企業(yè)辦公設備維護與采購申請審批流程模板一、適用場景與背景說明本模板適用于各類企業(yè)內(nèi)部辦公設備（如電腦、打印機、投影儀、空調(diào)、辦公家具等）的故障維護申請及新增/更換采購申請審批場景，旨在規(guī)范設備管理流程，明確各部門職責，提高審批效率，保證資源合理配置及費用合規(guī)使用。適用對象包括但不限于：企業(yè)各部門員工（設備使用人）、部門負責人、行政部/IT部（設備管理執(zhí)行部門）、財務部（預算審核）、分管領(lǐng)導/總經(jīng)理（最終審批人）。二、全流程操作步驟詳解（一）辦公設備維護申請審批流程1.故障發(fā)覺與申請發(fā)起操作主體：設備使用人（*）操作說明：（1）使用人發(fā)覺辦公設備出現(xiàn)故障（如無法開機、打印異常、異響等），需第一時間停止使用設備，避免故障擴大。（2）登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或填寫《辦公設備維護申請表》（見模板1），詳細填寫設備信息（名稱、型號、資產(chǎn)編號）、故障描述（具體現(xiàn)象、發(fā)生時間）、緊急程度（一般/緊急/特急）及期望修復時間。（3）若涉及硬件損壞，可附設備故障照片或簡短視頻作為附件；若需外部維修，可提前咨詢行政部/IT部推薦的合作維修方，并填寫初步維修報價（如有）。（4）提交申請至部門負責人審核。2.部門負責人審核操作主體：部門負責人（*）操作說明：（1）部門負責人收到申請后，核對設備故障是否影響部門正常工作，評估維修必要性及緊急程度。（2）審核通過后，在申請表中簽署“同意維修”意見并流轉(zhuǎn)至行政部/IT部；若審核不通過（如認為設備可簡單自行解決或需報廢更換），需注明原因并退回申請人。3.行政部/IT部故障評估與方案確認操作主體：行政部/IT部專員（*）操作說明：（1）行政部/IT部收到申請后，1個工作日內(nèi)聯(lián)系使用人確認故障細節(jié)，現(xiàn)場檢查設備狀態(tài)（或通過遠程方式），判斷故障原因（如硬件損壞、軟件故障、人為操作問題等）。（2）根據(jù)故障類型制定解決方案：軟件故障：由IT部自行遠程或現(xiàn)場維修；硬件故障且在保修期內(nèi)：聯(lián)系設備供應商免費維修；保修期外或無法修復：需外部維修的，聯(lián)系2-3家合作維修方獲取報價，選擇性價比最優(yōu)方案；需更換設備的，啟動采購流程（見“（二）采購申請審批流程”）。（3）將評估結(jié)果及維修方案（含維修方報價、預計維修時長）反饋至申請人及部門負責人，確認后執(zhí)行維修。4.維修執(zhí)行與結(jié)果確認操作主體：行政部/IT部專員、設備使用人（*）操作說明：（1）行政部/IT部協(xié)調(diào)維修方上門維修或自行維修，全程跟蹤維修進度，保證按約定時間完成。（2）維修完成后，使用人現(xiàn)場測試設備功能，確認故障是否排除，在《辦公設備維護申請表》“維修結(jié)果”欄簽字確認，并填寫維修滿意度（滿意/基本滿意/不滿意）。（3）行政部/IT部將維修記錄（含維修方、費用明細、維修報告）整理歸檔，更新設備臺賬。5.費用結(jié)算（如涉及外部維修）操作主體：行政部/IT部專員、財務部（*）操作說明：（1）維修完成后，行政部/IT部收集正規(guī)維修發(fā)票（需注明設備名稱、資產(chǎn)編號、維修項目），提交財務部審核。（2）財務部核對發(fā)票與維修方案、驗收記錄一致后，按公司費用報銷流程支付維修費用。（二）辦公設備采購申請審批流程1.需求提出與申請發(fā)起操作主體：部門負責人、設備使用人（*）操作說明：（1）因新增崗位、設備老化無法維修、功能升級等原因需采購新設備時，由部門負責人牽頭，組織使用人填寫《辦公設備采購申請表》（見模板2），詳細說明采購事由、設備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總價、用途及必要性。（2）若為批量采購（≥5臺），需附《設備采購需求說明書》，明確技術(shù)參數(shù)、配置要求及使用場景。（3）提交申請至部門負責人審核。2.部門負責人初審操作主體：部門負責人（*）操作說明：（1）部門負責人核對采購需求的合理性（是否符合部門工作規(guī)劃、是否為必要采購），評估預算額度是否在部門年度預算范圍內(nèi)。（2）初審通過后，簽署“同意采購”意見并流轉(zhuǎn)至財務部；若預算超支或需求不明確，需退回申請人補充說明或調(diào)整需求。3.財務部預算審核操作主體：財務部專員（*）操作說明：（1）財務部收到申請后，核對采購項目是否納入公司年度預算，若未納入，需說明預算調(diào)整流程（如提交預算追加申請）。（2）審核預估總價的合理性（參考市場價格、歷史采購數(shù)據(jù)），保證單價不高于公司同類設備采購標準。（3）審核通過后，簽署“預算合規(guī)”意見并流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導/總經(jīng)理；若審核不通過，注明原因并退回部門。4.