人事檔案管理操作指南人事檔案管理是組織人力資源管理工作的重要組成部分，它系統(tǒng)記錄了員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及獎懲等情況，是組織選人用人、考察評價、薪酬福利等決策的重要依據(jù)?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理，不僅能維護員工的合法權(quán)益，更能為組織的健康發(fā)展提供堅實的信息支撐。本指南旨在結(jié)合實際操作經(jīng)驗，為從事人事檔案管理工作的同仁提供一套清晰、實用的操作規(guī)范。一、人事檔案的構(gòu)成與收集人事檔案的建立與完善始于材料的收集。全面、真實、規(guī)范的檔案材料是檔案管理工作的基石。（一）檔案材料的構(gòu)成要素一份完整的人事檔案通常包含以下核心材料：1.履歷材料：個人簡歷等記錄個人經(jīng)歷的材料。2.考核鑒定材料：各類考核登記表、鑒定材料、民主評議材料等。3.學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、學(xué)術(shù)評議、職業(yè)資格、教育培訓(xùn)材料：學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、成績單、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任書、職業(yè)資格證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等。4.政治歷史情況審查材料：審查結(jié)論、調(diào)查旁證材料等。5.黨團材料：入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員登記表、民主評議黨員登記表、不合格黨員處置材料、退黨材料、入團志愿書等。6.獎勵材料：各類獎勵審批表、先進模范事跡材料、嘉獎令等。7.處分材料：處分決定、調(diào)查報告、本人檢查或說明、撤銷處分決定等。8.招錄聘用、任免、工資、待遇、出國、退（離）休、死亡等材料：錄用審批表、聘用合同、干部任免審批表、工資變動審批表、出國審批材料、退（離）休審批表、死亡報告、撫恤材料等。9.其他有參考價值的材料：如體檢表、重要家庭成員及社會關(guān)系材料等。（二）材料收集的基本原則1.真實準確：確保收集的材料內(nèi)容真實，信息準確無誤，嚴禁虛假材料入檔。2.完整齊全：按照檔案材料構(gòu)成要素，全面收集應(yīng)歸檔的各類材料，避免遺漏。3.及時有效：材料形成后應(yīng)盡快收集歸檔，確保檔案信息的時效性。對于過期或失效的材料，應(yīng)審慎鑒別其留存價值。4.規(guī)范有序：收集的材料應(yīng)符合規(guī)定的格式和要求，手續(xù)齊全。（三）材料收集的具體操作1.新員工入職檔案建立：在員工入職時，人力資源部門應(yīng)及時向員工本人或其原檔案保管單位索取其人事檔案。同時，指導(dǎo)新員工填寫《干部履歷表》或《職工登記表》，收集身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件、與原單位解除勞動關(guān)系證明等關(guān)鍵材料，并進行核實。2.在職期間材料補充：員工在職期間形成的考核、獎懲、培訓(xùn)、職務(wù)變動、工資調(diào)整、黨團活動等材料，應(yīng)由相關(guān)部門及時整理后移交檔案管理部門歸檔。檔案管理人員應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通，確保材料不流失。3.材料審核：對收集到的材料，檔案管理人員需進行初步審核，檢查材料是否齊全、手續(xù)是否完備、內(nèi)容是否清晰。對于不符合要求的材料，應(yīng)及時退回形成部門或個人補充完善。二、檔案材料的鑒別與歸檔收集到的檔案材料并非都能直接入檔，需經(jīng)過嚴格的鑒別與規(guī)范的整理，才能確保檔案的質(zhì)量。（一）材料鑒別的核心要點1.真實性鑒別：審查材料是否為原始件，有無偽造、涂改痕跡。對于復(fù)印件，需注明原件保管單位或經(jīng)組織核實并加蓋公章。關(guān)鍵信息如姓名、出生日期、參加工作時間等是否前后一致，如有矛盾，需查明原因并注明。2.完整性鑒別：檢查材料的構(gòu)成要素是否齊全，如表格是否填寫完整，有無漏項，簽名、蓋章是否完備。3.規(guī)范性鑒別：材料的格式是否符合檔案管理規(guī)定，用紙規(guī)格、書寫方式（建議使用藍黑墨水或碳素墨水書寫，禁用鉛筆、圓珠筆及易褪色墨水）是否規(guī)范。4.有效性鑒別：審查材料是否在規(guī)定的有效期內(nèi)，是否為最新形成的材料。（二）材料的分類與排序1.分類：按照檔案材料的性質(zhì)和內(nèi)容，參照檔案管理規(guī)定的分類標準進行分類。