員工健康檔案管理制度匯編第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司員工健康檔案管理，保障員工身心健康，促進(jìn)企業(yè)和諧發(fā)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，特制定本制度。本制度旨在系統(tǒng)記錄、科學(xué)管理員工健康信息，為員工健康保障、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)、疾病預(yù)防控制及人力資源合理配置提供客觀(guān)依據(jù)。第二條定義本制度所稱(chēng)員工健康檔案，是指公司為在職員工建立的，記錄其健康狀況、歷次健康檢查結(jié)果、職業(yè)病危害因素接觸情況、職業(yè)健康檢查結(jié)果、健康評(píng)價(jià)、疾病診療及與健康相關(guān)的其他資料的系統(tǒng)性文件材料。第三條適用范圍本制度適用于公司全體在職員工（含正式員工、試用期員工及其他形式用工人員）的健康檔案管理工作。第四條基本原則員工健康檔案管理遵循以下原則：（一）客觀(guān)真實(shí)原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映員工健康狀況。（二）保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家及公司關(guān)于個(gè)人信息保護(hù)的規(guī)定，嚴(yán)禁泄露員工健康隱私。（三）動(dòng)態(tài)管理原則：?jiǎn)T工健康狀況發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容。（四）規(guī)范有序原則：檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)移和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)應(yīng)規(guī)范化、制度化。（五）誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)原則：明確各部門(mén)在健康檔案管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。第二章管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條管理部門(mén)公司人力資源部是員工健康檔案管理的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)健康檔案管理制度的制定、修訂、解釋及監(jiān)督執(zhí)行；行政部（或指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)）協(xié)助提供健康檢查數(shù)據(jù)及相關(guān)健康咨詢(xún)服務(wù)。第六條人力資源部職責(zé)（一）負(fù)責(zé)員工入職健康檢查的組織與結(jié)果歸檔。（二）負(fù)責(zé)員工年度健康檢查、專(zhuān)項(xiàng)健康檢查（如職業(yè)健康檢查）的組織協(xié)調(diào)，并將檢查結(jié)果及時(shí)歸入檔案。（三）負(fù)責(zé)健康檔案的建立、收集、整理、保管、更新、查閱、復(fù)印、借閱、轉(zhuǎn)移和銷(xiāo)毀等日常管理工作。（四）負(fù)責(zé)對(duì)員工健康信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司制定健康管理策略提供數(shù)據(jù)支持。（五）嚴(yán)格執(zhí)行健康檔案保密制度，防止信息泄露。（六）對(duì)各部門(mén)健康檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。第七條員工所在部門(mén)職責(zé)（一）配合人力資源部組織本部門(mén)員工參加各項(xiàng)健康檢查。（二）及時(shí)將本部門(mén)員工發(fā)生的與工作相關(guān)的意外傷害、疾病等情況（需提供醫(yī)療機(jī)構(gòu)證明）告知人力資源部，以便更新健康檔案。（三）協(xié)助人力資源部做好員工健康信息的核實(shí)與補(bǔ)充工作。第八條員工個(gè)人責(zé)任（一）配合公司組織的各項(xiàng)健康檢查，如實(shí)提供個(gè)人健康信息，不得隱瞞或虛報(bào)。（二）如發(fā)生影響工作的健康狀況變化（如患傳染性疾病、重大疾病等），應(yīng)及時(shí)向所在部門(mén)及人力資源部報(bào)告。（三）有權(quán)查閱本人的健康檔案信息，對(duì)檔案內(nèi)容有疑問(wèn)的，可向人力資源部提出復(fù)核申請(qǐng)。（四）對(duì)本人健康信息的保密性負(fù)有責(zé)任，不得隨意泄露他人健康信息。第九條醫(yī)療機(jī)構(gòu)職責(zé)（如公司內(nèi)設(shè)醫(yī)務(wù)室或指定合作醫(yī)療機(jī)構(gòu)）（一）嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為員工提供健康檢查服務(wù)，確保檢查結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）及時(shí)向公司人力資源部提供員工的健康檢查報(bào)告及相關(guān)醫(yī)學(xué)建議。