采購(gòu)管理供應(yīng)商信息及合同管理模板一、模板概述與適用價(jià)值本模板旨在為企業(yè)采購(gòu)部門提供標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商信息管理及合同管理工具，解決傳統(tǒng)采購(gòu)中供應(yīng)商資料分散、合同條款不規(guī)范、履約過(guò)程難以追溯等問(wèn)題。通過(guò)系統(tǒng)化的信息記錄與流程管控，可幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商全生命周期管理，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提升采購(gòu)效率，保證采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、透明。適用于制造業(yè)、服務(wù)業(yè)等各類有穩(wěn)定采購(gòu)需求的企業(yè)，尤其適合采購(gòu)團(tuán)隊(duì)規(guī)模較小、流程標(biāo)準(zhǔn)化需求較高的中小企業(yè)。二、操作流程詳解（一）供應(yīng)商信息管理全流程1.供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)操作步驟：采購(gòu)專員*根據(jù)業(yè)務(wù)需求，收集潛在供應(yīng)商資料，包括：供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、法定代表人身份證明、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO體系認(rèn)證、行業(yè)生產(chǎn)許可證等）、產(chǎn)品/服務(wù)報(bào)價(jià)單、案例證明材料等。填寫《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)第三部分），注明供應(yīng)商基本信息、擬合作產(chǎn)品/服務(wù)類別、預(yù)估合作金額等，提交采購(gòu)經(jīng)理*審核。采購(gòu)經(jīng)理*組織相關(guān)部門（如技術(shù)部、質(zhì)量部）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)初審，重點(diǎn)核查資質(zhì)真實(shí)性、經(jīng)營(yíng)范圍匹配度及履約能力。2.供應(yīng)商信息動(dòng)態(tài)維護(hù)操作步驟：供應(yīng)商信息變更（如聯(lián)系人、聯(lián)系方式、銀行賬戶、資質(zhì)證書到期等）時(shí)，供應(yīng)商需提前10個(gè)工作日提交《供應(yīng)商信息變更申請(qǐng)表》，附相關(guān)證明材料。采購(gòu)專員*在收到申請(qǐng)后3個(gè)工作內(nèi)核驗(yàn)材料真實(shí)性，更新《供應(yīng)商基本信息表》，并通過(guò)郵件/系統(tǒng)通知相關(guān)部門。每季度末，采購(gòu)專員*對(duì)照供應(yīng)商檔案，核查資質(zhì)證書有效期，對(duì)即將到期的證書提前1個(gè)月提醒供應(yīng)商續(xù)期，保證資質(zhì)持續(xù)有效。3.供應(yīng)商評(píng)估與分級(jí)操作步驟：每年12月，采購(gòu)經(jīng)理*組織成立評(píng)估小組（成員包括采購(gòu)、技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)部門代表），對(duì)合作滿1年的供應(yīng)商進(jìn)行年度評(píng)估。依據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估表》（模板見(jiàn)第三部分），從質(zhì)量（交貨合格率、質(zhì)量問(wèn)題響應(yīng)速度）、交期（準(zhǔn)時(shí)交貨率、延遲交貨原因分析）、價(jià)格（市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、價(jià)格穩(wěn)定性）、服務(wù)（售后響應(yīng)及時(shí)性、配合度）、合作配合度（訂單處理效率、溝通順暢度）5個(gè)維度進(jìn)行評(píng)分，總分100分。根據(jù)評(píng)分結(jié)果將供應(yīng)商分為四級(jí)：A級(jí)（90分以上，核心供應(yīng)商）、B級(jí)（80-89分，優(yōu)先供應(yīng)商）、C級(jí)（70-79分，合格供應(yīng)商）、D級(jí)（70分以下，淘汰供應(yīng)商）。評(píng)估結(jié)果經(jīng)總經(jīng)理*審批后，更新《供應(yīng)商分級(jí)名錄》，并作為下一年度合作策略（如訂單分配、付款條件）的依據(jù)。（二）合同管理全流程1.合同起草與審核操作步驟：采購(gòu)專員*根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、談判結(jié)果及采購(gòu)需求，使用《合同模板》（模板見(jiàn)第三部分）起草合同，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款等核心內(nèi)容。合同起草完成后，提交采購(gòu)經(jīng)理*審核，重點(diǎn)核查條款完整性、價(jià)格合理性、付款條件是否符合公司財(cái)務(wù)制度。