企業(yè)采購審批與合同管理流程工具模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本流程適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團化公司）的日常采購活動管理，涵蓋辦公用品、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)、服務(wù)外包等采購類型。典型應(yīng)用場景包括：常規(guī)采購：如辦公文具、低值易耗品等重復(fù)性物資采購，需快速完成審批與合同簽訂；項目采購：如設(shè)備采購、工程外包等一次性項目，需嚴(yán)格把控預(yù)算、供應(yīng)商資質(zhì)及合同條款；緊急采購：如突發(fā)故障維修、臨時應(yīng)急物資采購，需在合規(guī)前提下簡化審批流程；戰(zhàn)略采購：如長期原材料供應(yīng)、核心服務(wù)合作，需通過多部門協(xié)同確定供應(yīng)商及長期合作條款。二、全流程操作指引（一）采購需求發(fā)起與初步審核目標(biāo)：保證采購需求真實、必要，且符合企業(yè)預(yù)算與業(yè)務(wù)規(guī)劃。操作步驟：需求部門發(fā)起申請需求部門填寫《采購申請單》（詳見模板1），明確采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途、期望交付時間等信息；附上相關(guān)支撐材料（如技術(shù)參數(shù)、圖紙、市場調(diào)研報告等），若為固定資產(chǎn)采購，需同時提交《固定資產(chǎn)采購審批表》。部門負責(zé)人審核部門負責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理）審核需求的合理性（是否符合部門工作計劃）、必要性（是否存在替代方案，如租用/維修）及預(yù)算匹配性；審核通過后，在《采購申請單》上簽字確認(rèn)，提交至采購部；若不通過，需注明理由并退回需求部門調(diào)整。采購部初審采購部核對《采購申請單》信息完整性，檢查是否屬于集中采購目錄（若企業(yè)有集中采購規(guī)定）；核對歷史采購記錄，確認(rèn)是否有可復(fù)用的現(xiàn)有供應(yīng)商或庫存物資，避免重復(fù)采購；初審?fù)ㄟ^后，進入下一環(huán)節(jié)；若預(yù)算不足或需求描述模糊，退回需求部門補充說明。（二）供應(yīng)商選擇與價格確定目標(biāo)：通過規(guī)范比價、議價或招標(biāo)，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商，保證采購價格公允。操作步驟：供應(yīng)商尋源采購部根據(jù)采購需求類型，通過以下方式篩選供應(yīng)商：常規(guī)采購：從企業(yè)《合格供應(yīng)商名錄》中選擇3家及以上供應(yīng)商；新供應(yīng)商/特殊采購：通過公開招標(biāo)、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)平臺（如企業(yè)采購商城）等方式尋源，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證）等材料。比價/議價/招標(biāo)小額采購（如＜5000元）：采購部向3家及以上供應(yīng)商詢價，填寫《供應(yīng)商比價表》（詳見模板2），對比價格、質(zhì)量、交期、售后服務(wù)等，選擇最優(yōu)供應(yīng)商；大額采購（如≥5000元）：啟動招標(biāo)流程，由采購部組織成立招標(biāo)小組（含需求部門、財務(wù)部、法務(wù)部），編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，接收投標(biāo)文件，召開開標(biāo)會議，確定中標(biāo)供應(yīng)商；戰(zhàn)略采購/長期合作：與供應(yīng)商進行多輪談判，確定年度框架協(xié)議價格及合作條款。供應(yīng)商確定與結(jié)果反饋采購部將比價/招標(biāo)結(jié)果及推薦意見填寫《供應(yīng)商選擇審批表》，提交至采購部負責(zé)人、財務(wù)部負責(zé)人審核；審核通過后，通知需求部門確認(rèn)；需求部門如有異議，需在2個工作日內(nèi)反饋，否則視為認(rèn)可。（三）合同起草與內(nèi)部審批目標(biāo)：保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，規(guī)避法律風(fēng)險與財務(wù)風(fēng)險。