機關單位文檔格式規(guī)范與寫作模板在機關單位的日常工作中，文檔是傳遞信息、記錄工作、規(guī)范流程、體現(xiàn)決策的重要載體。一份格式規(guī)范、內(nèi)容嚴謹、表述清晰的文檔，不僅能有效提升工作效率，更能準確反映單位的專業(yè)素養(yǎng)和工作作風。因此，熟悉并嚴格遵守文檔格式規(guī)范，靈活運用各類寫作模板，是每一位機關工作人員必備的基本技能。本文旨在結合實際工作需求，系統(tǒng)梳理機關單位常用文檔的格式規(guī)范，并提供若干實用寫作模板，以期為大家的工作提供有益參考。一、文檔格式基礎規(guī)范機關文檔的格式規(guī)范，是確保信息準確、高效傳遞的基礎，也是公文嚴肅性和權威性的直接體現(xiàn)。以下從頁面設置、字體字號、段落格式、常用要素等方面進行闡述。（一）頁面設置頁面設置是文檔的“臉面”，直接影響閱讀體驗和文檔的規(guī)范性。*紙張規(guī)格：通常采用A4型紙張（210mm×297mm）。*頁邊距：上、下、左、右頁邊距應根據(jù)文檔類型和單位內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，可設置為上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米，或遵循單位統(tǒng)一模板。*頁眉頁腳：頁眉內(nèi)容一般為單位名稱或文檔主題，頁腳通常包含頁碼。頁碼位置多為頁面底端居中或右側(cè)，字號應小于正文字號。頁眉頁腳的具體內(nèi)容和格式需遵從單位統(tǒng)一要求。*行距與字距：正文一般采用固定行距或多倍行距，如28磅或1.5倍行距，以保證閱讀清晰不擁擠。字距一般默認，特殊情況可微調(diào)。（二）字體字號字體字號的規(guī)范使用，有助于區(qū)分文檔的不同層級和內(nèi)容重點，提升可讀性。*標題：一級標題通常采用二號小標宋體字，居中排布；二級標題采用三號黑體字；三級標題采用三號仿宋GB2312加粗；四級及以下標題可根據(jù)需要在三號仿宋GB2312基礎上，通過加粗或調(diào)整序號格式加以區(qū)分。標題應簡明扼要，準確概括段落核心內(nèi)容。*正文：正文一般采用三號仿宋GB2312字體。*附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、附注、頁碼：通常采用三號仿宋GB2312字體。*抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期：一般采用四號仿宋GB2312字體。*特定情況下，如引用文件、標注注釋等，可根據(jù)需要選用其他字體，如楷體GB2312，但應遵循莊重、清晰的原則。（三）段落格式段落是文檔內(nèi)容的基本組成單位，其格式規(guī)范直接影響文檔的整體觀感和邏輯層次。*首行縮進：正文段落首行縮進兩個字符。*段落間距：段落之間可根據(jù)需要設置適當?shù)亩吻盎蚨魏箝g距，一般為0或固定值（如0.5行），避免過大或過小影響閱讀連貫性。*對齊方式：正文一般采用兩端對齊方式。標題采用居中對齊。*序號使用：結構層次序數(shù)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”。注意“一、”之后是頓號，“（一）”之后無標點，“1.”之后是小圓點，“（1）”之后無標點。序號應層次分明，不得越級使用。（四）常用要素規(guī)范機關文檔中一些固定要素的寫法有其特定規(guī)范，必須嚴格遵守。*文號：由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。*簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字。*主送機關：指公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。*附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。*成文日期：署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。*印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期。二、常用文檔寫作模板與要點在掌握基礎格式規(guī)范后，結合具體文種的寫作模板，可以進一步提高文檔撰寫的效率和質(zhì)量。以下選取機關單位常用的幾種文檔類型進行介紹。（一）通知通知是機關單位最常用的公文之一，適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員等。模板結構：1.標題：[發(fā)文機關]關于[事由]的通知（如：XX市人民政府關于開展春季植樹造林工作的通知）2.主送機關：各有關單位/各縣（市、區(qū)）XX局，機關各處室等3.正文：*開頭：說明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因。例如：“為貫徹落實[上級文件精神/會議要求]，切實做好[某項工作]，現(xiàn)將有關事項通知如下：”*主體：分條列項闡述通知的具體內(nèi)容、要求、措施、時間安排、責任分工等。內(nèi)容應明確、具體、具有可操作性。每條內(nèi)容不宜過長，如內(nèi)容復雜，可分點細化。