采購(gòu)申請(qǐng)審批單填寫(xiě)模板規(guī)范（采購(gòu)申請(qǐng)流程版）一、模板應(yīng)用場(chǎng)景說(shuō)明本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要采購(gòu)各類物品、服務(wù)或固定資產(chǎn)時(shí)，規(guī)范申請(qǐng)流程、明確審批責(zé)任的使用場(chǎng)景。具體包括但不限于：日常辦公耗材采購(gòu)、生產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)、市場(chǎng)推廣服務(wù)采購(gòu)、IT系統(tǒng)采購(gòu)等預(yù)算內(nèi)/外采購(gòu)需求。無(wú)論是常規(guī)采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)的提報(bào)，還是臨時(shí)緊急采購(gòu)需求，均需通過(guò)本模板完成申請(qǐng)與審批流程，保證采購(gòu)行為合規(guī)、高效，且可追溯。二、采購(gòu)申請(qǐng)全流程操作指引采購(gòu)申請(qǐng)需嚴(yán)格按照“發(fā)起填寫(xiě)→部門(mén)審核→財(cái)務(wù)審核→采購(gòu)部審核→領(lǐng)導(dǎo)審批→執(zhí)行歸檔”的流程推進(jìn)，每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人及操作要點(diǎn)（一）申請(qǐng)發(fā)起與填寫(xiě)：申請(qǐng)人職責(zé)操作主體：需求部門(mén)申請(qǐng)人（如行政專員、生產(chǎn)計(jì)劃員等）操作步驟：獲取模板：申請(qǐng)人從企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)或行政部最新版《采購(gòu)申請(qǐng)審批單》模板，保證使用版本有效。填寫(xiě)基本信息：申請(qǐng)編號(hào)：由行政部或采購(gòu)部統(tǒng)一分配，若為首次申請(qǐng)可暫填“待分配”，審批完成后補(bǔ)全；申請(qǐng)部門(mén)：填寫(xiě)需求部門(mén)全稱（如“市場(chǎng)部”“生產(chǎn)車間”）；申請(qǐng)人：填寫(xiě)實(shí)際發(fā)起申請(qǐng)的員工姓名（*）；聯(lián)系電話*：填寫(xiě)申請(qǐng)人常用辦公電話（僅用于內(nèi)部溝通，對(duì)外保密）；申請(qǐng)日期：填寫(xiě)提交申請(qǐng)的當(dāng)日日期；預(yù)計(jì)到貨日期：根據(jù)工作需求填寫(xiě)合理的到貨時(shí)間（緊急采購(gòu)需標(biāo)注“緊急”并說(shuō)明原因）；緊急程度：勾選“一般”“緊急”“特急”（特急需同時(shí)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字說(shuō)明）。填寫(xiě)采購(gòu)明細(xì)：序號(hào)：按物品/服務(wù)類別依次填寫(xiě)（如1、2、3）；物品/服務(wù)名稱：填寫(xiě)具體名稱（如“A4打印紙”“某品牌服務(wù)器”“年度審計(jì)服務(wù)”），避免模糊表述（如“辦公用品”）；規(guī)格型號(hào)：詳細(xì)說(shuō)明技術(shù)參數(shù)（如“復(fù)印紙：80g/m2，A4，白色，500張/包”），保證采購(gòu)準(zhǔn)確性；單位：填寫(xiě)計(jì)量單位（如“臺(tái)”“套”“千克”“次”）；數(shù)量：填寫(xiě)需采購(gòu)的具體數(shù)量（需與需求匹配，避免過(guò)量采購(gòu)）；單價(jià)（元）：填寫(xiě)預(yù)算單價(jià)（若為多家比價(jià)，需注明“預(yù)估單價(jià)”并附報(bào)價(jià)單）；預(yù)算金額（元）：數(shù)量×單價(jià)，匯總填寫(xiě)該物品/服務(wù)總預(yù)算；用途說(shuō)明：簡(jiǎn)述采購(gòu)原因及使用場(chǎng)景（如“用于日常辦公文件打印”“生產(chǎn)車間新增設(shè)備配套”）；供應(yīng)商建議（可選）：若有指定供應(yīng)商，填寫(xiě)名稱及推薦理由（如“長(zhǎng)期合作供應(yīng)商，價(jià)格優(yōu)惠”）。附件：根據(jù)需求附相關(guān)證明材料，如：大額采購(gòu)（≥5000元）：需附至少2家供應(yīng)商的書(shū)面報(bào)價(jià)單；固定資產(chǎn)采購(gòu)：需附設(shè)備參數(shù)需求表；服務(wù)類采購(gòu)：需附服務(wù)需求說(shuō)明書(shū)或合同草案。