文件、記錄控制程序文件：信息及其承載媒體。其媒體可以是紙張、磁盤(pán)、光盤(pán)、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。記錄：記錄管理活動(dòng)所取得結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件?？瞻妆韱问且?guī)定性的文件，填寫(xiě)了內(nèi)容的表單則為記錄。定義：權(quán)責(zé)：文管中心：負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件原件的保存、管理，以及文件分發(fā)、回收、廢止、銷(xiāo)毀等工作。負(fù)責(zé)公司所有記錄的空白表單的有效性管理及監(jiān)督各部門(mén)記錄控制情況。各車(chē)間/部門(mén)：負(fù)責(zé)部門(mén)體系文件的創(chuàng)建、更新與廢止，及文件接收、使用、保存等日常管理和控制工作。所應(yīng)用的記錄的填寫(xiě)、標(biāo)識(shí)及檢索、保存、保存期限設(shè)置及處置。內(nèi)部文件的創(chuàng)建、更新與廢止權(quán)責(zé)文件類(lèi)型編制審核批準(zhǔn)管制部門(mén)一級(jí)文件體系組體系負(fù)責(zé)人總經(jīng)理文管中心二級(jí)文件相關(guān)部門(mén)人員相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人體系負(fù)責(zé)人文管中心三級(jí)文件相關(guān)部門(mén)人員相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人體系負(fù)責(zé)人文管中心四級(jí)文件相關(guān)部門(mén)人員相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人體系負(fù)責(zé)人文管中心文件分類(lèi)與分級(jí)內(nèi)部文件分級(jí)一級(jí)文件：指質(zhì)量手冊(cè)，為公司質(zhì)量管理體系運(yùn)作規(guī)范基本的指導(dǎo)綱要性文件。二級(jí)文件：指程序文件，是依據(jù)各部門(mén)間為達(dá)成管理要求和目標(biāo)，依據(jù)質(zhì)量管理手冊(cè)所延伸制訂的工作流程文件。三級(jí)文件：指作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)、制度等，包括：工藝技術(shù)文件、操作規(guī)范、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、崗位說(shuō)明書(shū)等等，用以詳細(xì)說(shuō)明具體的作業(yè)步驟和方式的工作性文件。四級(jí)文件：表單格式，是指用以記錄各項(xiàng)管理活動(dòng)實(shí)際運(yùn)作狀況的格式文件。文件分為內(nèi)部文件及外部文件外來(lái)文件：（1）適用的法律、法規(guī)；（2）適用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；（3）客戶(hù)或供應(yīng)商提供的與產(chǎn)品或設(shè)備有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、說(shuō)明書(shū)、技術(shù)數(shù)據(jù)、圖紙等文件資料；（4）其它與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文件。編號(hào)規(guī)則：1、統(tǒng)一編號(hào)原則：公司內(nèi)文件按規(guī)定，實(shí)施統(tǒng)一編號(hào)管理。2、文件代碼由文件編號(hào)及版次號(hào)組成。文件代碼文件級(jí)別文件類(lèi)型文件代碼作業(yè)性文件分類(lèi)代碼一級(jí)文件質(zhì)量手冊(cè)M------二級(jí)文件程序文件P三級(jí)文件產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)DS:Standard首字母作業(yè)指導(dǎo)W:Work首字母工藝技術(shù)文件T:Technic首字母管理制度M:manage首字母圖紙-------四級(jí)文件表單格式R部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部X生產(chǎn)部A人事行政部H財(cái)務(wù)部F采購(gòu)部G質(zhì)量技術(shù)部L設(shè)備工程部S保安隊(duì)B儲(chǔ)運(yùn)部C研發(fā)部Y體系組I總經(jīng)辦Z一級(jí)文件：一級(jí)文件代碼-流水號(hào)。

M-□□流水號(hào)（由01開(kāi)始編起）一級(jí)文件代碼（M）二級(jí)文件：二級(jí)文件代碼-流水號(hào)。

P-□□流水號(hào)（由01開(kāi)始編起）二級(jí)文件代碼（P）編號(hào)說(shuō)明：編號(hào)說(shuō)明：三級(jí)文件：三級(jí)文件代碼、部門(mén)代碼、文件類(lèi)型代碼-流水號(hào)。