（三）配合人力資源部對(duì)員工健康檔案中的醫(yī)學(xué)信息進(jìn)行解釋。第三章健康檔案的內(nèi)容第十條檔案基本構(gòu)成員工健康檔案應(yīng)包含以下主要內(nèi)容：（一）入職健康檢查表：包括一般體格檢查、實(shí)驗(yàn)室檢查、影像學(xué)檢查等入職時(shí)的健康基線(xiàn)數(shù)據(jù)。（二）歷次健康檢查報(bào)告：包括年度健康體檢報(bào)告、職業(yè)健康檢查報(bào)告（針對(duì)接觸職業(yè)病危害因素的員工）、專(zhuān)項(xiàng)健康檢查報(bào)告等。（三）職業(yè)健康相關(guān)資料：1.職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史記錄；2.職業(yè)病危害因素崗位告知記錄；3.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案（如上崗前、在崗期間、離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查結(jié)果，職業(yè)病診療等資料）。（四）重要疾病診療記錄：?jiǎn)T工因重大疾病、傳染性疾病等在定點(diǎn)或非定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)就診的診斷證明、出院小結(jié)、重要檢查報(bào)告等關(guān)鍵醫(yī)療文書(shū)復(fù)印件（由員工本人提供或公司根據(jù)實(shí)際需要獲取）。（五）工傷及意外傷害記錄：因工負(fù)傷或在工作場(chǎng)所發(fā)生意外傷害的事故報(bào)告、醫(yī)療診斷證明、工傷認(rèn)定及勞動(dòng)能力鑒定等相關(guān)材料復(fù)印件。（六）健康調(diào)查問(wèn)卷：?jiǎn)T工填寫(xiě)的關(guān)于生活方式、家族病史、心理健康等方面的調(diào)查問(wèn)卷。（七）健康教育培訓(xùn)記錄：?jiǎn)T工參加公司組織的健康知識(shí)講座、急救技能培訓(xùn)等記錄。（八）其他與健康相關(guān)的資料：如員工自愿提供的疫苗接種記錄、健康管理計(jì)劃執(zhí)行情況等。（九）緊急聯(lián)系人信息：雖非直接健康信息，但作為健康應(yīng)急處理的重要聯(lián)絡(luò)依據(jù)，可附于檔案中。第四章健康檔案的建立與管理第十一條檔案建立（一）新員工入職時(shí)，人力資源部應(yīng)組織其進(jìn)行入職健康檢查，并在獲取檢查結(jié)果后一個(gè)月內(nèi)為其建立個(gè)人健康檔案。（二）檔案材料應(yīng)齊全、規(guī)范，使用公司統(tǒng)一的檔案袋或電子檔案系統(tǒng)。第十二條檔案收集與整理（一）人力資源部負(fù)責(zé)定期或不定期收集員工健康相關(guān)資料，確保信息的及時(shí)性和完整性。（二）收集的材料應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記，并按照時(shí)間順序或內(nèi)容類(lèi)別進(jìn)行整理，做到目錄清晰、裝訂整齊（紙質(zhì)檔案）或分類(lèi)明確、易于檢索（電子檔案）。第十三條檔案保管（一）紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，保持干燥、通風(fēng)、避光、防蟲(chóng)、防火、防盜。檔案柜應(yīng)加鎖，鑰匙由專(zhuān)人保管。（二）電子檔案：應(yīng)建立在公司指定的安全服務(wù)器或?qū)I(yè)檔案管理軟件中，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限和密碼保護(hù)。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保管期限：?jiǎn)T工在職期間永久保存；員工離職后，其健康檔案應(yīng)至少保存若干年（具體年限可根據(jù)公司實(shí)際及法規(guī)要求確定）。第十四條檔案更新（一）員工每次進(jìn)行健康檢查后，人力資源部應(yīng)在收到檢查報(bào)告后兩周內(nèi)將其歸入個(gè)人健康檔案。（二）員工發(fā)生工傷、重大疾病或其他影響健康狀況的事件后，人力資源部應(yīng)根據(jù)員工提供的證明材料及時(shí)更新檔案。（三）員工職業(yè)史、崗位發(fā)生變動(dòng)，涉及職業(yè)病危害因素接觸變化的，應(yīng)及時(shí)更新職業(yè)健康相關(guān)記錄。第十五條檔案轉(zhuǎn)移（一）員工在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，其健康檔案由人力資源部負(fù)責(zé)隨同人事檔案一并轉(zhuǎn)移至新部門(mén)所屬的檔案管理單元（或仍由人力資源部集中管理，視公司管理模式而定）。（二）員工離職、解除或終止勞動(dòng)合同時(shí)，人力資源部應(yīng)在辦理離職手續(xù)時(shí)對(duì)其健康檔案進(jìn)行整理。員工如需帶走本人部分健康資料復(fù)印件（如體檢報(bào)告），需提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后復(fù)印并在復(fù)印件上加蓋公章，原件仍由公司留存。