企業(yè)文檔管理制度執(zhí)行檢查清單一、適用場景與價(jià)值本檢查清單適用于企業(yè)內(nèi)部對(duì)文檔管理制度執(zhí)行情況的全面核查，具體場景包括：新制度落地驗(yàn)證：企業(yè)文檔管理制度修訂或新發(fā)布后，通過檢查確認(rèn)各部門是否理解并有效執(zhí)行新規(guī)；定期合規(guī)審計(jì)：按季度/半年度/年度對(duì)文檔管理全流程進(jìn)行系統(tǒng)性審計(jì)，保證制度持續(xù)有效運(yùn)行；部門自查自糾：各部門對(duì)照清單開展日常自查，及時(shí)發(fā)覺并整改文檔管理中的漏洞；外部監(jiān)管迎檢：應(yīng)對(duì)行業(yè)監(jiān)管、審計(jì)機(jī)構(gòu)或認(rèn)證機(jī)構(gòu)的文檔管理專項(xiàng)檢查，保證合規(guī)性達(dá)標(biāo)。通過結(jié)構(gòu)化檢查，可清晰識(shí)別文檔管理中的薄弱環(huán)節(jié)，推動(dòng)制度落地規(guī)范，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，提升文檔管理效率與安全性。二、檢查清單實(shí)施步驟詳解（一）檢查準(zhǔn)備階段明確檢查目標(biāo)與范圍根據(jù)檢查場景（如新制度推行、年度審計(jì)等），確定本次檢查的核心目標(biāo)（如驗(yàn)證制度執(zhí)行率、排查保密漏洞等）；劃定檢查范圍，包括涉及的部門（如行政部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部等）、文檔類型（如合同、制度文件、技術(shù)資料、客戶信息等）及管理環(huán)節(jié)（、審批、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)、銷毀等）。組建檢查小組由分管領(lǐng)導(dǎo)（如*總監(jiān)）擔(dān)任檢查組長，統(tǒng)籌檢查工作；抽取行政、法務(wù)、業(yè)務(wù)部門骨干（如專員、經(jīng)理）組成檢查組，保證具備跨部門視角與專業(yè)能力；明確組員分工，如資料審查組、現(xiàn)場核查組、訪談?dòng)涗浗M等。制定檢查計(jì)劃確定檢查時(shí)間（如3個(gè)工作日內(nèi)完成）、流程（資料審查→現(xiàn)場核查→人員訪談→問題匯總）及輸出成果（檢查報(bào)告、整改清單）；提前3個(gè)工作日向被檢查部門發(fā)出《檢查通知》，明確檢查依據(jù)（《企業(yè)文檔管理制度》V3.0）、內(nèi)容及配合要求。準(zhǔn)備檢查工具與資料收集制度文件：《企業(yè)文檔管理制度》《文檔分類與編碼規(guī)則》《保密管理規(guī)定》等；準(zhǔn)備檢查表格：《文檔管理執(zhí)行檢查清單》（見模板）、《問題整改跟蹤表》；準(zhǔn)備核查工具：文檔管理系統(tǒng)后臺(tái)權(quán)限查詢賬號(hào)、存儲(chǔ)介質(zhì)檢測工具（如U盤、服務(wù)器日志導(dǎo)出工具）等。（二）檢查執(zhí)行階段資料審查：制度文件與記錄核查制度層面：檢查各部門是否已將《企業(yè)文檔管理制度》轉(zhuǎn)化為部門實(shí)施細(xì)則（如《項(xiàng)目部文檔管理細(xì)則》），是否組織過全員培訓(xùn)（核查培訓(xùn)簽到表、考核記錄）；記錄層面：抽查近3個(gè)月的《文件審批單》《文檔借閱登記表》《銷毀申請單》等，審批流程是否符合制度要求（如合同文件需經(jīng)法務(wù)部*經(jīng)理簽字），登記信息是否完整（如借閱人、借閱時(shí)間、歸還狀態(tài)）。現(xiàn)場核查：文檔存儲(chǔ)與流轉(zhuǎn)實(shí)況電子文檔：登錄文檔管理系統(tǒng)，檢查：文檔分類是否準(zhǔn)確（如“絕密”“秘密”“內(nèi)部”標(biāo)簽是否與實(shí)際密級(jí)一致）；存儲(chǔ)路徑是否符合規(guī)范（如合同文檔統(tǒng)一存儲(chǔ)于“合同管理-2024年”目錄，非個(gè)人電腦本地存儲(chǔ)）；權(quán)限設(shè)置是否合理（如離職員工*的賬號(hào)是否已停用，非相關(guān)人員無權(quán)訪問敏感文檔）；紙質(zhì)文檔：檢查檔案室/部門文件柜：文檔是否按分類編碼歸檔（如“QG–2024-001”格式是否統(tǒng)一）；借閱文檔是否有登記臺(tái)賬（如《紙質(zhì)文件借閱登記表》中“歸還簽字”是否完整）；涉密文檔是否存入密碼文件柜，鑰匙由專人（如*專員）保管。