企業(yè)日常行政流程操作手冊模板前言為規(guī)范企業(yè)日常行政管理工作，提高行政流程效率，明確各環(huán)節(jié)職責分工，特制定本操作手冊。本手冊涵蓋企業(yè)高頻行政場景，包含流程步驟、表單模板及注意事項，適用于各部門員工及行政管理人員。企業(yè)可根據自身組織架構和管理需求，對相關內容進行調整優(yōu)化。目錄一、辦公用品申領管理流程二、會議室預訂與使用管理流程三、費用報銷管理流程四、公章與合同用印管理流程五、差旅申請與報銷管理流程一、辦公用品申領管理流程適用范圍與發(fā)起條件適用范圍：企業(yè)各部門及員工日常辦公所需的耗材、設備、文具等物品申領（如筆、本、文件夾、打印機墨盒等）。發(fā)起條件：新員工入職：需提交基礎辦公用品包申領；日常消耗：現(xiàn)有物品使用完畢或不足時；特殊需求：因工作需要申領非常規(guī)物品（需注明用途及必要性）。操作流程詳解步驟1：提交申領申請操作人：員工本人或部門行政對接人*操作內容：登錄企業(yè)OA系統(tǒng)/填寫《辦公用品申領表》（表單模板見1.1），明確物品名稱、規(guī)格型號、申領數量、用途及預計使用時間。提交要求：填寫完整、信息準確，非常規(guī)物品需附《特殊物品申領說明》（簡要說明工作需求及必要性）。步驟2：部門負責人審批審批人：部門負責人*審批內容：核查申領物品的必要性、數量合理性及部門預算匹配度。審批時限：1個工作日內完成，超時未審批視為默認通過。步驟3：行政部審核與庫存核驗操作人：行政專員*操作內容：核查申領物品是否符合企業(yè)采購標準（如單價上限、品類限制）；查看庫存臺賬，確認是否有現(xiàn)貨。處理結果：有現(xiàn)貨：直接進入步驟4（領用）；無現(xiàn)貨：觸發(fā)采購流程，同步告知申請人預計到貨時間（3-5個工作日）。步驟4：領用與登記操作人：申請人或部門指定人員*操作內容：持OA審批通過的《辦公用品申領表》至行政部倉庫領用；核對物品名稱、數量、規(guī)格無誤后，在《辦公用品領用登記表》上簽字確認。注意事項：領用后需妥善保管，嚴禁個人私用或外借。相關表單模板表1.1辦公用品申領表申領部門申請人申領日期聯(lián)系方式物品名稱規(guī)格型號申領數量用途部門負責人審批行政部審核領用確認（簽字）日期：（簽字）日期：（簽字）日期：表1.2辦公用品領用登記表領用日期物品名稱數量領用人庫存管理員關鍵提示與常見問題申領限制：單次申領數量不得超過1個月用量，避免浪費；非標準物品（如專業(yè)設備）需提前3個工作日提交申請。庫存預警：行政部每月對低庫存物品（如墨盒、A4紙）進行主動采購，無需部門重復申領。問題處理：領用物品存在質量問題時，需在2個工作日內聯(lián)系行政部更換，過期不予受理。二、會議室預訂與使用管理流程適用范圍與發(fā)起條件適用范圍：企業(yè)內部各類會議室（如普通會議室、視頻會議室、大型會議室）的預訂、使用及后續(xù)管理。發(fā)起條件：部門會議：內部討論、項目對接等；跨部門會議：多部門協(xié)作、工作匯報等；外部會議：客戶接待、合作伙伴洽談等（需提前報備行政部）。操作流程詳解步驟1：查詢會議室可用性操作人：申請人*操作內容：登錄企業(yè)OA系統(tǒng)“會議室預訂”模塊，查詢目標會議室（按名稱、容量、設備需求篩選）的實時占用情況。查詢要求：提前1個工作日查詢，避免臨時沖突。步驟2：提交預訂申請操作人：申請人*操作內容：在OA系統(tǒng)中填寫《會議室預訂申請表》（表單模板見2.1），明確會議名稱、時間、參會人數、所需設備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)）、餐飲需求（如需）。提交要求：會議時間需精確至30分鐘內（如14:00-14:30），避免長時間占用。步驟3：行政部審核與確認審批人：行政專員*審批內容：核查會議室資源是否沖突；審核會議規(guī)模與會議室容量匹配度；確認特殊設備（如同聲傳譯設備）的可調配性。反饋時限：2小時內完成審核，通過后發(fā)送預訂成功通知至申請人郵箱/企業(yè)。步驟4：會議室使用與維護使用前：申請人憑OA審批記錄至前臺領取會議室鑰匙（或刷卡進入），檢查設備是否正常運行，如有問題立即聯(lián)系行政部。使用中：保持會議室整潔，禁止吸煙、飲食（特殊餐飲需求需提前申請），控制音量避免影響周邊辦公。使用后：關閉設備電源、整理桌椅、帶走個人物品，將鑰匙歸還至前臺，在《會議室使用登記表》上記錄使用情況。