健康管理中心客戶檔案管理規(guī)范在健康管理行業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，客戶檔案作為記錄客戶健康狀況、服務過程及健康干預效果的核心載體，其規(guī)范化管理對于保障服務質量、維護客戶權益、提升中心競爭力具有至關重要的意義。為確?？蛻魴n案信息的真實性、完整性、保密性和可用性，特制定本規(guī)范。本規(guī)范旨在為健康管理中心的客戶檔案管理工作提供系統(tǒng)性的指導，適用于中心內所有與客戶檔案建立、使用、保管相關的部門及人員。一、總則（一）目的與依據本規(guī)范旨在規(guī)范健康管理中心客戶檔案的建立、歸檔、保管、查閱、使用、更新及銷毀等環(huán)節(jié)，確?？蛻艚】敌畔⒌臏蚀_、安全與私密，為客戶提供個性化、連續(xù)性的健康管理服務奠定堅實基礎，并符合相關法律法規(guī)對健康信息保護的要求。（二）適用范圍本規(guī)范適用于本健康管理中心所有客戶（包括個人客戶與團體客戶）的健康檔案管理工作。中心內所有接觸、處理客戶檔案信息的工作人員均須嚴格遵守本規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：檔案信息應如實反映客戶的實際情況，由客戶本人或其授權人提供，并經客戶確認。2.完整性原則：檔案應包含客戶健康管理所需的各項基本信息及服務記錄，確保信息鏈條的完整。3.保密性原則：嚴格保護客戶隱私，未經客戶明確授權或法律法規(guī)規(guī)定，不得向任何第三方泄露檔案信息。4.規(guī)范性原則：檔案的建立、填寫、歸檔、保管等應遵循統(tǒng)一標準和流程，確保檔案管理的有序性。5.動態(tài)管理原則：客戶檔案應根據客戶健康狀況變化、服務進展及新獲取的信息及時更新，保持其時效性。6.安全可靠原則：采取必要的技術和管理措施，確保檔案信息在存儲、傳輸和使用過程中的安全，防止丟失、損壞或被非法訪問。二、客戶檔案的構成與內容客戶檔案應全面、系統(tǒng)地記錄客戶的健康相關信息，主要包括以下類別：（一）基礎信息1.個人基本信息：姓名、性別、出生日期、民族、婚姻狀況、職業(yè)、文化程度、身份證件類型及號碼（按規(guī)定脫敏處理或加密存儲）。2.聯(lián)系方式：常住地址、聯(lián)系電話（工作、家庭、移動電話）、電子郵箱等。3.緊急聯(lián)系人信息：姓名、關系、聯(lián)系電話。（二）健康信息1.健康體檢資料：歷次在本中心及其他醫(yī)療機構的體檢報告、各項檢查檢驗結果（如影像學報告、實驗室檢測數(shù)據等）。2.既往病史：包括主要疾病史、手術史、外傷史、過敏史等。3.家族病史：直系親屬主要健康狀況及遺傳性疾病史。4.生活方式信息：飲食習慣、運動情況、睡眠狀況、吸煙飲酒史、工作壓力等。5.用藥史：當前及既往重要用藥情況（包括處方藥、非處方藥、保健品等），記錄藥名、劑量、用法、頻次、起止時間及原因。（三）健康管理服務信息1.健康評估報告：包括初次及歷次健康風險評估結果、健康年齡、主要健康問題等。2.健康干預計劃：根據健康評估制定的個性化健康管理方案、目標及具體干預措施。3.服務記錄：各類健康管理服務的過程記錄，如健康咨詢記錄、隨訪記錄、專項健康指導記錄、健康教育參與記錄、干預效果評估記錄等。4.轉診記錄：如涉及轉診，需記錄轉診原因、去向、接診機構反饋等信息。（四）其他相關信息1.知情同意書：客戶簽署的各項服務知情同意書、隱私保護同意書等。2.授權委托書：如客戶授權他人代為辦理相關事宜或查閱檔案的書面文件。3.其他材料：客戶主動提供的與健康相關的證明、資料，或中心認為有必要存檔的其他信息。三、客戶檔案的建立與管理流程（一）檔案建立1.首次建檔：客戶首次到中心接受服務時，由接待人員或健康管理師指導客戶填寫《健康檔案登記表》，并收集相關基礎信息及健康資料。對于電子檔案，應確?？蛻粜畔浫霚蚀_無誤。2.資料核實：健康管理師應對客戶提供的信息進行初步核實，對不清楚或有疑問的地方及時與客戶溝通確認。3.檔案編號：為每份客戶檔案分配唯一的檔案編號，便于識別與管理。