采購(gòu)經(jīng)理審核通過(guò)后，轉(zhuǎn)交法務(wù)專員進(jìn)行法律條款審核，保證合同內(nèi)容符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)；涉及大額合同（如單筆金額超過(guò)50萬(wàn)元）需額外增加財(cái)務(wù)部審核，重點(diǎn)核查付款方式、發(fā)票開具等財(cái)務(wù)合規(guī)性。審核過(guò)程中如需修改，由采購(gòu)專員*根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整，直至所有部門審核通過(guò)。2.合同簽訂與備案操作步驟：合同審核通過(guò)后，由采購(gòu)專員*與供應(yīng)商協(xié)商確定簽訂方式（線下紙質(zhì)簽訂或電子簽章）。線下簽訂需雙方加蓋合同專用章或公章，騎縫章齊全；電子簽章需通過(guò)公司指定的合法電子簽約平臺(tái)完成。合同簽訂后5個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)專員*將合同原件掃描存檔，并在《合同臺(tái)賬表》（模板見(jiàn)第三部分）中記錄合同編號(hào)、簽訂日期、供應(yīng)商名稱、合同金額、履行期限等信息，同時(shí)將合同復(fù)印件分發(fā)至財(cái)務(wù)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、使用部門等相關(guān)部門。合同編號(hào)規(guī)則：采購(gòu)部門簡(jiǎn)稱+年份+月份+三位流水號(hào)（如CG2023-001），保證編號(hào)唯一性。3.合同履行跟蹤操作步驟：采購(gòu)專員*根據(jù)合同約定的交付時(shí)間、節(jié)點(diǎn)，提前3個(gè)工作日通過(guò)郵件/電話提醒供應(yīng)商備貨/履約。供應(yīng)商交付貨物/提供服務(wù)后，由使用部門（如生產(chǎn)部、行政部）進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收單》（需驗(yàn)收人簽字確認(rèn)），重點(diǎn)核查數(shù)量、質(zhì)量、交付時(shí)間是否符合合同約定。采購(gòu)專員*根據(jù)《驗(yàn)收單》更新《合同履行跟蹤表》（模板見(jiàn)第三部分），記錄各履約節(jié)點(diǎn)完成情況，對(duì)延遲履約、質(zhì)量問(wèn)題等異常情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通并留存書面記錄（如整改函、溝通紀(jì)要）。財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定及驗(yàn)收單，安排付款流程，采購(gòu)專員*需跟蹤發(fā)票開具及到賬情況，保證資金支付合規(guī)。4.合同歸檔與復(fù)盤操作步驟：合同履行完畢（如質(zhì)保期屆滿）后10個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)專員*將合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收單、付款憑證、溝通記錄等資料整理成冊(cè)，按“合同編號(hào)+供應(yīng)商名稱”分類歸檔，保存期限不少于5年。每季度末，采購(gòu)經(jīng)理*組織召開合同復(fù)盤會(huì)，分析當(dāng)季度合同履行情況（如履約準(zhǔn)時(shí)率、質(zhì)量問(wèn)題發(fā)生率、爭(zhēng)議解決效率），總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化合同模板及管理流程。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板清單（一）供應(yīng)商基本信息表字段名稱填寫說(shuō)明示例供應(yīng)商全稱與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致的名稱科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼91110108MA05678法定代表人姓名張*聯(lián)系人日常對(duì)接人姓名李*聯(lián)系電話手機(jī)號(hào)碼（固話需區(qū)號(hào)）1385678注冊(cè)地址營(yíng)業(yè)執(zhí)照地址北京市區(qū)路號(hào)經(jīng)營(yíng)范圍核心業(yè)務(wù)范圍機(jī)械設(shè)備研發(fā)、銷售、維修資質(zhì)證書主要資質(zhì)（含有效期）ISO9001認(rèn)證（有效期至2025-12-31）開戶行銀行全稱中國(guó)工商銀行支行銀行賬號(hào)對(duì)公賬號(hào)622202020005678合作產(chǎn)品/服務(wù)當(dāng)前合作類別A型零部件采購(gòu)引入日期首次合作日期2023-01-15等級(jí)當(dāng)前供應(yīng)商等級(jí)（A/B/C/D）B級(jí)（二）供應(yīng)商評(píng)估表評(píng)估維度評(píng)估指標(biāo)分值（分）評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分質(zhì)量交貨合格率20合格率≥98%得20分，95%-97%得15分，90%-94%得10分，＜90%得0分質(zhì)量問(wèn)題響應(yīng)速度102小