企業(yè)行政文件歸檔管理手冊前言為規(guī)范企業(yè)行政文件的歸檔管理工作，保證文件完整性、安全性及可追溯性，提高信息利用效率，特制定本手冊。本手冊依據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及公司內(nèi)部管理要求，結(jié)合行政文件特性編制，適用于公司各部門及全體員工的行政文件歸檔操作。一、適用范圍與使用場景本手冊適用于公司各類行政文件的形成、收集、整理、歸檔、保管及利用等全生命周期管理，具體場景包括但不限于：公司層面制度、通知、會議紀要等正式文件的歸檔；部門工作計劃、總結(jié)、請示、報告等日常行政文件的歸檔；對外往來函件、合同、協(xié)議等具有法律效力或重要參考價值的文件歸檔；涉及員工管理、辦公資產(chǎn)、后勤保障等行政類專項文件歸檔。二、行政文件歸檔全流程操作指南（一）文件形成與收集文件形成規(guī)范行政文件需使用公司統(tǒng)一模板（如會議紀要模板、請示報告模板），內(nèi)容需準確、完整，包含責(zé)任部門、日期、編號等關(guān)鍵要素；涉及多方會簽的文件，需經(jīng)各部門負責(zé)人經(jīng)理、主管簽字確認；電子文件需保存為PDF、Word等通用格式，掃描件需清晰完整，避免缺頁、模糊。收集責(zé)任分工各部門指定專人（如行政專員*助理）負責(zé)本部門行政文件的日常收集，保證文件形成后3個工作日內(nèi)完成初步整理；重大活動（如年度會議、項目驗收）形成的文件，由活動牽頭部門負責(zé)全程跟蹤收集，結(jié)束后5個工作日內(nèi)移交行政部。（二）分類整理分類標準采用“年度-機構(gòu)-問題”三級分類法：一級分類（年度）：按文件形成年度劃分，如“2024年”；二級分類（機構(gòu)）：按文件形成部門劃分，如“行政部”“人力資源部”；三級分類（問題）：按文件內(nèi)容主題劃分，如“會議文件”“制度文件”“合同文件”。整理要求同一類文件按“時間順序”或“重要程度”排列，時間順序以文件落款日期為準；去除重復(fù)、無關(guān)材料，對破損文件進行修補或復(fù)??；電子文件按分類建立文件夾，命名格式為“年度-部門-問題-文件名”（如“2024-行政部-會議文件-年度工作總結(jié)”）。（三）價值鑒定與保管期限劃分價值鑒定行政部會同相關(guān)部門負責(zé)人經(jīng)理、主管對文件進行價值評估，區(qū)分“永久保存”“長期保存（10-30年）”“短期保存（3-10年）”三類；涉及公司核心決策、重大改革、法律訴訟等具有長期參考價值的文件，列為“永久保存”；日常管理類文件（如月度工作計劃）可根據(jù)參考價值列為“短期保存”。保管期限表文件類型保管期限備注公司章程、年度發(fā)展規(guī)劃永久含修訂版董事會、股東會會議紀要永久含決議原件行政管理制度長期(30年)含廢止版本備查部門月度工作總結(jié)短期(5年)超期經(jīng)鑒定后銷毀對往函件（非重要）短期(3年)無留存價值的及時銷毀（四）編目登記紙質(zhì)文件編目每份文件填寫《行政文件歸檔目錄表》（模板見第三章），內(nèi)容包括：文件編號、題名、責(zé)任者、形成日期、頁數(shù)、密級、保管期限、存放位置；目錄按“年度-機構(gòu)-問題”順序裝訂成冊，一式兩份（行政部、檔案室各存一份）。電子文件編目電子文件在服務(wù)器中建立統(tǒng)一索引庫，字段與紙質(zhì)目錄一致，支持關(guān)鍵詞檢索；電子文件需定期備份（每月一次），備份介質(zhì)包括硬盤、云存儲，異地備份留存。（五）移交歸檔移交時間各部門年度行政文件需在次年3月31日前完成整理，向檔案室辦理移交；專項活動文件需在活動結(jié)束后15個工作日內(nèi)移交。移交流程移交部門填寫《行政文件移交清單》（模板見第三章），與檔案管理員*專員共同清點核對文件數(shù)量、完整性；雙方確認無誤后，在移交清單上簽字蓋章，一式三份（移交部門、檔案室、行政部各存一份）；電子文件通過公司內(nèi)部系統(tǒng)在線移交，移交后發(fā)送確認郵件至檔案室。