（二）部門(mén)內(nèi)部審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人把關(guān)操作主體：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如市場(chǎng)部經(jīng)理、生產(chǎn)車間主任）審核要點(diǎn)：核實(shí)采購(gòu)需求的必要性：確認(rèn)物品/服務(wù)是否為部門(mén)工作必需，避免重復(fù)采購(gòu)或閑置浪費(fèi)；審核預(yù)算合理性：檢查預(yù)算金額是否在部門(mén)年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需注明“超預(yù)算”并說(shuō)明資金來(lái)源；確認(rèn)緊急程度：對(duì)“特急”“緊急”申請(qǐng)，評(píng)估是否可調(diào)整采購(gòu)流程或優(yōu)先級(jí)；審核附件完整性：保證報(bào)價(jià)單、需求說(shuō)明等材料齊全。操作動(dòng)作：審核無(wú)誤后，在“部門(mén)負(fù)責(zé)人審核”欄簽字并填寫(xiě)日期；若不通過(guò)，需注明退回理由并反饋給申請(qǐng)人修改。（三）財(cái)務(wù)審核：合規(guī)性與預(yù)算把控操作主體：財(cái)務(wù)部審核專員（如會(huì)計(jì)主管、財(cái)務(wù)經(jīng)理）審核要點(diǎn)：預(yù)算匹配度：核對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)是否納入年度/月度預(yù)算，超預(yù)算部分需確認(rèn)是否有審批通過(guò)的預(yù)算調(diào)整單；價(jià)格合理性：對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格或市場(chǎng)均價(jià)，評(píng)估預(yù)算單價(jià)是否合理（如偏離過(guò)大，要求申請(qǐng)人補(bǔ)充比價(jià)說(shuō)明）；付款方式與資金來(lái)源：確認(rèn)付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如“預(yù)付30%到貨付70%”），資金來(lái)源（如“流動(dòng)資金”“專項(xiàng)預(yù)算”）是否合規(guī)；成本列支科目：檢查采購(gòu)物品/服務(wù)的成本列支科目是否準(zhǔn)確（如“辦公用品”列支“管理費(fèi)用-辦公費(fèi)”，“生產(chǎn)設(shè)備”列支“制造設(shè)備-固定資產(chǎn)”）。操作動(dòng)作：審核通過(guò)后，在“財(cái)務(wù)審核”欄簽字并填寫(xiě)日期；若不通過(guò)，注明退回原因（如“超預(yù)算未提供調(diào)整單”“單價(jià)偏離市場(chǎng)均價(jià)20%以上”）。（四）采購(gòu)部審核：可行性與執(zhí)行對(duì)接操作主體：采購(gòu)部專員（如采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)主管）審核要點(diǎn)：采購(gòu)可行性：評(píng)估物品/市場(chǎng)供應(yīng)情況，確認(rèn)是否存在采購(gòu)障礙（如進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)周期過(guò)長(zhǎng)、服務(wù)類供應(yīng)商資質(zhì)不足）；供應(yīng)商合規(guī)性：若申請(qǐng)人指定供應(yīng)商，需核查該供應(yīng)商是否在公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)，若不在需啟動(dòng)供應(yīng)商準(zhǔn)入流程；采購(gòu)方式確認(rèn)：根據(jù)采購(gòu)金額和公司制度，確定采購(gòu)方式（如“≤1000元采用電商平臺(tái)采購(gòu)”“≥10000元公開(kāi)招標(biāo)”）；到貨周期評(píng)估：結(jié)合供應(yīng)商產(chǎn)能和物流情況，確認(rèn)“預(yù)計(jì)到貨日期”是否可行，若需調(diào)整需與申請(qǐng)人溝通。操作動(dòng)作：審核通過(guò)后，在“采購(gòu)部審核”欄簽字并填寫(xiě)日期；若不通過(guò)，反饋供應(yīng)商問(wèn)題、采購(gòu)方式調(diào)整建議等。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批：權(quán)限與最終確認(rèn)操作主體：根據(jù)采購(gòu)金額劃分審批權(quán)限（示例，具體權(quán)限以公司制度為準(zhǔn)）：金額＜5000元：分管副總*審批；5000元≤金額＜20000元：總經(jīng)理*審批；金額≥20000元：董事長(zhǎng)*審批（或提交總經(jīng)理辦公會(huì)審議）。審核要點(diǎn)：采購(gòu)事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配度：是否符合公司年度工作重點(diǎn)（如新項(xiàng)目設(shè)備采購(gòu)、降本增效相關(guān)采購(gòu)）；投入產(chǎn)出比：大額采購(gòu)需簡(jiǎn)要評(píng)估成本效益（如“新設(shè)備投產(chǎn)后預(yù)計(jì)降低生產(chǎn)成本10%”）。操作動(dòng)作：審批通過(guò)后，在對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批欄簽字并填寫(xiě)日期；若不通過(guò)，注明意見(jiàn)（如“暫緩采購(gòu)，需補(bǔ)充效益分析”）。