人員訪談：執(zhí)行情況與問題排查選取各部門文檔管理負(fù)責(zé)人（如行政部主管、財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)）及普通員工（如新入職員工*）進(jìn)行訪談；訪談重點(diǎn)：是否知曉文檔管理基本要求（如“涉密文檔能否用傳輸？”）、日常操作中遇到的困難（如“審批流程是否繁瑣？”）、對(duì)制度改進(jìn)的建議；記錄訪談內(nèi)容，形成《訪談?dòng)涗洷怼?，由被訪談人簽字確認(rèn)。（三）問題整改與跟蹤階段匯總問題，形成清單檢查組匯總資料審查、現(xiàn)場核查、人員訪談中發(fā)覺的問題，按“制度體系”“操作執(zhí)行”“技術(shù)支持”等維度分類；對(duì)每個(gè)問題明確：問題描述（如“3份合同未按制度要求至系統(tǒng)，僅存儲(chǔ)于個(gè)人電腦”）、違反條款（如《文檔管理制度》第5.2條“電子文檔需實(shí)時(shí)至指定系統(tǒng)”）、責(zé)任部門/人（如項(xiàng)目部*經(jīng)理）、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（高/中/低）。制定整改方案，下發(fā)通知向責(zé)任部門下發(fā)《文檔管理問題整改通知單》，明確整改要求、完成時(shí)限（一般問題3個(gè)工作日內(nèi)整改，重大問題7個(gè)工作日內(nèi)整改）；責(zé)任部門制定整改措施（如“針對(duì)未系統(tǒng)的合同，2日內(nèi)完成補(bǔ)錄，并對(duì)員工*進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)”），經(jīng)檢查組長審核后執(zhí)行。整改驗(yàn)收，閉環(huán)管理整改期限屆滿后，檢查組對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)核（如重新抽查合同系統(tǒng)情況、核查培訓(xùn)記錄）；對(duì)整改不到位的問題，要求責(zé)任部門重新整改，并納入部門績效考核；形成《整改驗(yàn)收報(bào)告》，由檢查組長與責(zé)任部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，完成問題閉環(huán)。（四）總結(jié)與歸檔階段編制檢查報(bào)告內(nèi)容包括：檢查概況（時(shí)間、范圍、參與人員）、整體評(píng)價(jià)（如“文檔管理制度執(zhí)行率85%，主要問題集中在電子文檔存儲(chǔ)規(guī)范性”）、存在問題分類統(tǒng)計(jì)、整改建議（如“優(yōu)化系統(tǒng)審批流程，減少重復(fù)審批環(huán)節(jié)”）。資料歸檔將《檢查通知》《檢查清單》《訪談?dòng)涗洷怼贰秵栴}整改通知單》《整改驗(yàn)收報(bào)告》《檢查報(bào)告》等資料整理成冊，交行政部歸檔保存，保存期限不少于3年。三、企業(yè)文檔管理制度執(zhí)行檢查清單模板檢查維度檢查項(xiàng)目檢查標(biāo)準(zhǔn)檢查方式檢查結(jié)果（√/×）問題描述整改責(zé)任人整改期限制度體系部門實(shí)施細(xì)則是否健全各部門已制定符合本部門實(shí)際的文檔管理細(xì)則，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批查閱細(xì)則文件無細(xì)則/未審批*部門經(jīng)理X年X月X日全員培訓(xùn)是否到位近1年內(nèi)組織過≥2次文檔管理制度培訓(xùn)，有簽到表、考核記錄（合格率≥90%）查閱培訓(xùn)記錄、考核試卷未開展培訓(xùn)/考核合格率＜90%*主管X年X月X日文檔文檔內(nèi)容完整性文檔標(biāo)題、編號(hào)、編制部門、生效日期等要素齊全抽查近1個(gè)月的10份文檔缺少“生效日期”等要素*專員X年X月X日審批流程合規(guī)性按制度規(guī)定完成逐級(jí)審批（如制度文件需經(jīng)總經(jīng)理*簽字）查閱《文件審批單》2份制度文件未經(jīng)總經(jīng)理簽字審批*經(jīng)理X年X月X日存儲(chǔ)保管電子文檔存儲(chǔ)規(guī)范性文檔至指定系統(tǒng)，非本地存儲(chǔ)；分類標(biāo)簽與實(shí)際密級(jí)一致系統(tǒng)后臺(tái)抽查+現(xiàn)場核查5份“秘密”級(jí)文檔存儲(chǔ)于員工個(gè)人電腦，未系統(tǒng)*主管X年X月X日紙質(zhì)文檔歸檔完整性按編碼規(guī)則歸檔，檔案柜有清晰標(biāo)識(shí)；涉密文檔存入密碼柜現(xiàn)場檢查檔案室3份合同未按“QG–2024-X”編碼歸檔，隨意放置*專員X年X月X日流轉(zhuǎn)使用借閱登記規(guī)范性紙質(zhì)/電子文檔借閱有完整登記（借閱人、時(shí)間、用途、歸還狀態(tài)）查閱《借閱登記表》《借閱登記表》中“歸還時(shí)間”未填寫*助理X年X月X日外傳文檔審批向外部單位提供文檔需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部審批，并有《外傳文檔審批單》查閱外傳郵件記錄+審批單1份技術(shù)資料通過郵件發(fā)送合作方，無審批單*經(jīng)理X年X月X日保密管理涉密文檔標(biāo)識(shí)涉密文檔封面/系統(tǒng)內(nèi)均有“絕密”“秘密”標(biāo)識(shí)現(xiàn)場抽查+系統(tǒng)核查2份“秘密”級(jí)文檔無標(biāo)識(shí)*主管X年X月X日保密措施落實(shí)涉密電腦禁用USB接口，文檔打印需申請審批檢查電腦設(shè)置+查閱打印記錄涉密電腦USB接口未禁用，存在拷貝風(fēng)險(xiǎn)*IT工程師X年X月X日銷毀管理銷毀審批流程超保存期限文檔銷毀需提交申請，經(jīng)行政部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批查閱《銷毀申請單》1批過期合同直接銷毀，無審批單*專員X年X月X日銷毀記錄完整性銷毀過程有監(jiān)銷人簽字，記錄文檔名稱、數(shù)量、銷毀日期查閱《銷毀記錄表》《銷毀記錄表》中監(jiān)銷人未簽字*主管X年X月X日四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)客觀公正，避免主觀臆斷檢查需以制度文件為唯一依據(jù)，對(duì)事不對(duì)人，不得因個(gè)人偏好或部門差異隨意調(diào)整檢查標(biāo)準(zhǔn)。問題描述需基于事實(shí)（如“合同未系統(tǒng)”而非“項(xiàng)目部不重視文檔管理”），保證可追溯、可驗(yàn)證。突出重點(diǎn)，兼顧全面根據(jù)檢查場景聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)：如新制度推行重點(diǎn)檢查“培訓(xùn)覆蓋率”“審批流程執(zhí)行情況”；外部監(jiān)管迎檢重點(diǎn)檢查“涉密文檔管理”“銷毀流程合規(guī)性”。同時(shí)兼顧常規(guī)項(xiàng)目，避免遺漏管理盲區(qū)。動(dòng)態(tài)記錄，及時(shí)溝通檢查過程中發(fā)覺的問題需實(shí)時(shí)記錄（如拍照、截圖），并由被檢查部門人員現(xiàn)場簽字確認(rèn)，避免后續(xù)爭議。對(duì)復(fù)雜問題（如系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置錯(cuò)誤），應(yīng)與IT部門*工程師現(xiàn)場溝通，明確整改方案。保密原則，嚴(yán)控信息泄露檢查過程中接觸的涉密文檔（如未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料）需遵守保密規(guī)定，不得復(fù)制、外傳；檢查報(bào)告中的敏感信息（如具體合同金額）應(yīng)脫敏處理，僅限相關(guān)