采購(gòu)合同審核與執(zhí)行跟蹤工具模板一、工具概述與適用價(jià)值本工具旨在為企業(yè)采購(gòu)合同全生命周期管理提供標(biāo)準(zhǔn)化指引，覆蓋合同簽訂前的合規(guī)性審查、執(zhí)行中的動(dòng)態(tài)跟蹤及履約后的閉環(huán)評(píng)估，適用于企業(yè)采購(gòu)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及業(yè)務(wù)協(xié)作團(tuán)隊(duì)。通過(guò)規(guī)范流程、明確職責(zé)、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管控，可有效降低合同糾紛概率，提升采購(gòu)執(zhí)行效率，保障企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、高效開(kāi)展，同時(shí)為供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估及后續(xù)采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支撐。二、全流程操作指引（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備操作目標(biāo)：保證合同基礎(chǔ)資料完整、需求明確，為后續(xù)審核奠定基礎(chǔ)。操作步驟：需求部門發(fā)起：采購(gòu)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、預(yù)算金額等核心要素，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后提交至采購(gòu)部。采購(gòu)部前置對(duì)接：采購(gòu)部對(duì)接需求部門，確認(rèn)采購(gòu)需求細(xì)節(jié)，同時(shí)啟動(dòng)供應(yīng)商初步篩選（如需），收集供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)、過(guò)往業(yè)績(jī)證明等）及合同草案（含報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)、交付條款等）。資料整理歸集：采購(gòu)部將采購(gòu)需求申請(qǐng)表、供應(yīng)商資質(zhì)文件、合同草案、報(bào)價(jià)單等資料整理成《合同審核資料包》，保證信息一致、無(wú)遺漏。（二）多維度合同審核操作目標(biāo)：從合規(guī)性、商務(wù)條款、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等維度全面審查合同，規(guī)避潛在風(fēng)險(xiǎn)。操作步驟：采購(gòu)部初審（商務(wù)條款）：核對(duì)合同草案與采購(gòu)需求的一致性，保證標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息匹配；審查供應(yīng)商資質(zhì)是否在有效期內(nèi)、是否滿足項(xiàng)目資質(zhì)要求（如特定行業(yè)資質(zhì)、ISO認(rèn)證等）；評(píng)估報(bào)價(jià)合理性，對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)行情，保證成本可控；檢查交付方式、運(yùn)輸費(fèi)用、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等商務(wù)條款是否清晰、可執(zhí)行。審核結(jié)果：填寫(xiě)《采購(gòu)合同審核表》中“采購(gòu)部意見(jiàn)”欄，通過(guò)則轉(zhuǎn)下一環(huán)節(jié)，不通過(guò)則注明修改意見(jiàn)并退回采購(gòu)部補(bǔ)充調(diào)整。法務(wù)部復(fù)審（合規(guī)性）：審查合同主體合法性（供應(yīng)商是否為獨(dú)立法人、簽約權(quán)限是否充分）；檢查合同條款是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度；重點(diǎn)關(guān)注違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；確認(rèn)合同文本不存在歧義、邏輯漏洞，避免“霸王條款”或無(wú)效條款。審核結(jié)果：填寫(xiě)《采購(gòu)合同審核表》中“法務(wù)部意見(jiàn)”欄，通過(guò)則轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部，不通過(guò)則出具《法律風(fēng)險(xiǎn)提示函》，明確修改建議并跟蹤整改。財(cái)務(wù)部終審（財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)）：審查合同價(jià)格構(gòu)成（含稅價(jià)、不含稅價(jià)、費(fèi)用明細(xì)等）是否準(zhǔn)確，與報(bào)價(jià)單一致；核對(duì)付款節(jié)點(diǎn)、付款方式、發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；評(píng)估預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例的合理性，防范資金風(fēng)險(xiǎn)；檢查合同中涉及的稅務(wù)、保險(xiǎn)、違約金等財(cái)務(wù)條款是否合規(guī)。