行政公文寫作模板：公文格式及行文規(guī)范一、適用范圍與常見應(yīng)用場景本規(guī)范適用于國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，涵蓋通知、報告、請示、函、紀(jì)要、意見等主要文種。常見應(yīng)用場景包括：上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)關(guān)部署工作、傳達(dá)指示（如《關(guān)于開展*年度安全生產(chǎn)檢查的通知》）；下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、請求指示（如《單位關(guān)于項目經(jīng)費(fèi)使用情況的報告》《關(guān)于增設(shè)辦公設(shè)備的請示》）；平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問答復(fù)問題（如《關(guān)于商請協(xié)助開展*人才培訓(xùn)的函》）；記載會議主要內(nèi)容和議定事項（如《公司年第*次總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要》）。二、公文寫作分步操作指南（一）步驟1：明確文種選擇依據(jù)根據(jù)行文目的和內(nèi)容性質(zhì)，準(zhǔn)確選擇對應(yīng)文種，避免混用。常見文種適用范圍通知：發(fā)布規(guī)章、轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、批轉(zhuǎn)意見等（如《轉(zhuǎn)發(fā)省人社廳關(guān)于做好*年度職稱評審工作的通知》）；報告：向上級匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問（不要求上級批復(fù)，如《局關(guān)于專項行動開展情況的報告》）；請示：向上級請求指示、批準(zhǔn)（需上級批復(fù)，如《關(guān)于審批*辦公樓維修方案的請示》）；函：不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)（如《*高校關(guān)于商請共享實(shí)驗室資源的函》）；紀(jì)要：記載會議主要情況和議定事項（如《*項目協(xié)調(diào)會紀(jì)要》）；意見：對重要問題提出見解和處理辦法（可用于上行、下行、平行文，如《關(guān)于進(jìn)一步優(yōu)化營商環(huán)境的實(shí)施意見》）。（二）步驟2：收集材料與確定核心要素材料收集：梳理與公文主題相關(guān)的政策依據(jù)、數(shù)據(jù)事實(shí)、背景資料等，保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確（如涉及數(shù)據(jù)需標(biāo)注來源，如“據(jù)局年統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示”）；核心要素確定：明確發(fā)文事由（為什么要做）、具體事項（做什么、怎么做）、執(zhí)行要求（何時完成、由誰負(fù)責(zé)）等核心信息，保證邏輯清晰、重點(diǎn)突出。（三）步驟3：規(guī)范公文格式排版行政公文格式需遵循《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）及《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）要求，核心要素及排版規(guī)則要素排版規(guī)范示例份號公文印制份數(shù)的順序號，頂格標(biāo)注在版心左上角第一行，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如“份號：001”）份號：006密級和保密期限頂格標(biāo)注在版心左上角第二行，如“秘密★1年”（秘密級、機(jī)密級、絕密級；保密期限用數(shù)字標(biāo)注）機(jī)密★2年緊急程度頂格標(biāo)注在版心左上角第三行，如“特急”“加急”（根據(jù)緊急程度選擇）特急發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成（聯(lián)合行文時主辦機(jī)關(guān)在前），居中排布，紅色小標(biāo)宋體字市人民文件省教育廳文件發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成，年份標(biāo)全稱、用六角括號“〔〕”括起，順序號不加“第”字，居中排布（如“國辦發(fā)〔2023〕5號”）政發(fā)〔2023〕12號教函〔2023〕8號簽發(fā)人上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)（如“簽發(fā)人：*同志”，簽發(fā)人姓名用楷體字）簽發(fā)人：*同志（僅限請示、報告等上行文）標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，居中排布，字體略大于，一般用2號小標(biāo)宋體字，回行時詞義