相關表單模板表2.1會議室預訂申請表預訂部門申請人聯(lián)系方式預訂日期會議室名稱會議時間（起止）參會人數會議主題所需設備□投影儀□視頻會議系統(tǒng)□白板□麥克風□其他：________餐飲需求□無□茶水□簡餐□其他：________（需提前1天確認）部門負責人審批行政部審核（簽字）日期：（簽字）日期：表2.2會議室使用登記表使用日期使用部門使用人開始時間結束時間設備檢查情況歸還鑰匙人□正?！醍惓＃ㄕ堊⒚鳎跽！醍惓＃ㄕ堊⒚鳎╆P鍵提示與常見問題優(yōu)先級規(guī)則：跨部門會議、外部會議優(yōu)先于部門內部會議；緊急會議可申請“綠色通道”，行政部協(xié)調資源支持。違約處理：預訂后未使用且未提前2小時取消的，部門當月會議室預訂權限暫停1次。設備故障：使用中設備出現(xiàn)故障，立即聯(lián)系行政部（分機：1002），由技術人員遠程或現(xiàn)場處理，不得擅自拆卸設備。三、費用報銷管理流程適用范圍與發(fā)起條件適用范圍：企業(yè)員工因公產生的各項費用報銷，包括差旅費、辦公費、招待費、交通費、通訊費等。發(fā)起條件：費用實際發(fā)生且與企業(yè)業(yè)務相關；取得合法合規(guī)票據（發(fā)票、收據等）；符合企業(yè)《費用報銷管理制度》的報銷標準及范圍。操作流程詳解步驟1：整理費用票據操作人：員工本人*操作內容：按費用類別分類整理票據（如差旅費按交通、住宿、餐飲分開）；在票據背面注明費用發(fā)生時間、地點、用途及金額（如“2023年10月15日，北京至上海高鐵票，出差用，553元”）；粘貼票據至《費用報銷單》（表單模板見3.1），保證票據平整、無褶皺，每張票據左上角對齊粘貼。步驟2：填寫報銷單并提交操作人：員工本人*操作內容：登錄OA系統(tǒng)填寫《費用報銷單》，錄入費用明細、金額、報銷事由，電子票據（如有）；部門負責人在OA系統(tǒng)中審批，確認費用真實性與合理性。提交要求：費用發(fā)生之日起15個工作日內提交，超期需說明原因并經總經理*審批。步驟3：財務部審核審核人：財務專員*審核內容：票據合法性（發(fā)票抬頭、稅號、印章是否正確）；報銷標準是否符合規(guī)定（如差旅住宿標準、招待費限額）；報銷金額與票據、明細是否一致。處理結果：審核通過：提交至出納付款；審核不通過：注明退回原因，2個工作日內反饋至申請人修改。步驟4：費用報銷與歸檔操作人：出納*操作內容：審核通過后，按企業(yè)付款流程安排報銷款項（線上支付或現(xiàn)金），并在OA系統(tǒng)中更新報銷狀態(tài)。歸檔要求：財務部每月對報銷單據、票據進行整理歸檔，保存期限不少于5年。相關表單模板表3.1費用報銷單報銷部門申請人報銷日期聯(lián)系方式費用類別費用明細發(fā)生日期金額（元）差旅費交通費住宿費餐飲補助辦公費文具采購報銷事由：合計金額：部門負責人審批財務部審核總經理審批（超5000元）（簽字）日期：（簽字）日期：（簽字）日期：表3.2費用報銷票據粘貼單（示例）票據類型發(fā)票代碼發(fā)票號碼金額用途簡述增值稅普通發(fā)票1100000000005678200辦公文具采購電子出租車發(fā)票000000000008765432135.6接待客戶關鍵提示與常見問題票據要求：發(fā)票需為“合規(guī)發(fā)票”，抬頭全稱、稅號與企業(yè)一致，不得涂改、偽造；定額發(fā)票需注明日期及用途。報銷標準：差旅住宿：一線城市不超過500元/晚，二線不超過350元/晚；招待費：需提前申請，單次消費不超過部門月度預算的10%。退單處理：審核不通過的報銷單，申請人需在3個工作日內修改并重新提交，超期視為放棄報銷。四、公章與合同用印管理流程適用范圍與發(fā)起條件適用范圍：企業(yè)公章、合同章、財務章等印章的使用管理，包括合同、文件、證明等材料的用印申請。發(fā)起條件：對外簽署的合同、協(xié)議；企業(yè)內部重要文件（如制度、通知、報告）；證明材料（如資質證明、授權委托書）；其他需加蓋印章的法定或業(yè)務文件。操作流程詳解步驟1：提交用印申請操作人：申請人（一般為部門負責人或授權人員）*操作內容：登錄OA系統(tǒng)填寫《用印申請表》（表單模板見4.1），明確用印文件名稱、份數、用途、用印類型（公章/合同章等），并待用印文件的電子版。提交要求：用印文件內容需經部門負責人審核，合同類文件需附法務部*審核意見。步驟2：逐級審批審批人：部門用?。翰块T負責人*；合同用?。翰块T負責人、法務部、分管副總*；重大事項用印（如對外擔保、資產處置）：總經理*。