采購合同簽訂與流程管理標準一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范公司采購合同的簽訂行為，明確采購合同管理流程，防范合同風險，保障公司合法權益，提高采購效率與效益，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司內部管理制度，特制定本標準。（二）適用范圍本標準適用于公司及所屬各單位所有對外采購物資、服務等經(jīng)濟活動中涉及的合同簽訂與管理流程。特殊采購項目如另有規(guī)定，可參照執(zhí)行或在本標準基礎上制定專項細則。（三）基本原則采購合同的簽訂與管理應遵循以下原則：1.合法合規(guī)原則：合同內容及簽訂程序必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內部規(guī)定。2.平等自愿、公平誠信原則：合同雙方應在平等協(xié)商的基礎上訂立合同，恪守誠實信用，互利共贏。3.風險控制原則：合同簽訂前須進行充分的風險評估，合同條款應明確雙方權利義務，特別是違約責任與爭議解決方式，有效防范潛在風險。4.效益優(yōu)先原則：在保證質量與合規(guī)的前提下，力求以合理成本獲取最大價值，提升采購綜合效益。5.權責清晰原則：明確各部門在采購合同管理各環(huán)節(jié)中的職責與權限，確保流程順暢、責任到人。二、采購合同簽訂前準備（一）供應商選擇與評估1.采購部門應根據(jù)采購需求，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購或單一來源采購等方式選擇合格供應商。2.對供應商的資質、生產能力、質量體系、商業(yè)信譽、財務狀況、供貨周期及售后服務等進行全面評估，建立合格供應商名錄。3.對于重要或長期合作的供應商，應進行實地考察。（二）采購需求確認與技術規(guī)范明確1.采購部門應與需求部門充分溝通，明確采購物資或服務的具體規(guī)格、型號、數(shù)量、質量標準、技術參數(shù)、交付時間、地點及驗收標準等核心需求。2.技術復雜的采購項目，應由技術部門提供詳細的技術規(guī)范書或圖紙，并作為合同附件。（三）市場調研與價格確認1.采購部門應進行充分的市場調研，了解同類產品或服務的市場價格、供需情況、技術發(fā)展趨勢等信息。2.通過比價、議價等方式，與潛在供應商協(xié)商確定合理的采購價格，必要時可組織價格評審。三、采購合同談判與起草（一）談判準備1.采購部門牽頭組織相關部門（如技術、質量、財務等）人員組成談判小組，明確談判目標、策略、底線及分工。2.收集與談判相關的資料，包括供應商信息、市場數(shù)據(jù)、技術資料、法律條款等。（二）談判內容合同談判應圍繞以下核心內容展開：1.標的：明確采購物資或服務的具體名稱、型號、規(guī)格等。2.數(shù)量與質量：明確數(shù)量單位、計量方法及質量標準、驗收依據(jù)。3.價格：明確單價、總價、價格構成、是否含稅及稅率、價格調整機制（如適用）。4.交付：明確交付時間、地點、運輸方式、運輸費用承擔及包裝要求。5.付款方式與期限：明確付款條件、付款比例、付款時間及結算方式。6.驗收：明確驗收標準、驗收方法、驗收時間及異議處理方式。7.售后服務：明確保修期限、保修范圍、維修響應時間及備品備件供應等。8.違約責任：明確雙方違約情形及相應的違約責任，如違約金計算方式、賠償范圍等。9.知識產權：明確采購產品或服務涉及的知識產權歸屬及使用范圍。10.保密條款：如涉及商業(yè)秘密或技術秘密，應明確保密責任和期限。11.不可抗力：明確不可抗力的范圍及處理方式。12.爭議解決：明確發(fā)生爭議時的解決方式，如協(xié)商、調解、仲裁或訴訟，仲裁機構或管轄法院的選擇。13.合同生效、變更與終止條件。（三）合同起草1.合同起草應優(yōu)先采用公司發(fā)布的標準合同范本。無標準范本的，可參照國家或行業(yè)推薦的合同文本，或由采購部門會同法務部門（或法律顧問）起草。2.合同文本應語言嚴謹、條款明確、邏輯清晰、內容完整，避免使用模糊、歧義的詞句。3.合同附件（如技術協(xié)議、報價單、質量標準等）是合同不可分割的組成部分，應與合同正文具有同等法律效力，并在合同中明確列明。四、采購合同審核與審批（一）合同審核1.采購部門初審：采購部門負責人對合同的商務條款（如價格、交付、付款等）、供應商資質、談判過程的合規(guī)性等進行審核。