完整、排列對稱（如《市人民關(guān)于開展專項整治行動的通知》）《單位關(guān)于舉辦技能培訓(xùn)班的請示》主送機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格標(biāo)注在標(biāo)題下方，后加冒號（如“各縣（市、區(qū)）人民：”）；主送機(jī)關(guān)過多時回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號各部門、各直屬機(jī)構(gòu)：公文的主體部分，一般用3號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格；文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；第一層黑體、第二層楷體、第三層仿宋體加粗一、工作目標(biāo)（一）具體任務(wù)1.實(shí)施步驟附件說明公文附件的順序號和名稱，下空一行左空二字編排“附件：”，后標(biāo)全角冒號和附件名稱（如“附件：1.*管理辦法”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號附件：1.*項目經(jīng)費(fèi)預(yù)算表2.參會人員名單發(fā)文機(jī)關(guān)署名署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱（聯(lián)合行文時主辦機(jī)關(guān)在前），在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中排布市人民省教育廳、*省財政廳成文日期署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，聯(lián)合行文時署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全（如“2023年8月15日”），右空四字2023年9月1日印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符（聯(lián)合行文時將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期）（印章：*市人民）附注公文的印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行（如“（此件公開發(fā)布）”“（聯(lián)系人：，聯(lián)系方式：）”）；注意：聯(lián)系人及電話為內(nèi)部信息，不對外公開時可標(biāo)注（此件依申請公開）版記包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：1.抄送機(jī)關(guān)：公文抄送范圍，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上，占一行，左空一字標(biāo)注“抄送”，后加冒號，抄送機(jī)關(guān)間用逗號分隔，最后用句號；2.印發(fā)機(jī)關(guān)：公文印制的主管部門，通常為機(jī)關(guān)辦公廳（室）；3.印發(fā)日期：公文付印的日期，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注抄送：市委辦公室，市人大辦公室，市政協(xié)辦公室。*市人民辦公廳印發(fā)2023年9月2日印制（四）步驟4：內(nèi)容撰寫技巧開頭：簡明扼要說明發(fā)文緣由，常用依據(jù)式（“根據(jù)規(guī)定……”）、目的式（“為，特通知如下……”）、原因式（“由于*，現(xiàn)決定……”）；主體：條理清晰闡述具體事項，可采用“總分結(jié)構(gòu)”（先概括總體要求，再分點(diǎn)說明）或“遞進(jìn)結(jié)構(gòu)”（按問題重要性、時間順序展開），每部分用小標(biāo)題或序號引導(dǎo)；結(jié)尾：根據(jù)文種規(guī)范表述，如通知常用“特此通知”，請示常用“妥否，請批示”，報告常用“以上報告，請審閱”，函常用“專此函達(dá)，盼復(fù)”；語言要求：莊重準(zhǔn)確（避免口語化、歧義表述）、簡明扼要（避免冗長空話）、規(guī)范得體（使用公文常用語，如“擬請”“鑒于”“責(zé)成”等）。（五）步驟5：審核校對與定稿初審：由起草部門負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、是否符合政策要求；復(fù)審：由公文管理部門審核格式是否規(guī)范、文種是否恰當(dāng)、程序是否合規(guī)（如會簽、簽發(fā)手續(xù)是否完備）；終審：由單位負(fù)責(zé)人審核公文的政治方向、重大事項及重要表述；校對：對最終稿進(jìn)行文字校對（錯別字、標(biāo)點(diǎn)符號）、格式校對（要素是否齊全、排版是否規(guī)范），保證無誤后定稿印發(fā)。