操作步驟：合同起草采購部根據(jù)采購需求、供應(yīng)商報價及談判結(jié)果，起草采購合同，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（模板3為通用框架），明確以下核心條款：合同雙方信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人、法定代表人）；采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收標(biāo)準(zhǔn)；履行期限（交付時間、地點、方式）、付款方式（預(yù)付款、進度款、尾款比例及支付條件）、發(fā)票要求；違約責(zé)任（逾期交貨、質(zhì)量不合格、付款延遲等的處理方式）、爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）；保密條款、不可抗力約定、合同生效條件。內(nèi)部多部門審批采購部將合同草案及《采購合同審批表》（詳見模板4）提交至以下部門依次審核：需求部門：審核技術(shù)參數(shù)、交付要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)是否符合需求；財務(wù)部：審核合同金額是否在預(yù)算內(nèi)、付款方式是否符合財務(wù)制度、發(fā)票類型是否合規(guī)；法務(wù)部：審核合同條款合法性、權(quán)責(zé)對等性、違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否有效；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：根據(jù)采購金額（如≥10萬元需總經(jīng)理審批）審核合同整體風(fēng)險及戰(zhàn)略匹配性。各部門審核需在1-3個工作日內(nèi)完成，注明“同意”或具體修改意見；若修改，采購部根據(jù)意見調(diào)整后重新提交審批。（四）合同簽訂與交付執(zhí)行目標(biāo)：規(guī)范合同簽訂流程，保證采購物品/服務(wù)按時按質(zhì)交付，執(zhí)行過程可追溯。操作步驟：合同簽訂所有審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表（需附《授權(quán)委托書》）與供應(yīng)商簽訂合同，雙方加蓋合同章（公章）；簽訂后，采購部將合同原件分發(fā)至需求部門、財務(wù)部、法務(wù)部、行政部（歸檔）各1份，電子版同步存檔至企業(yè)合同管理系統(tǒng)。訂單下達與跟蹤采購部根據(jù)合同內(nèi)容，向供應(yīng)商下達《采購訂單》（模板5），明確交付時間、地點、聯(lián)系人等信息；建立供應(yīng)商交付跟蹤表，定期（如每周）跟進生產(chǎn)/備貨進度，保證按時交付；若延遲，要求供應(yīng)商書面說明原因及預(yù)計交付時間，評估是否影響業(yè)務(wù)需求。驗收與入庫到貨驗收：需求部門聯(lián)合采購部、質(zhì)檢部（若有）按合同約定進行驗收，填寫《采購驗收單》（模板6），核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（如提供檢測報告、試用體驗等）；固定資產(chǎn)/低值易耗品入庫：驗收合格后，需求部門辦理入庫手續(xù)，行政部（或倉庫）更新庫存臺賬，財務(wù)部根據(jù)《采購驗收單》《發(fā)票》確認(rèn)資產(chǎn)入賬或費用列支。（五）合同履約跟蹤與付款結(jié)算目標(biāo)：保證供應(yīng)商嚴(yán)格履行合同義務(wù)，按約定完成付款，規(guī)避資金風(fēng)險。操作步驟：履約跟蹤采購部定期（如每月）檢查合同履行情況，包括交付進度、質(zhì)量反饋、售后服務(wù)等，填寫《合同履約跟蹤表》（模板7）；若出現(xiàn)違約情況（如質(zhì)量不達標(biāo)、延遲交付），采購部及時向供應(yīng)商發(fā)送《違約整改通知書》，要求限期整改，并評估是否追究違約責(zé)任（如扣減貨款、終止合同）。付款申請與審批供應(yīng)商根據(jù)合同約定開具合規(guī)發(fā)票，提交至采購部；采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、項目）與合同、驗收單一致后，填寫《付款申請單》（模板8），附合同、驗收單、發(fā)票等材料，提交財務(wù)部；財務(wù)部審核無誤后，按審批權(quán)限（如財務(wù)經(jīng)理≤5萬元、總經(jīng)理≥5萬元）提交付款審批，通過后安排付款（轉(zhuǎn)賬/電匯）。尾款結(jié)算與質(zhì)保金處理合同約定質(zhì)保期的（如設(shè)備采購?fù)ǔ?年），質(zhì)保期滿后，需求部門確認(rèn)無質(zhì)量問題，采購部出具《質(zhì)保金解除通知書》，財務(wù)部支付剩余質(zhì)保金。（六）合同歸檔與復(fù)盤優(yōu)化目標(biāo)：實現(xiàn)合同全生命周期管理，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，持續(xù)優(yōu)化采購流程。