2.相關業(yè)務部門審核：*技術部門：審核合同中的技術條款、技術標準、驗收要求等是否符合采購需求。*質量部門：審核質量保證條款、驗收標準等是否滿足質量要求。*財務部門：審核合同中的付款方式、金額、稅務條款等是否符合財務制度及公司資金狀況。3.法務部門（或法律顧問）審核：對合同的合法性、合規(guī)性、條款完整性、嚴謹性、公平性、違約責任及爭議解決條款的有效性等進行法律審核，防范法律風險。4.審核人員應在規(guī)定時限內完成審核，并簽署明確的審核意見。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，由采購部門負責與供應商溝通修改。（二）合同審批1.合同審核通過后，由采購部門按照公司規(guī)定的審批權限和審批流程，逐級上報審批。2.審批人應根據(jù)其職責權限，對合同的整體合理性、風險可控性及與公司戰(zhàn)略的一致性進行審查并簽署審批意見。3.對于重大、復雜或金額較高的采購合同，可根據(jù)需要提交公司相關決策機構審議。五、采購合同簽署與生效（一）合同簽署1.合同經(jīng)最終審批通過后，由采購部門負責組織合同簽署。2.簽署合同應使用公司法定全稱，并加蓋公司合同專用章。個人簽字的，應為法定代表人或其授權委托人，并出示有效的授權委托書。3.合同簽署應確保雙方簽字蓋章完整、清晰，日期明確。4.原則上，合同應一式多份，公司至少留存兩份原件，涉及財務付款的合同應及時提交財務部門備案。（二）合同生效1.合同自雙方法定代表人或授權委托人簽字并加蓋單位合同專用章（或公章）之日起生效，法律法規(guī)另有規(guī)定或合同另有約定的除外。2.合同生效后，采購部門應及時將合同副本送達相關履行部門。六、采購合同履行管理（一）履約跟蹤1.采購部門是合同履行的主要跟蹤管理部門，負責監(jiān)控供應商按照合同約定履行交貨、安裝、服務等義務。2.建立合同履行臺賬，記錄合同主要條款、履行進度、付款情況、驗收情況等信息。3.定期與供應商溝通，及時掌握履約動態(tài)，對可能出現(xiàn)的履約風險（如延遲交付、質量問題等）進行預警和處理。（二）物資驗收與入庫1.供應商交付物資后，由采購部門會同倉庫管理部門、質量檢驗部門（必要時包括技術部門）按照合同約定的驗收標準和方法進行數(shù)量和質量驗收。2.驗收合格的，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應及時通知供應商，按照合同約定進行退換貨、索賠或采取其他補救措施，并做好記錄。（三）付款管理1.財務部門根據(jù)生效的采購合同、經(jīng)審核的驗收合格證明、發(fā)票等原始憑證，按照合同約定的付款條件和公司財務管理制度辦理付款手續(xù)。2.采購部門應配合財務部門提供必要的付款依據(jù)。（四）合同變更與解除1.合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，應由采購部門與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面的變更或解除協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議的審核與審批程序，參照原合同的審核審批流程執(zhí)行。3.任何口頭變更協(xié)議均無效。（五）違約責任處理1.發(fā)生供應商違約情形時，采購部門應及時收集證據(jù)，依據(jù)合同約定追究供應商的違約責任，必要時可尋求法務部門支持。2.如公司自身原因可能導致違約，采購部門應及時上報，并積極采取措施避免或減少損失。七、采購合同歸檔與爭議解決（一）合同歸檔1.采購合同履行完畢或終止后，采購部門應負責將合同正本及所有附件（包括但不限于談判記錄、審批文件、變更協(xié)議、驗收報告、付款憑證、往來函電等）整理齊全，按照公司檔案管理規(guī)定進行編號、登記、裝訂后，移交檔案管理部門統(tǒng)一歸檔保存。2.合同檔案的保管期限應符合國家有關規(guī)定及公司檔案管理辦法的要求。（二）爭議解決1.合同履行過程中發(fā)生爭議時，采購部門應首先嘗試與供應商通過友好協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，按照合同約定的爭議解決方式（仲裁或訴訟）處理。在爭議解決過程中，采購部門應積極配合法務部門收集證據(jù)，參與處理。八、責任追究對于在采購合同簽訂與管理過程中