（三）如員工因特殊原因（如考入事業(yè)單位、參軍等）需要轉(zhuǎn)出原始健康檔案，需提供接收單位的有效證明文件，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，并做好交接記錄。第十六條檔案銷(xiāo)毀（一）對(duì)于已超過(guò)保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的離職員工健康檔案，由人力資源部提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定監(jiān)銷(xiāo)人的監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。（二）銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)確保信息無(wú)法恢復(fù)，保護(hù)員工隱私。第五章健康檔案的使用與保密第十七條檔案查閱（一）查閱權(quán)限：1.人力資源部檔案管理人員因工作需要可直接查閱。2.公司管理層因決策需要查閱員工健康檔案匯總信息或特定群體健康信息時(shí)，需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱具體個(gè)人詳細(xì)檔案需總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人因工作確需了解本部門(mén)員工健康狀況（如安排工作、評(píng)估崗位適應(yīng)性等），可向人力資源部提出申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員提供必要的、非隱私性的健康信息摘要，原則上不得查閱完整檔案。4.公司醫(yī)務(wù)室或指定醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)務(wù)人員因健康管理或診療需要，可查閱相關(guān)員工的健康檔案，需履行登記手續(xù)。5.員工本人查閱本人檔案，需憑有效身份證件，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人同意后，由檔案管理人員陪同查閱。6.公檢法等有權(quán)機(jī)關(guān)因辦案需要查閱相關(guān)員工健康檔案時(shí)，需出示單位介紹信和辦案人員有效證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部指定人員陪同查閱，并做好記錄。（二）查閱程序：查閱人需填寫(xiě)《員工健康檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、查閱內(nèi)容、查閱人及審批人。（三）查閱要求：查閱時(shí)不得涂改、勾畫(huà)、抽取、撤換、增刪檔案材料。如需復(fù)印檔案材料，須經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印，加蓋證明章。第十八條保密管理（一）所有接觸員工健康檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)及公司保密規(guī)定，對(duì)檔案內(nèi)容負(fù)有保密義務(wù)。（二）嚴(yán)禁任何組織或個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)以任何形式（包括口頭、書(shū)面、電子媒介等）泄露、傳播、出售、交換或用于其他非法目的的員工健康信息。（三）檔案管理人員在工作中應(yīng)注意保護(hù)員工隱私，不得在非工作場(chǎng)合談?wù)摶蛐孤秵T工健康信息。（四）電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限控制和操作日志記錄功能，確保信息訪(fǎng)問(wèn)可追溯。（五）用于健康數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)的報(bào)告，應(yīng)去除個(gè)人標(biāo)識(shí)信息，采用匿名化處理。（六）發(fā)生檔案信息泄露事件時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第六章責(zé)任追究第十九條對(duì)在員工健康檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，公司將予以表?yè)P(yáng)或適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。第二十條對(duì)違反本制度規(guī)定，有下列行為之一的，公司將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）未按規(guī)定建立、收集、整理、保管、更新員工健康檔案，導(dǎo)致檔案材料缺失、損壞或信息失真的。（二）擅自涂改、抽取、偽造、損毀、丟失員工健康檔案材料的。（三）違反保密規(guī)定，泄露、傳播、濫用員工健康隱私信息，造成不良后果的。（四）未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自查閱、復(fù)制