審批內容：核查用印文件內容的合法性、合規(guī)性、真實性及與企業(yè)利益的關聯(lián)性。審批時限：合同類文件3個工作日內，其他文件1個工作日內。步驟3：印章管理員審核與用印操作人：印章管理員*（行政部指定）操作內容：核對OA審批記錄與待用印文件是否一致；檢查文件內容有無涂改、空白頁（需在空白頁注明“以下空白”并蓋章）；確認無誤后，在指定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印信息。用印規(guī)范：印章需清晰、居中加蓋，騎縫章需覆蓋文件連接處，不得在空白紙張、空白合同上蓋章。步驟4：文件歸檔與印章保管操作人：申請人、印章管理員*操作內容：用印文件申請人領取后，需在1個工作日內將原件交行政部歸檔；印章管理員每日下班前檢查印章是否鎖入專用保險柜，鑰匙由兩人分別保管（印章管理員、行政部負責人）。相關表單模板表4.1用印申請表申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期用印文件名稱文件份數用印類型□公章□合同章□財務章□其他：________文件用途：預計用印時間：附件清單：□合同文本□審批文件□法務意見□其他：________部門負責人審批法務部審核（合同類）分管副總審批總經理審批（簽字）日期：（簽字）日期：（簽字）日期：（簽字）日期：表4.2印章使用登記表用印日期用印部門用印文件名稱用印類型份數申請人審批人印章管理員關鍵提示與常見問題用印禁止：嚴禁在未經審批的文件、空白紙張、個人材料上蓋章；嚴禁擅自帶出印章辦公（特殊情況需總經理*書面批準并派兩人以上陪同）。合同管理：用印后的合同原件需由法務部統(tǒng)一編號、登記、保管，復印件需注明“復印件與原件一致”并加蓋公章。應急處理：如遇緊急用?。ㄈ缤话l(fā)事件處理），可先通過電話請示總經理*，事后1個工作日內補辦審批手續(xù)。五、差旅申請與報銷管理流程適用范圍與發(fā)起條件適用范圍：員工因公出差（國內/國際）的交通、住宿、補助等事項的申請與報銷。發(fā)起條件：需赴外地開展業(yè)務（如客戶拜訪、項目調研、參加會議等）；出差行程明確，具備合理性與必要性；符合企業(yè)差旅費用標準（見報銷流程）。操作流程詳解步驟1：提交差旅申請操作人：員工本人*操作內容：登錄OA系統(tǒng)填寫《差旅申請表》（表單模板見5.1），注明出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具（按標準選擇）、預計費用及陪同人員（如有）。提交要求：出差前3個工作日提交（緊急出差可提前1天并說明原因），部門負責人審批通過后視為出差生效。步驟2：預訂交通與住宿操作人：申請人或行政部*（企業(yè)統(tǒng)一采購）操作內容：交通：按申請標準預訂機票/火車票（經濟艙為主，特殊情況需升級說明）；住宿：選擇協(xié)議酒店（優(yōu)先企業(yè)合作酒店），房型標準為單人間/標間（一線城市不超過400元/晚，二線不超過300元/晚）。預訂原則：費用不得超出預算，超支部分需由分管副總*審批。步驟3：差旅執(zhí)行與費用記錄操作人：出差員工*操作內容：出差期間保持通訊暢通，每日記錄實際費用（交通、住宿、餐飲等）；保留所有票據（發(fā)票、登機牌、車票等），票據信息需與行程一致。行為規(guī)范：嚴禁虛報差旅費用、擅自延長出差時間或變更行程，如有變更需提前向部門負責人報備。步驟4：差旅報銷與總結操作人：出差員工、財務部操作內容：返崗后5個工作日內，按《費用報銷流程》提交差旅費用報銷（需附差旅申請表復印件）；部門負責人審核出差成果（如會議紀要、客戶反饋、項目報告等），確認差旅有效性；財務部審核報銷金額與票據、出差申請是否一致，通過后安排付款。相關表單模板表5.1差旅申請表申請部門申請人職位出差日期返崗日期出差地點出差事由同行人員交通工具□飛機□高鐵□汽車□其他：________行程安排：住宿標準：元/晚預計費用：交通元，住宿元，補助元/天（共天），合計元部門負責人審批分管副總審批行政部備案（交通/住宿）（簽字）日期：（簽字）日期：（簽字）日期：表5.2差旅費用明細表（附于報銷單后）日期地點費用類別金額票據編號備注10.15北京交通費8565678北京-高鐵二等座10.15北京住宿費35087654321協(xié)議酒店單人間10.16北京餐飲補助100（無票據）按標準50元/天關鍵提示與常見問題補助標準：出差期間餐飲補助為50元/天（含早中晚餐），住宿費按地區(qū)標準執(zhí)行，超標部分自理。行程變更：出差期間如需延長行程或