*一、[總體要求/指導思想]*二、[主要任務/工作內(nèi)容]*（一）[具體任務一]*（二）[具體任務二]*三、[工作要求/保障措施]*四、[其他事項，如聯(lián)系人、聯(lián)系方式等]*結尾：可根據(jù)情況使用“特此通知”、“請遵照執(zhí)行”、“請認真貫徹落實”等。4.發(fā)文機關署名（蓋章）5.成文日期寫作要點：*事由要清晰，讓接收單位一眼明了通知的核心內(nèi)容。*事項要明確，時間、地點、人物、任務、要求等要素應具體。*語言要簡練，避免冗余和不必要的修飾。*注意區(qū)分通知的不同類型（指示性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、事務性通知等），其側(cè)重點和寫法略有不同。（二）請示請示適用于向上級機關請求指示、批準。請示必須一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。模板結構：1.標題：[發(fā)文機關]關于[請示事項]的請示（如：XX局關于解決辦公用房緊張問題的請示）2.主送機關：直接上級機關全稱或規(guī)范化簡稱3.正文：*開頭：闡述請示的背景、原因、依據(jù)和必要性。這部分是打動上級、獲得批準的關鍵，應簡明扼要，理由充分。例如：“根據(jù)[相關規(guī)定/實際情況]，我單位在[開展某項工作/推進某項目]過程中，遇到了[具體問題和困難]，為確保[工作順利開展/項目如期完成]，現(xiàn)就[請示事項]請示如下：”*主體：明確提出請示的具體事項。要求明確、具體，讓人一目了然。如果涉及方案選擇，應提出傾向性意見及理由。*結尾：使用規(guī)范的請示結束語，如“以上請示妥否，請批示。”、“妥否，請指示。”、“以上請示，懇請批準?！?.發(fā)文機關署名（蓋章）5.成文日期寫作要點：*理由要充分、合理，具有說服力。*請示事項要單一、明確，便于上級機關批復。*態(tài)度要謙遜，語氣要得體。*事前請示，不得先斬后奏。（三）報告報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。報告與請示不同，報告不需上級批復，不得夾帶請示事項。模板結構：1.標題：[發(fā)文機關]關于[工作情況/事項]的報告（如：XX省教育廳關于2023年春季學期開學工作情況的報告）2.主送機關：直接上級機關全稱或規(guī)范化簡稱3.正文：*開頭：簡要說明報告的緣由、目的或依據(jù)，概述報告的主要內(nèi)容。例如：“根據(jù)[上級要求/工作安排]，現(xiàn)將我單位[某段時間/某項工作]的開展情況報告如下：”*主體：詳細闡述工作開展的基本情況、主要做法、取得的成效、存在的問題以及下一步工作計劃或改進措施等?？筛鶕?jù)報告類型（工作報告、情況報告、答復報告等）有所側(cè)重。內(nèi)容應實事求是，數(shù)據(jù)準確，重點突出。*一、工作開展基本情況*二、主要做法與成效*三、存在的主要問題與不足*四、下一步工作思路與建議*結尾：常用“以上報告，請審閱?！被颉疤卮藞蟾??！?.發(fā)文機關署名（蓋章）5.成文日期寫作要點：*內(nèi)容要真實、客觀，不夸大成績，不回避問題。*重點要突出，條理要清晰，避免面面俱到、流水賬式的敘述。*報告中不得夾帶請示事項。如需請示，應另報“請示”。（四）函函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函的使用范圍廣泛，行文靈活。模板結構（以商洽函為例）：1.標題：[發(fā)文機關]關于商洽[事項]的函（如：XX市體育局關于商洽借用體育場館事宜的函）*（詢問函：[發(fā)文機關]關于詢問[事項]的函）*（答復函：[發(fā)文機關]關于[答復事項]的復函）2.主送機關：不相隸屬機關全稱或規(guī)范化簡稱3.正文：*開頭：說明發(fā)函的原因、目的。例如：“為順利開展[某項活動/工作]，現(xiàn)就[商洽事項]特向貴單位函商如下：”或“就貴單位《關于XX事項的函》（X函〔年份〕X號）收悉，經(jīng)研究，現(xiàn)答復如下：”*主體：具體說明商洽、詢問或答復的事項。商洽函要明確提出需要對方配合或協(xié)助的具體內(nèi)容和要求；詢問函要清晰列出需要了解的問題；答復函要針對來函內(nèi)容逐一明確答復。*結尾：商洽函、詢問函常用“以上事宜，懇請貴單位大力支持/協(xié)助為盼?！?、“盼予函復。”、“是否可行，請函復?！钡取４饛秃Ｓ谩疤卮撕瘡??！?.發(fā)文機關署名（蓋章）5.成文日期寫作要點：*目的要明確，事項要具體。*語言要得體，既要尊重對方，又要簡明扼要。*函的內(nèi)容單一，一文一事。*注意區(qū)分“函”與“請示”的區(qū)別，向無隸屬關系的上級主管部門請求批準事項時用“函”，向有隸屬關系的上級機關請求批準用“請示”。三、提升文檔質(zhì)量的若干建議格式規(guī)范和模板是基礎，要寫出高質(zhì)量的機關文檔，還需在以下方面下功夫：1.強化政治站位：機關文檔往往涉及政策傳達、工作部署，必須旗幟鮮明講政治，準確領會和體現(xiàn)上級精神，確保方向正確。2.深入調(diào)查研究：內(nèi)容的真實性和準確性是文檔的生命線。撰寫前應深入實際、掌握實情，確保數(shù)據(jù)準確、論據(jù)充分。3.注重邏輯條理：文檔的結構應清晰，層次應分明，觀點與材料應統(tǒng)一，論證應合乎邏輯，做到