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得10分，4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得7分，8小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得5分，＞8小時(shí)得0分交期準(zhǔn)時(shí)交貨率20準(zhǔn)時(shí)率100%得20分，95%-99%得15分，90%-94%得10分，＜90%得0分延遲交貨原因分析10不可抗力得10分，供應(yīng)商原因且溝通及時(shí)得5分，供應(yīng)商原因且溝通不及時(shí)得0分價(jià)格市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力15低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上得15分，持平得10分，高1%-5%得5分，高5%以上得0分價(jià)格穩(wěn)定性10半年內(nèi)價(jià)格波動(dòng)≤2%得10分，2%-5%得7分，＞5%得0分服務(wù)售后響應(yīng)及時(shí)性1024小時(shí)內(nèi)解決得10分，48小時(shí)內(nèi)解決得7分，＞48小時(shí)得0分配合度5積極配合需求調(diào)整得5分，基本配合得3分，不配合得0分合作配合度訂單處理效率5當(dāng)日確認(rèn)得5分，次日確認(rèn)得3分，延遲確認(rèn)得0分溝通順暢度5無(wú)溝通障礙得5分，偶有延遲得3分，溝通困難得0分總計(jì)100評(píng)估等級(jí)□A級(jí)（90分以上）□B級(jí)（80-89分）□C級(jí)（70-79分）□D級(jí)（70分以下）評(píng)估小組意見(jiàn)審批意見(jiàn)（三）合同臺(tái)賬表合同編號(hào)合同名稱供應(yīng)商名稱簽訂日期合同金額（元）履行期限負(fù)責(zé)人當(dāng)前狀態(tài)備注CG2023-001A型零部件采購(gòu)合同科技有限公司2023-03-01500,0002023-03-01至2023-12-31王*履行中第一批已交付CG2023-002設(shè)備維護(hù)服務(wù)合同維修服務(wù)有限公司2023-04-15120,0002023-04-15至2024-04-14李*已簽訂待啟動(dòng)（四）合同履行跟蹤表合同編號(hào)履約階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人延遲原因（如有）備注CG2023-001首批交付貨物發(fā)出2023-03-152023-03-16張*物流延遲1天已驗(yàn)收合格CG2023-001質(zhì)保期服務(wù)季度巡檢2023-06-302023-06-30李*無(wú)正常CG2023-002服務(wù)啟動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)勘查2023-05-012023-05-03王*供應(yīng)商人員安排沖突已完成（五）合同審批單合同基本信息合同名稱供應(yīng)商名稱合同金額合同履行期限起草部門采購(gòu)部起草人起草日期審核環(huán)節(jié)審核部門審核人采購(gòu)部采購(gòu)經(jīng)理*法務(wù)部法務(wù)專員*財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)經(jīng)理*總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理*審批結(jié)果□通過(guò)□修改后通過(guò)□不通過(guò)四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）信息動(dòng)態(tài)管理要求供應(yīng)商信息變更后，必須在24小時(shí)內(nèi)更新至《供應(yīng)商基本信息表》，保證各部門獲取的信息一致，避免因信息滯后導(dǎo)致合作風(fēng)險(xiǎn)（如付款至錯(cuò)誤賬戶）。供應(yīng)商資質(zhì)證書到期前1個(gè)月未續(xù)期的，采購(gòu)專員*需暫停該供應(yīng)商的新訂單合作，直至資質(zhì)更新完成，保證合作方具備合法經(jīng)營(yíng)資格。（二）合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性把控合同中必須明確“不可抗力”的定義及處理方式（如疫情、自然災(zāi)害導(dǎo)致的延遲交貨，雙方可協(xié)商延期或解除合同），避免因條款模糊產(chǎn)生爭(zhēng)議。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的具體參數(shù)，避免使用“合格”“良好”等模糊表述，保證驗(yàn)收有據(jù)可依。（三）審批流程完整性保障任何環(huán)節(jié)的審批不得跳過(guò)或簡(jiǎn)化，尤其是大額合同（超過(guò)50萬(wàn)元）必須經(jīng)過(guò)采購(gòu)、法務(wù)、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理四級(jí)審核，保證合同內(nèi)容符合公司利益及法律法規(guī)要求。審核過(guò)程中提出的修改意見(jiàn)，需由采購(gòu)專員*書面記錄并反饋至供應(yīng)商，雙方確認(rèn)無(wú)誤后方可簽訂，避免口頭協(xié)議導(dǎo)致的糾紛。（四）數(shù)據(jù)安全與保密供應(yīng)商