展會策劃及執(zhí)行操作手冊---展會策劃及執(zhí)行操作手冊一、展會的定義與價值展會，通常指在特定時間、特定地點，圍繞特定主題，組織眾多參展商和專業(yè)觀眾進行產(chǎn)品展示、信息交流、技術(shù)推廣、商貿(mào)洽談等活動的一種復合型營銷傳播平臺。它不僅僅是一場活動，更是一個連接供需、塑造品牌、洞察趨勢、促進合作的重要橋梁。在當前商業(yè)環(huán)境下，一個成功的展會能夠為企業(yè)帶來直接的商業(yè)機會，提升品牌知名度與行業(yè)影響力，并為行業(yè)發(fā)展注入新的活力。二、策劃階段：運籌帷幄，決勝千里策劃是展會的靈魂。一個周密、細致的策劃方案是展會成功的基石。此階段的核心在于明確目標、規(guī)劃資源、預見風險，并制定相應策略。（一）明確展會目標與定位在啟動任何展會項目之前，首先必須清晰回答：我們?yōu)槭裁匆e辦這個展會？1.核心目標設定：是為了拓展新客戶、維護老客戶關(guān)系？是為了推廣新產(chǎn)品/技術(shù)、提升品牌形象？還是為了收集市場信息、洞察行業(yè)動態(tài)？目標需具體、可衡量、可達成、相關(guān)性強且有時間限制（SMART原則）。2.目標受眾畫像：展會的核心觀眾是誰？他們的行業(yè)背景、職位層級、關(guān)注點、采購需求是怎樣的？對受眾的精準畫像將直接影響后續(xù)的宣傳推廣策略和展會內(nèi)容設置。3.展會主題與定位：基于目標與受眾，確定展會的核心主題。主題應簡潔明了，具有吸引力，并能準確傳達展會的核心價值。同時，明確展會的市場定位，例如是行業(yè)高端峰會、專業(yè)貿(mào)易展，還是大眾消費嘉年華？4.初步規(guī)模預估：基于目標和資源，初步預估展會的參展商數(shù)量、觀眾人次、展區(qū)面積等，為后續(xù)的場地選擇和資源投入提供依據(jù)。（二）制定預算規(guī)劃預算是展會項目的“生命線”，必須嚴謹對待。1.預算構(gòu)成：通常包括場地租賃費用、宣傳推廣費用、展臺搭建與布置費用、物料制作費用、嘉賓邀請與接待費用、工作人員薪酬與差旅、餐飲與茶歇、物流運輸、保險、應急預備金等。2.預算編制與控制：根據(jù)展會規(guī)模和目標，逐項進行預算編制。建議采用“自上而下”與“自下而上”相結(jié)合的方式。預算一旦確定，需嚴格執(zhí)行，并建立動態(tài)跟蹤機制，定期復盤，及時調(diào)整。3.成本優(yōu)化意識：在保證展會質(zhì)量的前提下，積極尋求成本優(yōu)化空間，例如與供應商談判爭取更優(yōu)價格、整合資源進行聯(lián)合推廣等，但切忌因過度壓縮成本而影響展會效果。（三）規(guī)劃項目時間表展會項目周期長、環(huán)節(jié)多，一個詳盡的時間表至關(guān)重要。1.項目周期設定：明確展會的籌備啟動時間、關(guān)鍵節(jié)點（如場地簽約、宣傳啟動、招展招商截止、搭建開始、開展、撤展等）以及展會舉辦時間和撤展完成時間。2.甘特圖應用：建議使用甘特圖等項目管理工具，將各項任務分解，明確每項任務的起止時間、負責人、所需資源及前置任務。3.定期進度追蹤：建立定期的項目進度會議機制，確保各項工作按計劃推進，及時發(fā)現(xiàn)并解決延期問題。（四）場地選擇與確認展會場地是承載所有活動的物理空間，其選擇直接影響展會的成功與否。1.場地需求分析：根據(jù)預估的參展商數(shù)量、觀眾流量、展會形式（如是否需要大型論壇區(qū)、表演區(qū)等），明確對場地面積、層高、柱距、荷載、出入口、停車場、配套設施（如會議室、衛(wèi)生間、餐飲區(qū)）等的具體要求。2.場地考察與比較：實地考察多個備選場地，從地理位置與交通便利性、周邊配套、場館硬件設施、服務質(zhì)量與口碑、檔期匹配度、租賃費用及付款條件等方面進行綜合評估與比較。3.合同談判與簽訂：選定場地后，仔細審查合同條款，特別是關(guān)于場地交付標準、使用期限、費用明細、違約責任、不可抗力等關(guān)鍵條款，必要時尋求法律意見。（五）展會策劃方案的細化與確認將上述各環(huán)節(jié)的思考整合，形成一份完整、詳細的展會策劃方案，并提交相關(guān)方審批確認。