通常可分為履歷類、考核鑒定類、學(xué)歷學(xué)位及專業(yè)技術(shù)類、政治歷史情況類、黨團類、獎勵類、處分類、招錄任免工資類等。2.排序：同一類別的材料，一般按照材料形成時間的先后順序排列。對于有結(jié)論性的材料，如處分決定與本人檢查，應(yīng)將結(jié)論性材料排在前面。（三）材料的整理與裝訂1.材料的加工：對破損、褪色、易變質(zhì)的材料，應(yīng)進行修補、復(fù)制或托裱。對于大于標準尺寸的材料，應(yīng)按規(guī)定進行折疊；對于小于標準尺寸的材料，應(yīng)進行粘貼，使其符合歸檔要求。2.編寫頁碼：在每份材料的右上角（背面左上角）編寫頁碼，頁碼應(yīng)連續(xù)，不得重復(fù)或遺漏。3.填寫卷內(nèi)目錄：按照材料的排列順序，詳細填寫卷內(nèi)目錄，包括材料名稱、材料形成時間、頁碼等信息，便于查閱。4.裝訂成冊：將整理好的材料按照類別順序裝訂成冊。裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，便于翻閱。通常采用線裝方式，避免使用易銹蝕的金屬物。三、檔案的日常管理與保管檔案的日常管理與保管是確保檔案安全、完整和有效利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要建立健全各項管理制度并嚴格執(zhí)行。（一）檔案庫房與設(shè)備要求1.庫房環(huán)境：檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風、避光、防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防鼠的場所。保持適宜的溫度和相對濕度（溫度一般控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%）。2.存放設(shè)備：檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，如鐵皮柜或密集架。檔案柜應(yīng)堅固耐用，具備良好的防塵、防潮性能。庫房內(nèi)嚴禁存放易燃易爆物品及與檔案無關(guān)的雜物。3.安全設(shè)施：配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防蟲防鼠藥劑，并定期檢查維護，確保其有效。有條件的單位可安裝監(jiān)控設(shè)備和報警系統(tǒng)。（二）檔案的接收與轉(zhuǎn)遞1.檔案接收：接收檔案時，應(yīng)認真核對檔案材料的份數(shù)、頁數(shù)及完整性，檢查檔案是否密封完好，核對無誤后在交接清單上簽字確認，辦理接收手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞：員工因調(diào)動、辭職、辭退、解除勞動合同、升學(xué)、參軍等原因離開本單位時，應(yīng)及時將其人事檔案按規(guī)定轉(zhuǎn)遞至新的檔案接收單位。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要交通或派專人送取，嚴禁個人自帶或通過普通郵寄方式轉(zhuǎn)遞。轉(zhuǎn)遞時須填寫《干部（職工）檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明材料份數(shù)、頁數(shù)，并由接收單位在回執(zhí)上簽字蓋章后存檔備查。（三）檔案的保管期限根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和價值，人事檔案一般分為永久、長期和短期三種保管期限。具體劃分標準應(yīng)參照國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對于已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定，確無繼續(xù)保存價值的，經(jīng)批準后予以銷毀。（四）檔案的保密管理人事檔案屬于黨和國家的核心機密，檔案管理人員必須嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，嚴守檔案紀律，不得泄露檔案內(nèi)容。非經(jīng)規(guī)定程序批準，任何人不得查閱、復(fù)制、摘抄、拍攝、公布檔案材料。檔案管理部門應(yīng)建立健全保密制度，定期進行保密檢查和教育。四、檔案的查閱與利用檔案的查閱與利用是檔案管理工作的最終目的之一，但必須在嚴格的制度約束下進行，確保檔案的安全和信息的規(guī)范使用。（一）查閱檔案的條件與審批1.查閱條件：因工作需要查閱人事檔案，必須符合相關(guān)規(guī)定。一般僅限于組織人事部門因考察、任免、調(diào)動、考核、獎懲、政審等工作需要；公檢法等機關(guān)因辦案需要；其他特殊情況需查閱的，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準。