（六）保管與利用保管要求檔案室需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；紙質(zhì)文件按分類順序入柜存放，標識清晰；電子文件定期檢測（每半年一次），保證可讀性。借閱與復(fù)制員工借閱文件需填寫《檔案借閱登記表》（模板見第三章），經(jīng)部門負責(zé)人*經(jīng)理簽字后，檔案室方可提供；涉密文件需經(jīng)行政部負責(zé)人*總監(jiān)審批，借閱期限不超過3天；復(fù)制文件需經(jīng)檔案室同意，加蓋“檔案復(fù)印章”，復(fù)制件用途僅限工作需要。（七）鑒定與銷毀定期鑒定檔案室每5年組織一次檔案鑒定，由行政部、法務(wù)部（如有）、檔案管理員組成鑒定小組，對到期文件重新評估價值。銷毀流程對無保存價值的文件，填寫《檔案銷毀清單》，經(jīng)鑒定小組負責(zé)人*總監(jiān)簽字確認后，由兩人以上監(jiān)銷；銷毀過程需記錄《檔案銷毀記錄表》，注明銷毀文件名稱、數(shù)量、日期、監(jiān)銷人，存檔備查；紙質(zhì)文件采用粉碎方式銷毀，電子文件徹底刪除并銷毀存儲介質(zhì)。三、常用歸檔管理模板示例模板一：行政文件歸檔目錄表文件編號題名責(zé)任者形成日期頁數(shù)密級保管期限存放位置（柜號-層號）XZ20240012024年行政工作計劃行政部2024-01-058普通長期(30年)A-01-02XZ2024002年度行政工作會議紀要行政部2024-01-2012普通永久A-01-03XZ2024003辦公用品采購合同（供應(yīng)商A）行政部2024-02-1515普通長期(10年)B-02-01模板二：行政文件移交清單移交部門移交人接收人移交日期年度文件總數(shù)（份）附件數(shù)量（份）備注行政部*助理*專員2024-03-2520244512含會議文件15份人力資源部*主管*專員2024-03-282024328含制度文件10份移交文件明細（節(jié)選）：序號文件編號題名頁數(shù)保管期限簽字確認1XZ20240012024年行政工作計劃8長期(30年)2XZ2024002年度行政工作會議紀要12永久模板三：檔案借閱登記表借閱人部門借閱日期歸還日期文件編號題名借閱用途審批人經(jīng)辦人*員工行政部2024-04-102024-04-15XZ2024002年度行政工作會議紀要工作參考*經(jīng)理*專員*主管財務(wù)部2024-04-122024-04-20XZ2024003辦公用品采購合同（供應(yīng)商A)審核報銷*總監(jiān)*專員四、歸檔管理常見問題與風(fēng)險規(guī)避（一）文件收集不完整風(fēng)險：關(guān)鍵信息缺失導(dǎo)致文件失去參考價值，影響后續(xù)決策或追溯。規(guī)避措施：明確文件形成責(zé)任，要求部門負責(zé)人對文件完整性簽字確認；建立“文件形成-收集”臺賬，定期跟蹤未提交文件。（二）分類混亂、編目不規(guī)范風(fēng)險：文件查找困難，降低歸檔管理效率。規(guī)避措施：組織檔案管理員*專員定期對各部門分類指導(dǎo)，統(tǒng)一編目標準；電子文件采用標準化命名規(guī)則，避免隨意命名。（三）電子文件備份缺失風(fēng)險：服務(wù)器故障、病毒攻擊導(dǎo)致電子文件丟失。規(guī)避措施：嚴格執(zhí)行“本地備份+異地備份”機制，每月備份日志；定期對備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)測試，保證可用性。（四）涉密文件管理不當風(fēng)險：信息泄露引發(fā)法律風(fēng)險或企業(yè)聲譽損失。規(guī)避措施：明確涉密文件標識（如“秘密”“機密”），專柜存放、專人管理；借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*總監(jiān)審批，全程記錄借閱軌跡。（五）超期未歸檔或逾期未銷毀風(fēng)險：檔案堆積占用存儲空間，或超期文件未及時銷毀導(dǎo)致管理冗余。規(guī)避措施：將歸檔工作納入部門年度考核，設(shè)定逾期未歸檔的處罰機制；定期開展檔案鑒定，對到期文