方案應至少包含：展會名稱、主題、時間、地點、組織架構(gòu)、目標與定位、主要內(nèi)容與議程、參展范圍、宣傳推廣方案、招商招展方案、場地規(guī)劃、預算概覽、項目時間表、風險評估與應對措施等。三、執(zhí)行階段：精雕細琢，高效協(xié)同策劃方案獲批后，便進入緊張的執(zhí)行階段。此階段的核心在于將策劃藍圖轉(zhuǎn)化為實際行動，強調(diào)細節(jié)管理和高效協(xié)同。（一）宣傳推廣與招商招展這是展會成功的關(guān)鍵，旨在吸引足夠數(shù)量和質(zhì)量的參展商與觀眾。1.宣傳推廣策略制定：結(jié)合目標受眾特征，制定整合傳播策略。線上渠道可包括官方網(wǎng)站、微信公眾號、微博、行業(yè)媒體、專業(yè)論壇、搜索引擎推廣、社交媒體廣告、EDM郵件營銷等；線下渠道可包括行業(yè)協(xié)會合作、合作伙伴互推、定向邀請函、戶外廣告、新聞發(fā)布會等。2.宣傳內(nèi)容策劃與制作：圍繞展會主題和核心價值，策劃制作吸引人的宣傳物料，如宣傳片、海報、邀請函、新聞通稿、H5等，確保信息傳遞清晰、準確、有吸引力。3.招商招展工作啟動：*招展：制定參展商手冊，明確參展費用、展位規(guī)格、權(quán)益回報、報名流程等。建立目標參展商數(shù)據(jù)庫，通過電話、郵件、拜訪等多種方式進行定向邀約。*招商（觀眾組織）：制定觀眾組織方案，通過多種渠道邀請目標觀眾，提供便捷的報名通道（如在線預登記），并可設置預登記福利。4.媒體合作與公關(guān)：積極拓展與行業(yè)媒體、大眾媒體的合作，發(fā)布展會新聞，組織媒體探班或?qū)ＴL，擴大展會影響力。（二）展位規(guī)劃與搭建合理的展位規(guī)劃和專業(yè)的搭建是提升參展體驗和展會形象的重要環(huán)節(jié)。1.展位平面圖設計：根據(jù)參展商報名情況和需求，結(jié)合場地實際條件，進行展位的劃分與規(guī)劃（包括標準展位、特裝展位、功能區(qū)如簽到區(qū)、休息區(qū)、媒體區(qū)、論壇區(qū)等）。確保人流順暢，各展位均有良好展示面。2.標準展位搭建與特裝展位管理：*標準展位：明確標準展位的配置（如楣板、展板、桌椅、射燈、電源等），選擇專業(yè)的搭建商進行統(tǒng)一搭建。*特裝展位：制定特裝展位搭建手冊，明確設計規(guī)范、安全標準、消防要求、施工期限及管理費等。對參展商或其委托的搭建商提交的特裝設計方案進行審核。3.現(xiàn)場搭建監(jiān)理：搭建期間，安排專人進行現(xiàn)場監(jiān)理，確保搭建工作符合設計要求、安全規(guī)范，并按時完成。協(xié)調(diào)解決搭建過程中出現(xiàn)的各種問題。（三）物料設計、制作與采購展會所需物料種類繁多，需提前規(guī)劃，確保按時到位。1.物料清單梳理：包括宣傳物料（海報、折頁、禮品袋）、指示標識系統(tǒng)（會場導覽圖、展位分布圖、指示牌）、嘉賓與工作人員證件、胸卡掛繩、簽到用品、講臺鮮花、背景板、易拉寶、展板、會議資料、工作人員服裝、應急用品等。2.設計與制作：確保所有物料的設計風格統(tǒng)一，符合展會主題和品牌形象。選擇信譽良好、質(zhì)量可靠的供應商進行制作，明確交付時間和質(zhì)量標準。3.采購與庫存管理：對于需要采購的物品，進行多方比價，確保性價比。建立物料進出庫登記制度，避免浪費和丟失。（四）嘉賓邀請與活動組織（如適用）如果展會包含論壇、研討會、新品發(fā)布會等配套活動，需單獨進行策劃和執(zhí)行。1.嘉賓邀請：明確嘉賓類型（如行業(yè)領袖、專家學者、知名企業(yè)家、政府官員等），制定嘉賓邀請名單，發(fā)出正式邀請函，持續(xù)跟進確認。妥善安排嘉賓的交通、住宿、餐飲等接待事宜。2.議程安排與講者溝通：確定活動議程，與演講嘉賓提前溝通演講主題、內(nèi)容、時長及PPT提交要求。3.活動現(xiàn)場執(zhí)行：安排專人負責活動現(xiàn)場的組織協(xié)調(diào)，包括場地布置、設備調(diào)試（音響、燈光、投影、同傳設備等）、嘉賓引導、流程控制、時間管理等。