D

□

□-□□□

三級(jí)文件代碼部門(mén)代碼文件類(lèi)型代碼流水號(hào)（由001開(kāi)始編起）編號(hào)說(shuō)明：四級(jí)文件：四級(jí)文件代碼-引用文件編號(hào)。工藝圖紙：機(jī)臺(tái)編號(hào)、工藝代碼、流水號(hào)-版本/修次，如630030-A/0。設(shè)備圖紙：車(chē)間代碼-設(shè)備名稱(chēng)或編碼-部件流水號(hào)-單件流水號(hào)-版本/修次，如A-烘干機(jī)-01-001-A/0。R--□□流水號(hào)（從01開(kāi)始編）引用文件編號(hào)四級(jí)文件代碼練習(xí)：請(qǐng)說(shuō)出下列編號(hào)代指的文件級(jí)別類(lèi)型和部門(mén)。P-13DAM-002DSW-005DCW-010M-01DLS-063DYW-001R-DCW006-02二級(jí)程序文件生產(chǎn)部制度文件（三級(jí)）設(shè)備工程部作業(yè)指導(dǎo)文件（三級(jí)）儲(chǔ)運(yùn)部作業(yè)指導(dǎo)文件（三級(jí)）一級(jí)文件（質(zhì)量手冊(cè)）質(zhì)量技術(shù)部產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件（三級(jí)）研發(fā)部作業(yè)指導(dǎo)文件（三級(jí)）儲(chǔ)運(yùn)部表單（四級(jí)）質(zhì)量記錄主要包括：產(chǎn)品質(zhì)量記錄和質(zhì)量體系運(yùn)行的記錄1）產(chǎn)品質(zhì)量記錄主要包括：進(jìn)料檢驗(yàn)記錄、品質(zhì)異常記錄、樣品檢驗(yàn)記錄、出廠檢驗(yàn)記錄；首件檢驗(yàn)記錄、生產(chǎn)過(guò)程檢驗(yàn)、不合格品評(píng)審處理記錄；檢驗(yàn)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析記錄。2）質(zhì)量體系運(yùn)行記錄主要包括：內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評(píng)審記錄；與顧客溝通過(guò)程中有關(guān)的記錄；供方評(píng)價(jià)選擇、采購(gòu)過(guò)程有關(guān)的記錄；糾正和預(yù)防措施記錄；培訓(xùn)、基礎(chǔ)設(shè)施有關(guān)的記錄；檢驗(yàn)、測(cè)量和試驗(yàn)設(shè)備的檢定和校準(zhǔn)記錄；生產(chǎn)服務(wù)運(yùn)作有關(guān)的記錄。版次說(shuō)明文件、表單的版次由版本號(hào)和修次號(hào)組成。版本號(hào)以大寫(xiě)英文字母A、B…Z表示，修次號(hào)以由0開(kāi)始的數(shù)字順序表示。文件首版一律為：A/0，即：第A版，第0次修改。文件的初始版次號(hào)為：A/0，每更新一次，其修次號(hào)順序加1，如文件第一次修改，則修改后文件的版次為變?yōu)锳/1,依此類(lèi)推。文件更新次數(shù)超過(guò)6次，要更換文件版本。更新版本號(hào)后，修次號(hào)重新歸為0。如A/6版修改后更新為B/0版。當(dāng)文件需進(jìn)行大幅度修改，或體系有較大變更時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件廢止。如A/1版在體系換版時(shí)直接更新為B/0版記錄的填寫(xiě)記錄是按照表單的內(nèi)容和要求進(jìn)行填寫(xiě)，填寫(xiě)應(yīng)及時(shí)、內(nèi)容真實(shí)、字跡清晰、完整，不得隨意涂改和使用鉛筆填寫(xiě)。記錄及審核過(guò)程中如需更改時(shí)，用單橫線劃去原記錄，在原記錄的上方寫(xiě)上更改后的數(shù)據(jù)，重要數(shù)據(jù)更改如：日期、數(shù)量、金額等，需加簽更改人員的姓名及更改日期文件創(chuàng)建、更新及廢止流程圖文件的制訂：相關(guān)部門(mén)需提出文件的制訂，按要求編號(hào)和對(duì)文件格式進(jìn)行制訂。制定完成的文件經(jīng)討論后，按要求報(bào)相關(guān)權(quán)責(zé)人員批準(zhǔn)，再交由文管中心存檔，統(tǒng)一發(fā)布。表單的制訂：相關(guān)部門(mén)需提出文件的制訂，確定編號(hào)及版本/修次后，于格式背面簽名并注明保存年限，依審批權(quán)限進(jìn)行，批準(zhǔn)后交文管中心作統(tǒng)一管制(表單復(fù)印不受管制)一、二、三級(jí)文件如需修改則先確定編號(hào)及版本/修次號(hào)，修改、廢止和補(bǔ)發(fā)均須由相關(guān)單位人員以《文件更新/廢止/補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》提出并說(shuō)明原因與內(nèi)容，按權(quán)責(zé)進(jìn)行審批，交文管中心進(jìn)行廢止。