行政工作事項審批與跟蹤記錄模板（通用版）一、模板應用背景與核心價值在行政工作中，各類事項（如資源申請、流程審批、費用報銷等）常需跨部門協(xié)作、多層級審批，若缺乏統(tǒng)一記錄，易出現(xiàn)流程遺漏、責任不清、進度滯后等問題。本模板旨在通過標準化記錄與跟蹤，實現(xiàn)“申請-審批-執(zhí)行-歸檔”全流程閉環(huán)管理，保證事項處理規(guī)范、高效、可追溯，同時明確各環(huán)節(jié)責任主體，減少溝通成本，提升行政事務整體協(xié)同效率。二、適用場景與事項類型本模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位及機關等組織的日常行政工作，涵蓋以下常見事項類型：1.日常行政事務辦公用品采購申請（如文具、設備耗材等）辦公區(qū)域使用申請（如會議室、工位調(diào)配、裝修審批等）資產(chǎn)領用與歸還（如電腦、打印機等固定資產(chǎn)）2.跨部門協(xié)作事項項目支持申請（如市場部申請行政部配合活動場地布置）資源調(diào)配申請（如申請跨部門人員臨時支援、共享設備使用等）3.費用類審批差旅費報銷（交通、住宿、補貼等）活動經(jīng)費申請（如團建、培訓、會議等費用預算與支出）其他行政支出（如快遞費、物業(yè)費、綠植養(yǎng)護費等）4.制度執(zhí)行與合規(guī)類流程合規(guī)性審批（如新制度執(zhí)行前的意見征集、流程變更申請）合同審批（如行政服務合同、采購合同等內(nèi)部審批流程）三、模板使用分步指南步驟1：明確申請事項與準備材料確認事項類型：根據(jù)上述適用場景，確定申請事項的具體類別（如“辦公用品采購”“差旅費報銷”等）。準備支撐材料：根據(jù)事項類型準備必要材料，例如：辦公用品采購：需附《采購清單》（注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預估單價、用途）；差旅費報銷：需附《出差審批單》、交通票據(jù)、住宿發(fā)票等；跨部門協(xié)作：需附《協(xié)作需求說明》（明確目標、時間、資源需求、對接人等）。步驟2：填寫《行政工作事項審批與跟蹤記錄表》打開模板表格（見第四部分），根據(jù)以下說明逐項填寫，保證信息完整、準確：申請基本信息：包括“申請編號”“申請事項”“申請人”“申請部門”“聯(lián)系方式”“申請日期”，其中“申請編號”需按規(guī)則統(tǒng)一編制（建議格式：年份-月份-部門簡稱-流水號，如“2024-08-XZ-001”，“XZ”為行政部拼音縮寫）。事項詳細描述：填寫“事由”（簡要說明事項背景與目的）、“具體內(nèi)容”（詳細描述事項需求，如采購物品需列明明細，報銷需列明費用構成）、“涉及資源/金額預估”（如采購金額、報銷金額、占用場地面積等）。審批流程配置：根據(jù)事項性質(zhì)預設審批節(jié)點（常規(guī)事項可設“部門負責人-分管領導-行政部”，特殊事項如大額支出需增加“財務部-總經(jīng)理”），并在“審批流程”表中填寫對應審批人姓名（用號代替，如“經(jīng)理”“*總監(jiān)”）。跟蹤記錄填寫：提交申請后，實時更新“跟蹤記錄”中的“當前狀態(tài)”（初始為“待提交”）、“處理進度說明”（如“已提交至部門負責人*經(jīng)理”）、“反饋意見備注”（記錄審批過程中的修改意見、補充要求等）。步驟3：提交申請與啟動審批提交方式：根據(jù)單位規(guī)定選擇線上（如OA系統(tǒng)、釘釘審批）或線下（紙質(zhì)版簽字）提交，保證審批人及時收到申請。初始溝通：提交前建議與直接審批人（如部門負責人）進行初步溝通，確認需求合理性，避免因信息偏差被駁回。步驟4：逐級審批與進度跟蹤審批人操作：各審批人需在收到申請后【2個工作日】內(nèi)完成審批（緊急事項可縮短至1個工作日，需在申請時標注“緊急”），審批意見需明確“同意”“駁回（注明原因）”或“需補充材料”。申請人跟蹤：申請人通過“申請編號”實時查詢審批進度，若某環(huán)節(jié)超時未處理，可及時向行政部或審批人催辦（避免頻繁催擾，保持溝通禮貌）。步驟5：審批結果執(zhí)行與反饋通過事項：審批通過后，申請人根據(jù)審批意見執(zhí)行（如行政部安排采購、財務部安排報銷），并在“跟蹤記錄”中更新“執(zhí)行情況”（如“已下單采購，預計X月X日到貨”“報銷款項已發(fā)放至工資卡”）。