會(huì)議室預(yù)定及使用記錄模板高效利用資源型一、適用場(chǎng)景與目標(biāo)在企業(yè)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作或共享辦公環(huán)境中，會(huì)議室作為核心資源，常因預(yù)定沖突、使用率不均或記錄缺失導(dǎo)致資源浪費(fèi)。本模板適用于需要系統(tǒng)化管理會(huì)議室預(yù)定、實(shí)時(shí)監(jiān)控使用狀態(tài)、通過(guò)數(shù)據(jù)優(yōu)化資源配置的場(chǎng)景，目標(biāo)是通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程減少預(yù)定糾紛，提高會(huì)議室周轉(zhuǎn)率，保證資源高效利用。二、操作流程詳解（一）會(huì)議室預(yù)定階段查詢可用資源預(yù)定人需提前通過(guò)“會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)”或共享記錄表查詢目標(biāo)時(shí)間段內(nèi)會(huì)議室的空閑狀態(tài)（需明確顯示會(huì)議室編號(hào)、名稱、位置、容納人數(shù)及設(shè)備配置）。若遇多個(gè)會(huì)議室可選，優(yōu)先選擇與會(huì)議規(guī)模、設(shè)備需求最匹配的空間，避免“大會(huì)議小用”或設(shè)備閑置。填寫(xiě)預(yù)定信息登記會(huì)議室編號(hào)、預(yù)定日期、具體使用時(shí)間段（精確到30分鐘，如“09:00-10:30”）、預(yù)定人姓名（*某某）及所屬部門(mén)、會(huì)議主題、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板等）及特殊需求（如茶歇、桌型布置）。若需連續(xù)使用或跨部門(mén)預(yù)定，需提前1個(gè)工作日提交至行政部（或資源管理部門(mén)）審核，避免資源壟斷。確認(rèn)預(yù)定與通知系統(tǒng)或記錄表自動(dòng)“預(yù)定成功”提示，同步發(fā)送會(huì)議通知至所有參會(huì)人（含會(huì)議室位置及注意事項(xiàng)）。若預(yù)定后需變更或取消，需在會(huì)議開(kāi)始前2小時(shí)通過(guò)系統(tǒng)更新?tīng)顟B(tài)，釋放資源供他人使用。（二）會(huì)議室使用階段使用前準(zhǔn)備預(yù)定人需提前10分鐘到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行（如投影儀開(kāi)關(guān)、麥克風(fēng)電量），按需求調(diào)整桌椅布局。若設(shè)備故障，立即聯(lián)系行政部報(bào)修，同時(shí)在記錄表標(biāo)注“設(shè)備異?！保苊夂罄m(xù)使用者重復(fù)報(bào)修。使用中規(guī)范嚴(yán)格遵守預(yù)定時(shí)間段，會(huì)議結(jié)束時(shí)10分鐘內(nèi)完成設(shè)備關(guān)閉、桌面清理、垃圾帶走，保證會(huì)議室恢復(fù)初始狀態(tài)。禁止在會(huì)議室存放個(gè)人物品，禁止非會(huì)議占用（如長(zhǎng)時(shí)間空置、非會(huì)議活動(dòng)），行政部將不定期巡查，對(duì)違規(guī)行為記錄并提醒。使用后記錄預(yù)定人需在“會(huì)議室使用記錄表”中填寫(xiě)實(shí)際使用時(shí)長(zhǎng)、設(shè)備完好情況（正常/故障/損壞）、衛(wèi)生狀況（合格/需清潔）及會(huì)議滿意度（可選：1-5分評(píng)價(jià)）。若發(fā)生設(shè)備損壞或場(chǎng)地污染，需第一時(shí)間聯(lián)系行政部登記，明確責(zé)任方并跟進(jìn)處理。