四級(jí)文件的修訂按表單制定執(zhí)行，廢止時(shí)由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《文件更新/廢止/補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》提出并說(shuō)明原因與內(nèi)容，依審批權(quán)限進(jìn)行核準(zhǔn)，交文管中心進(jìn)行廢止；若需補(bǔ)發(fā)由相關(guān)單位人員向文管中心用RTX提出申請(qǐng)，文管中心進(jìn)行補(bǔ)發(fā)。審批后的《文件更新/廢止/補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》和修改審批后的文件及電子檔須提交到文管中心管理備案。文件廢止后該文件的編號(hào)不得重復(fù)使用，由文管中心列管。文件分發(fā)、回收、銷(xiāo)毀質(zhì)量手冊(cè)的分發(fā)與回收:質(zhì)量手冊(cè)發(fā)放由公司體系組統(tǒng)一安排，領(lǐng)用者登記并簽名。質(zhì)量手冊(cè)發(fā)放范圍是：公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)負(fù)責(zé)人、第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)及體系負(fù)責(zé)人認(rèn)為有需要的其他人員。質(zhì)量手冊(cè)是本公司法規(guī)性、秘密性文件，本公司受控版本持有者應(yīng)妥為保管，不得遺失，嚴(yán)禁外傳、外借和復(fù)印。質(zhì)量手冊(cè)持有者離開(kāi)本公司時(shí)，應(yīng)將手冊(cè)交還公司體系組并辦理注銷(xiāo)手續(xù)文件創(chuàng)建/更新經(jīng)核準(zhǔn)后，文管中心應(yīng)依文件之類(lèi)型，登錄于《文件管制總覽表》，各種表單登錄于《表單總覽表》。紙質(zhì)文件為正式流通文件，電子文件由文管員設(shè)密加水印專(zhuān)管，不得用于內(nèi)部發(fā)行。文管中心依相關(guān)單位需求復(fù)印所需份數(shù)，并于每頁(yè)文件的右上角加蓋紅色“受控”文件發(fā)行章。文件分發(fā)至各部門(mén)時(shí)，由接收部門(mén)人員于《文件分發(fā)、回收/銷(xiāo)毀記錄表》簽收，并及時(shí)更新《文件一覽表》。需對(duì)外（如供應(yīng)商、客戶(hù)、認(rèn)證單位等）發(fā)放文件時(shí)，由文管中心復(fù)印需求份數(shù)，加蓋紅色“參考用”印章。若文件為修訂、廢止時(shí)，原稿由文管中心作為知識(shí)經(jīng)驗(yàn)單獨(dú)列管，并加蓋藍(lán)色“作廢存查”印章以利識(shí)別。文管中心回收舊版文件，確保其數(shù)量及完整性，同時(shí)對(duì)回收的舊文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，記錄于《文件分發(fā)、回收/銷(xiāo)毀記錄表》。對(duì)外發(fā)行的文件如：供應(yīng)商、客戶(hù)、認(rèn)證單位等則可不予回收。判斷以下對(duì)錯(cuò)：所有分發(fā)的文件為紙質(zhì)檔，文管中心保留所有文件的原件和電子檔?；厥盏呐f版文件和表單格式要保留的需蓋上黑色“作廢存查”章加以識(shí)別。發(fā)行新版本時(shí)，舊版的內(nèi)部文件、以及對(duì)外發(fā)行的文件，應(yīng)予以全部回收。（√）（×）（×）文件格式和媒介文件一般采用縱向編制，如實(shí)際需要，也可采用橫向。封頁(yè)、頁(yè)眉、正文、頁(yè)腳內(nèi)容及格式見(jiàn)相關(guān)文件的格式。所有內(nèi)部文件編寫(xiě)采用簡(jiǎn)體中文，一、二、三級(jí)文件應(yīng)采用Word文檔，四級(jí)文件視內(nèi)容的需要使用Word文檔或Excel電子表格。文件的日常管理文管中心：及時(shí)在系統(tǒng)更新《文件管制總覽表》、《表單總覽表》，并定期對(duì)各部門(mén)文控員管理的文件和記錄進(jìn)行版本/版次的核對(duì)。使用部門(mén)：各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)三/四級(jí)文件的制訂/修訂、審核等工作，并應(yīng)建立部門(mén)的《

文件一覽表》、《

表單一覽表》，以便于存查。分發(fā)至各部門(mén)的正式文件，嚴(yán)禁影印私自借予非相關(guān)的人員或攜出廠外。使用者不得于正式的文件上標(biāo)注或書(shū)寫(xiě)任何文字、符號(hào)、以確保文件清晰便于識(shí)別。各部門(mén)文控員接收到外來(lái)文件時(shí)，須分類(lèi)歸檔，妥善保存，并作好適當(dāng)標(biāo)識(shí)，避免受潮、受損，如屬機(jī)密文件應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人親自保管。記錄的保存文管中心負(fù)責(zé)編制公司《表單總覽表》，明確記錄表單的保存期限、保存部門(mén)等內(nèi)容。并不定期檢查各部門(mén)對(duì)記錄的管理和保存情況，查看是否符合規(guī)定的要求。確保記錄管理符合使用要求。使用部門(mén)應(yīng)指定人員保管日常使用的記錄，編制《