采購申請與審批流程表控制成本支出工具指南一、適用場景與核心目標(biāo)本工具適用于各類企業(yè)（含生產(chǎn)制造、服務(wù)、商貿(mào)等類型）的日常采購活動(dòng)，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購行為，重點(diǎn)解決“采購需求隨意、審批責(zé)任不清、成本支出失控”等問題。具體場景包括但不限于：部門辦公用品、生產(chǎn)物料、設(shè)備采購的預(yù)算內(nèi)支出；服務(wù)類采購（如咨詢、外包、維修）的成本控制；超預(yù)算或緊急采購的合規(guī)性管理。核心目標(biāo)是通過“事前預(yù)算審核、事中流程管控、事后成本分析”，實(shí)現(xiàn)采購支出的合理性、經(jīng)濟(jì)性和透明化，降低不必要的成本浪費(fèi)。二、全流程操作步驟詳解（一）采購申請發(fā)起：需求明確，依據(jù)充分申請人填寫申請單：由需求部門（如行政部、生產(chǎn)部）經(jīng)辦人填寫《采購申請與審批流程表》（模板見第三部分），詳細(xì)說明采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)算金額、用途及供應(yīng)商信息（若有）。附支撐材料：根據(jù)采購類型提供必要附件，例如：辦公用品采購：需附《部門需求清單》（明確數(shù)量、規(guī)格）及市場詢價(jià)單（至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)）；生產(chǎn)物料采購：需附《物料需求計(jì)劃》（經(jīng)生產(chǎn)負(fù)責(zé)人簽字）及成本核算表；服務(wù)類采購：需附《服務(wù)需求說明》及服務(wù)商資質(zhì)文件。內(nèi)部初審：申請人將填寫完整的申請單及附件提交至部門負(fù)責(zé)人，確認(rèn)需求真實(shí)性與必要性。（二）部門審核：把關(guān)需求，匹配預(yù)算部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：采購需求是否符合部門工作計(jì)劃及年度預(yù)算；數(shù)量、規(guī)格是否合理，是否存在過度采購；附件材料是否完整（如詢價(jià)單、需求計(jì)劃等）。審核結(jié)果處理：審核通過：在申請單“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部；審核不通過：注明駁回理由（如“超預(yù)算”“需求不明確”），退回申請人修改后重新提交。（三）財(cái)務(wù)復(fù)審：預(yù)算管控，成本校驗(yàn)財(cái)務(wù)部審核要點(diǎn)：預(yù)算匹配性：檢查采購金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算部分是否按規(guī)定流程申請追加；價(jià)格合理性：對比歷史采購價(jià)格、市場均價(jià)及供應(yīng)商報(bào)價(jià)，判斷預(yù)估單價(jià)是否合理；成本效益分析：對大額采購（如單筆超5萬元），評估采購成本與預(yù)期效益的匹配度。審核結(jié)果反饋：通過：在“財(cái)務(wù)部審核意見”欄簽字，流轉(zhuǎn)至下一級審批；不通過：列明具體問題（如“預(yù)估單價(jià)高于市場均價(jià)10%”“未提供詢價(jià)對比表”），退回需求部門補(bǔ)充材料。（四）分級審批：權(quán)責(zé)清晰，決策高效根據(jù)采購金額實(shí)行分級審批，保證審批效率與風(fēng)險(xiǎn)管控平衡（以下金額標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：采購金額范圍審批人審批要點(diǎn)5000元（含）以下部門負(fù)責(zé)人需求必要性、預(yù)算合理性5000-20000元（含）分管副總成本控制、供應(yīng)商選擇合理性20000-50000元（含）總經(jīng)理戰(zhàn)略匹配、大額支出風(fēng)險(xiǎn)50000元以上總經(jīng)理+董事長（或董事會(huì)）投資回報(bào)、長期成本影響審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批（一般不超過2個(gè)工作日），逾期未視為默認(rèn)通過。（五）審批結(jié)果執(zhí)行：按規(guī)采購，全程留痕結(jié)果通知：審批通過后，由行政部（或采購部）通知申請人啟動(dòng)采購；審批不通過的，由財(cái)務(wù)部將申請單退回并說明原因。供應(yīng)商選擇：5000元以下：從企業(yè)合格供應(yīng)商庫中選擇，至少對比2家報(bào)價(jià)；5000元以上：需通過公開詢價(jià)、招標(biāo)或議價(jià)方式確定供應(yīng)商，保留比價(jià)記錄。合同簽訂：單筆采購超1萬元，需簽訂正式采購合同，明確標(biāo)的、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任，合同文本需經(jīng)法務(wù)部（或指定人員）審核。（六）驗(yàn)收與付款：核對差異，控制風(fēng)險(xiǎn)貨物/服務(wù)驗(yàn)收：實(shí)物采購：由需求部門、行政部、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否與合同一致，填寫《驗(yàn)收單》；服務(wù)采購：由需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，出具《服務(wù)驗(yàn)收報(bào)告》。付款審核：財(cái)務(wù)部憑審批通過的《采購申請單》《合同》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等單據(jù)辦理付款，保證“三單匹配”（訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票），杜絕無單付款。（七）流程歸檔：數(shù)據(jù)留存，便于追溯所有采購申請單、審批表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等資料，由行政部（或檔案室）按“一單一檔”原則整理歸檔，保存期限不少于3年，定期進(jìn)行成本分析，為后續(xù)采購預(yù)算編制提供數(shù)據(jù)支持。三、采購申請與審批流程表模板采購申請與審批流程表基本信息申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日采購編號（由行政部統(tǒng)一填寫）采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）供應(yīng)商名稱（可選）備注12預(yù)算信息年度預(yù)算余額（元）審批流程環(huán)節(jié)審批人部門/崗位審批意見簽字日期部門初審*經(jīng)理需求部門負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)復(fù)審*會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部分級審批（按金額）*副總分管領(lǐng)導(dǎo)*總經(jīng)理總經(jīng)理附件清單（可附《需求說明》《詢價(jià)單》《合同》等）申請人簽字：部門蓋章：四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)控制（一）預(yù)算剛性原則，杜絕無預(yù)算采購嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購、超預(yù)算不審批”原則，確因特殊情況需追加預(yù)算的，需提交《預(yù)算變更申請表》，說明變更原因及金額，經(jīng)總經(jīng)理及以上級別審批后方可執(zhí)行。財(cái)務(wù)部每月匯總各部門采購支出，對比預(yù)算執(zhí)行情況，對超預(yù)算部門進(jìn)行預(yù)警并要求說明原因。（二）審批權(quán)限分級，避免越權(quán)操作嚴(yán)格按照金額分級標(biāo)準(zhǔn)審批，不得簡化流程或越權(quán)審批，例如：2萬元采購不得由部門負(fù)責(zé)人直接審批通過。審批人對審批結(jié)果承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，若因?qū)徟韬鰧?dǎo)致成本浪費(fèi)（如未審核合理性高價(jià)采購），將納入績效考核。（三）供應(yīng)商管理，保證性價(jià)比最優(yōu)建立《合格供應(yīng)商庫》，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估（質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)），淘汰不合格供應(yīng)商；大額采購優(yōu)先選擇通過招標(biāo)方式確定的供應(yīng)商，保證價(jià)格透明、公平競爭。（四）單據(jù)完整性，防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)采購申請必須附完整附件（如詢價(jià)單、需求計(jì)劃），無附件或附件不全的，審批人有權(quán)駁回；付款時(shí)需核對“三單匹配”（訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票），缺失任何