審核結(jié)果：填寫(xiě)《采購(gòu)合同審核表》中“財(cái)務(wù)部意見(jiàn)”欄，通過(guò)則提交管理層審批，不通過(guò)則注明財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)并要求采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整。管理層審批（重大項(xiàng)目）：對(duì)于金額較大（如超過(guò)萬(wàn)元）、戰(zhàn)略重要性高的采購(gòu)合同，由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理最終審批；重點(diǎn)審核合同與公司戰(zhàn)略的匹配度、預(yù)算執(zhí)行情況及重大風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。審批結(jié)果：簽署《合同審批單》，審批通過(guò)后進(jìn)入合同簽訂環(huán)節(jié)。（三）合同簽訂與分發(fā)歸檔操作目標(biāo)：完成合同簽署，保證合同效力明確，實(shí)現(xiàn)資料規(guī)范管理。操作步驟：文本最終確認(rèn)：采購(gòu)部根據(jù)各部門審核意見(jiàn)與供應(yīng)商協(xié)商完成合同修訂，確認(rèn)最終文本，雙方加蓋公章（或合同章），保證“騎縫章”完整。合同份數(shù)與分發(fā)：合同一式X份（如供應(yīng)商1份、采購(gòu)部1份、財(cái)務(wù)部1份、法務(wù)部1份、需求部門1份），由采購(gòu)部統(tǒng)一編號(hào)、登記（《合同簽收登記表》），分發(fā)至相關(guān)部門并簽字確認(rèn)。資料歸檔：采購(gòu)部將簽訂后的合同原件、審核資料包、審批單等資料整理歸檔，建立《合同臺(tái)賬》，記錄合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、簽訂日期、金額、履行期限等關(guān)鍵信息，保證可追溯。（四）合同執(zhí)行動(dòng)態(tài)跟蹤操作目標(biāo)：實(shí)時(shí)監(jiān)控合同履行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺(jué)并解決問(wèn)題，保證按約定完成采購(gòu)任務(wù)。操作步驟：制定跟蹤計(jì)劃：采購(gòu)部根據(jù)合同約定，明確關(guān)鍵跟蹤節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款支付、生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨、到貨、驗(yàn)收、尾款支付等），制定《合同執(zhí)行跟蹤計(jì)劃表》，明確跟蹤責(zé)任人及頻率（如重大項(xiàng)目每周跟蹤，常規(guī)項(xiàng)目每月跟蹤）。進(jìn)度信息收集：供應(yīng)商端：定期與供應(yīng)商對(duì)接，獲取生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨物流單號(hào)、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，要求供應(yīng)商提供書(shū)面進(jìn)度報(bào)告（如《履約進(jìn)度說(shuō)明書(shū)》）；企業(yè)內(nèi)部：協(xié)調(diào)需求部門、倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)檢部門反饋到貨驗(yàn)收情況（如《到貨驗(yàn)收單》）、質(zhì)量問(wèn)題處理記錄等；財(cái)務(wù)部門：同步付款進(jìn)度記錄（如《付款申請(qǐng)審批表》）。跟蹤記錄與預(yù)警：采購(gòu)部將收集的進(jìn)度信息填入《采購(gòu)合同執(zhí)行跟蹤表》，對(duì)比計(jì)劃節(jié)點(diǎn)與實(shí)際執(zhí)行情況：若進(jìn)度正常，持續(xù)跟蹤；若出現(xiàn)延遲（如到貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題），立即啟動(dòng)預(yù)警機(jī)制，分析原因（如供應(yīng)商產(chǎn)能不足、物流問(wèn)題），向供應(yīng)商發(fā)《履約催告函》，同時(shí)上報(bào)部門負(fù)責(zé)人*，協(xié)調(diào)需求部門制定應(yīng)對(duì)方案（如調(diào)整交付時(shí)間、更換批次等）。異常問(wèn)題處理：對(duì)于重大履約異常（如嚴(yán)重違約、無(wú)法按期交付），由采購(gòu)部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部、需求部門評(píng)估影響，必要時(shí)啟動(dòng)合同違約條款（如扣除違約金、解除合同），并保留追責(zé)權(quán)利。（五）履約完成與閉環(huán)評(píng)估操作目標(biāo)：確認(rèn)合同履行結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化后續(xù)采購(gòu)管理。