操作步驟：合同歸檔行政部（或采購部）在合同簽訂后10個工作日內(nèi)，將合同正本、審批文件、驗收單、發(fā)票等資料整理歸檔，建立《合同歸檔臺賬》（模板9），按“年份-合同類型-供應(yīng)商”分類編號，保證資料完整、可查。采購復(fù)盤每季度/每年度，采購部組織需求部門、財務(wù)部召開采購復(fù)盤會，分析以下內(nèi)容：采購成本控制情況（實際采購價與預(yù)算、歷史價格對比）；供應(yīng)商履約表現(xiàn)（交付及時率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度）；合同執(zhí)行中的問題（如條款歧義、驗收爭議）及改進措施；形成《采購復(fù)盤報告》，提交管理層作為優(yōu)化采購策略、更新合格供應(yīng)商名錄的依據(jù)。三、配套工具表單模板模板1：采購申請單申請部門申請人申請日期年月日采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)算金額（元）資金來源□預(yù)算內(nèi)□預(yù)算外（說明：________）用途描述期望交付時間年月日交付地點附件清單（技術(shù)參數(shù)、圖紙等）□技術(shù)參數(shù)書□圖紙□市場調(diào)研報告□其他：________部門負責(zé)人審核意見簽字：________日期：________采購部初審意見簽字：________日期：________財務(wù)部審核意見（預(yù)算）簽字：________日期：________模板2：供應(yīng)商比價表采購項目名稱采購日期年月日需求部門需求時間年月日比價信息供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商C公司名稱聯(lián)系人/電話報價（元）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/承諾交期（天）售后服務(wù)（質(zhì)保期、響應(yīng)時間等）供應(yīng)商資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)證書）□齊全□不齊全（說明：________）□齊全□不齊全□齊全□不齊全采購部推薦意見□推薦供應(yīng)商A□推薦供應(yīng)商B□推薦供應(yīng)商C□重新比價，理由：________采購部負責(zé)人審核簽字：________日期：________模板3：采購合同（通用框架）合同編號：________甲方（采購方）：________公司（統(tǒng)一社會信用代碼：________）法定代表人：________地址：________聯(lián)系人：________電話：________乙方（供應(yīng)商）：________公司（統(tǒng)一社會信用代碼：________）法定代表人：________地址：________聯(lián)系人：________電話：________第一條采購內(nèi)容物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總金額（元）合計金額（大寫）：________元整（小寫：￥________）第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗收乙方交付物品/服務(wù)需符合國家________標(biāo)準(zhǔn)及甲方技術(shù)參數(shù)要求（詳見附件1）；甲方應(yīng)在收到物品后________個工作日內(nèi)驗收，驗收合格簽署《驗收單》；逾期未驗收視為合格。第三條履行期限與方式乙方應(yīng)于________年_月_日前交付，交付地點：________；運輸方式及費用承擔(dān)：________。第四條付款方式預(yù)付款：合同簽訂后________個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付總金額的________%（即￥________）；尾款：驗收合格且乙方開具________%發(fā)票后________個工作日內(nèi)，支付剩余________%（即￥________）；質(zhì)保金：總金額的________%（即￥________）作為質(zhì)保金，質(zhì)保期________年，期滿無息退還。第五條違約責(zé)任乙方逾期交付，每逾期1日按總金額的________%支付違約金，逾期超過________日，甲方有權(quán)解除合同；甲方逾期付款，每逾期1日按應(yīng)付未付金額的________%支付違約金。第六條爭議解決因本合同引起的爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商；協(xié)商不成的，提交________仲裁委員會仲裁/甲方所在地人民法院訴訟。第七條其他本合同一式________份，雙方各執(zhí)________份，具有同等法律效力；附件與本合同具有同等法律效力。