企業(yè)會計檔案管理辦法實施細(xì)則第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范我司會計檔案管理工作，保證會計檔案的真實、完整、安全與有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合公司實際運營情況，特制定本細(xì)則。本細(xì)則旨在明確會計檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任與操作規(guī)范，確保會計工作的連續(xù)性與可追溯性，為公司經(jīng)營決策與合規(guī)管理提供堅實保障。第二條適用范圍本細(xì)則適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)的所有會計檔案管理活動。凡在公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，均須依照本細(xì)則進行管理。第三條定義會計檔案是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。第四條管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、安全保密、方便利用的原則。公司財務(wù)部門為會計檔案管理的歸口管理部門，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，共同做好會計檔案的形成、積累與歸檔工作。第二章會計檔案的收集與整理第五條收集范圍會計檔案的收集范圍應(yīng)全面覆蓋公司經(jīng)濟活動的各個方面，主要包括但不限于：1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他具有憑證性質(zhì)的資料。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他具有賬簿性質(zhì)的資料。3.財務(wù)報告類：月度、季度、半年度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，以及其他具有報告性質(zhì)的資料。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書，以及其他具有保存價值的會計核算專業(yè)資料。第六條收集要求各業(yè)務(wù)部門及財務(wù)人員在日常工作中形成的會計資料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，按照及時性、完整性、準(zhǔn)確性的要求進行收集。對于外來原始憑證，應(yīng)確保其來源合法、內(nèi)容真實、手續(xù)完備；對于自制原始憑證，應(yīng)符合公司內(nèi)部管理規(guī)定，要素齊全、審批手續(xù)完整。第七條整理規(guī)范會計資料的整理應(yīng)遵循規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則，確保歸檔后的會計檔案條理清晰、查閱便捷。1.會計憑證：應(yīng)按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序，每月進行整理、裝訂。裝訂前需檢查憑證附件是否齊全，編號是否連續(xù)，折疊是否整齊。裝訂成冊后，應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、憑證種類、所屬年度月份、起止日期、憑證編號、冊數(shù)、裝訂人及復(fù)核人等信息。2.會計賬簿：年度終了后，應(yīng)將各種活頁賬簿裝訂成冊，統(tǒng)一編號，加具封面。訂本式賬簿在啟用時應(yīng)按規(guī)定填寫“賬簿啟用及交接表”。3.財務(wù)報告：應(yīng)分別按月度、季度、年度整理，裝訂成冊。年度財務(wù)報告需有單位負(fù)責(zé)人、財務(wù)負(fù)責(zé)人、編制人等相關(guān)人員的簽章。4.其他會計資料：應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和數(shù)量，分別采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行整理，可單獨組卷或與相關(guān)憑證、賬簿、報告一并組卷。第三章會計檔案的立卷與歸檔第八條立卷原則會計檔案的立卷應(yīng)遵循“誰形成、誰整理、誰立卷”的原則，財務(wù)部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各相關(guān)崗位人員做好會計檔案的初步立卷工作。立卷應(yīng)保持會計資料之間的有機聯(lián)系，便于后續(xù)的保管和利用。第九條歸檔范圍與時限當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年。期滿之后，應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，編制會計檔案保管清冊，移交公司檔案管理部門（或指定的檔案保管人員）統(tǒng)一保管。因工作需要確需推遲移交的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但最長不得超過兩年。第十條歸檔手續(xù)會計檔案移交時，移交方（財務(wù)部門）與接收方（檔案管理部門或指定保管人）應(yīng)共同對檔案的數(shù)量、質(zhì)量進行清點核對。核對無誤后，雙方在《會計檔案移交清冊》上簽字蓋章，明確交接責(zé)任?！稌嫏n案移交清冊》應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，以備查考。第四章會計檔案的保管與利用第十一條保管要求會計檔案保管場所應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等條件。檔案柜應(yīng)選用堅固耐用的金屬柜或木質(zhì)柜。