駁回事項：若審批駁回，申請人需根據(jù)反饋意見修改申請材料，重新提交（修改后需在“備注”中說明調(diào)整內(nèi)容，如“已根據(jù)*總監(jiān)意見調(diào)整采購數(shù)量，預估金額從元降至元”）。步驟6：事項歸檔與閉環(huán)管理歸檔要求：事項執(zhí)行完畢后，申請人需將《審批與跟蹤記錄表》及支撐材料整理歸檔（電子版存指定共享文件夾，紙質(zhì)版交行政部統(tǒng)一存檔），歸檔時需在“備注”欄標注“已歸檔”，并記錄歸檔日期。定期復盤：行政部每月末對當月審批事項進行統(tǒng)計（如審批通過率、平均耗時、高頻事項類型等），分析流程瓶頸，持續(xù)優(yōu)化審批機制。四、行政工作事項審批與跟蹤記錄表（模板）（一）申請基本信息字段名稱填寫說明示例申請編號按規(guī)則編制，唯一標識2024-08-XZ-001申請事項簡明扼要說明事項類型辦公用品采購（8月）申請人填寫申請人姓名（用*號代替）*小明申請部門填寫申請人所在部門市場部聯(lián)系方式填寫申請人內(nèi)部聯(lián)系方式（分機號/企業(yè)）8888/*小明（企業(yè)）申請日期填寫提交申請的日期2024-08-01（二）事項詳細描述字段名稱填寫說明示例事由簡要說明事項背景與目的因部門新增2名員工，需補充辦公文具及耗材具體內(nèi)容詳細描述事項需求（可附清單作為附件）1.A4紙：10包（500張/包）2.簽字筆：20支（黑色0.5mm）3.文件盒：30個（A4尺寸）4.回形針：5盒（100個/盒）涉及資源/金額預估填寫所需資源數(shù)量或預估金額預估總金額：800元（三）審批流程（預設節(jié)點可根據(jù)實際調(diào)整）審批節(jié)點審批人（姓名用*號代替）審批意見（同意/駁回/需補充材料）審批時間部門負責人審批*張經(jīng)理（市場部負責人）同意2024-08-02分管領導審批*李總監(jiān)（分管行政副總）同意2024-08-03行政部復核*王芳（行政部專員）同意，按流程采購2024-08-03（四）跟蹤記錄日期當前狀態(tài)處理進度說明反饋意見備注責任人2024-08-01待提交已完成申請表填寫，待提交審批無*小明2024-08-02審批中（部門負責人）已提交至*張經(jīng)理，等待審批無*小明2024-08-02審批通過（部門負責人）*張經(jīng)理審批通過，轉下一級同意采購*張經(jīng)理2024-08-03審批中（分管領導）已提交至*李總監(jiān)，等待審批無*小明2024-08-03審批通過（分管領導）*李總監(jiān)審批通過，轉行政部復核同意*李總監(jiān)2024-08-03審批通過（行政部）行政部復核通過，已啟動采購流程供應商已確認，預計8月8日到貨*王芳2024-08-08執(zhí)行中采購物品已到貨，待驗收物品數(shù)量與清單一致，質(zhì)量合格*小明（驗收）2024-08-08已完成已驗收并入庫，事項閉環(huán)無*王芳（五）備注其他需要說明的事項（如緊急事項標注、特殊需求說明等）：本次采購為緊急需求，因新員工入職需盡快配備辦公用品，已與行政部溝通優(yōu)先處理。歸檔日期：2024-08-09五、使用要點與注意事項1.編號規(guī)則統(tǒng)一規(guī)范“申請編號”需按“年份-月份-部門簡稱-流水號”規(guī)則編制，保證每個事項有唯一標識，便于查詢與統(tǒng)計（部門簡稱可參考單位內(nèi)部規(guī)范，如行政部“XZ”、財務部“CW”）。2.填寫內(nèi)容真實具體“事項詳細描述”需避免模糊表述（如“采購一批辦公用品”），應列明具體物品、數(shù)量、用途等；“涉及金額”需準確預估，與實際支出偏差不超過10%（若偏差過大，需在執(zhí)行后說明原因）。3.審批流程清晰高效審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，特殊情況需在審批意見中注明“延遲原因”及“預計完成時間”；申請人不得“越級提交”，需按“部門負責人-分管領導-職能部門”順序逐級審批（緊急事項可提前電話溝通，但仍需補齊流程）。4.信息傳遞及時同步審批意見需在“審批流程”和“跟蹤記錄”中同步填寫，保證申請人實時掌握進度；若審批過程中需補充材料，審批人需明確告知補充內(nèi)容與截止時間（如“請補充3家供應商報價單，8月5日前提交”）。5.保密與歸檔管理涉及敏感信息（如人員薪資、合同金額等）的申請，