三、記錄模板示例（一）會(huì)議室基礎(chǔ)信息表（供查詢參考）會(huì)議室編號(hào)會(huì)議室名稱位置容納人數(shù)核心設(shè)備開(kāi)放時(shí)間備注A-101小型會(huì)議室1號(hào)樓3層?xùn)|側(cè)6-8人投影儀、白板、無(wú)線麥克風(fēng)工作日8:00-18:00無(wú)窗，需提前開(kāi)燈B-205中型會(huì)議室2號(hào)樓5層15-20人視頻會(huì)議系統(tǒng)、投影儀、音響、茶水臺(tái)工作日8:00-20:00，周末需提前申請(qǐng)含獨(dú)立儲(chǔ)物區(qū)C-301大型培訓(xùn)室3號(hào)樓1層西側(cè)50人LED屏、環(huán)繞音響、麥克風(fēng)、移動(dòng)桌椅工作日8:00-18:00需提前3天申請(qǐng)（二）會(huì)議室預(yù)定記錄表（動(dòng)態(tài)更新）預(yù)定編號(hào)會(huì)議室編號(hào)預(yù)定日期使用時(shí)間段預(yù)定人/部門(mén)會(huì)議主題預(yù)計(jì)人數(shù)所需設(shè)備預(yù)定狀態(tài)預(yù)定時(shí)間變更記錄YD20240501001A-1012024-05-0114:00-15:30*某某/市場(chǎng)部客戶方案溝通5投影儀、白板已確認(rèn)2024-04-28無(wú)YD20240501002B-2052024-05-0209:30-11:00*某某/技術(shù)部項(xiàng)目周會(huì)12視頻會(huì)議系統(tǒng)、麥克風(fēng)待審核2024-04-29無(wú)YD20240501003C-3012024-05-0313:00-17:00*某某/人力資源部新員工培訓(xùn)30LED屏、移動(dòng)桌椅已確認(rèn)2024-04-272024-05-02取消，改為B-205（三）會(huì)議室使用反饋表（事后記錄）使用日期會(huì)議室編號(hào)使用人實(shí)際使用時(shí)長(zhǎng)設(shè)備使用情況衛(wèi)生狀況會(huì)議滿意度（1-5分）問(wèn)題反饋改進(jìn)建議2024-05-01A-101*某某1小時(shí)20分鐘投影儀正常，白板筆墨不足合格4白板筆需補(bǔ)充增備2支白板筆2024-05-02B-205*某某1小時(shí)30分鐘視頻會(huì)議系統(tǒng)聲音輕微雜音合格3麥克風(fēng)需調(diào)試定期檢查設(shè)備線路2024-05-03C-301*某某3小時(shí)50分鐘設(shè)備全部正常，茶水臺(tái)有茶漬需清潔5無(wú)增加清潔頻次四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)預(yù)定規(guī)則單次會(huì)議時(shí)長(zhǎng)原則上不超過(guò)4小時(shí)，大型會(huì)議需提前3天申請(qǐng)，避免長(zhǎng)期占用；同一部門(mén)每日最多預(yù)定2間會(huì)議室，跨部門(mén)會(huì)議優(yōu)先合并使用，減少資源分散；節(jié)假日或非工作時(shí)間預(yù)定，需提前1個(gè)工作日提交特殊申請(qǐng)，經(jīng)行政部審批后方可生效。使用規(guī)范禁止攜帶食物進(jìn)入會(huì)議室（茶水、咖啡需使用帶蓋水杯，避免潑灑）；會(huì)議期間保持安靜，避免大聲喧嘩影響周邊辦公；使用后務(wù)必關(guān)閉燈光、空調(diào)、電子設(shè)備，節(jié)約能源。記錄與反饋使用反饋需在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成，保證數(shù)據(jù)真實(shí)、及時(shí)；行政部每周匯總使用記錄，分析會(huì)議室使用率（如“A-101周使用率85%，B-205周使用率45%”），針對(duì)低頻使用會(huì)議室調(diào)研需求，調(diào)整開(kāi)放策略；設(shè)備故障或場(chǎng)地問(wèn)題需在24小時(shí)內(nèi)處理完畢，并在記錄表更新處理