電子檔案系統(tǒng)應具備自動編號功能。（二）檔案歸檔與保管1.資料整理：收集到的各類紙質資料應及時進行分類、整理、編號，并掃描或拍照存入電子檔案系統(tǒng)（如采用電子化管理）。紙質檔案應保持整潔、有序。2.存儲要求：*電子檔案：應存儲在安全、穩(wěn)定的服務器或云端系統(tǒng)中，具備權限控制、數(shù)據備份、防篡改、防病毒等安全措施。*紙質檔案：應存放在專用檔案柜中，做到防潮、防火、防蟲、防盜、防高溫。3.檔案裝訂：紙質檔案應按照檔案構成順序進行規(guī)范裝訂，便于查閱。（三）檔案更新與維護1.信息更新：客戶健康狀況、聯(lián)系方式等發(fā)生變化時，或客戶再次接受服務產生新的健康資料、服務記錄時，健康管理師應及時更新檔案內容，確保信息的時效性。2.定期復核：建議每年對客戶檔案進行一次全面復核，提醒客戶更新重要信息。3.數(shù)據備份：電子檔案系統(tǒng)應定期進行數(shù)據備份，確保數(shù)據安全，防止丟失。（四）檔案查閱與借閱1.查閱權限：*客戶本人有權查閱自己的全部檔案信息。*中心內參與客戶健康管理服務的相關醫(yī)護人員、健康管理師等，在職責范圍內可查閱客戶檔案。*其他人員查閱檔案，必須獲得客戶本人的書面授權，并經中心相關負責人批準。2.查閱流程：查閱檔案應履行登記手續(xù)，說明查閱目的、范圍。電子檔案查閱應通過身份認證和權限控制。3.借閱管理：紙質檔案原則上不外借。確因工作需要借閱，須經中心負責人批準，辦理借閱登記，明確歸還時限，并由借閱人對檔案的完整性和保密性負責。電子檔案一般不提供原始數(shù)據拷貝，可根據授權提供查閱或生成特定報告。4.查閱紀律：查閱人員應愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。嚴禁泄露檔案內容。（五）檔案銷毀1.銷毀條件：客戶檔案原則上永久保存。因特殊情況（如客戶死亡且家屬要求、客戶明確要求并簽署放棄檔案聲明等）確需銷毀的，需經中心管理層集體審議批準。2.銷毀流程：檔案銷毀前應編制銷毀清冊，詳細記錄檔案編號、客戶信息、銷毀原因、批準人、監(jiān)銷人等。銷毀過程需有專人負責監(jiān)銷，并確保信息無法恢復（紙質檔案粉碎，電子檔案徹底刪除并清除備份）。銷毀清冊應永久保存。四、客戶隱私保護與信息安全1.責任落實：中心負責人為客戶檔案管理及隱私保護第一責任人，各部門負責人及相關工作人員對職責范圍內的檔案安全負直接責任。2.制度保障：建立健全信息安全管理制度，明確各崗位人員的信息安全職責，定期進行信息安全培訓和教育。3.技術防護：電子檔案系統(tǒng)應采用符合國家信息安全標準的技術手段，包括訪問控制、數(shù)據加密、安全審計、病毒防護等，防止信息泄露、丟失和篡改。4.操作規(guī)范：工作人員在使用和操作客戶檔案信息時，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得在非工作場合談論客戶隱私，不得使用未經授權的設備存儲或傳輸檔案信息。5.第三方管理：如因業(yè)務需要委托第三方處理客戶檔案信息，必須對其進行嚴格的背景審查，并簽訂保密協(xié)議，明確其信息安全責任和義務。6.應急處置：制定檔案信息泄露、丟失等突發(fā)事件的應急預案，一旦發(fā)生，應立即啟動應急響應，采取補救措施，并按規(guī)定上報。五、檔案的質量控制1.信息準確性：定期對檔案信息進行抽查核對，確保錄入信息與原始資料一致，邏輯清晰。2.信息完整性：檢查檔案是否包含所有規(guī)定的必要信息項，避免關鍵信息缺失。3.規(guī)范性：檢查檔案填寫是否規(guī)范、字跡（或錄入）是否清晰、資料排列是否有序、簽章是否完整。4.定期審核：健康管理師應對所負責客戶的檔案質量進行日常審核，科室負責人定期組織抽查，中心質量管理部門進行不定期檢查與評估。六、附則1.本規(guī)范由本健康管理中心負責解釋和修訂。2.本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。中心各部門應組織相關人員認真學習，并嚴格遵照執(zhí)行