（五）現(xiàn)場運營與管理展會期間的現(xiàn)場管理是對前期所有籌備工作的檢驗，直接關(guān)系到參展商和觀眾的體驗。1.現(xiàn)場人員配置與分工：成立現(xiàn)場運營團隊，明確各崗位職責，如總協(xié)調(diào)、參展商服務、觀眾服務、嘉賓接待、現(xiàn)場引導、安保、保潔、技術(shù)支持、媒體對接、應急處理等。進行必要的崗前培訓。2.觀眾簽到與入場管理：設置合理的簽到區(qū)域和快速通道，提供多種簽到方式（如掃碼簽到、身份證簽到、預登記簽到）。引導觀眾有序入場。3.參展商服務：設立參展商服務臺，及時解答參展商疑問，協(xié)助解決其在布展、開展期間遇到的問題（如水電故障、物料補充等）。4.現(xiàn)場服務保障：確保指示標識清晰，衛(wèi)生間清潔，餐飲供應及時，網(wǎng)絡通暢，安保到位，醫(yī)療急救點設置等。5.現(xiàn)場氛圍營造：通過背景音樂、燈光、裝飾、互動體驗等方式，營造積極、熱烈、專業(yè)的展會氛圍。6.媒體接待與采訪安排：設立媒體接待區(qū)，安排專人負責媒體對接，協(xié)助媒體完成采訪工作。（六）應急預案制定與演練“凡事預則立，不預則廢”，展會現(xiàn)場可能出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，必須提前準備。1.風險識別：可能的風險包括：惡劣天氣、設備故障（電力、網(wǎng)絡、音響等）、嘉賓臨時缺席、觀眾人數(shù)過多或過少、突發(fā)安全事件（如火災、人員受傷）、參展商糾紛等。2.應急預案制定：針對各類潛在風險，制定詳細的應急處理流程和責任人。例如，停電怎么辦？設備壞了找誰修？有觀眾暈倒如何處理？3.應急物資準備：準備必要的應急物資，如急救箱、滅火器、備用電源、雨傘、飲用水等。4.應急演練：對關(guān)鍵崗位人員進行應急預案培訓和必要的演練，確保其在突發(fā)事件發(fā)生時能迅速、有效地響應。四、后續(xù)工作：善始善終，持續(xù)精進展會的結(jié)束并不意味著項目的完全終結(jié)，后續(xù)工作同樣重要。（一）撤展管理1.撤展通知與安排：提前向參展商發(fā)出撤展通知，明確撤展時間、流程、物品放行規(guī)定及場地恢復要求。2.現(xiàn)場秩序維護：安排人員引導參展商有序撤展，協(xié)調(diào)物流車輛進出，確保撤展過程安全、高效，避免損壞場館設施。3.場地驗收與交接：撤展完成后，與場館方共同對場地進行驗收，確保場地恢復原狀，辦理交接手續(xù)。（二）客戶資料整理與后續(xù)跟進1.資料收集與整理：及時收集、整理參展商和觀眾的信息資料，建立數(shù)據(jù)庫。2.感謝與反饋：向所有參展商、觀眾、演講嘉賓、合作伙伴及工作人員發(fā)送感謝信?？赏ㄟ^問卷等形式收集他們對展會的反饋意見和建議。3.商機對接與持續(xù)服務：對于展會期間產(chǎn)生的商業(yè)線索，及時進行梳理和對接。保持與客戶的持續(xù)溝通，提供后續(xù)服務。（三）財務決算與審計1.費用核算：展會結(jié)束后，及時進行各項費用的核算與報銷，確保所有收支清晰、準確。2.財務決算報告：編制詳細的財務決算報告，與預算進行對比分析，說明差異原因。3.審計（如需要）：對于大型展會或有特定要求的展會，可聘請專業(yè)審計機構(gòu)進行審計。（四）展會總結(jié)與復盤1.項目總結(jié)報告：全面回顧展會從策劃到執(zhí)行的整個過程，總結(jié)成績與亮點，分析存在的問題與不足。報告應包含展會概況、各項指標達成情況（如參展商數(shù)量、觀眾人次、成交額、媒體曝光量等）、財務狀況、經(jīng)驗教訓等。2.團隊復盤會議：組織項目團隊召開復盤會議，鼓勵大家暢所欲言，分享經(jīng)驗，反思問題，共同探討改進措施。3.經(jīng)驗沉淀與知識管理：將展會過程中的各類文檔、數(shù)據(jù)、經(jīng)驗教訓進行整理歸檔，形成知識庫，為未來的展會項目提供借鑒。五、結(jié)語舉辦一場成功的展會，是對策劃能力、執(zhí)行能力、