2.查閱審批：查閱檔案須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱人、查閱事由、查閱范圍、查閱期限等，經(jīng)相關(guān)負責人批準后方可查閱。查閱重要檔案或外單位人員查閱，須報請單位分管人事工作的領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱檔案的規(guī)范流程1.登記備案：查閱人需出示有效身份證件，檔案管理人員核對無誤后，在《檔案查閱登記簿》上進行登記。2.查閱場所：檔案一般應(yīng)在指定的閱檔室查閱，未經(jīng)批準，不得帶出閱檔室。3.查閱要求：查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案材料，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。查閱者應(yīng)遵守閱檔室規(guī)定，保持安靜和整潔。4.復(fù)制與摘錄：因工作需要復(fù)制或摘錄檔案材料，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并由檔案管理人員負責復(fù)制、摘錄，復(fù)制件須加蓋檔案管理部門印章方為有效。5.查閱完畢：查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)清點檔案材料，確認無誤后，由查閱人在《檔案查閱登記簿》上簽字注銷。（三）檔案利用的紀律要求查閱人對查閱到的檔案內(nèi)容負有保密責任，不得向無關(guān)人員泄露。嚴禁利用檔案材料進行人身攻擊、誣告陷害或從事其他違法違紀活動。檔案管理人員有權(quán)對查閱過程進行監(jiān)督，對違反規(guī)定的行為應(yīng)及時制止并報告。五、檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀員工離職、調(diào)動或檔案達到規(guī)定保管期限且無繼續(xù)保存價值時，需進行檔案的轉(zhuǎn)遞或銷毀處理。（一）檔案轉(zhuǎn)遞的情形與方式員工因各種原因離開本單位，檔案管理部門應(yīng)在一個月內(nèi)將其人事檔案按規(guī)定轉(zhuǎn)遞至新的接收單位或相關(guān)機構(gòu)。轉(zhuǎn)遞方式必須安全可靠，首選機要交通或派專人送取。轉(zhuǎn)遞前需仔細核對檔案材料，確保齊全、準確，并填寫《干部（職工）檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明材料份數(shù)、頁數(shù)及附件情況。（二）檔案銷毀的程序與要求對于已超過保管期限，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。1.鑒定：由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對到期檔案進行逐一鑒定，提出銷毀意見。2.審批：將鑒定意見和擬銷毀檔案清單報請單位領(lǐng)導(dǎo)審核批準。3.監(jiān)銷：檔案銷毀時，應(yīng)有兩人以上負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人需核對銷毀檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確保無誤后，在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀時間、地點、方式等。銷毀清冊應(yīng)永久保存。嚴禁個人私自銷毀檔案材料。六、檔案管理人員的職責與素養(yǎng)檔案管理人員是檔案管理工作的具體執(zhí)行者，其專業(yè)素養(yǎng)和責任心直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量。（一）職業(yè)道德檔案管理人員應(yīng)熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，廉潔奉公，嚴守紀律，恪守職業(yè)道德，對工作認真負責，一絲不茍。（二）專業(yè)能力熟悉國家及地方關(guān)于人事檔案管理的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)標準，掌握檔案收集、鑒別、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)的操作技能。具備一定的檔案保護知識和計算機操作能力，能夠適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的要求。（三）工作作風養(yǎng)成嚴謹細致、耐心細致的工作作風，做到材料收集及時、鑒別準確、整理規(guī)范、保管安全、利用高效。結(jié)語人事檔案管理工作是