三、標(biāo)準(zhǔn)公文格式模板要素表（以“通知”為例）要素位置格式要求示例份號版心左上角第一行頂格，阿拉伯?dāng)?shù)字，3號黑體字份號：003密級和保密期限版心左上角第二行頂格，如“秘密★1年”，3號黑體字（無保密內(nèi)容可）緊急程度版心左上角第三行頂格，如“特急”，3號黑體字（無緊急內(nèi)容可）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志版心頂端居中發(fā)文機(jī)關(guān)全稱+“文件”，2號小標(biāo)宋體字，紅色*市人民文件發(fā)文字號發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中，3號仿宋體字，如“*政發(fā)〔2023〕12號”*政發(fā)〔2023〕12號簽發(fā)人發(fā)文字號右側(cè)（上行文）3號楷體字，如“簽發(fā)人：*同志”（下行文、平行文可）標(biāo)題發(fā)文字號下空一行居中，2號小標(biāo)宋體字，回行時詞義完整市人民關(guān)于開展年度安全生產(chǎn)大檢查的通知主送機(jī)關(guān)標(biāo)題下空一行頂格，3號仿宋體字，后加冒號各縣（市、區(qū)）人民，市各部門、各直屬機(jī)構(gòu)：主送機(jī)關(guān)下空一行3號仿宋體字，首行縮進(jìn)二字，層次序數(shù)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”一、檢查范圍全市所有生產(chǎn)經(jīng)營單位……二、檢查時間2023年10月11日至11月10日附件說明下空一行左空二字編排“附件：”，后標(biāo)全角冒號和附件名稱，3號仿宋體字附件：1.*安全生產(chǎn)大檢查實(shí)施方案2.檢查內(nèi)容清單發(fā)文機(jī)關(guān)署名成文日期之上居中3號仿宋體字，聯(lián)合行文時主辦機(jī)關(guān)在前*市人民成文日期發(fā)文機(jī)關(guān)署名之下右空四字，3號仿宋體字，阿拉伯?dāng)?shù)字（如“2023年9月15日”）2023年9月15日印章成文日期之上端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，紅色（印章：*市人民）附注成文日期下空一行左空二字加圓括號標(biāo)注，3號仿宋體字（聯(lián)系人：，聯(lián)系方式：）（內(nèi)部信息，不公開）抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上左空一字標(biāo)注“抄送”，后加冒號，抄送機(jī)關(guān)間用逗號分隔，3號仿宋體字抄送：市委辦公室，市人大辦公室，市政協(xié)辦公室。印發(fā)機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)之下左空一字標(biāo)注印發(fā)機(jī)關(guān)名稱，3號仿宋體字*市人民辦公廳印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)之下右空一字標(biāo)注印發(fā)日期，阿拉伯?dāng)?shù)字，3號仿宋體字2023年9月16日印制四、寫作要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范類避免要素缺失：上行文（請示、報告）需標(biāo)注“簽發(fā)人”；涉密公文需標(biāo)注“份號、密級、保密期限”；緊急公文需標(biāo)注“緊急程度”；注意發(fā)文字號規(guī)范性：年份需用六角括號“〔〕”而非“[]”，順序號不加“第”字（如“辦發(fā)〔2023〕5號”而非“辦發(fā)〔2023〕第5號”）；印章加蓋位置準(zhǔn)確：單一機(jī)關(guān)行文時，印章上壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，下壓成文日期，印章用紅色，做到“騎年蓋月”（壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名右半部分和成文日期年月）。（二）內(nèi)容邏輯類文種使用不混淆：“請示”與“報告”嚴(yán)格區(qū)分（請示需批復(fù)，報告不需批復(fù)；請示一文一事，報告可綜合匯報）；“函”與“請示”區(qū)分（向無隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)用“函”，向有隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)用“請示”）；避免標(biāo)題冗長或歧義：標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，如“關(guān)于召開會議的通知”而非“關(guān)于單位為了目的而召開會議的通知”；事由部分避免使用“關(guān)于……的申請”“關(guān)于……的請求”（直接用“關(guān)于+事由+文種”）；邏輯清晰：主體部分按“總-分”或“問題-措施-要求”結(jié)構(gòu)展開，避免內(nèi)容交叉重復(fù)、條理混亂。（三）語言表達(dá)類杜絕口語化表述：如“把……做好”改為“做好……”，“趕緊處理”改為“及時處理”；避免模糊用詞：如“大概”“可能”“差不多”改為“約”“預(yù)計”“基本”；規(guī)范使用簡稱：首次出現(xiàn)時用