分管領(lǐng)導/總經(jīng)理終審操作主體：分管領(lǐng)導（）、總經(jīng)理（）操作說明：（1）根據(jù)采購金額及公司授權(quán)制度分級審批：金額≤5000元：由分管領(lǐng)導審批；5000元＜金額≤20000元：由分管領(lǐng)導審核后，總經(jīng)理審批；金額＞20000元：需提交總經(jīng)理辦公會審議通過。（2）審批重點：采購需求的戰(zhàn)略匹配性、預算必要性、性價比及是否符合公司采購政策。（3）審批通過后，簽署“同意采購”意見，流轉(zhuǎn)至行政部執(zhí)行采購。5.采購執(zhí)行與驗收操作主體：行政部專員、設備使用人（）、部門負責人（）操作說明：（1）行政部根據(jù)審批通過的申請，通過以下方式采購：集中采購：對接公司合格供應商名錄，按比價、招標流程確定供應商；零星采購：電商平臺或市場詢價，保證價格透明（保留比價記錄）。（2）設備到貨后，行政部組織使用人、部門負責人共同驗收，核對設備名稱、型號、數(shù)量、規(guī)格參數(shù)是否與申請一致，檢查外觀是否完好、功能是否正常。（3）驗收合格后，三方在《辦公設備采購申請表》“驗收結(jié)果”欄簽字確認；若不合格，行政部需聯(lián)系供應商退換貨，直至驗收通過。6.資產(chǎn)登記與付款操作主體：行政部專員、財務部（*）操作說明：（1）行政部驗收通過后，及時更新公司固定資產(chǎn)臺賬（錄入設備名稱、資產(chǎn)編號、使用部門、使用人、采購日期、金額等信息），粘貼資產(chǎn)標簽。（2）行政部收集采購合同、發(fā)票、驗收單等資料，提交財務部審核。（3）財務部核對無誤后，按合同約定支付供應商貨款，完成采購閉環(huán)。三、配套表格模板（含填寫說明）模板1：辦公設備維護申請表申請編號設備名稱型號資產(chǎn)編號申請人部門聯(lián)系方式故障發(fā)生時間故障描述（含現(xiàn)象、是否嘗試自行處理等）：緊急程度：□一般□緊急（需3日內(nèi)修復）□特急（需24小時內(nèi)修復）期望修復時間：____年__月__日維修方式：□自行維修（行政部/IT部）□外部維修（維修方：__________，報價：__________元）部門負責人意見：簽字：__________日期：__________行政部/IT部意見：故障原因：__________________________解決方案：__________________________預計維修時長：__________簽字：__________日期：__________維修結(jié)果：□已修復，功能正?！跷葱迯?，需更換設備驗收人簽字：__________日期：__________滿意度評價：□滿意□基本滿意□不滿意（原因：__________）填寫說明：“申請編號”由行政部/IT部統(tǒng)一編制規(guī)則（如“WB-年份-部門代碼-序號”）；“資產(chǎn)編號”為設備銘牌上的唯一編碼，無資產(chǎn)編號的需注明；“故障描述”需具體，避免模糊表述（如“電腦壞了”應改為“電腦開機后黑屏，電源燈閃爍”）。模板2：辦公設備采購申請表申請編號采購事由申請人部門采購明細序號設備名稱12合計預估總價：__________元預算科目：__________附件清單：□《設備采購需求說明書》□市場比價記錄□其他：__________部門負責人意見：簽字：__________日期：__________財務部審核意見：□預算充足，審核通過□預算不足，需追加□預算不合理，退回簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導/總經(jīng)理審批意見：簽字：__________日期：__________采購執(zhí)行情況：供應商名稱：__________合同編號：__________實際采購總價：__________采購方式：□集中采購□電商平臺□市場詢價驗收結(jié)果：□合格，設備參數(shù)與申請一致□不合格，需處理：__________驗收人簽字：__________日期：__________部門負責人簽字：__________日期：__________填寫說明：“規(guī)格型號”需明確技術(shù)參數(shù)（如電腦需注明CPU、內(nèi)存、硬盤容量等）；“市場比價記錄”需至少提供2家供應商的報價單（電商平臺需截圖）；“預算科目”按公司財務制度填寫（如“行政辦公費”“固定資產(chǎn)購置”）。四、關(guān)鍵注意事項與風險提示1.及時性原則設備故障發(fā)生后，使用人需在24小時內(nèi)提交維護申請，緊急情況（如服務器宕機）需同時電話通知行政部/IT部，保證問題快速響應；采購需求需提前規(guī)劃，避免臨時緊急采購（特殊情況需在申請中說明原因）。2.材料完整性維護申請需附故障照片（硬件故障必填），采購申請需附規(guī)格參數(shù)及比價記錄，保證信息真實可追溯；表單中所有帶“*”項為必填項，不可遺漏。3.審批權(quán)限合規(guī)嚴格按照公司授權(quán)流程分級審批，不得越級或簡化流程；超預算采購需提前辦理預算追加手續(xù)，未經(jīng)審批不得執(zhí)行采購。4.費用與成本控制維修費用需