甲方（蓋章）：________乙方（蓋章）：________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：________簽訂日期：________年_月_日模板4：采購合同審批表合同名稱合同編號供應(yīng)商采購金額（元）采購部審核意見簽字：________日期：________需求部門審核意見簽字：________日期：________財務(wù)部審核意見簽字：________日期：________法務(wù)部審核意見簽字：________日期：________分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批簽字：________日期：________模板5：采購訂單訂單編號下單日期年月日供應(yīng)商采購部門交付地址聯(lián)系人/電話訂單內(nèi)容物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位合計金額（大寫）：________元整交付時間年月日前付款方式按合同約定備注□含稅□不含稅發(fā)票類型：________采購部簽字____________供應(yīng)商確認(rèn)簽字____________模板6：采購驗收單驗收單編號驗收日期年月日采購合同編號供應(yīng)商驗收部門驗收人驗收項目規(guī)格型號應(yīng)收數(shù)量實收數(shù)量綜合驗收意見需求部門簽字____________采購部簽字____________質(zhì)檢部（若有）簽字____________模板7：合同履約跟蹤表合同編號合同名稱供應(yīng)商履約期限年月日至年月日跟蹤日期履約進度（交付/付款/服務(wù)等）存在問題處理措施采購部負責(zé)人審核簽字：________日期：________模板8：付款申請單申請部門申請人申請日期年月日采購合同編號供應(yīng)商付款階段□預(yù)付款□進度款□尾款□質(zhì)保金申請金額（元）大寫：________元整付款方式□轉(zhuǎn)賬□電匯付款事由附件清單□合同□驗收單□發(fā)票□其他：________采購部審核簽字：________日期：________財務(wù)部審核簽字：________日期：________分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批簽字：________日期：________模板9：合同歸檔臺賬歸檔日期合同編號合同名稱供應(yīng)商簽訂日期歸檔部門經(jīng)辦人存放位置備注四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點與操作提示（一）需求審核環(huán)節(jié)風(fēng)險：虛假需求、超預(yù)算采購、需求描述模糊導(dǎo)致采購偏差。提示：需求部門需詳細說明采購用途，提供必要的技術(shù)參數(shù)；采購部需嚴(yán)格核對歷史采購數(shù)據(jù)，避免重復(fù)采購；財務(wù)部需重點審核預(yù)算匹配性，超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》并經(jīng)總經(jīng)理審批。（二）供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)風(fēng)險：供應(yīng)商資質(zhì)造假、圍標(biāo)串標(biāo)、價格虛高。提示：優(yōu)先選擇《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)供應(yīng)商，新供應(yīng)商需實地考察或通過第三方平臺驗證資質(zhì)；大額采購必須公開招標(biāo)，招標(biāo)過程需全程留痕（保存招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄）；比價需至少3家供應(yīng)商參與，避免單一來源采購（如需單一來源，需說明理由并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）。（三）合同審批環(huán)節(jié)風(fēng)險：合同條款不合規(guī)（如違約責(zé)任不明確、爭議解決方式無效）、法律漏洞。提示：法務(wù)部需重點審核合同主體資格、標(biāo)的物合法性、付款條件、違約責(zé)任等核心條款；嚴(yán)禁使用“最終解釋權(quán)歸甲方所有”等不公平條款；涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密義務(wù)的，需單獨約定條款。（四）履約驗收環(huán)節(jié)風(fēng)險：驗收流于形式（未按標(biāo)準(zhǔn)驗收）、質(zhì)量問題未及時發(fā)覺。提示：需求部門、采購部、質(zhì)檢部需共同參與驗收，留存驗