格問題描述（如涉及）驗(yàn)收人員簽字需求部門：采購(gòu)部：質(zhì)檢部（如涉及）：日期：日期：日期：（四）付款申請(qǐng)單采購(gòu)編號(hào)合同號(hào)供應(yīng)商名稱付款類型（預(yù)付款/到貨款/尾款）申請(qǐng)金額（元）付款材料清單□《采購(gòu)合同》復(fù)印件□《采購(gòu)驗(yàn)收單》□發(fā)票復(fù)印件□《比價(jià)議價(jià)記錄表》□其他：審批意見采購(gòu)部負(fù)責(zé)人：日期：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人：日期：分管副總/總經(jīng)理：四、使用本表單的關(guān)鍵注意事項(xiàng)需求準(zhǔn)確性：需求部門在填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》時(shí)，需保證物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等描述清晰準(zhǔn)確，避免因信息模糊導(dǎo)致采購(gòu)偏差或后續(xù)糾紛。審批時(shí)效性：各審批節(jié)點(diǎn)需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購(gòu)流程可適當(dāng)縮短，但需提前報(bào)備），嚴(yán)禁拖延審批影響采購(gòu)進(jìn)度。供應(yīng)商合規(guī)性：優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需完成資質(zhì)審核（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、相關(guān)認(rèn)證等）并錄入名錄；嚴(yán)禁向未經(jīng)審核的供應(yīng)商采購(gòu)。合同嚴(yán)謹(jǐn)性：合同條款需經(jīng)法務(wù)部審核，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、違約責(zé)任等關(guān)鍵內(nèi)容，口頭承諾或“補(bǔ)充協(xié)議”需以書面形式確認(rèn)并作為合同附件。驗(yàn)收規(guī)范性：驗(yàn)收需由需求部門、采購(gòu)部（必要時(shí)質(zhì)檢部）共同參與，驗(yàn)收不合格的需及時(shí)記錄并要求供應(yīng)商整改，嚴(yán)禁“先付款后驗(yàn)收”或“驗(yàn)收走過場(chǎng)”。資料完整性：采購(gòu)全流程資料需及時(shí)歸檔，