對于磁性介質(zhì)（如磁盤、磁帶）存儲的會計數(shù)據(jù)，還應(yīng)注意防磁、防腐蝕。電子會計檔案的保管應(yīng)符合國家關(guān)于電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。第十二條保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為十年和三十年。具體各類會計檔案的保管期限，應(yīng)參照國家相關(guān)會計檔案管理規(guī)定及本辦法所附的《會計檔案保管期限表》執(zhí)行。保管期限從會計年度終了后的第一天算起。第十三條檔案利用公司內(nèi)部因工作需要查閱會計檔案時，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱。查閱時，應(yīng)在指定地點進行，不得帶出保管場所。查閱者應(yīng)愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。如需復(fù)制會計檔案，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案保管人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案管理部門或財務(wù)部門印章。外部單位或個人因特殊情況需查閱公司會計檔案的，須持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)公司分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，且必須在公司指定人員陪同下進行。第十四條借閱管理會計檔案原則上不得借出。確因特殊情況（如司法調(diào)查、審計檢查等）需要借出的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，明確借閱期限、用途及歸還責(zé)任。借出的檔案應(yīng)限期歸還，歸還時檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性。第五章會計檔案的鑒定與銷毀第十五條鑒定組織公司應(yīng)定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定。鑒定工作由公司檔案管理部門牽頭，財務(wù)部門、審計部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同組成鑒定小組負(fù)責(zé)實施。鑒定小組應(yīng)對會計檔案的保存價值進行綜合評估。第十六條鑒定程序鑒定工作一般每三至五年進行一次。鑒定過程中，對于仍有繼續(xù)保存價值的會計檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對于已無保存價值的會計檔案，應(yīng)提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第十七條銷毀程序經(jīng)鑒定確需銷毀的會計檔案，應(yīng)按照以下程序進行：1.由鑒定小組提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》須經(jīng)公司總經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及鑒定小組負(fù)責(zé)人審核簽字。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。4.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》和會計檔案保管清冊中列明。第六章電子會計檔案管理第十八條電子檔案的形成與收集公司應(yīng)積極推進會計電算化工作，確保電子會計憑證的生成、傳輸、接收、審核、記賬等環(huán)節(jié)符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。對于電子發(fā)票等電子會計憑證，應(yīng)按照規(guī)定進行收集、整理、歸檔。第十九條電子檔案的真實性與完整性電子會計檔案的形成、辦理、保管、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》等法律法規(guī)要求，確保其來源真實、過程規(guī)范、要素齊全。應(yīng)采取可靠的電子簽名、時間戳、防篡改等技術(shù)手段，保證電子會計檔案的真實性和完整性。第二十條電子檔案的存儲與備份電子會計檔案應(yīng)存儲在符合安全等級要求的服務(wù)器或存儲介質(zhì)中。應(yīng)建立健全電子會計檔案備份制度，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。第二十一條電子檔案的讀取與遷移對于存儲在磁性介質(zhì)或光介質(zhì)上的電子會計檔案，應(yīng)定期檢查讀取設(shè)備的兼容性，并根據(jù)技術(shù)發(fā)展情況及時進行數(shù)據(jù)遷移，確保其在保管期限內(nèi)可被準(zhǔn)確讀取。第七章責(zé)任追究第二十二條責(zé)任主體公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人對會計檔案管理工作負(fù)總責(zé)，檔案管理部門（或指定保管人）及各相關(guān)崗位會計人員對其職責(zé)范圍內(nèi)的會計檔案管理工作負(fù)直接責(zé)任。第二十三條獎懲措施對于在會計檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、表現(xiàn)突出的單位和個人，公司將給予適當(dāng)表彰或獎勵。對于違反本細(xì)則規(guī)定，造成會計檔案損壞、丟失、泄密或擅自銷毀、涂改、偽造會計檔案等行為的，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進行批評教育、經(jīng)濟處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的