操作步驟：履約驗(yàn)收確認(rèn)：需求部門與質(zhì)檢部門依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)完成最終驗(yàn)收，出具《最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確驗(yàn)收結(jié)論（合格/不合格）；若驗(yàn)收不合格，要求供應(yīng)商限期整改，整改后復(fù)驗(yàn)直至合格，相關(guān)整改記錄需歸檔。尾款支付與結(jié)算：財(cái)務(wù)部根據(jù)《最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》完成尾款支付，采購(gòu)部與供應(yīng)商辦理合同結(jié)算手續(xù)，確認(rèn)無(wú)未結(jié)款項(xiàng)或爭(zhēng)議。履約評(píng)估與復(fù)盤(pán)：采購(gòu)部組織需求部門、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部對(duì)合同履約情況進(jìn)行評(píng)估，從供應(yīng)商交付及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)響應(yīng)、合同條款執(zhí)行度等維度打分，填寫(xiě)《供應(yīng)商履約評(píng)估表》；總結(jié)本次合同審核與執(zhí)行中的經(jīng)驗(yàn)（如審核流程優(yōu)化點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)防控措施）及不足（如條款遺漏、跟蹤不及時(shí)），形成《合同履約總結(jié)報(bào)告》，更新至供應(yīng)商績(jī)效檔案，為后續(xù)采購(gòu)決策提供參考。三、核心工具表格模板表1：采購(gòu)合同審核表合同編號(hào)供應(yīng)商名稱采購(gòu)標(biāo)的合同金額（元）審核環(huán)節(jié)審核部門審核要點(diǎn)審核意見(jiàn)商務(wù)條款初審采購(gòu)部需求匹配度、資質(zhì)、報(bào)價(jià)、交付條款等合規(guī)性復(fù)審法務(wù)部主體合法性、法律條款、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)終審財(cái)務(wù)部?jī)r(jià)格構(gòu)成、付款方式、稅務(wù)條款等管理層審批分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理戰(zhàn)略匹配度、預(yù)算、重大風(fēng)險(xiǎn)等審核結(jié)論□通過(guò)□不通過(guò)（需修改：____________________）表2：采購(gòu)合同執(zhí)行跟蹤表合同編號(hào)供應(yīng)商名稱合同履行期限跟蹤責(zé)任人跟蹤節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期執(zhí)行狀態(tài)預(yù)付款支付□已完成□進(jìn)行中□延遲生產(chǎn)/備貨完成□已完成□進(jìn)行中□延遲發(fā)貨□已完成□進(jìn)行中□延遲到貨驗(yàn)收□合格□不合格□未到貨尾款支付□已完成□進(jìn)行中□延遲備注表3：供應(yīng)商履約評(píng)估表合同編號(hào)供應(yīng)商名稱評(píng)估周期評(píng)估部門評(píng)估維度評(píng)估指標(biāo)權(quán)重（%）評(píng)分（1-5分）交付及時(shí)性按期交付率30產(chǎn)品質(zhì)量驗(yàn)收合格率25服務(wù)響應(yīng)問(wèn)題解決及時(shí)率20合同執(zhí)行條款履約度15溝通協(xié)作配合順暢度10綜合得分（Σ評(píng)分×權(quán)重）100評(píng)估等級(jí)□優(yōu)秀（90分以上）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（60分以下）改進(jìn)建議四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與優(yōu)化建議（一）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)合同條款漏洞：如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不明確、違約責(zé)任不對(duì)等、爭(zhēng)議解決方式約定模糊，易導(dǎo)致履約爭(zhēng)議或維權(quán)困難。供應(yīng)商履約風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)造假、產(chǎn)能不足或履約意識(shí)薄弱，可能造成交付延遲、質(zhì)量不合格等問(wèn)題。執(zhí)行跟蹤脫節(jié)：未建立常態(tài)化跟蹤機(jī)制，對(duì)進(jìn)度延遲、異常情況未及時(shí)干預(yù)，可能導(dǎo)致合同目的無(wú)法實(shí)現(xiàn)?？绮块T協(xié)作不暢：采購(gòu)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、需求部門間信息不對(duì)稱，審核效率低或風(fēng)險(xiǎn)遺漏。（二）優(yōu)化建議標(biāo)準(zhǔn)化合同模板：針對(duì)不同采購(gòu)類型（如貨物、服務(wù)、工程）制定標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，嵌入核心條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約金比例、爭(zhēng)議解決方式），減少條款