（六）審批通過(guò)后執(zhí)行與歸檔采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)部憑審批完成的《采購(gòu)申請(qǐng)審批單》，啟動(dòng)采購(gòu)流程（如聯(lián)系供應(yīng)商、簽訂合同、下單采購(gòu)），并及時(shí)向申請(qǐng)人反饋進(jìn)度。到貨驗(yàn)收：申請(qǐng)人及需求部門(mén)配合采購(gòu)部完成到貨驗(yàn)收，在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，保證物品/服務(wù)與申請(qǐng)一致。單據(jù)歸檔：采購(gòu)部將審批完成的《采購(gòu)申請(qǐng)審批單》、報(bào)價(jià)單、合同、《驗(yàn)收單》等整理歸檔，保存期限不少于3年（固定資產(chǎn)歸檔期限不少于5年）。三、采購(gòu)申請(qǐng)審批單模板（含填寫(xiě)說(shuō)明）采購(gòu)申請(qǐng)審批單申請(qǐng)編號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系電話*申請(qǐng)日期預(yù)計(jì)到貨日期緊急程度□一般□緊急□特急序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）用途說(shuō)明供應(yīng)商建議（可選）123合計(jì)金額（大寫(xiě)）合計(jì)金額（小寫(xiě)）審批流程審核/審批意見(jiàn)簽字日期部門(mén)負(fù)責(zé)人審核財(cái)務(wù)審核采購(gòu)部審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批（≥5000元）總經(jīng)理審批（≥20000元）備注（其他說(shuō)明）如：需預(yù)付款比例、特殊運(yùn)輸要求、供應(yīng)商資質(zhì)要求等模板填寫(xiě)說(shuō)明申請(qǐng)編號(hào)：由采購(gòu)部統(tǒng)一分配，格式為“CG-年份-部門(mén)代碼-序號(hào)”（如“CG-2023-01-001”，01為行政部代碼），申請(qǐng)人無(wú)需填寫(xiě)，采購(gòu)部審批后補(bǔ)全。規(guī)格型號(hào)：技術(shù)參數(shù)需具體，例如“筆記本電腦：CPUi5-12450H，內(nèi)存16G，硬盤(pán)512GSSD”，避免填寫(xiě)“品牌電腦”等模糊信息。預(yù)算金額：小寫(xiě)金額需與大寫(xiě)一致，大寫(xiě)數(shù)字需使用“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億”等規(guī)范漢字（如“伍仟元整”）。審批流程：根據(jù)采購(gòu)金額逐級(jí)審批，無(wú)需審批的環(huán)節(jié)留空（如金額＜5000元無(wú)需總經(jīng)理審批）。備注欄：填寫(xiě)其他需特別說(shuō)明的事項(xiàng)，如“需供應(yīng)商提供3C認(rèn)證”“到貨后需安裝調(diào)試”等。四、填寫(xiě)規(guī)范與常見(jiàn)問(wèn)題提示（一）填寫(xiě)規(guī)范要求信息完整準(zhǔn)確：所有帶“*”為必填項(xiàng)，不得漏填；物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息需與實(shí)際需求一致，避免“筆誤”（如數(shù)量“10”誤填為“100”）。附件齊全有效：報(bào)價(jià)單需加蓋供應(yīng)商公章，掃描件清晰；需求說(shuō)明書(shū)需部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，保證附件與申請(qǐng)內(nèi)容一致。預(yù)算符合規(guī)定：超預(yù)算采購(gòu)需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)單》，審批通過(guò)后方可發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)。簽字清晰可辨：審批人需手寫(xiě)簽字，不得代簽或打印，簽字日期需與實(shí)際審批日期一致。（二）常見(jiàn)問(wèn)題與規(guī)避方法問(wèn)題：采購(gòu)需求描述模糊，導(dǎo)致采購(gòu)物品與實(shí)際不符。規(guī)避：填寫(xiě)“物品/服務(wù)名稱”時(shí)，使用“品牌+型號(hào)+核心參數(shù)”的組合（如“得力牌A4復(fù)印紙80g/m2白色”）。問(wèn)題：未按要求附報(bào)價(jià)單，或報(bào)價(jià)單為單一供應(yīng)商報(bào)價(jià)。規(guī)避：≥5000元采購(gòu)需提供至少2家不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，且報(bào)價(jià)需在申請(qǐng)日期前10日內(nèi)有效。問(wèn)題：緊急采購(gòu)未標(biāo)注緊急程度，導(dǎo)致審批延誤。規(guī)避：緊急采購(gòu)需在“緊急程度”欄勾選“緊急